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优化流程管理

时间:2022-06-28 百科知识 版权反馈
【摘要】:下面,我们以仓库管理与质量管理工作为例进行分析。因此,仓库管理的工作职能,必须服从于生产部门的决策和需要。基于这样的分析,将仓库管理的工作配置于生产管理部门管辖之下,才是合理与恰当的。除此之外,把仓库管理交由任何其他的职能部门管辖,都会造成管理距离延长,沟通协调环节增加,使生产需要不能得到及时满足的弊端,因而这种做法是不合理的,也是不恰当的。

只要企业组织的经营规模扩大到一定的程度,如果管理模式及其流程机制不做相应的改进,就一定会随之产生一些运营摩擦,并逐渐演变成充满误会、职能割据,甚至非正规组织等状况,进而导致官僚风气盛行、互动成本膨胀、组织整体效率低下等等弊端。

企业组织需要协调运行,但绝非永远机械地都只按一个固定的程序运行。企业组织也绝非只是一种静态,永远都不会有,也不允许有其他新的要求。事实上,企业组织是一个随时都必须关注并适应内部与外界局势的变化,才有可能存活与发展的生命体。要适应新的形势要求,就必须确保企业的价值创造流程不断得到更新完善,来促进和满足企业价值创造循环的发展需要。否则,原有的规则就会成为企业前进与发展的障碍

那么,要对企业生产价值创造中的各种资源要素进行优化管理,其目的是什么呢?是要确保这些企业资源要素相互之间的匹配与定位,达到优化企业资源作用与价值创造实现的目的!衡量资源要素配置与管理是否合理与优化的方法其实很简单,只要找到对企业价值创造流程中各种资源要素在动态表现中的哪些工作是关键活动,这些关键活动的贡献是什么,与关键活动相关联的要素之间有什么关系,关键活动要实现其贡献应由谁来做出决策。对这四个方面的要素条件做出分析,就能对企业价值创造流程中各种资源要素(包括岗位)所处的位置,以及职责定位的合理性与流程管理的优化程度做出基本客观的判断。

下面,我们以仓库管理与质量管理工作为例进行分析。

(1)对仓库管理的要素配置与职责定位的合理性分析。仓库管理工作的活动有哪些?主要有以下4个方面:

①接收保管公司所采购的各种物料。

②为生产组织提供物料使用保障服务。

③提供生产物料消耗的信息依据。

④反馈物料供应商的价格与质量水平,以及供货服务质量的优劣。

第①项工作内容,仓库管理只是被动接收与保管公司所采购物料的工作,至于要不要接收,该不该接收,仓库管理本身没有主动权,更没有决策权,因此贡献很小。

第③④项工作内容,仓库管理所能贡献的是对企业物料采购的情况与生产物料消耗的成本信息依据,为企业价值创造成本的核算与控制提供前置性的数据参考。但从实质上分析,仓库管理对采购成本与生产物耗的控制,都不直接参与,而是分别由采购与生产2个部门掌控。所以,它对公司成本控制没有直接的贡献,只是间接提供物料消耗的信息参考依据而已。

第②项工作内容,是为生产需要提供物料供应保障服务。从表面看是被动的,但此项工作服务效率的及时性与服务质量的高低优劣,却直接关系到生产组织能否正常进行,甚至会影响企业生产价值创造的大小。这才是仓库管理工作的关键活动内容;而仓库管理的工作贡献,是为生产价值链进行正常价值创造提供物料供应保障服务,它与生产部门的关系,是必须满足生产价值创造的需要。因此,仓库管理的工作职能,必须服从于生产部门的决策和需要。

基于这样的分析,将仓库管理的工作配置于生产管理部门管辖之下,才是合理与恰当的。除此之外,把仓库管理交由任何其他的职能部门管辖,都会造成管理距离延长,沟通协调环节增加,使生产需要不能得到及时满足的弊端,因而这种做法是不合理的,也是不恰当的。把仓库直接归属于财务部门管辖,更是一个严重的资源匹配的错位。

也许,有人会担心,这不是让生产部门对生产物料自管自用,从而使生产物料消耗成本缺失约束吗?其实不然,仓库并不是公司物料消耗成本形成的唯一源头。在仓库的前端,还得与采购部门的采购入库数据相衔接;生产过程实际消耗物料成本的多少,还得与仓库每天的物料出库数据相对应;最后确认生产物料消耗成本的多少,还要经受成品入库数据的验证与确认。因此,以上这种担忧是多余的。除非在生产部门对物料消耗的前(采购)、后(成品入库)这两端,都缺失了动态而及时的数据信息的对应。这种情况对于一个已经建立了正常成本管理机制的企业来说,是不应该,也不可能存在的。

(2)对质量管理这一生产力要素配置与职责定位的合理性分析。质量管理的活动应该有哪些?主要体现在以下5个方面:

①确定生产质量标准,建立质量管理体系。

②开展对员工作业过程质量要求的执行指导,教育员工从开始就正确地做事。

③检验生产过程的质量状态,帮助员工预防与纠正偏离质量要求情况的发生。

④最终产品质量状况的检验确认,代表公司向顾客提供产品质量合格的证明。

⑤向市场客户提供产品售后质量保证的跟踪服务,包括进行质量投诉的处置。

从对这些质量管理工作所要从事的活动中,我们可以看到,质量管理工作的关键性活动,是制订完善生产质量执行标准,进行生产过程质量问题的预防指导,以及最终产品质量达标与否的检验把关。质量管理工作的贡献,在于预防生产质量问题的发生和杜绝不合格品流出生产车间。而质量管理之所以要做这些工作,其目的是赢得顾客满意,促进顾客购买,实现公司价值。因此,质量管理工作相对于公司其他部门,它所要代表的是公司整体的利益和品牌声誉,所要追求的工作目标,是顾客对产品质量的满意。也正因此,质量管理工作只能直接向代表公司日常经营最高领导的总经理负责,而不能归生产部门管辖。否则,也就无异于让规则的制订者同时扮演规则执行的评判者,从而会使企业的质量管理工作,陷入一个如同让运动员同时又兼做裁判员一样糟糕的境地。

现实中有的企业,把从事质量管理工作的岗位定位成质检员。显然这同样是一个非常糟糕的工作定位。顾名思义,这是一种事后被动进行质量检验控制的工作方式,它所能做出的工作贡献,只是对已经形成的质量事实,通过检验给出一个合格与否的判断而已。而我们真正需要的,是事先就帮助生产一线主动创造一个能为顾客满意的质量结果。大家都知道,令人满意的质量结果,不是事后检验出来的,而是过程创造出来的。因此,正确的质量管理工作的职责定位,应当是变事后的被动检验监督为事先的过程质量创造指导。而质量检验只是整个质量管理工作中的一个辅助环节与措施,绝不是质量管理工作的全部。

如果我们能对企业价值创造中的各项活动,也就是生产力要素,都进行如上所述的流程配置和定位的合理性分析与确认,那么,我们就能使整个生产流程的各种资源要素的配置与管理都得到优化,并通过优化管理确保这些生产力要素的作用得到充分发挥。因此,也就能在最大程度上利用企业的各种资源创造出更多、更大的价值。

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