支部会议记录本要记录哪些会议

任务三　编写会议记录

学习目标

能力目标：能够完成一场会议记录的准备、整理等工作。

知识目标：掌握会议记录的格式;掌握会议记录的技巧。

任务描述

2013年12月13日上午9：00，××公司2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会在杭州国际会议中心第一报告厅隆重召开。会议由副总经理何××主持，出席会议的人员有市童装专业委员会副会长张××、来自全国各地的客户代表以及公司所有中层以上干部。秘书张玉负责会议记录。如果你是秘书张玉，你如何完成此项工作。

●任务分析会议记录是会议进程的客观、原始、真实的记录，是编发会议简报、会议纪要等文字材料的基础性材料。某些会议的记录具有一定法律效力。

完成会议记录要注意两点：一是记录的项目要完整，相关会议信息要齐全;二是记录内容要客观、准确、真实、完整。同时，会议记录人员应具备较广的知识面、快速记录能力、良好的语言组织能力，以及较强的记忆力。

基础知识

会议记录是在会议进行过程中，由记录人员对会议基本情况、大会报告、代表发言、会议决议等内容所作的记载，是会议的客观进程的原始而真实的记录。原始性、客观性、规范性是会议记录的主要特点。

一、会议记录的作用

(1)会议记录是进行会议总结的重要依据。会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题的参照依据。

(2)会议记录经整理可作为向下级传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。

(3)会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料。

(4)会议记录是重要的档案资料，是编史修志、查证组织沿革、核实历史事实的原始资料。

(5)某些法定性会议的会议记录经发言者和会议领导人确认签字后，具有法律效力。

二、会场记录的基本格式

会议记录一般包括会议基本情况、会议内容和会场情况、结尾三个部分：

1.基本情况

可在会议召开之前或之初写好，其内容一般包括：

(1)会议名称：最好写全称。

(2)性质：描述会议属于何种类型或性质。

(3)次数：该次会议属于某专题下的第几次会议。

(3)开会的时间、地点：准确记录会议时间、地点。

(4)出席会议的人数(人名)和缺席人数(人名)。如果到会人数不多，可逐一写明姓名;如果是群众性大会，只要记录参加对象和总人数，以及出席会议的重要领导成员即可;如果会议出席的对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席人员签署姓名、单位、职务等;对缺席人员，应注明缺席原因。对列席人员，可逐一写出姓名。

(5)主持人：交代主持人姓名及职务。

(6)记录人：记录人本人签名，以示对所作的记录内容负责。

2.会议内容和会场情况

会议内容的记录：主要记录发言内容、议定事项两项内容，具体如会议提出了哪些议题与事项、表决的结果、研究的决策等。对于会议发言的内容，记录人应根据会议性质、目的、要求等综合考虑采用恰当的记录方法，对一般发言，可以采用摘要记录;对重要发言，应该采用详细记录。会议内容是会议记录的主体部分，需重点记录。

对于会议期间会场内发生的、与会议进程有关且具有记载价值的情况，也应及时记录在册，如与会者的掌声、笑声、迟到、中场退场等情况，以便更加真实、全面反映出会议的实际情况。

3.结尾

会议记录的结尾没有固定程式，标注“散会”、“结束”、“完”等均可。如中途休会，则写明“休会”。最后在会议记录的右下方，由主席(或主持人)和记录人签名，以示对记录内容负责。

以下是两种常用的会议记录的格式。

格式一：

格式二：

三、会议记录方法

1.摘要记录。只记录会议要点和中心内容，即只需记录会议的议题、议程、发言人姓名、发言要点与主要事实、决议情况等会议概况，而对会议气氛、与会者发言的态度等只作摘要记录。

一般的研讨会、汇报会、座谈会等小型会议的记录，大多采用摘要记录法。

2.详细记录。多用于重要会议记录，除了要记录会议概况和会议过程等内容，对每一位与会代表的发言也要求做到有言必录。详细记录不仅在开会时要认真记，会后还要及时加以整理和补充，必要时还要由会议主持人或发言人审阅和签字。当然，详细记录也并非要一字不漏地全记下来，对于那些口头禅、重复使用的语句，就不必记录。

