2.4 工作说明书的编写
工作说明书又称职务说明书，是工作分析的成果，它包括两个部分：
（1）工作描述（job description），又称工作说明，说明有关工作的特征。
（2）工作规范（job specification），又称任职说明，说明对从事工作的人的具体要求。
2.4.1 工作说明书编写的原则
1.统一规范
工作说明书的具体形式可能有多种，但其核心内容却不应当改变。对于工作说明书中的重要项目，如工作名称、工作概要、职责、任职资格等，必须建立统一的格式要求，否则工作说明书难以发挥工作管理作用。
2.清晰具体
传统上，工作说明书作为任职者的工作依据和具体要求，内容必须具体明了，对任职者或监管者而言是可理解、可操作、可反馈的。考虑到工作分析结果更具“弹性”是知识、技能与职责要求远高于之前的工业时代的劳动密集型工作的要求的知识密集型型工作的特色趋势，在适用此原则时应先对要分析的工作对象的性质予以明确。但不论是对哪种性质的工作进行分析，语言表述措辞方面都应当符合任职者的水平，不能让人有晦涩难懂之虞。
3.范围明确
在界定职位时，要确保指明工作的范围和性质，如用“为本部门”、“按照经理的要求”这样的句式来说明。此外，还要把所有重要的工作关系也包括在工作说明书中。
4.共同参与
工作说明书的编写不应当闭门造车，而应由承担该工作的任职人员、上级主管、人力资源专家共同参与，进行分析协商。只有将各方面的意见考虑在内了，制定出来的说明书才会为各方面所接受，也才能在工作中真正发挥作用。
2.4.2 工作说明书的编制
1.工作描述的编写
工作描述是关于一种工作中包含的任务、职责以及责任（task，duty，responsibility，TDRs）这三者可以被观察到的活动的目录清单。
工作描述的基本内容包括：
（1）工作识别。又称工作标识、工作认定，包括工作名称和工作地位。其中工作地位主要指所属的工作部门、直接上级职位、工作等级、工资水平、所辖人数、定员人数、工作地点、工作时间等。
（2）工作编号。又称岗位编号、工作代码。一般按工作评估与分析的结果对工作进行编码，目的在于快速查找所有的工作。企业中的每一种工作都应当有一个代码，这些代码代表了工作的一些重要特征，比如工资等级等。
（3）工作概要。又称职务摘要，指用简练的语言概述工作的总体性质、中心任务和要达到的工作目标。
（4）工作关系。又称工作联系，指任职者与组织内外其他人之间的关系。包括此工作受谁监督，此工作监督谁，此工作可晋升的职位、可转换的职位以及可迁移至此的职位，与哪些部门的职位发生联系等。
（5）工作职责。又称工作任务，是工作描述的主体。逐条指明工作的主要职责、工作任务、工作权限及工作结果（工作的绩效标准）等。为使信息最大化，工作职责应在时间和重要性方面实行优化，指出每项职责的分量或价值。
（6）工作条件与工作环境。工作条件主要包括任职者主要应用的设备名称和运用信息资料的形式。工作环境包括工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作的时间、工作的均衡性（一年中是否有集中的时间特别繁忙或特别闲暇）、工作环境的舒适度等。本章2.1.2中相关链接2-1关于某企业销售部经理的工作描述的例子应该能说明问题。下面是一个企业人力资源部招聘专员的工作描述的例子。
相关链接2-8
招聘专员的工作描述
职务名称：招聘专员
所属部门：人力资源部
直接上级职务：人力资源部经理
职务代码：XL—HR—018
工资等级：9～13
工作目的：为企业招聘优秀人才
工作要点：制定和执行企业的招聘计划；制定、完善和监督执行企业的招聘制度；安排应聘人员的面试工作。
工作要求：认真负责、有计划性、热情周到
工作责任：
（1）根据企业发展情况提出人员招聘计划。
（2）执行企业招聘计划。
（3）制定、完善和监督执行企业的招聘制度。
（4）制定企业招聘工作流程。
（5）安排应聘人员的面试工作。
（6）应聘人员的资料管理。
（7）应聘人员的资料、证件鉴别。
（8）负责企业人才数据库的建立与维护。
（9）完成直接上级交办的各项工作任务。
衡量标准：
（1）上交的报表和报告的时效性和建设性。
（2）工作档案的完整性。
（3）应聘人员资料的完整性。
工作难点：提供详尽的工作报告
工作禁忌：工作粗心，不能有效地向应聘者介绍本企业的情况
2.工作规范的编写
工作规范，又称任职说明，是一个人为了完成某种特定的工作所必须具备的知识、技能、能力以及其他特征（knowledge，skill，ability，others，KSAOs）的一份目录清单。知识是指为了成功地完成某项工作任务而必须掌握的事实性或程序性信息；技能是指一个人在完成某项特定的工作任务方面所具备的熟练水平；能力是指一个人所拥有的比较通用的且具有持久性的才能；其他特征主要是指一些性格特征，例如一个人达到目标的动力或持久性等。这些特征都是不能被直接观察到的与人有关的特点，只有当一个人实际承担起工作的任务、职责和责任的时候，才有可能对这些特点进行观察。
