土地整理项目的档案管理

3.9.2　土地整理项目的档案管理

3.9.2.1　基本概念

1．文档资料的概念

项目文档资料是指项目在立项、规划设计、施工、监理和竣工活动中形成的具有归档保存价值的各类文件、设计图样、合同书、会议纪要、各种报告、通知、记录、单据、书函等文字、数值、图表、图片及音像资料。

2．文档资料的特征

建设项目文档资料的特征有:①分散性和复杂性;②继承性和时效性;③全面性和真实性;④随机性;⑤多专业性和综合性。

3．项目档案管理的概念

项目档案管理是对作为信息载体的资料进行有序的收集、加工、分解、编目、存档并为项目各参加者提供专用和常用的信息过程。

在工程项目上，项目管理信息大部分是以文档资料的形式出现的，因此项目档案管理是日常信息管理工作的一项主要内容。工程项目文档资料是有形的，是信息或数据的裁体，它以记录的方式存在，具有集中、归档的性质。对项目文档资料进行科学系统的管理，能使项目实施过程规范化、正规化，提高项目管理的工作效率，确保项目归档文件材料的完整性和可靠性。

3.9.1.2　一般建设工程项目档案管理的有关规定

对需要作为建设工程项目档案保存的资料文档，其管理应符合现行的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)等国家标准、规范、规程和相关文件的规定。这里将有关的建设工程项目档案编制要求摘录如下。

1．归档文件的质量要求

(1)归档的工程文件一般应为原件。

(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。

(5)工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字、盖章手续完备。

(6)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297 mm×210 mm)，图纸宜采用国家标准图幅。

(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的、韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

(8)所有竣工图均应加盖竣工图章并注意以下事项。

●竣工图章的基本内容应包括: “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

●竣工图章示例如图3-21所示。

图3-21　竣工图章示例

●竣工图章尺寸为: 50 mm×80 mm。

●竣工图章应使用不易褪色红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

(9)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

2．工程文件的立卷

1)立卷的原则和方法

(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

(3)立卷可采用如下方法:①工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;②工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;③监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;④施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;⑤竣工图可按单位工程、专业等组卷;⑥竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

(4)立卷过程中宜遵循的要求:①案卷不宜过厚，一般不超过10 mm;②案卷内不应有重份文件;不同载体的文件应分别组卷。

2)卷内文件的排列

(1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

(2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

(3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3)案卷的编目

(1)编制卷内文件页号应符合下列规定。

●卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“ 1”开始。

●页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

●成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

●案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(2)卷内目录的编制应符合下列规定。

●序号:以一份文件为单位，用阿拉伯数字从l依次标注。

●责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

●文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

●文件题名:填写文件标题的全称。

●日期:填写文件形成的日期。

●页次:填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

●卷内目录排列在卷内文件首页之前。

(3)卷内备考表的编制应符合下列规定。

●卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。

●卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

(4)案卷封面的编制应符合下列规定。

●案卷封面的内容应包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

●档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

●档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。

●案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

●编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

●起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

●保管期限分为永久、长期、短期3种。永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

●密级分为绝密、机密、秘密3种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

(5)卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70 g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

4)案卷装订

(1)案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

(2)装订时必须剔除金属物。

5)卷盒、卷夹、案卷脊背

(1)案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。

●卷盒的外表尺寸为310 mm×220 mm，厚度分别为20、 30、 40、 50 mm。

●卷夹的外表尺寸为310 mm×220 mm，厚度一般为20～30 mm。

●卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

(2)案卷脊背

案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。

3．工程文件的归档

(1)归档应符合规定:①归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程;②归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

(2)归档时间应符合规定:①根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行;②勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

(3)勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

(4)工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

(5)勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

(6)凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范的要求单独立卷归档。

3.9.1.3　土地整理项目档案管理的有关规定

1．档案归档的基本要求

1)档案管理制度要健全

技术档案是土地整理工作的重要组成部分，项目管理工作一开始，就应该明确建立信息档案制度，对每一工作环节的每一信息、技术资料，必须妥为保存，及时归档，不得丢失，确保信息档案材料的完整。

2)档案内容齐全

项目信息档案内容应全面反映项目实施的整个过程，对项目立项、规划、设计、工程实施和检查验收等各个环节形成的各类技术资料都要收集、整理齐全。

2．档案的表达形式与主要内容

1)档案内容的表达形式

档案内容一般包括相关文字、图件、表格及必要的照片、录象资料等具体表现形式。

2)档案的主要内容

(1)反映工作过程的主要文献。

●反映任务来源的主要文献。包括有关上级部门批准的规划、项目设计、项目实施方案等有关文件、项目实施部门上报的申请书和上级的批复、项目批准部门与项目实施部门之间签订的合同、项目批准部门下达的项目任务书及其他重要文件。

●反映部署的主要文件。包括土地整理实施过程中的重要会议纪要、重要问题的书面汇报、请示和上级的批复文件、有关领导检查指导工作的谈话记录等。

●反映验收情况的重要文献。包括规划、项目设计等成果、竣工验收和评审验收的会议记录、总结纪要与材料以及验收部门的意见书和竣工验收结论等。

(2)各个工作环节的主要信息技术成果

●土地整理规划成果。包括土地开发整理规划文本及说明、土地开发整理规划图件及附件。

●土地整理项目规划、设计成果。包括项目规划成果(项目规划图、项目规划说明书)、项目设计成果(项目设计图件、项目设计说明书)。

●各个工作环节的辅助性信息技术成果。主要包括工程施工图、监理报告、半年报、年度检查验收报告、中期验收报告等。

(3)土地整理项目实施过程中形成的关于土地利用现状调查、土地权属等相关成果与图件资料应及时移交土地行政主管部门;有条件的地区，应尽量采用电子文档保存技术档案。

3．档案的使用与管理

土地整理项目技术档案的使用与管理有明确的规定，要求如下。

1)分类建档

例如，按土地整理、复垦、开发等项目类型进行信息档案归类，也可按国家投资、地方投资等项目类型进行信息档案归类。

2)分级建档

各主管部门、省(区、市)、地(盟、市)、县(旗、市)和项目实施部门，在建档内容和要求上应各有侧重。前述各项建档内容和要求适用于县级主管部门和项目实施部门，地区以上各级主管部门根据工作需要酌情增减其中的某些内容。下级建档情况应向上级汇报，上级建档时下级应积极提供有关资料。

【注释】

[1]联合体和合作体都属于联合承包，是相对于一个独立的承包方而言的承包方式。联合体承包以联合体的名义与业主签订一份承包合同，实施统一的管理、风险分担，共同对业主负责，待承包任务完成后进行内部清算而解体。合作体各方一般都不具备承包的足够力量，因此通过组成合作伙伴进行承包。合作体首先以整体的名义与业主签订承包意向合同，然后各方再分别与业主签订工程承包合同，各方实施自主管理、自负盈亏、自担风险。

[2]总时差是指在不影响总工期的前提下，本工作可以利用的机动时间;自由时差是指在不影响紧排在本工作之后的工作最早开始时间的前提下，本工作可以利用的机动时间。“可以利用的机动时间”可以理解为本工作允许产生的偏差。

[3]本节的土地整理主要指农地整理。