会议评估和总结

任务六　会议评估和总结

学习目标

能力目标：能设计会议评估表进行会议效果评估，能拟写会议工作总结。

知识目标：了解会议评估的意义，熟悉会议评估的方法和内容，掌握会议工作总结的写法。

任务描述

××公司2013年新产品订货会按照方案顺利举行。会议中新产品得到了经销商的广泛认同，同时经销商也对公司未来在产品和经营方面提出了很多中肯的意见和建议，极大地促进了双方信息的沟通，同时也增进了相互之间的感情。但是，会议过程中也出现了一些小的问题。比如有客人神经衰弱，给他安排的房间却临街，噪音较大，很难入睡;在餐饮安排方面没有照顾到来自全国各地客人的口味;还有些客人想会后去旅游，工作人员也没能及时提供相关的帮助等等。

吴总经理要求秘书张×，在收集相关反馈信息后，及时对会务工作进行评估和总结。

●任务分析在公司较正式或大中型会议结束后，秘书人员要及时对会务工作进行评估和总结。首先要向与会人员、会务工作人员、公司各部门等收集关于会议举办情况的反馈信息，以此对会议目标的实现情况、客人对会议的满意程度等进行评估。其次要在会议评估的基础上，对此次会务工作的成绩、经验进行肯定，同时对出现的不足分析原因，总结教训，以便为今后的会务工作提供借鉴。

基础知识

一、会议评估

会议尤其是大中型会议的筹办是一项非常复杂的工程，需要付出各方的努力。在会议开展的过程中，不可避免地会出现考虑不周的地方。为了总结会务工作经验，不断改进会议的组织服务质量，为下次会议的召开提供借鉴，会议结束后还应及时地进行评估和总结工作。

(一)会议评估的意义

会议评估是一个收集有关会议目标实现情况的信息的过程。通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现;核算会议的成本与效益情况;看看与会者是否满意以及明确会议的成功与不足之处等内容，为以后提高会议效果找到相关经验。

(二)会议评估的内容

会议评估的内容见下表。

表4－6－1　　会议评估的主要内容

续表

续表

(三)会议评估的方法

1.问卷

调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。问卷设计者把要评估的各方面的问题列举出来，每个问题后面给出几个评价性的术语，评估者只要从中选择一个或几个打“√”，或者填写自己的意见即可。它对于会议评估者来说简单易行，因而广受欢迎。但是设计问卷需要一定的技巧，问卷在使用之前必须经过测试，以保证上面的问题都清楚，而且回答者可以很容易地作答。这种方法可以对会议进行定量分析。

2.访谈

会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。

3.现场观察

在会议现场和各个活动过程中派人观察会议和各个活动进行的情况，并观察与会者和活动参加考的反应，从而做出对会议的评估。

4.会议总结

会议结束后，要求每个会议工作人员对自己在会议的整个过程中所做的工作做出总结。这可以从一个侧面了解会议的情况，对会议进行评估。

二、会议工作总结

一些重要会议或大型会议结束后，负责会务工作的秘书要协助领导及时召集全体会务工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，积累经验，找出不足，以利于今后把会务工作搞得更好。会议评估的资料可以作为会议总结的重要依据，形成初稿后要呈送给领导过目审阅后再定稿。然后按要求印发到相关部门或相关人员，总结报告需要归档。

中型以上的会议，会务工作任务重、事情多，会务人员很辛苦。所以会议结束后，大会秘书处还要组织全体工作人员进行总结，肯定成绩，找出经验教训，并要妥善解决会议的遗留问题，使会务工作圆满结束。

(一)会议工作总结的含义

会议工作总结属于总结的一种，它是有关单位或部门在开完一次会议之后，对会议召开的情况的方方面面进行回顾、分析和评价，归纳经验，指出不足，为下次会议的举办提供借鉴。下面以总结写法为例介绍会议总结的写法。

(二)会议工作总结的结构

会议工作总结的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。

1.标题

(1)单行标题

会议总结的标题有几种写法。文件式标题一般采用“单位名称+总结时限+内容+文种”，如“××大学二○一○年度教学工作总结”。这四个要素中，有时可以省略单位名称或时限。

