职能定位，找准完善法务工作流程的切入点

公司要强化法务工作职能，必将考虑法务工作前移。结合多年的公司法务工作经验，作者认为要做好公司法务工作前移，应把握好切入点：

一个公司无论大小，自组建成立时起就面临着诸多的法律风险。这些风险小则给公司造成经济损失，使公司付出额外代价；大则使公司建设、经营陷入困境，有的甚至使公司出现生存危机，最终破产清算。特别是当某一公司处于工程建设初期或持续经营起步阶段时，各部门都不可能完全配置专门的法务工作人员，因此法律风险识别和管控能力都相对较弱，而法律风险又无处不在，加之法律风险具有只能防范不能杜绝的特点，这就给处于工程建设或公司组建初期的法务工作增加了难度，同时也提出了新的要求。为确保建设活动的合法、依规，公司应按照国资委和上级公司（或股东、筹建人）对法务工作的要求，切实做到“强化法务工作职能，并将法务工作前移”，使法务工作步入良性运行轨道。

对于新组建的公司或处于建设初期的公司，一般都不会在短时间内设立专门的法律顾问机构，而法务工作多数是事务性、服务性工作，再者由于法务工作定位与流程设计的原因，法务工作人员不可能从更深层次参与公司的风险控制管理。

而只有认识到法务工作前移的必要性，把法务工作的位置调整到参与决策把关的高度，才能真正实现法律风险防范的前移。法务工作职能的转变主要体现在以下几点：第一，法务工作职能从参与型向把关型转变；第二，法务工作职能从服务型向管理型转变；第三，法务工作职能从问题型向预防型转变；第四，法务工作职能从局部控制为主向系统控制为主转变。

因此，在公司层面不设立专门的法务工作部门对公司的整体法务工作进行管理的情况下，有必要依照国资委的要求在公司设置公司法律顾问岗位，并由公司法律顾问兼管职能部门的法务工作，这样公司法律顾问就能够站在公司角度构建规范公司、指导全系统的法务工作体系，建立起一个更加高效的管理机制和法务工作体系，从而初步实现公司法务工作资源的共享，并明确提出各部门一把手是法律风险第一责任人，要求各部门高度重视法律风险的防范，有问题及早与公司法律顾问取得联系，这样就能够构建以系统统筹控制为主的法律风险防范体系。

公司如果没有设置专门的法务工作部门或公司法律顾问，就会缺乏经常性的法律培训和风险提示，公司员工法律意识也就难以提升，法务工作也就会自然滞后。法务管理力度不够，有些事项虽然预感到可能出现法律风险或纠纷，但法务工作人员不能前期介入。因此公司应按照国资委和上级公司要求，强化法务工作，将法务工作前移，其目的就是要保证法务人员有职责、有时间、有精力深入公司管理的全过程中，及时提示法律风险，提出风险防范措施，督促各岗位工作人员在工程建设中严格依法办事，依合同办事。

公司法务工作前移的必要性可以从法务工作的定位与职责来分析：

第一，明确界定公司法律顾问和法务工作部门的法务工作职责。根据国资委和公司对法务工作的要求，结合公司持续经营和工程项目建设的实际，公司的法务工作具体应履行以下职责：

