土地整理项目的信息管理

3.9.1　土地整理项目的信息管理

3.9.1.1　基本概念

1．信息与土地整理项目信息

信息是指以文字、数据、图表、音像等形式描述的，反映项目管理组织中各种业务活动在空间上的分布和时间上的变化程度，并对组织的管理决策和管理目标的实现有参考价值的数据和情报资料。土地整理项目信息包括在项目决策过程、规划设计、施工过程和管护过程中产生的信息，以及其他与项目建设有关的信息，具体表现为各种文件、报告、报表、指令、计划、协调方案以及口头信息等。

2．项目信息管理

项目信息管理是对项目信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。通过有效的信息管理使项目相关方和人员能及时、准确地获取项目信息，以便进行项目协调和决策。项目信息是项目各参与方沟通的桥梁，项目信息管理影响组织和整个项目管理系统的运行效率，项目各参与单位都应重视项目信息的管理。

3.9.1.2　项目信息管理的主要任务

土地整理项目的信息管理涉及项目承担单位、规划设计单位、施工单位、监理单位、政府项目相关部门、设备供应商、材料供应商等众多项目参与方。每个项目参与方都有各自的信息管理任务，但是由于在项目全生命周期中所处的阶段不同，任务和工作不同，相应的项目信息管理的内容和重点也会有差异。

项目各参与方的项目管理人员承担着项目信息管理的任务，负责收集项目实施情况的信息，进行各种信息处理工作，并向上级、向外界提供各种信息。项目信息管理主要包括以下任务。

(1)组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目手册。项目管理的任务之一是按照项目的任务、实施要求，设计项目实施和项目管理中的信息和信息流，确定它们的基本要求和特征，并保证项目实施过程中信息顺利流通。

(2)遵循项目报告及各类资料的规定，如资料的格式、内容、数据结构要求等。

(3)按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程建立项目管理信息系统，在实际工作中保证系统正常运行，并控制信息流。

(4)文件档案管理工作。

3.9.1.3　信息管理的基本环节

项目信息管理贯穿建设工程全过程，衔接工程各个阶段、各参与方和各个方面，其基本环节包括信息的收集、加工整理、检索、传递和存储。

1．项目信息的收集

项目信息的收集，就是收集项目决策和实施过程中的原始数据，这是很重要的基础工作，信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。因此，建立一套完善的信息收集制度是十分必要的。

1)项目建设前期的信息收集

项目在正式开工之前要进行大量的前期工作，这些工作将产生大量包含着丰富内容的文件，项目承担单位应当了解和掌握这些内容:①收集可行性研究报告及其有关资料;②设计文件及有关资料的收集;③招标投标合同文件及其有关资料的收集;④政府有关部门以及上级关于项目的批文、有关指示等。

2)施工期间的信息收集

项目的施工阶段是大量的信息发生、传递和处理的阶段，工程项目信息管理工作主要集中在这一阶段。施工期间的信息收集内容如下。

(1)收集项目承担单位提供的信息。项目承担单位作为工程项目建设的组织者，要按照合同文件规定提供相应的条件，要不时表达对工程各方面的意见和看法，下达某些指令。因此，应及时收集项目承担单位提供的信息。工程项目负责人应及时收集这些信息资料，同时应收集对项目进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法。

(2)收集承包商的信息。现场发生的各种情况承包商必须掌握和收集，工程项目负责人也必须掌握和收集，并汇集成相应的信息资料。承包商在施工中经常向有关单位，包括上级部门、设计单位、项目承担单位及其他方面发出某些文件，传达一定的内容，项目负责人应全面系统地收集这些信息资料。

(3)项目的施工现场记录。这里的记录主要指监理工程师的记录，例如，工程施工记录、工程质量记录、工程计量、工程款记录和竣工记录等。

(4)收集工地会议记录。工地会议是项目管理的一种重要方法，会议中包含着大量的信息，要求项目管理人员必须重视工地会议，并建立一套完善的会议制度，以便于会议信息的收集。会议制度包括会议的名称、主持人、参加人、举行会议的时间、会议地点、会议内容等，每次工地会议都应有专人记录，会后应有工作会议纪要等。

3)竣工验收阶段的信息收集

工程进行竣工验收时，需要大量与竣工验收有关的各种资料信息。这些信息一部分是在整个施工过程中长期积累形成的;一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的。完整的竣工资料应由承包商编制，经工程项目负责人和有关方面审查后，移交项目承担单位并通过项目承担单位移交管理部门。

2．项目信息的加工整理

项目信息的加工整理主要是把建设各方得到的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、存储，生成不同形式的数据信息，提供给不同需求的各类管理人员使用。

1)项目信息的编码

信息编码是信息处理的一项重要的基础工作。项目的实施过程是一个复杂的过程，其中包含了不同类型不同用途的众多信息。为了方便地存储这些信息，同时也为了能利用计算机来检索、加工和处理这些信息，必须对项目的信息进行编码。

项目信息编码主要内容包括:①项目的结构编码;②项目管理组织结构编码;③项目的政府主管部门和各参与单位编码(组织编码);④项目实施的工作项编码(项目实施的工作过程的编码);⑤项目的投资项编码(业主方)/成本项编码(施工方);⑥项目进度项(进度计划的工作项)编码;⑦项目进展报告和各类报表编码;⑧合同编码;⑨函件编码;⑩工程档案编码。

项目信息的编码是为了满足不同用途的需要而编制的。项目管理过程中会出现很多管理工作中同时使用某一工作项的情况。所以，投资控制/成本控制、进度控制、质量控制、合同管理、项目进展报告等都要使用项目的工作结构编码(即统一的WBS编码)，并注意编码的合理组合，从而实现不同管理工作的要求。

2)项目信息的处理方法

随着计算机技术的发展，很多行业的信息处理已逐步向电子化和数字化的方向发展，但基本建设领域的项目信息处理基本上还是沿用传统模式。由传统的方式向基于网络的信息处理平台方向发展，以充分发挥信息资源的价值，充分利用这些资源对项目目标进行有效的控制，是目前以及今后建设项目信息处理方法的发展方向。

3．项目信息的检索和传递

为了项目信息查找的方便，各种信息在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分类工作。健全的检索系统可以使信息既保存完好，又查找方便，提高利用效率。

项目信息的传递是指借助于一定的载体(如纸张、移动硬盘等)在建设项目信息管理工作的各部门、各参与方之间的传递。通过传递形成各种信息流。畅通的信息流，将利用报表、文字、记录、各种收发文、会议、审批及计算机等传递手段，不断地将项目信息输送到项目建设各方手中，成为其工作的依据。

4．项目信息的存储

项目信息的存储一般需要建立统一的数据库，各类数据以文件的形式组织在一起，组织的方法一般由各方自定，但要考虑规范化。