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管理信息系统的传说与现实

时间:2022-06-21 百科知识 版权反馈
【摘要】:第一节 管理信息系统的传说与现实在管理信息系统的推广过程中,许多专家、学者、企业和组织对其作了令人印象深刻的描述。管理信息系统并不存在普适标准,没有能适合各行各业的统一的管理信息系统软件。现实3:目前,高级管理人员的决策依据很少来源于管理信息系统,甚至与管理信息系统无关。

第一节 管理信息系统的传说与现实

在管理信息系统的推广过程中,许多专家、学者、企业和组织对其作了令人印象深刻的描述。在这些描述之中,有些是比较切合实际的,有些仅仅是他们一厢情愿的美好预期,当然也不缺乏商业行为中的故意夸大其词。

下面我们介绍其中4个最著名的“传说”。

一、传说与现实1

传说1:“管理信息系统可帮助企业节约各项业务成本,并大大提高工作效率。”

据美国生产与库存管理协会(American Production and Inventory Control Society,APICS)1995年的统计,美国企业应用MRPⅡ后的效益情况如表9-1所示。

表9-1

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这些美妙的数据引起了全球“管理信息系统热”,每个企业都希望通过应用这样的管理信息系统来获益。在美国,公司信息技术支出年均增长20%~30%。1997年的《COMPASS报告》估计全世界对信息技术的投资占了公司总支出的7%,公司60%的业务营运与信息技术系统有关。

现实1:应用管理信息系统时,如果不涉及生产和管理方式的彻底转变,不仅不会降低成本,反而会增加成本,也不会提高工作效率。

在20世纪70年代,即使在美国也只有少数企业能应用昂贵的管理信息系统。当管理信息系统尚未普及时,这些数据似乎是显而易见的。但是,进入21世纪后,这些神奇的数据突然神奇地消失了。越来越多的迹象表明,近几年来信息技术没能同步地创造出人们所期望的商业价值。诺贝尔经济学奖得主Robert Solow说:“你可以随处看见计算机,但在统计报表中却不见其踪影。”决策支持系统专家Michael Scott Morton指出:从现有的宏观经济数据中看不出信息技术的影响。只有一小部分公司获益,大部分公司远离了期望目标,因此从总体上来说无法看到预期的利益。曾从事公司信息主管和IT咨询的专家Paul A.Strassmann在其著作《浪费的计算机》(The Squandered Computer)中说:“没有人发觉对信息技术的更多投资会提高经济业绩,可以推测,更多的信息技术投资只是一个美好的计算机梦幻。”

一方面我们确实感觉到在管理活动中应用管理信息系统是有好处的,另一方面在实践中我们也确实出现了大量失败的应用案例,或者说没有获得预期的效益,这就是现在需要关注的“IT悖论”。

二、传说与现实2

传说2:“管理信息系统就是ERP。”

20世纪90年代,我国政府大力倡导“信息化”后,大量企业开始尝试应用管理信息系统。毕竟管理信息系统是舶来品,一般人从来没见过。在这个过程中,我们对管理信息系统必然会产生很多误解。

最开始,我们认为:管理信息系统就是要买计算机。我国旅游业评定三星级以上酒店的一条重要标准就是,计算机的拥有量。

当很多管理者发现,花“巨资”购买的计算机竟然成了员工玩游戏、看影碟的玩具后,深刻地认识到了软件的重要性,于是我们对管理信息系统的理解进一步过渡到:管理信息系统就是一套软件系统。

买一套国外的管理信息系统软件所需要的钱比购买硬件更多,对于我国的大多数企业来说都太昂贵了。于是,我们开始自力更生,先是高校相关专业的教师大量制造管理信息系统软件,然后就出现了软件公司。但是,我们很快发现,这些“所谓的”管理信息系统软件名不符实。做得好一点的还可以称为会计信息系统,其他的根本就是胡编乱造了,对企业不仅无益,反而有害。于是有些大企业的管理者一咬牙,干脆直接买美国软件。而欧美市场上应用比较成功的,就算制造业领域的ERP(企业资源计划)了,于是很多人开始认为:管理信息系统就是指国外的ERP。我国的用友和金蝶两大软件巨头,最开始做会计信息系统,随后改为做ERP了,并统治了国内中、低端市场。

现实2:ERP(企业资源计划)是美国制造业领域从MRP(物料需求计划)基础上发展起来的一种全面管理企业各项资源的信息系统,对于非制造业领域并不适合,尤其是服务业。

