数码照片档案与传统照片档案的构成

照片档案管理_文书处理与档案管理

一、认识照片档案

照片分为感光材料照片和数码照片，相对于随着现代技术发展出现的数码照片，人们通常将感光材料照片称为传统照片。

传统照片是照相机利用可见光使胶片感光而形成的图像文件，是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。传统照片有很多种，按色彩分为黑白照片、单色照片、着色照片、彩色照片等;按感光形式分为普通日光片、X光片、超声波片、正片、负片、反转片等;按片基材料划分为普通相纸片、聚酯片、醋酸片、玻璃片等。一般单位的照片文件主要是普通日光型的常规照片，包括相(纸)片、底片、反转片等。

数码照片是用数码相机直接拍摄或扫描仪扫描而获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传递的图像文件。国家机构、社会组织及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片，称为数码照片档案。

【知识拓展】

常用的照片档案有哪些

社会生产生活中产生的照片档案很多，利用率较高的主要有:

(1)新闻照片档案，指已经选编并办理审批手续，完成新闻报道任务后，对今后具有连续宣传价值和查考利用价值的新闻照片及其文字说明材料。

(2)科技照片档案，指导记录和反映科技活动的照片资料。

(3)艺术照片档案，指经过对摄影造型艺术照片筛选而成的照片资料，包括人物照片档案、风景照片档案、花卉照片档案、动物照片档案，以及经过加工的历史文物照片档案、工艺美术照片档案等。

(一)传统照片档案的构成

传统照片档案主要由底片、照片及文字说明3部分构成。

1.底片。底片分为原底片和翻版底片。原底片是指照片在形成过程中最初产生的底片，它是照片文件的原始材料。翻版底片是为了保护原底片，重新翻拍照片而形成的底片，又称为复制底片。一般情况下，大多保存的是原底片。而重要的、非常珍贵的照片，应同时形成或保管原底片和翻版底片。

2.照片。照片是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。归档的照片文件除有底片外，还应有照片。照片易于辨认，在底片损坏或遗失时，还可以根据照片翻制，是照片文件的重要构成部分。

3.文字说明。文字说明是照片的题名、文字补充和说明材料。一张照片，如果缺少文字说明，即使再珍贵其使用价值也大打折扣。所以，照片和文字说明是相辅相成，互不可分的。

(二)数码照片档案的构成

数码照片档案一般由数码图像、文字说明和EXIF(Exchangeable Image File，可交换图像文件)信息三部分构成。

【知识拓展】

数码照片档案与传统照片档案的异同

数码照片档案与传统照片档案的构成既有相同之处，也有不同之处。

相同之处是，两者都有图像和文字说明;

不同之处是，数码照片档案没有底片，但是在数码照片拍摄或扫描过程中会形成一系列的信息，即EXIF信息。EXIF信息是镶嵌在图像文件格式内的一组拍摄或扫描参数，主要包括摄影或扫描时的光圈、焦距、分辨率、相机品牌型号、日期时间等各种与当时摄影或扫描条件相关的信息。

二、掌握照片档案收集范围与方法

(一)照片档案的归档范围

照片档案的归档范围是以反映本单位活动为主并具有一定的参考利用价值的照片(含底片、照片、文字说明材料)资料，主要包括:本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片;领导人物或著名人物参与某单位、某地区重大公务活动的照片;反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片;本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片;与本单位的其他载体档案有密切联系的照片;外单位形成但经本单位选用的照片;其他有保存和利用价值的照片。

(二)照片档案的收集方法

照片档案的收集要注意以下几个结合:

档案业务管理部门与有关行政部门工作相结合，调动有关部门的积极性。

档案馆(室)要将收集照片与清理积存照片相结合，明确收集的重点单位。

向机关、组织征集与向个人征集相结合，取得单位与个人的积极支持。

档案部门自己收集与争取兄弟单位协助收集相结合，拓宽收集工作的渠道。

全面收集与重点收集相结合，以重点带动一般。

无偿收集与有偿征集相结合，区别情况，分别对待。

收集历史照片与现实照片相结合，多渠道、多层次进行收集。

【提醒您】

照片档案收集的特殊要求

1.对存有真伪疑义的照片，应采取必要措施进行鉴定。

2.对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

3.底片、照片、文字说明应齐全。

4.底片与照片影像应一致，照片档案的底片、照片应分开存放。

5.对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。

6.照片的移交和征集，应符合有关标准的要求。

7.对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理并编写说明，及时向档案馆(室)归档，或随其他载体一起归档，一般不应跨年度。

