大中型会议的组织工作

第三节　大中型会议的组织工作

一、情景导入

年终将至，宏远公司总经理办公会决定召开总结表彰大会，以总结全年工作成绩，表彰在本年度工作中有突出表现的优秀员工，并责成总经理办公室负责牵头筹备这次会议。办公室李主任花了两天工夫拿出了一个会议筹备方案，经过总经理批准后，就开始实施会议的筹备工作。李主任先从办公室和两个部门抽调了五六个人，作为会议筹备工作班子，并将这几个人分成会务、秘书和后勤三个小组，各负其责。会务组忙着与各部门、各分公司联系上报表彰名单，制作光荣榜、填写荣誉证书，又忙着会场内外的布置；按董事长和总经理的交代，还邀请行业协会和当地的领导人作会议嘉宾；秘书组要起草公司董事长的致辞和总经理的年度总结报告，制发会议通知；后勤组则忙着落实经费，购买奖品，准备庆祝宴会等。大会召开的前一天上午，李主任要秘书王芳再次落实嘉宾名单，自己带着会务、后勤两批人马到会场内外进行检查去了，特别检查了音响、唱片、会标、条幅和各种标语。下午下班前，又召集准备上台领奖的几十个员工，到会场实地作了两次领奖预演彩排。为方便受表彰的员工上台领奖，按领奖顺序在前两排安排了他们的座位，最后李主任还反复向他们交代了上台领奖应注意的事项。第二天，总结表彰大会如期举行，嘉宾也如约光临，会场气氛隆重而热烈，总经理在台上作的年度总结报告鼓舞人心；李主任在台下精心组织调度，颁奖仪式也井井有条。在会后的庆祝宴会上，总经理特地走到办公室工作人员的这一桌，向大家敬酒，并对大家说：“今天大会开得很成功，你们大家都有功劳。来，干杯！”

二、项目任务

请分析宏远公司这次总结表彰会议召开成功的原因。仔细归纳在这次年终总结表彰会前总经理办公室做了哪些筹备工作，注意了哪些细节。

三、任务分析

成功的会议都有一个共同点，那就是充分准备，精心组织，注意细节。宏远公司这次年终总结表彰会议的成功召开当然也不例外。办公室李主任首先提出了一个会议筹备方案并报领导批准，然后组织了一套精干的会议筹备工作班子并仔细分工，各负其责。在开会前的一天，李主任又再次落实嘉宾名单，认真作了会前检查。特别针对表彰会发奖仪式易出现的问题，还专门进行了发奖仪式的预演彩排工作，反复向受表彰员工叮嘱领奖注意事项。会议进行中李主任又在台下精心组织调度，确保了这次总结表彰会关键环节发奖仪式的顺利进行。在会议筹备工作班子的共同努力下，以上一系列的工作程序和工作环节得以顺利实施，才使得这次会议能获得成功。

四、相关知识

各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同。对于商务秘书和秘书部门来说，大、中型会议的会务组织工作环节较多，难度较大，需要精心准备，有些会议由于其内容的特殊性，如大型的订货会，甚至也不是商务秘书部门能独立承担得了的，应由商务秘书部门会同相关部门临时专门组建的会务工作班子来负责筹备。这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。

大中型会议组织工作内容繁多，且视会议议题，规模不同而有差别，但概括起来说，大都有以下六个环节，即会议预案、会议文件准备、会议通知、会前检查、会中调度服务工作、会议结束和会后整理工作。

（一）制订会议预案

【范例】

浙江宏远集团公司是一个大型企业集团，每年都要在年终召开总结大会，并在会上表彰集团公司一批先进集体和优秀员工。2007年11月底，集团办公室主任李明向总经理提出已近年末，是否应在办公会上提出年终总结和表彰的事。总经理同意将这一议题纳入办公会讨论。办公会决定了此事并责成集团办公室拿出筹备方案。两天后，办公室李主任与秘书晓娟根据会议讨论意见拿出了会议筹备方案并报总经理批准后，下发了以下这份会议预案：