一是参与公司重大经营决策，尤其是投资、重组、并购等重大经济活动，保证决策的合法依规；

二是协助税务部门做好税务筹划与投融资风险评估；

三是做好知识产权管理，强化员工保密意识，防止侵权纠纷的发生；

四是做好产品质量和消费者权益保护的宣传，防止产品质量事故或侵害消费者权益事件的发生；

五是协助人事管理部门做好劳动合同用工管理，及时处置劳资纠纷，化解用工风险；

六是起草、审查合同，参与合同谈判、合同变更与结算管理；

七是参与起草、审核公司规章制度、办理公司登记等非诉事务；

八是参与工程项目建设的索赔与反索赔管理；

九是参与公司应收账款的清理与回收；

十是做好全员普法教育，杜绝单位刑事涉案，教育员工遵纪守法；

十一是办理民事非诉及民商事仲裁事务，也就是“打官司”。而这些工作的切实开展都涉及法务工作的定位与职责的划分。

第二，不能完全依赖外聘律师处理公司法务工作。有人认为公司可以通过外聘律师来弥补内部法务工作缺位的不足，实质上这种想法是有害的。虽然外聘律师是公司寻求法律帮助的途径之一，但是通过实践和作者的研究表明，大中型公司还是要有自己强有力的专业法务工作团队来承担风险管控职责比较行之有效。一是外聘律师对于受聘公司的法务工作基本上都是疲于应付。主要是外聘律师常常是一人要担任数家乃至数十家单位的法律顾问，特别是一些知名律师事务所的高级合伙人、主任等，为某一特定公司提供法律服务的力度与精力有限；二是外聘律师收费较高。比如，作者曾就聘的公司，外聘常年法律顾问，年收费在50万元左右（指定一位律师全日制参与公司法务工作），其费用支出相当于两位法务专职人员的薪酬水平。另外，作为常年法律顾问的外聘律师在办理涉诉案件时，还要按照案件标的额大小另行收费（一个300万元左右的案件，收费大约10万元），这样外聘律师大多乐意顾问单位涉诉，而不是选择和解或调解；三是外聘律师对公司的忠诚度和责任心没有本单位专职的法务人员高；四是外聘律师的业务面较宽，但是精于某个行业的较少，往往影响专业技术谈判的效果；五是外聘律师对于公司法律风险损失的责任追究难以实施和承担。总之，对于大型公司来讲，完全依托外聘律师参与公司法务工作或完全委托法务中介公司承担公司法务管理是弊大于利。因此，加强公司自身法律顾问队伍建设才是构建法律风险防范体系的有效途径。

法务工作前移后，将极大地提升公司法务工作的职能，也将有效规范法务工作人员参与风险管控。主要体现在以下几点：

法务工作前移的前提是要明确界定公司法律顾问和部门法务工作部门的法务工作职责。根据国资委和公司对法务工作的要求，结合公司持续经营和工程项目建设的实际，公司的法务工作具体应履行以下职责：

1.根据领导安排，参与重大决策项目并提出法律意见，确保领导决策合法、依规。

参与方式：参加会议，会议纪要应经法务工作人员审核确认。

2.根据公司税务缴纳情况，定期对缴税的合法、合理性进行评估，对外投融资要经法务人员评估，让其参与公司对外合作合资管理（包括谈判、出具法律意见、草拟和审核各种对外法律文书）。

参与方式：对税务稽查报告要及时向法务人员传达，定期与财务人员进行沟通，法务人员应参加有关对外合作合资的会议，并参与谈判、出具法律意见、草拟和审核各种对外法律文书。对外投融资合同要经法务人员审核。

3.加强公司商标、专利等知识产权的登记事项管理，重大知识产权引进、转让要经法务人员审批，相关参与人员要与公司签订保密协议。经常开展公司品牌意识教育，防止公司品牌被他人侵犯，公司也不侵犯他人的品牌。

参与方式：经常对公司所有或使用的知识产权进行登记清理，各项知识产权引进、转让合同要经法务人员审核，与员工或转让方签订的保密协议要登记备查，及时对知识产权的侵权情况进行了解与调查。

4.涉及产品质量标准引用改变的要充分听取法务人员意见，对于消费者投诉集中的侵权事项要及时通报法务人员。

参与方式：对于公司产品质量标准引用改变的要经法务人员审核确认，对于消费者权益受到侵害的投诉的处理要有法务人员参加。

5.参与涉及员工福利薪酬相关制度的讨论，涉及员工违纪处理的要求法务人员参加。

参与方式：涉及员工福利薪酬相关制度发布的要求法务人员会签，与员工签订的劳动合同范本要经法务人员审核，对员工违纪处理的结果要经法务人员审核。定期对公司用工情况进行检查，公司发生劳资纠纷后，人力资源部门应及时通知法务工作人员参与调解、协商和纠纷处理。

6.参与公司合同谈判（包括资源征用、行政审批、费用补偿等），及时了解政府部门的政策动态，根据情况及时向领导提出法律意见。参与公司总体（综合）计划安排的会议，及时了解工程进展及计划安排，根据前期合同签订情况，及时评估合同履约风险并提出风险防范的法律意见。通过谈判及时了解相关商务活动的法律风险源，并及时对相关合同条款进行技术处理，降低因商务条款不符合谈判精神而造成的法律风险。

参与方式：以公司名义签订的合同都需经法务人员审核，重大经济谈判要有法务人员参加，法务人员参加相关会议的会议纪要应列有法务工作人员，或会议纪要应经过法务工作人员审核确认。法务工作人员直接对商务人员提交的供应商及其被授权人的资质、资格情况进行审核，并有审核记录，定期对供应商履约情况进行评估并出具书面评审意见。

7.公司规章制度的起草、修订、废止的相关会议应有法务人员参加，经常检查公司工商登记、资质、资格年检、取证等事项，以确保公司依法合规经营。

参与方式：公司发布的规章制度应经法务人员审核，公司注册登记、相关质资、资格认证、取证、年检情况应及时通报公司法务人员。

8.加强合同的索赔与反索赔工作，及时掌握合同变更的法律风险。

参与方式：各部门发现合同纠纷应及时向法务工作人员报告，重大合同变更应有法务工作人员参与意见。法务工作人员应做好登记并依照合同管理办法对合同索赔与变更事项进行管理。

