任务2 辅助管理领导的时间
学习目标
掌握制订年度计划表、月计划表、周计划表、日志等时间管理的工具和方法，并能够熟练使用。
任务描述
小陈初到一家私企做总经理秘书。总经理的事情很多，小陈常忙得团团转，而且稍有不慎，就会顾此失彼。一些小的失误，尚可谅解；但偶尔也会出现大的失误，这让小陈很自责。例如，有一次总经理的一位老友临时来访，二人相谈甚欢，以致总经理忘了早已订好的下午4点的飞机。小陈因忙于他事，也忘了及早提醒。当总经理想起时，已距飞机起飞时间仅剩30分钟。总经理来不及批评小陈，告别老友火速赶往机场，险些误了第二天的总部会议。
类似这样不该犯的错误有了几次之后，小陈开始反思自己工作的失误，向其他部门的同事请教后发现，原来是自己的工作方法有问题。她须要注意时间管理方法，辅助上司管理好他的时间，并配合上司的时间安排做好自己的时间计划。
工作处理
一、任务分析
秘书工作的根本作用是辅助上司，使其能集中精力处理更为重要的事情。因此，秘书工作内容繁杂琐碎，被动应付往往会顾此失彼。作为一名秘书人员就须要做事比别人更有条理，不能被工作淹没。在千头万绪的大量工作内容面前，仅凭不错的记忆力和热情也容易出现漏洞，更需要行之有效的管理方法。
二、解决办法
同事告诉小陈，要做好秘书工作，一定要先有计划。每天、每月，甚至每年都应该有计划安排表，还要备有日志、备忘录、计算机化台式日志等辅助手段，这样才能把事情完成得有条不紊。自此以后，小陈开始认真学习制作各种计划表，这让她在以后的工作中失误越来越少，领导也对她越来越满意，她也从临时秘书升为正式秘书，成为领导的得力助手。
相关知识
秘书的重要职责之一，就是辅助领导者管理时间，制订时间计划表是实现这一职责的基本手段。制订合理有效的时间计划表，有助于提高领导的工作效率，有助于提高秘书的工作准确性和主动性，有助于各部门整体上的配合协调。时间计划表有会议日程表、旅行日程表等专用的计划表（见办会、商务旅行等相关内容），还有年度计划表、月计划表、周计划表和日志等时间表。
一、制订计划表的一般步骤
（1）明确单位或公司的例行安排，如年终总结大会、每周例会等。
（2）通过会议文件或分别向领导和各部门负责人征询意见来收集该阶段所要进行的所有工作和活动。
（3）确定列入计划表的工作内容。
（4）发现工作内容上有冲突，主动与负责人沟通协调，加以调整。
（5）绘制表格，计划表一般要包括时间、地点、人员、内容、备注等栏目。
（6）请领导或上司审阅。
（7）确定计划表的内容，按计划开展工作。
二、几种常规计划表
1．年度计划表
年度计划表是体现本单位或公司全年工作的整体安排，一般只列出有关全局的重大活动或主要业务，如职工代表大会、大型会展等。
年度计划表要力求一目了然，使领导和部门负责人能清楚地看出一年中的主要工作和活动，以便配合全局，早做准备（见表10－3）。
表10－3 天地公司2010年度计划表
2．月计划表
月计划表是在年度计划表的基础上，将领导在当月中的重要活动体现出来，包括会议、会谈、出差、访问等，以便领导的工作按计划从容进行（见表10－4）。
表10－4 天地公司2011年6月份工作计划表
3．周计划表
周计划表要在月计划表的基础上制定。除了要记入领导的例行工作和重要活动外，涉及他人的已经约定的活动也要记入，内容要具体、详细。
周计划表一般要在前一个周末制定出来，与领导协商后确定，它是领导活动的具体实施计划，秘书部门也要根据此计划做相应准备，以便为领导提供及时有效的服务（见表10－5）。
表10－5 某经理周计划表
第七周
4．日志
日志是根据周计划表写出领导一天中的活动计划，时间以时、分为单位，地点、工作内容等都要尽可能的具体、细致（见表10－6）。
表10－6 某经理工作日志
2011年5月13日 星期五
为有效辅助上司，秘书需要根据上司的日志安排，合理规划自己的时间。如根据
表10－6，秘书可制定个人工作日志（见表10－7）。
表10－7 某经理秘书工作日志
2011年5月13日 星期五
三、辅助领导制订时间计划表的原则
1．务实有效
现代社会竞争激烈，领导时间精力宝贵，各种时间计划表要根据现实的需要制定，要能切实帮助领导者提高工作效率。对那些没有任何意义的应酬、表面文章之类的形式主义要给予把关，力戒排场。
2．统筹兼顾
制定时间计划表的目的是要在关注全局的前提下，有效分配时间和精力。因此，要针对整体情形，兼顾领导者的实际，分清主次、轻重和缓急，精心考虑，统一筹划。