浙江宏远集团公司2007年度总结暨表彰大会会议筹备方案

为总结经验，表彰先进，经总经理办公会研究决定，定于年末召开2007年度总结暨表彰大会。现将会议筹备事项安排如下：

一、会议名称：浙江宏远集团公司2007年度总结暨表彰大会

二、会议时间及会期：2007年12月30日上午，会期半天

三、会议地点：集团公司礼堂

四、出席范围及人数：集团领导全体成员、集团各直属部门工作人员、各分公司领导及管理人员、一线生产员工代表、全体受表彰员工，共计450人。

另邀请市领导和市纺织行业协会相关负责人等嘉宾出席（名单另定）。

五、会议筹备班子职责分工：由集团办公室、人事部共同组建会议筹备班子，李明为筹备工作负责人，下分三个工作小组。

1.会务组　负责会场布置、场外气氛营造、嘉宾邀请及迎送、场地座位划分、主席台座次安排、领奖仪式彩排组织、受表彰员工与集团领导集体照相、会议现场总体调度等工作；

2.秘书组　负责会议文件起草与制作（包括集团表彰文件、集团总结报告等）、会议通知和嘉宾邀请函制作与送达、表彰名单汇总、光荣榜制作、奖状及表彰证书填写、会议新闻稿起草等工作；

3.后勤组　负责奖品购置、会议用餐安排、餐券印制与发放、确保供电、会议经费预算与管理等工作。

各小组具体工作要求及时间安排另见附表。

六、会场布置及主席台安排：会场内外布置要烘托大会隆重热烈的喜庆气氛。

主席台背景以红底白字喷绘出会标（尺寸为6×4米，黑体字）“浙江宏远集团公司2007年度总结暨表彰大会”，主席台前以鲜花环绕，主席台设一排座位，共八人（座次安排视嘉宾反馈情况在开会前一天另行确定）。

会场外设条幅和横幅8幅（条幅内容另行拟订），另设气球条幅2条，租用铜管乐队在会场外演奏，在公司大门至会场道路两侧插彩旗60面。

七、会议议程：会议议程主要有4项：

1.由集团公司王一禾总经理作2007年度工作总结

2.由集团公司刘天弓行政副总宣读奖励先进集体和优秀员工的通报

3.颁奖仪式

4.由集团公司杨慎行董事长讲话

会议详细议程另见附表。

八、颁奖仪式组织：接受表彰的集体代表和个人总数为60人安排，大会前一天集中在会场内预演彩排两次，在会场前3排预留领奖人员座位，将人员编号，与奖状排列一一对应，确保颁奖仪式顺利进行。

九、经费预算与管理：大会所需经费初步预算约8. 5万元（含奖品购置、会后聚餐、租用乐队及气球等费用），详细预算另见附表。

这次大会将在全面回顾我公司2007年度所取得成绩的基础上，系统总结各方面工作经验和教训，大力表彰在本年度取得优异成绩先进单位和先进员工。这次大会对鼓舞士气，振奋精神，更好地完成下一年度工作任务具有十分重要的意义，有必要认真准备，精心安排，以确保大会顺利召开。

浙江宏远集团公司办公室

二○○七年十二月四日

所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。

会议预案一般包括以下内容。

1.会名

预案中首先明确会议名称。会名要名实相符，妥帖恰当。会议名称不同，其性质、规模也不同，如座谈会与汇报会不同，表彰大会与总结会也有差别。因此，首先要给会议“正名”。

2.会议时间

会议时间包括会议何时召开和会期长短两项。会期长短应与会议内容联系起来考虑，能够在半天开完的会，就不要勉强拉长到一天，更不应该预先毫无估计，开到何时算何时。预案中应写明会期，由领导人最后“拍板”通过。

