能出色地完成关键任务

能出色地完成关键任务

凡是在工作上取得卓著成绩的领导，办事的效率都非常高。这是因为他们能够利用有限的时间，高效率地完成至关重要的工作。我们做任何事情，都要有轻重缓急之分。在工作中，道理也是一样。任何工作都有主次之分，如果不分主次，在每一项工作上都花掉相同的时间和精力，这就是一种浪费。所以，对于领导者来说，最重要的是分清哪些工作是最关键的，只要把精力集中在少数关键领域，把关键的做好，领导者才能把工作做得井井有条、卓有成效。

德国诗人歌德曾说过：“重要之事绝不可受芝麻绿豆小事的牵绊。”所以工作中要集中精力于紧急的、要紧的事务，同时还要排除一些次要事务的牵绊。作为领导，如果不能集中精力，不断地被一些不那么重要的工作所干扰，那么向目标前进的脚步就会遭到阻碍。

效率专家艾维·李曾给出过一套思维方法，讲的是怎样在短时间里完成最多的工作。艾维·李建议把第二天最重要的工作记录下来，然后按其重要程度编上号码，最重要的排在第一位，依此类推。早上上班之后，立即从第一项工作做起，一直做到完成为止。然后用同样的方法对待接下来的工作……直到下班为止。即使有人花了一整天的时间只完成了第一项工作，那也没什么要紧的，因为它是最重要的一项工作。按照这个方法坚持下去，每天都从最重要的事开始，假以时日，就会发现许多关键的任务都在不知不觉中完成了。

很多人都做过这样的测试：有一些石块、沙子和水，要把它们都装进一个体积刚好能容纳它们的杯子中，要怎么做呢？先装沙子和水的人会发现，装完这些后，杯子里剩余的空间就装不下石头了。如果想把这些东西全部装入木桶，正确的顺序是先装大石头，再装沙子，最后倒入水，在装的过程中要不停地摇动杯子让沙子均匀分布。

领导者做工作也应该像这个测试一样，要从全局的角度来规划和安排工作，将事情分出轻重缓急，并且在工作中逐渐养成先做关键工作的习惯，久而久之就能发现工作效率会越来越高，工作程序也会越来越有条理。

著名管理学家史蒂芬·科维提出了一个时间管理理论，叫“四象限法则”。所谓“四象限法则”，就是按照重要和紧急两方面的不同程度对工作进行划分，基本上可以分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。“四象限法则”可以帮助领导判断事情的轻重缓急，并告诉他如何才能作出有针对性和有效的处理。

第一象限：重要而且紧急。

这类事情是最重要的事情，而且是当务之急的工作，必须立刻去做，否则就会造成非常严重的后果。它们一般是对未来有一定影响、时间上不能拖延、处于事务层的事件。例如处理某媒体对组织内部某一事件的负面报道，某地发生车祸或人命案，等等。这种事情当然比其他事情重要，必须先去做。并且只有在这些问题都得到合理高效的解决，才有可能顺利地进行别的工作。这类事件很大程度上都是被动地接受，如果领导能提前把事务安排好，就不会有这种情况发生。

第二象限：关键但不紧急。

如季度工作计划、年度预算、在职人员培训等，这类事务貌似不紧急，但是领导却不能置之不理，而应该发挥出其积极性和自觉性。从一个领导对这类事情的处理结果上，可以看出领导对事业目标和进程的判断力。就像很多人对待锻炼身体的态度一样，没有人认为锻炼不重要；当然也没有人认为锻炼很紧急，因此锻炼被无限期地拖下去，直到病痛来临大家才后悔当初为什么一直没有重视它。所以，处理这类事件，领导必须具有预见性和计划性，时刻防止这类事件转化为火烧眉毛的第一象限事件。

第三象限：不关键但紧急。

比如一些紧急来电、临时会议等琐碎的事情。这个象限里的事件时间迫切，不能延期。其对这种事情的时间投入很可能会没有一点儿产出。被如此琐碎的事情牵着走，更重要的事情却没有办法做，这种被动的工作状态可能会延续很长一段时间。其实，“紧急”和“重要”两者之间的关系不大，建议考虑请别人代劳。

第四象限：不关键而且不紧急。

这个象限里的事情都是用来打发时间的，可以当做前三个象限的调剂，但是不能过于沉迷，否则领导的价值就会大打折扣。

著名管理大师彼得·德鲁克通过大量研究发现，那些在工作中忙忙碌碌却总是不能完成关键任务的人，他们把自己90%的时间花在了第三象限，以应付那些没有穷尽的紧急事情。他们并没有搞清楚工作的主次次序。

假如这些领导者能够认真地自我反省关键工作总是做不好的原因，就不难发现他们在工作安排中的次序问题：

1.先做喜欢或者容易做的事，然后再做难做的事情（这通常也是关键的工作）。

2.先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事，等等。

有的领导甚至还把每天待处理的工作事项分为三个层次先后处理：第一，今天“必须”做的（即最为紧迫的事）；第二，今天“应该”做的事（即较不紧迫的事）；第三，今天“可以”做的事（即不紧迫的事）。这些准则，都不符合有效的时间管理的要求。实际上，科学有效的方法是：按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”，是指在整个工作过程中处于关键环节的工作事务。完成关键任务队实现整个目标非常重要，所以应当优先处理；对整体目标意义不大的事情，就不是很重要，所以应延后处理。在工作的过程中应当先做关键部分的工作，这样才能保证这部分工作能够出色地完成。

成熟的领导者都非常善于安排和利用时间，他们知道怎样合理地安排时间，怎样集中精力有效完成关键任务，因此他们的工作更容易获得成功，这种领导在时间分配上就可以称作是自己真正的主人。

领导的“狠”智慧

要想保质保量地完成关键任务，首先要懂得细分各个工作环节，然后找出对整个工作起决定性作用的地方，集中注意力把关键环节解决好。这样，领导的工作才会井井有条、卓有成效。