3.速记法。速记是指运用各种速记符号对语言进行记录的方法，它与通用文字记录不同，是采用同音归并和近音归并的方法，对信息进行压缩，以使记录的速度与讲话人的语言、表达速度基本相同。由于速记符号不同于常用文字，但又具有文字的部分功能，所以，要掌握速记法需经过专门的学习和训练。一旦掌握了速记这种专业性较强的技能，其记录的效率将比一般的文字记录要高出四五倍。

目前，随着技术进步，又出现了电脑速录机，会议记录者经过练习，可以达到同步记录的程度。

四、会议记录的重点

会议记录应该突出的重点有：

1.会议中心议题以及围绕中心议题进行的讨论发言、展开的有关活动。

2.会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。

3.权威人士或代表人物的言论。

4.会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。

5.会议已议决的或议而未决的事项。

6.对会议产生较大影响的其他言论或活动。

五、会议记录的整理原则

(1)忠实于讲话人、发言人的原意。

(2)保持讲话人、发言人的风格。

(3)要整理地完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要如实记录。

(4)整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。

(5)会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。

(6)录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。

六、会议记录的注意事项

1.记录的项目要完整。会议情况：会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人和记录人等;会议内容：会议议题、议程、讨论过程、发言内容和决定事项等。

2.记录内容要客观、准确、真实、完整。记录人员应忠实记录发言人的原意，重要的地方应记原话，不得任意取舍增删，断章取义，不得添加自己的主观判断和主张。对于会议决定，要确保一字不差。

3.会议记录一般不宜公开发表;如需发表，应征得发言者的审阅同意。

此外，会议记录前，要做好相关准备工作，如熟悉会议情况和文件、熟悉与会人员、熟悉会议环境、做好物质上的准备。同时，为保证会议记录的质量，可在会前安排好一人主记、一人辅记。对重要会议，应安排录音、录像。

工作实例

××公司召开的客户联谊会暨新产品订货会对公司未来的发展非常重要。做好会议记录是一项重要的会中工作。要做好一次会议记录，一般有以下几个步骤：

一、必要的准备

做会议记录，准备工作做的充分与否直接影响着会议记录的效果。

××公司秘书人员为了做好此次会议记录，做了充分的准备，准备好了充足的记录本和草稿纸，记录用笔，还准备了录音笔。

除了上述物质材料以外，为了进一步做好会议记录，徐秘书还准备了会议议程、会议日程、与会人员名单等材料。

二、在会议上进行记录及录音

掌握了会议记录的基本要求、记录的重点和记录的技巧，在会议正式开始后，要使用录音笔进行会议录音，然后在草稿纸上利用一快、二要、三省、四代的方法进行记录。

一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然姿态，斜一点写。

二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。

三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如“但是”只记“但”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名;二可用笔画少易写的同音字代替笔画多字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。

三、对会议记录进行整理

根据会议记录整理的原则和会议记录的基本格式，在初步记录的基础上，结合录音，对会议记录进行整理。在整理时，根据会议录音的内容对会议记录进行了补充和完善，最后形成了会议记录。会议记录如下：

香楠公司客户联谊会记录

会议时间：2013年11月25日上午9：00

会议地点：杭州国际会议中心第一报告厅

主持人：何××(副总经理)

记录人：张×(秘书)

出席人员：何××副总经理、刘××总经理、童装专业委员会副会长张××、客户代表、各部门经理

会议主要内容：

何××副总经理宣布会议议程：

第一天上午，领导致辞、嘉宾和客户代表讲话、专题报告(一);第一天下午，专题报告(二)、产品预订;第一天晚上，文艺演出;第二天，参观考察;第二天晚上，吴总经理宴请宾客;第三天，返程。

刘××总经理致辞：

1.对光临会议的各级领导、各位来宾、各界朋友表示热烈的欢迎和衷心的感谢。

2.对2013年公司销售情况进行总结。

3.展望未来。

中国服装协会童装专业委员会副会长张××：

1.欢迎来自全国各地的童装企业的代表来到杭州参加××公司的客户联谊会。

2.对香楠公司2013年生产、销售超额完成任务表示衷心的祝贺，对并香楠公司以后的生产销售提出希望，希望××公司进一步提高产品质量和服务，争取更多的市场份额，争取创建全省、乃至全国童装龙头企业。