9.完善公司应收账款及债权登记台账。加强合同的结算管理，特别是加强长周期设备和工程预付款、分期付款和最后结算的法律审核，确保结算严格按照合同条款履行，杜绝因重复付款、付款不及时或不适当给公司造成重大损失的现象。

参与方式：依照合同对外付款应有法务工作人员审核意见（一般应在结算审核单上加盖法律审核章，并留有登记记录备查），债权行使、对外应收款的催收等情况应及时向法务人员通报。

10.参与进出口事项的清关管理，及时了解海关代理及代理合同履约事项。

参与方式：法务工作人员定期对公司进出口清关事项进行登记管理，并对进出口履约代理合同进行履约评价。

11.认真做好非诉与非诉纠纷管理，及时应对和处理公司法律风险危机事宜。

参与方式：定期进行法制宣传。各部门在出现非诉与非诉纠纷时，应及时要求法务工作人员参与处理，司法机关人员到公司取证、送达有关法律文书，应及时通知法务工作人员代表公司签收，公司任何人员未经法务工作人员许可不得对外提供相关书面材料（涉及公司员工个人刑事案件除外）。对于公司单位涉及刑事诉讼案件的，法务人员要及时了解情况，并制订相关的应对措施。

法务工作部门的工作流程主要体现在：事前参与、事中把关和事后监督。法务工作部门与各部门工作接口要求如下：

（1）法务工作部门应重点加强物资采购买卖合同和工程项目总承包合同的法律风险管控，定期对合同登记月报进行分析。

（2）法务工作部门应对合同法、公司法、税法、劳动合同法、海关法、招投标法等经济、商务法规的执行情况进行定期或不定期检查，及时发现法律风险，并提出风险防控建议。

（3）法务人员要定期对公司相关制度的执行情况进行检查，并对存在风险的地方及时进行风险评估。

（4）根据领导和相关部门要求，对相关问题及时提供法律帮助，重大事项要及时提出法律风险评估或法律意见。

（5）根据公司管理实际，有针对性地定期开展普法教育。

（1）各部门在对外交往过程中，要提前通知法务工作部门派员参加，由法务工作人员做好法律文书的起草、修订和法规法条的检索工作，公司要求与对方签订协议的，必须有法务工作人员进行文书审核把关，并在审核签字流转单上留有审核痕迹。

（2）各部门在接到对方有关索赔、补偿要求时，应当在一个工作日内以书面形式向法务工作部门报告，与对方协商处理索赔及补偿事项时，要求法务工作部门派员参加。

（3）各部门在对外技术交流或与相对方进行商务谈判时，要通知法务工作部门派员参加，会议纪要要有法务工作人员审核、把关。商务人员在确定供应商的过程中，要及时对相对方或其被授权人的资质或资格进行法律评审，在履行过程中，责任人员发现合同风险时要及时向法务工作部门报告，由法务工作部门及时进行法律风险评估，并提出法律意见。在出现合同重大变更时，提出部门要及时以书面形式向法务工作部门报告，并要求法务工作部门派员参加相关变更谈判和变更协议形成等事项。

（4）地方政府及司法部门要求处理与公司有关的刑事案件、民事纠纷或劳动争议案件时，各部门要及时通知法务工作部门统一代表公司进行接待，并由法务工作部门统一对外签收相关法律文书，任何部门或个人不得签收相关法律文书。法务工作部门接收相关法律文书并形成法律意见后通知有关部门协助处理，并签收有关记录。

（5）财务部门在接收有关工程（包括长周期设备、设计）的预付款、进度款及结算请求时要将相关合同、单据报送法务工作部门进行法律审核，没有法务工作部门加盖法律审核章的，财务部门不予对外结算。财务部门对债权登记及应收账款情况应及时向法务人员通报。

（6）公司重要会议（涉及投资、对外合作合资、综合计划调整、工程项目重大调整和项目立案报批等）管理部门要及时通知法务工作部门派员参加，重大问题形成决策时，要有法务工作部门提供的法律意见或法律风险评估意见。

（1）公司总经理或职能主管领导可随时要求法务工作部门就持续经营或工程建设中的某一专题问题进行法律风险评估，或就某些法律风险要求法务工作部门研究相关政策，出具相关法律意见，并可要求法务工作部门对各部门因法律风险防控不力给公司造成损失的行为进行查处，并提出处理建议。

（2）公司员工随时可向法务工作部门进行相关法规、政策的法律咨询，法务工作部门应及时予以解答，对于涉及重大法律风险的，法务工作部门要及时向有关领导提出书面法律意见。

（3）对于涉诉案件，案发单位要及时向法务人员报告，并及时提出应对措施。