信息的存储和传递

第三节　信息的存储和传递

案例导入

案例1

5万元变成35万元

某地信访办公室编印的《信访情况》（内部刊物），摘要刊载了一封来信。该信反映某机械厂在举办庆祝“五一”国际劳动节的活动中铺张浪费，共花费5万元，建议上级派人查处。秘书在编辑该稿时，改为“花费了5万元”。打印时却被打成：“花费35万元”。由于校对马虎未发现、更正，刊物发行后，引起了地区领导高度重视，责令机械厂停产整顿。事后调查，该公司庆祝“五一”劳动节铺张浪费属实，但并非花了35万元。此报道引起了机械厂干部、职工对写信人和信访办公室的严重不满。为了澄清事实，某地信访办公室不得不在另一期简报上作了更正。

案例思考

5万元变成35万元的原因是什么？

案例2

黄秘书的邮件

某公司秘书黄欣在网上发现了一条对公司业务有很大影响的信息，她立即下载，并将其通过电子邮件发给远在东南亚考察的老总。老总接到邮件后，立即打电话将这个信息告诉了公司的副总，要求副总处理此事。

案例思考

秘书黄欣和老总运用了什么方法传递了一条重要的信息？

知识指要

一、信息资料的科学存储

信息存储是指把已经使用过的或尚未使用的信息资料入库存储起来。信息存储的目的是供领导使用，为了查找方便，就要对信息进行科学的存储。信息资料的科学存储需要做好以下几项工作。

（一）信息资料的分类

分类是对各种信息资料按照一定的标准进行划分。目前使用的分类方法各种各样。通常，公文和准公文按作者、名称、问题等特征划分大类，在大类下再分若干小类；报刊信息资料则按照上海图书馆编的《全国报刊资料分类表》分类，有的参照新华社、人民日报、中央人民广播电台等编制的分类表，采用大部类加小标题的形式；图书一般按《中国图书资料分类法》的17个大类来划分。上述分类方法，大体是按照信息资料所属的学科来分类的。学科分类法的局限性是难以正确划分信息资料的类属，也难以全面反映信息资料之间的内在联系。主题分类法是一种新兴的比较理想的分类方法，它能适应电子计算机存储和检索。主题分类法以规范化的语言（主题词）作为信息资料的标志和检索的依据，按主题词的字序，即按拼音字母顺序、部首顺序、笔画顺序等进行排列。

（二）信息资料的著录

著录是对具体的信息资料进行如实的记载。一般按照一定的格式制成分类卡片，用简明扼要的语言填写。通常著录的项目有以下七项。

（1）名称项　即信息资料的名称，包括正副标题、译文原名等。

（2）著者项　即信息资料的制作者，包括合著者、翻译者、注释者、绘制者等。

（3）出版项　包括出版者、出版地点、出版时间、版次或刊期等。

（4）稽核项　包括页数、册数、图表、开本、字数、价格等。

（5）附注项　包括附录、附注、补充说明等。

（6）提要项　即简要介绍信息资料的内容、科学价值、作者面貌、主要用途等。

（7）业务注记　即信息资料人员根据业务工作需要所作的特别记载，包括排架号、登记号等。

学科分类法与主题分类法的著录项目基本相同。如果只建立主题存储检索系统，则可省去分类号码的著录。如果兼有两种分类方法的存储检索系统，则只需在著录卡片上方标出主题词及其汉语拼音就可以了。

（三）建立存储检索系统

建立存储检索系统，可使信息资料根据检索系统归类存放，以供需要时按类查找。

学科分类法可按著作者、名称、问题、出版年月等多种方式排列；主题分类法可按照主题词的汉语拼音字母顺序、汉字部首顺序等排列。

（四）信息资料的保管

信息资料入库的存放和维护，应注意防止信息资料的污损和丢失，及时剔除失去价值的信息资料和卡片，建立查阅、保管制度。

二、信息资料的传递

（一）信息资料传递的基本要求

将信息资料传递到需要者手中，就是信息资料的传递。一般来说，信息资料的传递基本要求是“多、快、好、省”。多，是就数量而言的，要求在一定条件下传递的信息资料数量尽可能大，或者说在一定渠道中通过的信息尽可能多；快，是就速度而言的，指信息资料的传递特别要注意时限，能够在尽可能短的时间内，使信息到达指定目标；好，是就质量而言的，要求信息资料的传递准确可靠，防止失真；省，是就效益而言的，要求信息资料的传递中讲究经济效益，以最少的费用传递尽可能多的信息。

（二）信息资料传递的基本方式

信息资料传递的基本方式有以下几种。

（1）单向传递　即由信息资料的发出者把信息直接传递给需要者。这种传递是单向进行的，如广播、电视、报刊、新闻发布会及各单位发出的简报、报表等。

（2）双向传递　即双方在信息资料的传递过程中都向对方发出信息，共同参与传递过程，如各种讨论会、交流会，以及资料交换活动等。

（3）反馈传递　即信息资料的发出者根据接收者提出的要求，有针对性地选择信息内容进行传递。如上级主管部门向各基层公司下达了本年度利润指标后，要求把各阶段指标完成情况和存在的问题及时汇报上来，各基层公司按要求上报信息资料，就形成了反馈传递。

（三）信息传递途径

随着现代通信技术的迅速发展，信息传递的途径也越来越广泛。目前，我国信息传递的具体途径有以下几种。

（1）电信传递　即通过电话、电子邮箱等方式进行传递。

（2）新闻传递　即通过报刊、广播、新闻发布会等方式进行传递。

（3）邮电传递　即通过邮电部门采取邮件形式传递。

（4）面授或直接送达，如派专人送达、召开各类讨论会、交流会等，重要的信息资料或距离较近者可采用这种方式。