危机管理保障体系的运行机制

三、危机管理保障体系的运行机制

建立危机管理保障体系的运行机制能够强化危机管理、降低保障成本、提高保障效益,是危机管理体制建设的必然要求,也是危机事件得以迅速处理和解决的关键环节。从实际出发,运行机制主要包括以下内容:

(一)预警机制

本着危机管理的重点在于预防的特点,建立组织的危机预警机制是危机保障的重要内容。对于组织而言,危机预防的难度在于危机先兆往往很细小,很难引起足够的警觉；也可能出现的频率不高,而容易导致疏忽大意；还有一种情况就是从出现预兆到爆发的时间间隔非常短促,以致很难实现有效的防范。因此,依据科学有效的方法建立危机预警机制是十分必要的,它主要涉及以下内容:完善应急监测系统或信息监测处理系统,设立特定组织对应急事件做实时判断、提前预报、分类比较、提供处理预案。

预警机制的建立,首先,必须培养危机意识,尤其是危机管理机构的负责人及其下属成员,这是应急预警的起点。其次,要建立具有分权性质的应急管理体系,进行危机保障的预防管理,除对未来发生的应急事件进行预警之外,还要预料应急事件解决后的未来可能趋势。最后,要通过系统理论化的模式,充实预警体系,拟订不同的预案,并提供切实可靠的建设性方案以确保预案的实施。

(二)动员机制

这里的动员机制包括人员和物质的动员和调配。由于危机事件的突然性,要求危机保障具有快速动员能力,在传递命令、组织救援、筹措物资等方面,做到快速反应。后勤应急人力动员的要求是,规模适度,结构科学,编组适当,及时开展应急应对情景训练,开展对普通民众的应急教育,提高民众心理承受能力等。物质动员的要求是对相应的后勤物质常备不懈,并加强与组织内部各部门的沟通,与社会力量保持良好的关系等。

(三)协调机制

周密细致的协调活动,对于发挥危机保障的整体效能,确保应急管理的顺利实施,具有十分重要的作用。危机保障的协调是指应急保障力量内部之间、危机保障力量与其他力量之间,为完成应急保障任务所进行的协调配合活动。协调机制主要包括以下内容:

1.与危机管理力量的协调

危机保障机制的出发点是保证应急管理的需要,管理力量与保障力量必须相互配合,以确保应急管理按照预期的目标进行。它主要包括以下几个方面的内容:首先,是组织管理人员必须与后勤保障人员在平时多加沟通,在危机预防方面给予足够的重视；其次,在于当危机爆发后,二者必须紧密配合、快速反应,按照危机预案快速作出决策,将相关的人力和物质调配到应急管理前线；最后,当危机事件得到控制后,保障机构的相关成员必须作出认真总结并上报管理人员,相互协商,以加强对危机预警机制的修复和强化。

2.与常规保障力量的协调

危机保障的主要任务在于为紧急事件进行物质储备和调配,与组织内部的后勤部门必须保持协调,因为很多紧急物质的准备无论在数量或者种类上都会出现与危机应急管理不相匹配的现象,这时,组织的常规后勤力量必须动员起来,加入到应急管理保障的队列中来,大家共同协商,以确保危机管理任务的完成。

3.危机保障力量内部的协调

要充分发挥后勤保障的效能,加强各单元力量的协调,综合发挥后勤保障的作用。由于危机保障力量的多元化,各单元力量的功能发挥如何,直接影响后勤保障能力的发挥,影响应急管理目标的达成。

(四)决策机制

危机保障决策的决策者必须牢牢把握决策流程,在问题界定、目标设定、方案规划、方案选择以及绩效评估等不同阶段,进行科学、民主、快捷的决策。这是由于危机事件与组织常规事务的性质所决定的。危机保障决策是非程序性决策,危机的突发性、紧急性以及结果的不确定性,给决策者带来高度的紧张感和压力。危机决策具有极强的时效性、独断性、权变性和不确定性。因此,建立具有会商决策功能的综合体系和常设性的应急管理综合协调部门,建立危机保障事件案例数据库,培育应急决策管理专家智囊团,形成不同应急专家与决策者的分工与相互之间的良性互动关系显得十分重要。

决策体制的建设,首先,要发挥决策核心的权威作用,做到决策核心的高度一致；其次,要广泛吸收社会人士和专家参与,充分发挥他们的聪明才智,保证决策的民主性和科学性；最后,要强化部门间的完全协调与合作,避免因部门摩擦和矛盾延误决策实施的时机,影响保障的进行。由于多方面的原因,目前,危机决策存在较多的问题,主要是:决策意识不强,缺乏专门化、规范化、制度化的核心决策机构,决策的手段和技术落后,决策的公开性和可预见性差,决策人员的素质适应不了形势发展的需要。因此,加强危机管理保障体系的决策机制是十分必要的。

(五)信息管理机制

信息管理包括信息的收集、整理与发布,对组织而言,完善的信息管理机制是危机处理中十分关键的一个因素,其目的是为了向社会提供真实可靠的保障信息。这些信息涉及各种消息、情报、资料和指令,包括综合统计信息、财务管理信息、物资使用信息、能源消耗信息等。它们不仅关系到应急保障的效果与效率,也关系到群众的健康和生命安全。

为了争取舆论的主动权,组织必须确保信息管理机制具备持续高效性特征。危机保障对外披露信息,首先,要公正透明,合理引导社会舆论,以赢得大众的支持；其次,要通过信息披露,增强公众对组织应急行为的理解,了解应急保障的具体进程；最后,必须加强应急保障与信息管理之间的协调与互动,处理好危机保障与应急管理各环节的关系,为组织危机的顺利解除提供必要的基础环境。

(六)动态调整机制

危机保障体系是在危机事件爆发前就建立起来的,其具体环节带有相当程度的设想成分,与实际危机事件未必能完全吻合。因此,危机保障体系的建立具有强烈的预见性特征,必须通过动态调整机制加以完善,这是确保危机保障,提高保障效率,抓好危机管理的关键环节。只有在危机事件的发展中,通过与管理者和危机管理机构的协调会商,并及时取得与后勤部门之间的联系,才能使保障力量发挥最大的效力。任何僵化的思维习惯和呆板的组织结构都将给危机的处理带来灾难。

动态调整机制具有纠偏功能,如果不能与应急管理中的实际情形相吻合,必须适时进行调整,此时人员的调配和物质的补给保障必须迅速到位,这一点取决于平时的准备工作和各部门之间的协调、外部环境的良好关系等诸多因素。