3．张弛有度
时间计划表的活动安排要注意张弛相间，这样既可以使领导得到必要的休息，也可以为临时情况的出现留有调整余地。
4．尊重领导
时间计划表是为领导者服务的，因此要符合领导者的习惯和要求。在制订之前要征询领导者本人的意见，制订后要请领导把关，根据领导意见进行调整。
四、时间计划表的落实
1．时间计划表的落实
为保证领导活动顺利进行，必须对计划表中各计划事项的准备工作要事前加以落实。
（1）以电话来决定会见、会谈的预定计划时，应根据备忘录，尽早以文书形式落实。
（2）在会议和访问的前一天或两天，与会议主持者和访问对象联系一下，再次落实时间和地点。
（3）秘书和领导者在周末应该核对下周的日程表，或每天早晨核对当天的日程安排表，以免出错。
（4）在月末或周末，将下一月或下一周的日程安排表送给领导者，或每天早晨送给领导者日程安排备忘录，对重要的计划事项提醒领导者不要忘记。
（5）当领导者担任会议主持人时，最晚在开会前两三天就要落实一下会议室。如果请上级领导者参加，秘书要用电话再落实一下。
（6）会议和会谈的资料，秘书必须在会前头一天准备完毕。有特别重要的会议时，一定要帮领导者核对清楚。
（7）如果会议、会谈时间延长，迫近下一预定计划时，可将其要点写一便条，递给会议中的领导者，让领导者简单书写一下就可回答。如“原定4点会见王功科长，还让他在接待室等候吗？是 否”；或“还会见王功科长吗？是 否”。
（8）领导要用单位车辆时，秘书应把领导外出一周的时间、地点写清楚，在前一周交给司机，使其有所准备。尤其是周六、周日用车时，更要尽早与司机联络。迎送、场所、时间等容易引起联络误会的环节，秘书更要向司机交代详细、清楚，以免发生误会。
2．时间计划表的变更和调整
有时会因预想不到的事或对方的原因而必须改变计划安排。计划安排的改变往往会造成许多有形或无形的影响，甚至会影响今后的相互依赖关系。因此，秘书应尽量把计划变更限制在最小的范围内。
一般的变更包括原定结束时间延长，追加紧急的或新添的项目，项目的时间调整、变更，项目终止或取消。
处理类似上述情况时，秘书具体应注意以下几点。
（1）如果时间计划表的安排需要变更和调整，秘书要加强与领导人的联系，并要写进领导和个人的日程表，再把变更情况通知有关领导人。
（2）载入时间计划表的计划事项，如要取消，应立即与领导人联系，以便另行安排其他活动。
（3）如因计划变更涉及其他单位和人员时，秘书应尽早通知有关单位领导者和有关人员，并向对方说明计划变更的原因，以求得对方的理解与合作。
（4）秘书应以谦虚豁达的态度，谨慎处理计划中的变更事项，避免引起有关人员的误解。
（5）再次检查工作计划表是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改。
实训演练
一、训练目标
掌握辅助领导进行时间管理的原则和方法。
二、知识要求
（1）掌握时间计划表的制作步骤及方法。
（2）学会时间计划表的变更和调整中应注意的工作。
三、训练要求
工作要具有前瞻性，能正确判断一段时期内工作重点，并能将其以“工作计划表”的形式进行编排，帮助领导合理安排工作时间，处理工作事务。
四、操作说明
（1）利用2学时，分小组进行，结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。（2）训练前布置学生复习领导时间管理工作的有关知识，明确工作要求，分工合作完成训练任务。
五、操作提示
本次训练主要针对公司中正常工作进度，把它视为自己工作的一部分。因此，工作的处理要充分考虑现实中的后果。
六、任务描述
（1）以下是某企业在八月份的活动内容，请将内容补充完整，并将其制成简明的月计划表。
8月2日 德福木业建厂三周年厂庆。
8月6—9日 经理和副经理到郑州参加经销商招聘会。
8月15日 迎接相关部门安全检查。
（2）以下是某公司一周的活动内容，请将其制成简明的周计划表。
星期一9：00公司例会。
星期二9：00迎接市环保局检查。
星期五9：00—11：00各地经销商交流会。
（3）以下是某小型私企经理一天的活动内容，请进行合理安排并制成日志。
各部门沟通会议。
到某工地查看工人施工情况。
外地来的老客户王先生要求与经理见面，并已订好明天下午4点返回的车票。某合同草案需经理审阅。
了解最近客户投诉的处理情况。
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