3.希望经销商、广大客户一如既往地支持××，关注××的发展、关注××的产品。

王××(北京××有限公司副总经理)：

1.对××公司2013年生产、销售超额完成任务表示衷心的祝贺。

2.代表经销商、客户表示，将会一如既往地支持××，关注××的发展、关注××的产品，和××加强合作。

3.祝××的事业蒸蒸日上。

刘××总经理做专题报告：

1.2013年××公司童装生产报告(略)。

2.2013年国内外童装形势分析报告(略)。

会议于上午11：30结束。

主持人：(签名)

记录人：(签名)

四、进行签名

徐秘书将整理好的会议记录交给何××副总经理审核，何××副总经理审核后，在会议记录文末主持人签名处签上了自己的名字，秘书张×拿到何××副总经理签好字的会议记录后，在文末记录人签名处签上了自己的名字。至此，徐秘书完成了此次会议记录的任务。

训练项目

进行会议记录

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握做会议记录的一般方法和要求。

(2)实训背景。××公司2013年3月1日在公司会议室召开公司各部门主任参加的项目会议，会议由公司副总经理马××主持，办公室秘书许××记录。

(3)实训内容。如果你是公司办公室秘书，在召开会议期间，总经理安排给你的主要工作就是做会议记录。根据实际情景，演练做会议记录的过程。

知识链接

会议记录的技巧

要做好详细记录，必须掌握以下一些技巧：

一是简称法。在他人能够看懂的情况下，对单位的名称、地址、人名、术语等可只记录简称。如：“中山大学”可记录为“中大”，“广州市人民政府”可记录为“市政府”。

二是规范的缩写法。对于常用词语或术语，在他人不会产生歧义的前提下，可以采用此方法。如：“社会主义国家”可以缩写成“社一国”。还可以采用间隔缩写法记录，就是在记录一句话时，对句中出现的常用词或词组可以只记句首一个字，字后用一短横代替词或词组的其他部分。比如“全国旅游业务今年取得令人瞩目的经济效益”，可记录为“全一旅一今一取一令一瞩一经效”。

三是符号代替法。可以按照约定俗成的习惯自拟符号代替常用词。如“因为”、“所以”可以用“…”和“…”，“等于”可以用“。”来记录。

四是省略法。这是指省略词语或句子的附加成分、相同成分。比如“可以”可只记“可”，省掉“以”，类似情况的词语还有“因为”、“经过”、“现在”、“盼望”等等，均可只采取前一字。也有只记后一字的，如“希望”可以记成“望”、“依靠”可以记为“靠”等。

对于一些词语或句子中的相同成分，也可承后省略。如“幼年时代、少年时代、青年时代、中年时代、老年时代”，可记成“幼、少、青、中、老年时代”。再有，可以省略比较长的成语、俗语、熟悉的词组。比如“——(路遥知马力)，日久见人心”、“——(小葱拌豆腐)一青二白”、“心有余——(而力不足)”等。

五是拼音法。对于难写的、易忘易错的字，可以用汉语拼音代替。如“实加”(实际)、“实Sh”(实施)等。

六是外语辅助法。即用外语单词的缩写来记录中文词语，如“广东电视台”可以用英文缩写成“GDTV”，“世界贸易组织”可用英文缩写成“WTO”。

七是留空法。记录中如果遇到发言人引述有关材料时，如果一时难以详细记录下来，可以先记一两句提示，留下空当，待会后找出本人或找有关资料再补上去。

2)整理会议文字记录的技巧

当会后我们进行会议文字记录的补充、整理时，以下的技巧会有助于提高我们整理的速度和改善整理的质量。

(1)熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。这是很能体现记录人水平的一个方面。

(2)善于对发言人讲话中的不足之处进行补正。发言人的讲话，尤其是即兴讲话，往往带有很强的随意性，或表达散乱，又或词不达意，这就需要记录人事后补正，将其发言记录变得言之有序、顺理成章。这是很能体现记录人的水平的又一方面。

(3)加强平时的写作训练，提高表达能力和写作水平。由于会议记录是要把别人的口头语转换为记录人的书面语，因此有好的表达能力和写作能力，做记录时会更有把握。

资料来源：http://www.meetingschina.com

复习思考题

1.会议记录的基本要求有哪些?

2.会议记录的重点有哪些?

3.会议记录的整理原则有哪几点?

4.会议记录的写作技巧有哪几个方面?