需要注意的是，这里所说的知识、技能、能力以及其他特征是对该项工作的任职者的最低要求（门槛），而不是最理想的任职者的形象。
工作规范的内容主要包括：
（1）一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验等。
（2）生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度等。
（3）心理要求：包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等。
下面是某企业人力资源部招聘专员工作规范的例子。
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某企业人力资源部招聘专员的工作规范
职位名称：招聘专员
所属部门：人力资源部
直接上级职务：人力资源部经理
职务代码：XL—HR—018
工资等级：9～13
（一）生理要求
年龄：23～35岁 性别：不限
身高：女性：1.55～1.70米男性：1.60～1.85米
体重：与身高成比例，在合理的范围内就可
听力：正常 视力：矫正视力正常
健康状况：无残疾、无传染病
外貌：无畸形，出众更佳
声音：普通话发音标准，语音和语速正常
（二）知识和技能要求
（1）学历要求：本科，大专以上需从事专业3年以上。
（2）工作经验：3年以上大型企业工作经验。
（3）专业背景要求：曾从事人力资源招聘工作2年以上。
（4）英文水平：达到大学英语国家四级（CET—4）水平。
（5）计算机：熟练使用Windows和MSoffice系列。
（三）特殊才能要求
（1）语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况，井准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题。
（2）文字表达能力：能够准确、快速地将希望表达的内容用文字表达出来，对文字描述很敏感。
（3）工作认真细心，能认真保管好各类招聘材料。
（4）有较强的公关能力，能准确地把握同行业的招聘情况。
（四）其他要求
（1）能够随时准备出差。
（2）假期一般不可超过一个月。
工作描述和工作规范可以采用文字描述的形式，也可采用表格的形式，有时两者合并为一份“工作说明书”。下面是某企业人力资源部经理的工作说明书。
相关链接2-10
某企业人力资源部经理工作说明书
——资料来源：郑晓明、吴志明编著：《工作分析实务手册》，机械工业出版社，2002年2月
2.4.3 工作分析发展的新趋势
工作分析的发展已逾百年，在刚刚过去的世纪的发展过程中，随着工作分析自身的日益完善与逐渐普及，产生了巨大的经济、社会效益。目前的新世纪是以知识经济为特征的，市场环境已经产生与前不同的巨变，工作分析也表现出新的特点：
1.工作分析趋于经常化、战略化和预见性
企业内外环境的不断变化、技术进步、全球化经营等宏微观因素都要求企业组织更加灵活，能够及时应变反响，企业组织结构更为扁平，传统的严格层级锥形结构为网络形、可延展性强的“无边界组织”（又可称作“学习型组织”、“虚拟组织”）所取代。战略人力资源管理的新理论正是在此新形势下的人力资源管理方面的实践与理论发展的当然结果。以企业的战略为指导，工作分析不只是要着眼于解决企业工作空缺的人员配备以及通过工作分析挖掘现有工作的生产率潜力的短期问题，更要着眼于满足企业长期发展的人力资源需要。工作分析的对象是工作，“工作”一词的内涵已经大有不同，工作的内容更加丰富，工作要求则相应提高。工作分析的经常化、战略化和预见性就是企业适应上述变化的当然要求。
2.工作分析结果更具弹性
新形势带来了工作分析的经常化、战略化，团队式的组织作为知识经济时代的组织结构的基本单位，要求组成团队的个体之间深度合作，大家共同对团队绩效负责，个体可能承担的工作不再是局限于某一种非常具体的工作职能，而是要具备完成团队共同工作任务所需的各种知识与技能。因此，传统的工作分析说明书变得更具“弹性”，一般只是对工作所需的能力、技术、知识、经验等做出笼统的规定，重在确认任职者的能力与技术等方面的要求，所反映的信息和传统的工作说明书中的“工作概要”有些类似，而不再详细规定任职者的责任范围。这种更具弹性的工作说明书能更有利于组织在工作方向发生变化时保持其灵活的适应性。
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