文章式标题用简练的语言概括总结的主要内容或基本观点，标题中不出现文种，即“总结”的字样，如“股份制使企业走上快速发展之路”。

(2)双行标题

一般由正标题与副标题组成。正标题概括主要内容或揭示主题，副标题补充说明单位、时限和工作内容，如“实行系统管理规范信贷行为——中国人民银行××市分行信贷处××××年工作总结”。

会议总结的标题一般由会议名称和文种总结组成。

2.正文

总结的正文一般包括三个部分：前言、主体和结尾。

(1)前言。前言用最精练的文字，概括地交代基本概况。这部分或交代背景形势;或简述工作过程，说明完成工作的有关条件;或总结主要精神或中心内容，涉及基本观点;或简要概述成绩(收获)或问题，揭示要点。为主体内容的展开作必要的铺垫。

会议总结的前言部分可以介绍会议的基本情况，如会议名称、时间、地点、参加人员、会议情况等;或介绍会议的目的、背景;或总结会议的成绩(或收获)等。

(2)主体。主体部分是总结的重点。这部分主要包括过程与做法、成绩(或收获)与经验(或体会)、问题(或缺点、差距)和教训。

做法是指开展了哪些工作，采取了哪些步骤、方法和措施。

所谓成绩是工作实践过程中所得到的物质成果和精神成果。所谓经验是指在工作中取得的优良成绩和成功的原因。成绩和经验是总结的目的，是正文的关键部分。这部分材料如何安排很重要，一般写法有两种：一是写出做法、成绩之后，再写经验，即表述成绩、做法之后从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教训。二是写做法、成绩的同时写经验，“寓经验于做法之中”。

这一部分的写作可以采用并列式或递进式的结构形式。并列式是把总结的成绩经验按若个方面来介绍。递进式则是将工作成绩和经验按时间先后的顺序来安排。

问题(或缺点、差距)和教训是指存在的不足或有待改进的地方。提出问题要中肯、恰当、实事求是。

会议工作总结的主体部分可以从会议目标的实现、会议的组织管理等方方面面介绍会议好的做法或成功的经验，同时指出会议在召开过程中还有待改进的地方。

(3)结尾。简明扼要、短小精悍。有两种写法：一是总结式，对总结正文的内容用几句概括性的话来做结束。一是展望式，用简短的语言对未来的工作做一个展望，针对工作中存在的问题，提出切实有效的改进措施，以表明决心，鼓舞斗志。有的总结没有结语。

会议总结的结尾可以对正文内容用简洁语句作结，也可以借鉴经验、吸取教训，对今后会议的成功召开进行展望。

3.落款。总结的落款要写明总结的单位名称以及成文年月日。如果在标题中已标明了总结的单位名称，落款中这一部分便可以省略。

(三)会议工作总结的写作要求

拟写会议总结容易出现的问题，一是不予概括，记流水账;二是只谈成绩不找问题;三是前后矛盾，不予协调。解决上述问题，必须注意从以下几个方面做起：

1.实事求是，一分为二。这是写好会议总结的基础。做任何工作都不可能是十全十美的，总会有成绩又有不足甚至是某些失误。写会议总结必须从客观实际出发，如实反映情况，不能只报喜不报忧，更不允许片面。要一分为二，既要反映成绩总结经验，又要适当批评错误，弄清存在问题。

2.全面评价，突出重点。这是写好会议总结的基本前提。写总结时，必须全面看问题，全面评价工作，但内容要有所侧重，不能主次不分，详略不当。要在把握整体的前提下，抓住主要问题、主要情况，加以深刻分析，力求从现象中得出规律性的结论。

3.条理清楚，层次分明。这是写好会议总结的基本要求。写总结的目的不同，有的总结要向上级汇报，有的总结要向同级单位介绍，有的总结则要向下级报告工作。因此，一定要注意结构清晰、层次分明，让人一目了然。

4.分析研究，找出规律。这是写好会议总结的关键。写总结时，对大量、丰富的材料，要进行认真的分析研究，揭示事物的本质特点，探求事物的发展规律，归纳出对现实有指导意义的新鲜经验，这是总结的价值所在，也是衡量总结质量高低的主要标志。