8.应归档的数码照片要打印出纸质照片或转换为胶片，进行异质备份。

三、整理照片档案

按照《照片档案管理规范》的要求，应本着有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、便于为用户提供服务的原则，进行照片档案的整理。对于照片档案数量较少的单位，照片档案可从属文书档案或科技档案，并统一整理、编号;对于照片档案数量较多，且所收集的照片档案与文书档案或其他类型档案相对独立的单位，应将照片档案单独分类、编目，单独存放。

(一)传统照片的整理

照片档案的底片应单独整理和存放，照片和文字说明应一同整理和存放。

1.底片的分类、排列、编号

(1)底片的分类

一个全宗的底片要单独整理，不同全宗的底片不可混杂。各单位可根据实际情况采用切合本单位实际的分类法。对于大部分单位来说，底片数量不多，可不分类，只按底片收集的先后顺序编流水号即可。

对于底片数量和类型较多的单位，可按以下几种方式分类:①按制成材料分为软制底片和硬制底片，黑白底片和彩色底片;②按形成方式分为原底片与翻版底片;③按底片呈像分为负片和反转片;④按尺寸大小分为2寸、4寸和特大号等:⑤按年度分类，即按不同历史时期、不同年度产生的底片来分类;⑥按内容分类，即按底片反映的问题、项目、产品等来分类。

(2)底片的排列与编号

在底片册中，底片是按底片的收集时间顺序进行排列的。为固定底片排列的顺序，每张底片要编底片号。其方法有两种:第一种方法是指档案馆(室)在进行底片整理时，要在全宗内编顺序号，格式是两段式，即全宗号-底片号。例如，3-69，其中前段的3代表全宗号，后段的69代表本全宗第69张底片。第二种方法是机关、团体、企事业单位的档案馆(室)在进行底片整理时，其编号方法是在底片册内编顺序号，格式也是两段式，即:底片册号-底片号。例如，1-23，其中前段的1代表第1卷底片册，后段的23代表本册中的第23张底片。这种方法避免了因底片逐步积累后，数量过多，号数加大，不能方便查找的弊病:底片在全宗内编流水号，格式为“全宗号-册号-张号”，

(3)底片装袋插册

底片应放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋右上方标明底片号。翻拍底片应在底片袋左上方标明“F”字样;拷贝底片标明“K”字样。对大幅底片，应垫衬柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋(盒)。

(4)填写底片册芯页

底片册共有10张芯页，每张芯页的反正面共装底片36张。在每张底片的插口下方，标有两个栏目:底片编号(将插放底片的编号填写清楚);底片类型(一般可不填，但出现了特殊类型底片时，则需要填写，如黑白底片、翻版底片等)。底片册整理组卷之后，要填写底片册的内封面和卷末的备考表。

2.传统照片的整理方法与要求

(1)照片的分类、组卷

照片档案在整理时，也要注意按全宗进行整理，不同全宗的照片不要混杂。照片的分类组卷一般有两种方法:

第一种是按年度—专题分类。是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。

第二种是按专题—年度分类。是指根据照片所反映的内容，首先设计出专题的名称，每一专题之下按年度产生的时间顺序排列和组合照片。只要照片册内还有空位，同属一个专题的照片就按年度时间顺延排列，直至该照片册结束。

(2)照片排列

照片排列，是指照片在照片册中的排列顺序。排列时，要注意先排组，后排张。一组照片是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一个项目等形成的若干张照片，为一组照片。组与组的排列是按该组产生的时间顺序而定。每组的顺序确定后，就要进行组内每张照片的排列。一组照片往往有数张，排列的方法可采取按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序来排列。如一组会议的照片共归档了八张，排列顺序可以是:第一张，有会议会标的大会会场的照片;第二张，大会主席台的照片;第三张，大会主持人主持会议的照片;第四张、第五张、第六张分别是大会发言入的照片;第七张，领导为先进单位颁奖的照片;第八张，大会群众场面的照片。

(3)照片编号

为了固定每张照片在照片册中的位置，需要对每张照片进行编号。编号的方法是按照片的排列顺序，在照片册内依次编制照片顺序号。其格式为两段式:案卷号-照片号。如， 2-62，表示是第2卷照片册中的第62张照片。

编号时注意，每卷从“1”开始，照片号不重、不空、不漏。照片号要分别填写在该照片的背面以及照片册芯页的该张照片的说明中。

(4)填写照片说明

照片的文字说明，是照片档案的重要组成部分，有总说明和分说明两种。总说明是指一组照片的说明，而分说明是指每张照片的说明。

【提醒您】

注意区分照片档案总说明和分说明的编写方法

总说明的编写，要求有时间、地点、事由、人物、背景、摄影者六方面的要素。①事由:照片影像所反映的事件。②时间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。③地点:被摄物所在的具体地点。④人物:照片影像上主要人物的姓名、身份，填写说明时还要标明照片上主要人物所在的位置，如××县工商局局长×××(前排左二)。⑤背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的背景，一般指时代背景，如“1984年10月1日，参加35周年国庆游行的大学生通过天安门时，队伍中突然展开‘小平，您好’的横幅，表达了亿万人民的心声”，这张照片的文字说明中“35周年国庆游行”即为时代背景。⑥摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。编写时要综合地运用六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息，文字要简洁、通顺。总说明要求填写在每组照片第一张的上方空白处。