3.会场

开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一二百人的会议，就不要勉强摆在可容一千余人的大礼堂召开。企业的秘书部门平日要掌握本单位或附近的主要会场、礼堂、宾馆（招待所）的数据资料，包括会（剧）场、招待所可容人数、会场座号排列方法、舞台大小、宾馆单、双、多人房间数等基本情况。与会人员须集中住宿的会议，会场安排还应与宾馆或招待所一起考虑，按会议的规格、出席人数等因素选择适当会议地点。

4.出席范围

会议出席和列席人数事先应有比较精确的计算。会议开到哪一级（总公司、分公司、部门或车间），哪些单位派什么人出席，哪些单位应有人列席，都应心中有数。这也需要秘书部门平时注意掌握本公司、本系统的基本资料（如下属单位数、部门数、管理人员及员工总人数等）。大型会议活动，应专门成立“组织组”负责考虑会议参加者的范围、人数及名单分配。

5.会议票证

小型会议的票证很简单，凭会议通知或介绍信即可。大型会议则需要专门印刷入场证和其他票证，重要会议还要为工作人员印发证件。如大型游园联欢或重要集会，应有各种入场证（分区使用的或各区通用的），各种工作证（指挥长、联络员、领队、服务人员、记者等类），各种汽车通行证（小汽车、交通车、联络服务车等）。重要的代表大会有出席证、列席证、请柬等。会议票证制发应兼顾会场安全和工作方便两方面。

6.会议筹备班子的职责分工

会议筹备班子中的有关方面（如会务组、秘书组、后勤组）或有关人员的职责，一定要在会议预案中划分清楚，以便预案中规定的各部门分别按照其职责要求去完成会议筹备和会议其他工作任务。特别是临时组织起来的大会指挥部、秘书处、会场的工作人员，平时缺乏分工协作的实践，更应在预案中明确各方的任务和协作要求，以期密切配合，共同努力，组织好会议。如较大会议的预案中，应分别写明大会筹备处、宣传组、组织组、秘书组、资料组、后勤服务组、保卫组的职责，人有专职，事有专人，既要分工明确，又要互相协作。

会议筹备班子的职责分工视会议内容和负责人工作习惯会有所区别，但一般会务组、秘书组、后勤组的分工大体包括以下几个方面：

（1）会务组主要职责。会场内布置、场外气氛（条幅标语、彩旗气球等）、主席台安排、代表或来宾签到、来宾迎送、座位安排、领奖安排、会场协调等。

（2）秘书组主要职责。会议通知拟制寄达与反馈、会议日程安排、文件制作与发放、会议记录、会议简报、会议纪要、新闻单位联系与陪同、新闻通稿拟制、代表名单及通讯录制作等。

（3）后勤组主要职责。代表食宿安排、车辆交通安排、返程票联系、场地卫生、应急医疗、确保供电、经费预算及收支安排等。

7.会场布置

会场通常为方形、长方形，也有布置成马蹄形、圆形、八角形、山字形、而字形，视会议需要而定。

会场布置要讲究“气氛”。庆祝会要布置得气氛热烈，履行法定程序的会场要布置得庄严，追念哀悼性的会议要布置得肃穆。气氛的布置，包括会场主席台上方会标字体与横幅颜色的选择，会场周围标语、口号的制作以及花卉的摆法等。大型会议，为了预先了解会场布置情况是否合乎要求，有时还应先画出会场布置效果图，请有关领导人审定。

会场布置也包括场地的划分以及进场退场的路线。人数很多的大型会议，如在体育场、露天广场上召集的会议，应有会场平面布置图。要特别注意，大型集会中与会者是分散进场，而集中退场的。应避免出现集中退场因通道不畅，发生人群拥挤，践踏伤人事件。这在大型活动是有许多血的教训的。

此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、茶水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。

会场音响应事先调试妥当，不要临场调试，避免会场出现强烈的回输啸叫声。会议期间，在多路话筒语音信号同时接入时，音响控制室工作人员应密切注意会场发言人的转移变换，在多路调音台上适时将某路话筒传输信号强度提升或消除。特别要避免在主发言人信号输出时，而其他多路话筒中却传出与会议无关的声响，如主席台上就座的某些人员与其他人员讲述无关会议主题的声音，影响会议效果。