5.叙议结合，详略得当。这是写好会议总结的基本方法。从表述方式上讲，既要用叙述的方式谈情况，讲做法，摆成绩，又要用议论的方式分析原因，谈出体会，揭露问题，要求叙议有机结合。语言要求准确、简明，不可拖泥带水，过分笼统和修饰。

工作实例

(1)会议评估

总经理秘书张×首先从与会者和会务工作人员两个角度，设计了调查问卷，以收集此次会务工作的反馈信息。

①针对与会者设计的调查问卷

××公司2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会满意度调查问卷

此次调查的目的是想了解您对本次会议的满意程度，请您放心填答。请在您认为正确的选项上画“√”。真诚感谢您的理解和支持!

1.您对本次会议的总体印象：

A.好　　　　　B.较好　　　　C.一般　　　　D.较差　　　E.差

2.您觉得本次会议的收获如何：

A.大　　　　　B.较大　　　　C.一般　　　　D.较小　　　E.小

3.您觉得会场总体环境如何：

A.好　　　　　B.较好　　　　C.一般　　　　D.较差　　　E.差

4.您对会议期间住宿条件评价如何：

A.非常满意　　B.比较满意　　C.基本满意　　D.不满意

5.您对会议期间餐饮质量评价如何：

A.非常满意　　B.比较满意　　C.基本满意　　D.不满意

6.您对会务工作人员的服务质量满意程度如何：

A.非常满意　　B.比较满意　　C.基本满意　　D.不满意

7.您觉得会议的议程安排如何：

A.好　　　　　B.较好　　　　C.一般　　　　D.较差E.差

8.您对会议的新产品介绍环节满意程度如何：

A.非常满意　　B.比较满意　　C.基本满意　　D.不满意

9.您对“星级经销商”的评比活动是否满意：

A.是　　　　　B.否

10.您对会议的抽奖环节是否感兴趣：

A.是　　　　　B.否

11.您对参观活动是否满意：

A.是　　　　　B.否

12.您觉得有必要继续开办该类会议吗?

A.非常必要　　B.必要　　　　C.无所谓　　　D.没必要

13.您对本次大会还有什么宝贵的意见或建议吗?

②针对会务工作人员设计的会议管理工作评估表

××公司会议管理工作评估表

香楠公司总经理办公室印制

(2)拟写会议工作总结

在对会务工作进行了评估之后，张×以会议评估资料为主要依据，认真分析了此次会议的亮点和不足之处，拟写了书面会议总结，以获得规律性的认识。具体如下：

明确方向振奋精神落实举措

——××公司2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会总结

为了增进和公司客户的友谊，听取客户对公司产品及服务的意见和建议，进一步明确2013年产品订货量，公司于2013年12月12日－15日在杭州国际会议中心召开了2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会。来自全国各地的300多名客户代表和嘉宾参加了会议，市童装局牛天利副局长到会，并作了重要讲话。

本次联谊会受到与会领导、嘉宾和客户代表的一致好评，取得圆满成功。现将联谊会具体内容总结如下：

一、活动过程

首先公司刘××总经理代表公司致辞.对光临会议的各级领导、各位来宾、各界朋友表示热烈的欢迎和衷心的感谢。

接着，与会中国服装协会童装专业委员会副会长张××、北京童装有限公司总经理张××分别讲了话，他们表示，将会一如既往地支持××，关注××的发展、关注××的产品，和××加强合作。最后，他祝××的事业蒸蒸日上。

最后刘××总经理做专题报告，刘总经理首先对××公司2013年度童装产品生产情况作了报告，对××公司2013年在生产和销售方面取得的成绩以及在生产、经营方面存在的一些不足进行了总结，就2013年国内外童装产品形势进行了精辟的分析。