分说明，是指每一自然张照片的说明，内容和填写要求如下:照片题名(简要地概括出照片的内容，一组照片可用相同的题名);照片号(按两段式填写);底片号(该张照片的底片号);参见号(与本组或本张照片有联系的其他门类档案的档号，例如，文1-34-66，表示本张照片与文书档案的第1本目录第34案卷的第66页有关);文字说明(要求突出该张照片的主要要素)、分说明填写的位置在照片册芯页每张照片侧面的相关栏内。

(5)填写照片册卷内目录

为了方便照片的查阅、利用，照片册内应编有卷内目录。其格式及著录举例如表12-1。

表12-1 照片档案卷内目录

以上项目中，著录时需注意:

照片号:以一组照片为单元或以照片的自然张为单元填写。

照片题名:可填写一组照片的题名。

拍摄时间:填写照片拍摄的年、月、日。

照片所在页号:填写该组或该张照片在册中的起止页号。

底片所在卷号、底片号:填写该组或该张照片所在的底片册号和底片起止号。

备注:需说明的事项。

照片册立卷整理后，还要填写内封面及卷末备考表。

【小技巧】

特殊规格照片的整理技巧

特殊规格的照片是指一些大幅、大张照片，如团体照片等。这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的整理要注意从实际出发，一般方法是:

(1)小于照片册芯页的照片(约8～10寸)，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填写文字说明。

(2)超大、超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明。

(二)数码照片档案的整理

数码照片的整理，包括数码照片的分类、排列、编号、编写文字说明、编写数码照片档案目录、光盘编号、填写光盘标签、光盘校验、编制光盘目录等环节。

1.数码照片的分类

数码照片的分类一般采用保管期限—年度—组的分类方法。所谓“组”是有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动等反映同一问题或事由而形成的若干张数码照片为一组。不同组的照片不能混淆，应该分别整理。

此种分类方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。即首先在硬盘的非系统分区根目录下建立“数码照片档案”文件夹，在此文件夹内按不同保管期限建立不同的子文件夹，在每个子文件夹中分别建立“年度文件夹”，并以年度号命名各个文件夹名称，然后再在这些文件夹中按不同组分别建立“组文件夹”，以顺序号和主要内容或事由命名组文件夹的名称。

2.数码照片的排列

数码照片的排列与分类紧密关联，原则上在同一个保管期限内按形成时间的先后顺序排列“组文件夹”。每组内的照片，以张为单位，按照图像所反映的重要程度顺序为电子图像文件重命名，依次排列组内照片顺序。

3.数码照片的编号

数码照片的编号采取“年度—组号—张号”三段式的编号方式。其中:组号，是指同一年度内组文件夹的流水号，张号是指组内的每张照片的流水号。编制号码时，都使用阿拉伯数字从“1”开始顺序编码。例如，2013年第2组的第一张照片，其拍摄形成的自然编号为“DSCN0001.jpg”，归档后改为“2013-2-1.jpg”。

4.数码照片的文字说明编写

数码照片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明三部分。

(1)组文件夹的命名。采用组的顺序号和主要内容或事由组成，标在组文件夹下面的名称位置上。

(2)总说明。总说明是对“组文件夹”内所有照片内容的概要说明，编写要求有事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、EXIF信息在内的综合说明，字数在200字内，以Word文档方式附在该文件夹内。

(3)分说明。是对“组文件夹”内每一张照片的概括说明，内容包括该张照片的编号和照片图像内容的简要说明，直接标注在每张照片底下名称的位置。

5.编写数码照片目录

数码照片是以“张”为单位标志目录，在年度文件夹内建立Excel电子表格文件，对一个年度内各个文件夹的所有数码照片进行编目，并以年度命名，如“2005年度数码照片目录.xls”。目录录入项目包括数码照片号、照片题名、拍摄时间、摄影者、纸质照片号、参见号、保管期限、备注等，其格式如表12-2所示。

表12-2 数码照片档案目录

需要说明的是，机读目录一般定义“时间”这一项为8个字符，就用8位阿拉伯数字表示，如2013年5月5日可表示为:20130505。目录文件除要保存在年度文件夹中，还应打印出纸质形式以备查。