重要会议的录音工作要有专人负责，录音工作应全程监听录音效果，适时更换磁带。使用无线话筒或录音笔录音时，要事先更换电池，避免由于中途电池电量不足致使无线话筒的频率漂移或信号减弱，造成录音不清晰，甚至一片空白，以至留下无法弥补的遗憾。

会议进行中，若有现场摄像工作，要充分考虑摄像照明对会场供电负荷的影响。若多个摄像照明灯接入同一相电源中，可能造成某一相电源过载而致使空气开关断开，造成会场在一片辉煌之后，随之一片漆黑。即使马上采取紧急措施，也会严重影响会场气氛。

8.主席台

主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应在预案中单独列为一项。

主席台布置除前面提到的会标外，还有国徽或纪念人画像、旗帜等的悬挂问题。重要会议的主席台座次名单也是会务工作中必须考虑的重要问题，常常由秘书部门负责人亲自安排，并及时送领导审定。至于一般会议，则不必把众多的领导同志请上主席台，只要主持人和发言人上台即可。主席台上的座位安排，应根据领导审定的座次名单事先用名签（席次卡）标明。主席台上若有外宾，名签上面对外宾的一面应使用其本国文字或英语。话筒布置也要注意选择最佳位置。

出席会议的领导同志或其他嘉宾在台下的休息场所应有专门安排。一般在有条件的会议场所，有专门的嘉宾休息室，休息室离会场距离不应太远。设嘉宾休息室有几个作用：会议在室外举行的情况下，设置嘉宾休息场所，以等候嘉宾到齐后，再向会场指挥者通报会议可以开始；也有因为与会者还没有到齐，会场尚未安顿好，需要嘉宾在休息室稍作等待，以待会场准备好后，再请嘉宾入场。在一些特别的会议中，一般嘉宾和特殊嘉宾的休息场所还可分开安排，以便宾主利用会前有限时间进行一些礼节性的交谈。

主席台背景是影响会场气氛的重要因素，会议组织者应特别考虑背景色彩和字形的设计。在目前大量使用喷绘方法制作会场背景的情况下，背景设计者要充分考虑会议的主题，以使用恰当的背景色彩以烘托会场气氛。通常比较严肃的会议往往使用红底白字或蓝底白字这两种搭配。在以画面为背景的情况下，更应注意画面与会议主题间的协调问题。无论以何种形式作背景，设计者和会议筹备负责人都应特别仔细地检查背景画面和文字的每一点细节，小到字体、字号、标点、拼音字母或外语的拼写，大到会名整体措词及排列、会议主办单位、协办单位、赞助单位的核对，都要逐一校核。有些本应很严肃的会议因为主席台背景画面文字的疏忽，成为会场与会人员议论的中心，既影响了会场秩序，又影响了主办者的声誉。

9.会议议程

会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。一般须经大会通过。会议议程必须体现在妥善安排的日程中。也就是说，议程比较概略，日程比较具体；各项议程在会议期间何时进行，要在日程中显示出来。将日程具体分解，可以看出半天或一天的会议内容的先后顺序，这就是会议进行的程序。

大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称为议程。

小型会议，议程可由主持人掌握。大型会议议程应印发给主席团全体成员。

秘书工作人员在制定会议预案时，应首先了解会议议程，并依此作为初步日程安排，由有关领导人审定通过。会务人员在会议期间应根据议程或日程安排，事先做好准备。例如举行经验交流会，会务人员应事先将发言人提前请上后台等候或在台下前排就座，并有专人负责联系，不要在会上喊发言人上台或到处找发言人。