专题报告结束后，公司与到会客户代表就2013年产品订货情况进行了洽商，会上有50家单位明确了2013年的订货情况，并签订了供货协议。

二、自我评估

总的来说，本次联谊会取得了圆满成功，并受到了与会人员的高度评价，成功的原因我们总结为以下几点：

1.公司领导高度重视。这次联谊会，公司领导高度重视，多次召开筹备会议，还指派副总经理专门负责会议筹备工作，为会议的成功召开打下坚实基础。

2.计划缜密。正是有了详实的考虑，周密的计划，充分的准备这次联谊才有了成功开展的前提。

3.各部门之间密切配合。本次联谊会过程中公司各部门之间密切联系，分工合作，这对联谊会取得圆满成功作了重要贡献。

4.分工具体合理。在活动没开始之前，我们就已经将任务、工作时间合理分配，同时也注意到宣传组织工作时间的协调。

当然，这次联谊会中我们还有一些缺点，我们对此进行了总结：

1.时间紧迫，安排欠缺充分。虽然事前我们对各种所需物品都准备齐全，但由于联谊会是在早上举行，进场时间与开始时间之间的间距短，时间紧迫，这给我们的准备工作带来了一些麻烦。

2.活动经验不足。虽然事前有了充分准备，对一些可能的情况作了预料，但遇到突发情况有部分新工作人员不能沉着应对。由于缺乏经验，在会上有些紧张。

三、活动结果和意义

此次客户联谊会暨产品订货会全面总结了公司2013年度的生产和销售工作，并对2013年生产和销售工作进行了布置，提出了2013年公司工作的要求，明确了2013年公司生产销售的目标，解答了与会客户提出的关于产品质量和售后服务等方面的问题。为下一步做好生产和销售工作，打下了基础，做好了准备。

会议加强了公司和客户之间的联谊，使客户对公司的生产、销售和服务等有了更加明确的了解，推动了公司与客户之间合作，会上50家企业和公司签订了合作协议，部分企业达成了合作意向，为公司下一年度的生产销售提供了保障。

××公司总经理办公室

2013年12月30日

典型案例

××××会议评估表

—、评估标准及说明

1.本评估表以指数值从十大方面进行评定。指数值最高定为6分(避免中间分的出现)，依次根据满意度或分值由高到低递减为5分、4分、3分、2分和1分，请您根据实际情况将指数值填到□内。

2.评估项目中的问答性内容请直接填到画线处。

3.如果您在评估表中有不同的想法或提议，请您不吝笔墨留言于评估末后的9“意见和建议”处;如果评估过程中您有什么疑问，欢迎及时提出。

4.您的评估就是对我们一种工作上的肯定与支持，同时也是对我们工作的监督和指导，感谢您的参与，我们将根据您的需求和意见及时对会议的安排做出更好的补充完善和改进，也希望能为下一届研讨会提供参考。

二、评估内容

1.后勤工作：

会前接待工作的满意指数　□分

住宿安排的满意指数　□分

餐食安排的满意指数　□分

会议期间茶水供给的充足准时到位程度　□分

2.会议形式：

所采用的会议形式合适主题讨论的程度　□分

会议形式对于会议有促进作用指数　□分

3.议程安排与组织情况：

时间安排的合理得当指数　□分

会议流程的合理有序指数　□分

会议进度控制有效性指数　□分

4.会议特色和经验：

主题内容的充实合适指数　□分

会议主持的主持效果指数　□分

您认为我们举办得有特色吗?(如果没有请转到下一问)

如果是，您认为我们的特色相对于其他形式或同上一届比较在于哪些方面?

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您认为我们能够提供什么经验(如果有)?

______________________________________

5.主题的深入性与切合度：

主题探讨的深入程度指数　□分

会议过程中有没有出现主题偏离的情况?(如果没有请转到下一问)

该偏离出现在哪些方面?

______________________________________

6.会议册的效果评价：

您认为会议册的排版格式美观性的指数为　□分

您认为会议册的信息量充实程度和有效性的指数为　□分

您认为会议册对于您能够提供帮助的指数为　□分

会议册还有哪些方面需要补充?