6.数码照片的存储

数码照片在经过计算机整理后，要进行存储，一般是将其刻录到光盘。

(1)刻录光盘

刻录要求:数码照片档案应该定期刻录成光盘保管。使用只读型光盘作为存储载体，选择一次性写入方式，低速刻录一式三套:一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存，套别分别用字母A、B、C表示。

刻录内容:数码照片文件夹;数码照片目录文件;光盘说明文件。其中光盘说明文件用于说明本张光盘内容和制作情况的各类信息。项目包括，光盘题名、套别、照片文件起止年月、保管期限、照片张数、照片文件类型、光盘类型、制作时间、制作软件、制作人等。以word文档方式存储在光盘中。

(2)光盘管理

光盘编号:存储数码照片的光盘，按照形成年度的顺序流水标号，连续排列。由“档案类别代字—光盘套别代字—顺序号”组成。其中类别代字为“I”(表示照片图像文件)，例如，“I—A—15”表示用于封存保管的第15张光盘。

填写标签:光盘刻录完成后，应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表，分别注明数码照片档案的基本信息和背景信息。光盘标签应与光盘盒大小一致，项目包括:光盘号、光盘容量、光盘题名、保管期限、照片张数、起止年月和光盘制作的硬件环境、软件环境、文件格式等内容。

光盘校验:光盘刻录完毕后要进行校验。校验内容有，数码照片文件、著录文件及光盘说明文件。要打开刻录好的光盘，一一查看各部分内容是否完整、能否打开、文件数量是否准确等。

(3)编制光盘目录

依照数码照片刻录成的光盘，编制光盘目录，它是数码照片档案的基本检索工具之一。光盘目录包括光盘号、光盘题名、起止年月、照片张数、刻录日期和备注等项目内容。其格式如表12-3所示。

表12-3 数码照片光盘目录

【提醒您】

应归档的数码照片还要进行异质备份

除了磁盘和光盘保存外，按照国家档案局关于电子档案实施“双套制”保存(见本章第四节)的要求，应归档的数码照片还要打印出纸质照片或转换为胶片，进行异质备份。所备份的照片或胶片的整理要求与方法，参见前文关于传统照片档案整理方法。

(三)照片档案的鉴定

照片档案的鉴定成果就是确定其保管期限。

在同一活动中形成的照片档案与纸质载体档案，其保管期限应是一致的，如记录某次重要会议的文书档案须永久保管，那么反映这次会议的照片档案也应永久保管。因此，某些照片档案的保管期限可以参考与之有密切联系的纸质载体档案的保管期限，加以确定。

由于照片档案在加工、收集归档时就进行了选择，因此照片档案的保管期限划为永久或长期较为妥当。

【小技巧】

照片档案价值鉴定的方法与技巧

对照片档案进行价值判定的难度较大。但以下几个要素可以作为鉴定照片档案价值的依据:

(1)照片的形成年代。如一些历史老照片，即便没有文字说明，但通过照片上的人物穿着、环境的细节，可以反映出它形成年代的特点，因而形成年代越久远的照片，其价值相对就更大。

(2)照片反映的内容。图像所记录的内容是丰富的。从某些照片的内容上可判定其照片的价值。如从照片所揭示的情景及其反映事物的特征，来判读照片档案的价值。

(3)照片的制成材料和技术质量。摄影技术经历了从弱到强，从传统到新技术突破的历史过程。不同制成材料和不同技术质量的照片，构成了的照片档案价值不同。当然这并不是绝对的要素。如果一张照片年代久远，虽技术质量很差，但所记录的内容十分重要，且是绝版的，那它的价值仍非同寻常，十分珍贵。

(四)照片档案案卷目录的编制

照片档案的案卷目录是照片档案的基本检索工具。照片档案案卷目录格式及著录见表12-4:

表12-4 照片档案案卷目

(五)保管照片档案

1.库房要求

照片档案，尤其是底片档案，对库房的要求比较严格。有条件的单位应建造符合《照片档案管理规范》要求的专用档案库房，一般单位也应选择专用房间，使用专门的箱柜存放照片档案。对于存放底片的房间，应控制室内昼夜温度变化在±3℃，湿度变化在±5%。其他还有防火、防尘、防光、防污染等要求。

2.装具要求

底片和照片不应装入同一纸袋内，以免底片受潮时与照片粘合。保管底片可采用活页本装法，每本若干页，正反两面都可装底片。彩色底片与黑白底片装入不同纸袋收藏，另行编号，顺序排列。照片档案的装具应按《照片档案管理规范》要求自制或直接从厂家选购符合国家标准的《照片档案册》和《照片底片册》。