10.经费预算

会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。

以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。

11.选举投票的组织工作

各种代表会议往往有选举投票工作。投票地点、票箱的设置、唱票间隙的活动，都应在预案中有所安排。如果用计算机处理选票，会务工作人员也应做好相应的准备工作。

12.发奖活动的组织工作

表彰大会往往都有发奖活动，气氛既要热烈，又要防止错乱，预案中应就此列出专项，作好安排。例如台上奖品的排列顺序应与领奖人上台顺序相符。重大会议的发奖仪式，应将领奖人员安排在台下前排按顺序就座，必要时事前可作预演，以便事先发现问题，避免错乱。

会务工作人员应预先向领奖人说明上台领奖的礼仪和程序。如果有现场摄影录像活动，更应将注意事项先通知有关人员。领奖后，如发现奖品错发，可以会后再行调整，不宜在会场上调换。

13.集体摄影活动组织工作

大型会议的集体摄影活动看起来不过是几分钟的事，但会务工作人员往往要为此花费很多精力。

会议预案中应对集体摄影活动周密安排。人员队列安排应有平面布置图；在人数众多的集体摄影中，进入摄影场地的路线和进退场先后次序应有明确规定；摄影场地的站台长度计算准确，并留有余地，各排间应留有足够的高度差；领导人座次应在椅背上将姓名作出标示，整个摄影活动要有专人统一指挥。

14.特殊活动的安排

有些特殊性的会议，如节日的焰火晚会，也应列入节日庆祝预案之中。如焰火施放地点与联络方法应作明确规定。

应指出的是，特大型会议内容较多，组织工作复杂，预案往往是由大会整体实施方案和各组具体工作实施方案（如秘书组、组织组、宣传组、保卫组、后勤组等各组具体实施方案）组成。大会筹备处或办公室从整体列出各组工作要求，而由各组再行拟定具体方案。会议预案形成文字后，经过审批，由各方面遵照落实，并作为会后检查的依据。

（二）准备相关文件

会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。

为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。

对于重要会议的核心报告，如年终工作总结报告，应根据领导意图，在充分征求各部门意见的基础上由专人执笔，反复修改，由领导审阅后方可定稿。一个会议的指导性工作报告几易其稿，甚至在修改过程中推倒重来的事可以说屡见不鲜。商务秘书初次接手这项工作应该有充分的思想准备。

会议文件应事先打印好。印刷会议文件，应认真校对，避免差错，特别是统计数字、计量单位、人名地名，要力求精确，务必反复核对。文件印刷份数要比预计发放份数多些。文件宜在代表报到时发给，不要开会时在会场上散发，影响秩序，干扰会议。

（三）制发会议通知

会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句，然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在最后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息，应尽量避免。

会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。

会议通知的一般体例是：

兹定于×月×日（星期×）×午×时在××地点召开××会议，会期×天，参加人员为××，凭××入场，有关会议的具体事宜，请与××联系（电话号码××××××）

如果是本单位内部组织的会议，最后两项可省去。

会议的住宿、膳食安排，携带文件或其他特殊要求，也应视需要写入。

对于参加会议的人员范围，应注明出席对象、人数、职务，切忌含糊不清，把出席范围笼统地写成“有关负责同志”，使人不得要领。

会议通知的信封应注明是“会议通知”，并要注明送到日期，这样，可以作为急件及时递送，避免误时误事。

重要会议的会议通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参加会议人员联系，检查通知是否送到，了解对方是否能如期出席会议。特别是对会议中的关键人物，通知发出后一定要注意落实。

会议通知可将会议的有关票证一起附上，如入场券、汽车通行证等。但分发票证时，应留有必要的机动数，以解决不可预见的临时需要。

重要会议在通知发出时，还应准备好代表座次、住宿房间、就餐安排、乘车号码、小会地点、编组名单和其他准备事项。这些事项附件能随通知附上，则一起发出；不能一起发出的，至少也要在会议参加者报到时通知他们。

（四）做好会前检查

会前检查是落实预案、保证开好会议的重要一步，重要会议在会前要多次反复检查落实。会前检查，一般分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查这两种方式。其中，现场检查是主要形式。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等。