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7.代表及各界反应(此处打分为外界的反应，按反应的强烈性与广泛性依次由6分到1分递减)：

您认为您身边的代表对此反应程度指数为　□分

××其他组织机构(新闻媒体、政府部门、公益杜团等)的反应程度指数为□分

社会群众(包括××市民)的反应程度指数为　□分

8.总体效果评估：

您认为本次会议的总体效果指数　□分

会议的气氛活跃融洽指数　□分

对于您来说，会议的满意指数　□分

会议的目标和成果的达成程度指数　□分

9.关于本评估表的意见和建议：

如果上面所述还有我们想不到的适用于或必不可缺的会议评估要素，或者您有一些建设性的意见和观点，请您在下面留言：

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10.会议展望：

您认为下一次会议应该讨论哪一方面的主题?

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您认为下一次会议应该采取什么样的形式?

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您认为下一次会议应该具备何种基础和条件才适合召开?

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如果下次会议由贵组织主办，您认为贵组织会如何筹备?

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●案例分析本次会议评估采用“打分”评价，使会议主办者能够更直接了解与会者参与会议客观的情况，同时对于会议建议和意见以及对下一次会议举办的展望的预设

问题，使与会者感觉到被重视和关注，并愿意将下一次会议的期望和思考表达出来。对于会议主办者而言，将更清楚会议与会者将来参加会议需求，有针对性地做好下一次会议的策划和准备。

(案例来自：谭红翔主编，《会议运营管理》，重庆大学出版社，2007年8月版)

训练项目

设计一份会议评估表

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握设计调查问卷的方法，能通过问卷调查的方法收集会议反馈信息。

(2)实训背景。2013年9月15—18日，中国物理学会2013年秋季学术会议在××大学隆重举行，有45位物理学会的专家、学者参加了会议并宣读了自己的学术论文，发表了各自在物理学方面的独特见解。

(3)实训内容。请你就此次会议设计—张针对与会代表的会议评估表。

演示会议总结工作的过程

(1)实训目标。通过实训，要求学生熟悉会议总结工作，能撰写会务工作总结。

(2)实训背景。某著名食品公司于2013年4月10日和11日召开了短期的新产品介绍和订货会议，邀请了该公司所在地市的经销商参加本次会议。会议大力推出2013年的新产品。

会议结束后，总经理秘书张阳回顾两天的会务工作，总结出一些经验，比如，领导高度重视，亲自参与会务工作协调;会议期间，各工作组之间配合密切，使会议顺利召开等。同时也发现了一些小问题，比如，会议期间没有安排新闻媒体参与并作报道，错过了借机宣传公司的机会;后勤部门在生活服务安排方面还欠考虑周全等。张阳准备先召开一个座谈会，了解会议相关工作情况，然后再拟写会议工作总结。

(3)实训内容。假如你是秘书张阳，请你演示会议总结工作的过程。

知识链接

提炼段旨句

段旨句又称撮要句，通常用在公文的段落开头而概括该段的内容。应用写作文体中常常把体现全段中心意思的句子置于段首，使段落的中心意思明确醒目。

首先，要有大致整齐的句式。也就是说，在语法结构、语气方面，都要相近或相似。

其次，要做到形式和内容的统一。在内容的基础上高度概括、精细提炼，而达到突出主题的目的。例如：思想方式由封闭型向开放型转变，活动方式由被动型向主动型转变。

再次，段旨句要从实际中来，深入浅出。将那些信息用通俗易懂的语言表达出来，并为大多数人所接受。例如：由浅入深抓认识，由近及远抓规划，由点到面抓发展，由低到高抓质量，由月到年抓经常。

第四，要进行提炼，富有新意。新意主要指语言上和内容上两个方面。语言不能俏皮，但可以轻松，却不能有失端庄和稳重。如“思想上摆正位子，组织上健全班子，工作上端正盘子，行动上做出样子”就很有新意。内容上的新意由工作实践中的创新意识决定，只有工作上有了创新之处，所要写的内容也就是创新之笔。如“抓两头，促头头，赏罚分明;抓大院，促小院，带动全民;抓检查、促死角，敢于碰硬;抓治本，促深化，多办实事”，内容新颖，句式也佳。

最后，要有内在的逻辑关系。段旨句间通常以并列和递进两类关系见长。举个并列的例子：“新变化带来了新要求，新情况要有新办法，新形势需要新组织”。

(材料来自：http://baike.baidu.com/view/1950267.htm)