我国历史上没有经历过完整的工业化进程,我国的制造业与西方国家相比还有较大差距。突然要求他们过渡到信息化企业阶段,很多企业管理者无法理解信息化企业的运作机理,只能根据自己的经验去理解西方的管理理念,由此产生了很多类似的误解。管理信息系统并不存在普适标准,没有能适合各行各业的统一的管理信息系统软件。尽管世界上的一些大型ERP软件制造商试图做出能一统天下的、普适的管理信息系统软件,就像微软的Windows一样。像德国的SAP公司、美国的IBM公司、甲骨文公司,甚至我国的某些软件公司都宣称其软件能适合各行各业,这些公司显然过于夸大其词了。目前,ERP是适合制造业的,对于服务业,有些软件公司也发展出了独立的CRM(客户关系管理)软件。大型ERP软件制造商又进一步把CRM(客户关系管理)的功能集成到他们的软件里,但这使ERP软件变得越来越庞大臃肿,而没有针对性,反而失去了客户。因此,我们不能简单盲从软件制造商的广告,而需要找到适合企业实际发展情况的软件。

三、传说与现实3

传说3:“高层管理人员需要根据管理信息系统提供的综合信息来决策。”

按照传统观点,在正式组织中居于金字塔塔尖的高级管理人员,会依靠一套强大的管理信息系统,获取重要信息,帮助他们决策。卡耐基-梅隆大学企业管理研究院的著名学者赫伯特·A.西蒙(Herbert A.Simon)由于“对经济组织内的决策程序所进行的开创性研究”而获得1978年的诺贝尔经济学奖。他认为:管理就是决策。他借助心理学的研究成果,对决策过程进行了科学的分析,概括出了他的决策过程理论。他进一步研究了利用计算机模型来模拟人们解决问题的思维过程,以及其他认识过程,并为公司决策人员提供“决策辅助系统”,成为西方决策理论学派的创始人之一。正是基于他以及相关学者的理论,人们认为高层管理人员需要根据管理信息系统提供的综合信息来决策。

现实3:目前,高级管理人员的决策依据很少来源于管理信息系统,甚至与管理信息系统无关。

明茨伯格为了研究管理者工作的实际情况,曾亲自观察了五位CEO一个星期的繁忙活动,他观察到以下内容:

①高级管理者半数以上的活动,持续时间不超过9分钟,持续时间超过1小时的活动仅占10%,平均把78%的时间用于口头交流,93%的谈话是事先安排好的,只有1%的时间用于随意的部门走动式沟通;

②这五位CEO都把处理邮件看做负担。有一位管理者在周六的早晨用3个小时处理完了142封邮件。当他看到一份标准成本报告的邮件时,立刻把它扔到一边,说:“我从来不看这种东西。”最后,他如释重负地说:“终于摆脱了这些垃圾。”

③这五位CEO只对40份例行报告中的两份,以及104份定期报告中的4份立刻作出了回复。他们总计主动回复了25封邮件,其他的都置之不理。

④一个令人感兴趣的发现是:管理者们似乎都很喜欢“软”信息,尤其是流言飞语、道听途说和靠不住的猜测。

西蒙在20世纪50年代就对管理信息系统提出了决策自动化的预期,这个设想有些脱离现实了。虽然此时就已经产生了人工智能的思想,但是,此时的计算机显然和今天相比还非常原始。在科学如此发达的今天,非常令人困惑的是,人类竟然连自己都不了解,即人类还没有搞清楚大脑的工作原理,不知道思维的确切过程。为什么人类能作出如此复杂的决策,我们并不清楚,就更谈不上让计算机来帮我们决策了。西蒙同时也是人工智能的创始人之一(他也获得了图灵奖)。人工智能学者认为,计算机是可以具有智能的,是可以思维的,即可以逐渐代替人决策。而明茨伯格对此则持相反意见,他认为,人的思维与人潜在的“超能力”有关,所以计算机在人类的决策方面是无能为力的。西蒙显得过于乐观,而明茨伯格又似乎过于悲观了。无论结论是哪一个,恐怕人类还要经历比较漫长的时间探索才能有一个比较明确的结论。

四、传说与现实4

传说4:“信息化带动工业化,实现中国的跨越式发展。”

“信息化”(informationization)一词最早于20世纪60年代出现在日本的一些学术文献中,当时对“信息化”这一概念主要是从产业角度进行阐述和界定的。20世纪70年代,德国、欧共体和联合国教科文组织等国家及国际组织先后出台了一系列推动信息技术在社会中应用和发展的规划,这些规划都把信息基础设施作为重要一环。1993年9月,美国克林顿政府正式提出建设“国家信息基础设施”(National Information Infrastructure,NII),俗称“信息高速公路”(Information Superhighway)计划,其核心是发展以Internet为核心的综合信息服务体系和推进信息技术在社会各领域的广泛应用。在其带动之下,许多发达国家和发展中国家相继出台了一系列国家信息基础设施建设规划,从而带动了全球信息化建设的浪潮。