大型会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位，供电安全、疏散通道的检查，特别是会议播放乐曲的光碟或磁带的检查等。有的大型会议活动因为播放乐曲的光碟、磁带检查不认真，出现笑话甚至严重的错误而导致会场秩序哗然，影响会议进程，有些教训甚至是刻骨铭心的。

正因为会前检查工作十分重要，所以每一位会议筹备工作的组织者必须高度重视这一工作环节。即使会议筹备负责人工作再忙，临开会的前一天，也务必抽出时间对会议筹备工作的各项工作环节认真地进行一次检查。检查内容不仅应包括会务工作所有大的环节，也包括一些筹备工作的细节。进行会前检查时，会议筹备班子的各部门负责人必须随行，以便发现问题及时整改。

（五）搞好会中调度服务工作

1.会议签到制度

会议签到可以及时了解该到会的人是否到了会，准确地统计到会人数。对于股东大会、董事会来说，这关系到是否达到法定人数，选举结果和通过的决议是否有效的大问题。为了保证执行签到制度，有的会议还采取了周密的签到卡、签到图的措施。在规模较大的会议中，采取划片安排座位的办法，由会务工作人员核对介绍信或入场券，执行签到制度。

2.做好会议记录，写好会议简报

会议记录是本单位的核心机密，也是重要的文书档案和会议内容与进程的真实凭证。秘书人员要认真做好记录，做到主要观点不遗漏，重要决定不错漏。字体要工整，并使用专用记录纸，必要时会后还应加以整理。记录要用钢笔、毛笔，不要用铅笔、圆珠笔、红色笔。会议内容应保密。

会议简报是用来交流会议情况，指导会议进行的重要工具，要求新、求实、求短、求快，迅速反映值得注意的动态与问题。

3.会议特殊情况的应急措施

会议进行过程中可能发生临时变动，如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其他特殊情况。秘书部门要根据情况，采取应急措施，做好临时调度工作，始终有人在场服务。

4.大型集会的现场指挥

大型会议活动，要有现场指挥，并运用现代化联络手段（如有线广播、无线电对讲机和其他联络信号等）来调动队伍，处理突发事件，保证集会的顺利进行。

（六）妥善完成会后工作

会议结束和会后整理工作包括会议内容总结、会议纪要、代表离会工作、会议新闻报道、会务经验总结等。

1.会议总结

并非所有的会议在结束时都要有总结。如各种代表大会、劳模会、表彰大会，闭幕时可根据需要作一简短的“闭幕词”。但有些会，如一年一度的计划会议、科技会议、教育会议等，大都需要在会议结束时作总结。这些会议牵涉到事业发展规划以及各有关方面需要承担的责任，对于会议中提出的各种方案、意见，经过讨论之后，应由负责同志在会议结束时作出结论，以便大家有所遵循。秘书部门协助领导人准备会议总结时，切忌照搬会议开始时的工作报告，应将讨论的问题集中归纳，概括总结，内容要具体，措施要得力，行得通，办得到。一般小型会议，可由主持人即席小结，不必写成书面总结。

2.会议纪要

如果会议讨论、决定的事项涉及几个部门、几个单位，需要有案可据，协同行动，可写出会议纪要，以便分工负责，贯彻执行会议的决定。

3.会议代表离会工作

对于外地来开会的代表，会务工作人员应做好他们离会的安排工作，事先了解他们返回的日程和交通工具，代为购买车船票、飞机票。个别需要暂留的代表，也应妥善安置他们的住宿生活。

4.会议新闻报道

需要发布新闻报道的重要会议，既可发综合消息，也可发典型报道。本单位有报纸的（如企业报），必要时还可配上“评论”、“社论”。遇到这种情况，会议的秘书部门，应与新闻单位配合，共同编写新闻稿件，及早送有关领导审定，及时让会议新闻见报，以推动会议贯彻落实。

