谈判室及室内用具的准备

一、谈判室及室内用具的准备

一般来说，谈判室应选择在距谈判人员住宿地较近的地方，否则会造成诸多不便。要远离闹市区和街道，嘈杂的周围环境会影响谈判人员的情绪和谈判技巧的发挥。

谈判最好能安排在两个房间，一间作为主谈室，另一间作为备用室，有可能的话再配一间休息室。

主谈室作为双方进行谈判的主要场地，应当宽敞、舒适、光线充足，通风设备良好，并且要有良好的通信设备，谈判人员能够很方便地打电话。也应设有类似黑板的视觉设备，供谈判双方进行计算和图表分析时使用。除非征得双方同意，否则主谈室不要安装录音、录像设备，因为这会增加双方的心理压力，言行举止都会谨小慎微，很难畅所欲言。

备用室是双方都可以使用的单独房间，它既可以作为某一方谈判小组内部协商的场所，又可供双方进行小范围讨论之用。备用室最好能靠近主谈室，内部也要配备应用的设备和接待用品。

休息室应布置得轻松、舒适，条件允许也可以适当配置些娱乐设施，以便能使双方松弛一下紧张的神经，缓和彼此之间的气氛。

房间的布置也很重要。如选择什么样的谈判桌，是圆形的还是长方形的等。一般来讲，比较重要的、大型的谈判选用长方形的谈判桌，双方代表各居一面，相对而坐，无形中增加了双方谈判的分量；在规模较小或双方谈判人员较熟悉的情况下，多选用圆形谈判桌，这样就可以消除谈判双方代表的距离感，双方团团围坐，会加强双方关系融洽、共同合作的印象，使谈判容易进行。所配椅子尽量要舒适，会谈所需的其他设备和服务也应周到，如烟缸、茶水及饮料等。

谈判座位的安排也是值得考虑的。最常见的排位方法是双方人员各自坐在谈判桌的一边，主人居背门一侧，客人居面对正门一侧。主谈人居中，译员一般坐在主谈人旁边，其他人按礼宾顺序排列。这种排位法使谈判小组容易产生安全感和实力感，便于查阅一些不想让对方知道的资料，可以就近和本方人员交换意见。但也容易造成双方的冲突感和对立感。另一种排位方法是双方人员随意就座。这种方法能减少对立感，体现双方谋求一致的指导思想，有利于形成轻松、合作、友好的气氛。但谈判人员内部的信息传递比较困难，不利于主谈人对本方人员言行的控制，如果事先没有这方面的心理准备，还会产生谈判人员被分割、包围、孤立的感觉。

总之，谈判现场的布置及座位的安排，都应该为谈判的总目标服务，并且根据双方之间的关系、己方谈判人员的素质和谈判实力等因素而定。