我国政府对国家信息化建设高度重视,1997年4月,中国第一次信息化工作会议正式提出了包括信息资源、信息网络、信息技术应用、信息技术和产业、信息化人才、信息化政策法规和标准六个要素的国家信息化体系的概念,并把国家信息化定义为:在国家统一规划和组织下,在农业、工业、科学技术、国防及社会生活各个方面应用现代信息技术,深入开发、广泛利用信息资源,加速实现国家现代化的进程。此后,中国政府明确提出了“信息化带动工业化”的中国跨越式发展战略。

现实4:信息化并不仅仅是一个技术问题,同时还是一个文化问题、社会问题

2009年,来自CNNIC和JPMorgan的数据显示,中国互联网用户达到3.22亿,首次超过美国人口,中国互联网普及率达到23.8%。这个数字似乎可以让我们自豪地向世界宣告:中国是世界第一大互联网国家。当传统制造业的厂房里迅速堆满了计算机键盘和电脑屏幕的时候,我们似乎感觉一夜之间骑上了奔腾的信息化骏马,甚至一度对信息文明的变革发出了“不过如此”的轻蔑声音。

但是,一组研究数据却敲醒了我们:1995年,我们和美国的信息化差距只有四五年。2000年的时候已经扩大到20年的距离。而现在有多大差距?我们或许不敢再提起。

1995年,一位中国IT企业的老总去美国同行业公司访问,抱着试探的口吻提出要参观对方的开发实验室,对方竟欣然应允。这位老总走进实验室之后,却感觉自己恍如隔世,后来才弄明白,人家不怕看,原因是你根本看不懂。里面没有电子芯片,而尽是些瓶瓶罐罐,像生物实验室。原来,人家正在开发30年之后的蛋白质计算机。

美国《圣荷塞信使报》2006年7月23日报道,辽宁省沈阳市辽中县有63家网吧,大多数网吧里坐满了年轻人,他们在虚拟的城堡里砍杀魔兽和积累金币。他们通过中间人把这些虚拟物品卖给富有而想以捷径取胜的欧美玩家。据报道,这种“金币农夫”在2006年的中国就已经有约50万人,并已形成产业。

信息文明改变了中国人的生活方式,但是又在多大程度上推动了生产力发展呢?信息文明在改变中国人生活方式的同时,为什么没能在产业领域释放出同等的生产力?悲观论调认为:中国缺乏成熟工业化时代的文化积累,又在信息化领域缺乏核心技术,在中国的传统文化背景下,自己无法产生与信息文明相匹配的管理思想。于是,在相当长一段时间里,很多中国企业更愿意相信西方跨国公司开出的先进的管理药方

在信息化进程中,很多人把信息化对管理文化的变革武断地解读为管理工具的变革,管理的信息化只是意味着把算盘换成计算机键盘而已,对于骨子里的文化观念并不觉得落后,也不打算改变这种现状。这种思潮导致了很多企业的“伪信息化”,这是另外一种形式的生搬硬套,可以花钱买计算机、买软件、铺设信息网络,但绝对无心改变原有的管理观念。

一家小型化肥厂的老板振振有词:“我们靠的是拉关系、批条子开拓市场,信息化本身换不来钱。”

一家大型零部件制造业的老总道出了另外一个缘由:“要不是外国大客户逼着我们上信息化,我们才懒得弄这些华而不实的洋玩意儿。”

在这种语境的影响下,众多急功近利的小型IT服务公司,打着“本土化”信息服务的旗号,如雨后春笋般应运而生。这些所谓的IT公司既不花力气去做技术开发,也不花时间去培育和提高客户的管理意识,只不过是举着信息化这面堂皇的旗帜,陪同客户敷衍了事而已。

把信息化当成一种时髦工具的装饰,在信息化的过程中依然怀揣着封建时代的文化观念,必然生长为一个“伪信息化”文明的怪胎。

数据统计表明:占我国企业总数99.6%的4000万户中小企业,其中74%的企业信息化投入占销售收入的比重不足1%,ERP在大中型企业的实施率仅有0.7%,而在这0.7%已实施ERP的企业中,其成功率不足20%。然而,欧美发达国家在20世纪90年代就已经实现了ERP的成功普及,普及成功率达85%。

中国并不缺乏有抱负的企业家,他们真诚地希望通过信息化实现经营方式的革新,但是很遗憾,他们大多数都失败了,个别企业甚至倒闭了,这样严酷的现实导致有的企业处于观望状态,有的企业在骨子里就否定了这种革新,继续玩他们的“中国式智慧”。

社会的历史发展进程是一个循序渐进发展的过程,较高阶段必须建立在以前的基础之上,否则就如马克思所说的,那是“惊险的一跃”。

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