应注意的是，秘书部门在编写新闻稿件时，要慎重考虑报道内容，特别是对内容重要的会议，一方面要配合新闻单位工作，另一方面也要注意加强请示汇报，以避免会议新闻报道中的差错。

5.会务工作经验小结

为了积累经验，“打一仗，进一步”，重要会议或大型会议结束后应该回顾会务经验，作为以后开好同类型会议的借鉴。有的会议，还应就会务工作写出小结材料，连同会议预案、会议记录、会议简报和其他会议文件，一并作为完整的卷宗归入档案。

会务总结还应包括表彰会务有功人员和有关部门，慰问日夜辛劳地搞会务工作的同志。

最后，要归还借用物品，做好财务结算，善始善终地完成整个会议的会务工作。

显然，以上六个环节可以从纵向的时间顺序划分为会前工作阶段、会中工作阶段、会后工作阶段。（见图4. 1，许多教科书也确实这样划分会务工作的）。这样划分会务工作三个阶段，便于从时间阶段上对会议组织工作总体把握。但这样划分会务工作，却不能把握繁杂的会务工作头绪，也不能十分准确地把某些会务工作细节按时间归入哪一个具体的阶段。如会议新闻工作；会前必有联系并邀请新闻单位的工作；会中有与新闻单位的陪同、引导、服务与协调等细节；会后新闻发布与报道工作也有会务组织者与媒体配合工作协调口径，甚至新闻通稿的合作等细节。特别是一些对企业有着重要意义的会议，新闻媒体在电视报道、报纸刊出后，会务组织者不可忘记将电视报道内容拷贝副本，将报纸上的有关报道收集起来，留作本单位的重要历史资料。像这样一类工作可以贯穿会前、会中、会后，绝不只是哪一阶段的工作。再如一些重要会议特邀嘉宾的邀请、机场迎接、会见领导、引导陪同、送行，甚至企业中还存在礼品馈赠等细节，都是贯穿会议前后，也不是能归入某一阶段的工作。所以会议组织服务工作除按时间顺序可分为会前、会中、会后三个阶段外，还可按会议组织服务工作内容分为会务组、秘书组、后勤组这样三个方面。特大型的会议组织还可以从这三个组中细分出组织组、宣传组、保卫组等。

综上所述，大中型会议的会务组织的各项工作环节，既可以从纵向的时间上划分为三个阶段，即会前准备工作、会中调度工作、会后整理工作；也可以从横向的工作内容上划分为三个方面，即会务组工作、秘书组工作、后勤组工作。（见图4. 2）

大、中型会议的组织者，在头脑里有了对会议组织工作的时间阶段顺序和工作内容脉络的整体概念，才能更好地把握整个会务组织工作的阶段进程和工作头绪。

图4.1　会议组织工作按时间划分的三阶段六环节

注：以上为责任分工示意图，各组实际工作分工要更加复杂，项目更多。

图4.2　会议组织工作责任分工图

五、实践训练

（一）案例讨论

案例1：

一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将录音笔放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音笔，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？

案例2：

2002年一次重要的国际会议中，十多个国家和地区的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，两位女性领导人的前排都是比较高大男性领导人，其中一位女性领导人的头部影像也只有局部露出。此事引起两国舆论的指责。

以上两个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。

（二）模拟训练

以学校经常召开大会的会场为对象，在进行实地考察后，每人提出一份企业年终总结表彰大会的会场布置方案。

（三）综合训练

【实训背景】

天津乘风公司将于年底召开年终总结大会，公司办公室负责会议筹备与组织工作。办公室主任对总结大会进行了分工，秘书曾红负责制订此次会议筹备预案，夏燕则负责会场安排方案并布置会场。

【实训内容】

1.协助曾红制订会议筹备预案。

2.协助夏燕编制会场安排方案，并画出会场布置示意图。

【实训要求】

1.根据实际工作要求合理完成上述任务。

2.以书面形式完成上述任务，可在机房完成上述实训任务。