文件连续体理论与文件生命周期理论

文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一

何嘉荪　叶　鹰

近年来，西方国家档案学界掀起了研究文件连续体理论的热潮，认为该理论提倡的管理模式更适合应用于所有类型文件（包括档案在内）的管理，尤其适用于电子文件管理。与此同时，倡导该理论的学者还附带批评了文件生命周期模式，否定它对电子文件管理的适用性。

然而，这次在西方档案学界形成的热潮，传递到中国只泛起了一些涟漪，远没有文件生命周期理论传入时那么热闹。迄今为止，在我国只有一些青年学者撰文对该理论作了介绍并将之与文件生命周期理论进行比较研究。在肯定文件连续体理论主要观点的同时，对该理论与文件生命周期理论的关系，我国有些人的观点与西方学者的基本相同，有些人则认为该理论是对文件生命周期理论的发展。

其实文件生命周期理论只是文件运动理论的一个组成部分，仅仅将文件生命周期理论与文件连续体理论进行比较研究并不够，有必要借鉴文件连续体理论并与之结合，对整个文件运动理论做更进一步的全面探索。为此，我们将会同我们的研究生逐步推出系列论文在这方面进行探讨。本文为开篇之作，主要说明文件连续体理论并未否定文件生命周期理论。

一、中国版的文件生命周期理论

对源于澳大利亚的文件连续体理论，我国唯一在西方国家学习档案学课程并取得博士学位的青年学者、中国人民大学档案学院的安小米副教授已经做了比较详细的介绍^[1]；最近，该校黄霄羽副教授的文章^[2]也谈到了这个问题。根据她们的介绍，也根据我们阅读澳大利亚学者论著原文后的体会，我们认为文件连续体理论的特点和重点在于从管理角度研究问题。它以文件的形成（create）、捕获（capture）、组织（organize）、合成（pluralize）四个管理步骤为主线，在一个多元时空的范围内，运用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动和管理过程，研究文件保管形式与业务活动和业务环境的互动。因而更确切地说，它描述的主要是文件管理规律和管理模式，同时也涉及了文件自身的运动规律问题。

那么它是否已经全面否定了文件生命周期理论呢？我们认为在回答这个问题以前，首先有必要了解：在西方档案界对文件生命周期有多种解读。其中占主导地位的理论观点也主要把“文件生命周期”解释为是对文件管理现象的描述，把分阶段管理文件和档案馆档案理解为“文件生命周期模式”。

然而，西方档案界的学术观点在传入中国的过程中，得到了中国学者的发展。我们中国学者率先明确地将其称为理论，认为它主要是对文件线性运动规律的科学描述，不属于管理模式范畴，并且将其主要内容概括为三个要点：“第一，文件从形成到最后消亡或永久保存，或者说从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件的运动具有整体性的特点；第二，文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件的运动具有阶段性的特点；第三，文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系，故在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法。”^[3]

应该说，对上述第二点内容，即文件应该根据价值划分运动阶段，西方档案界有不少学者表达得比较明确；对我们所说的第一点和第三点的内容则表达得相对模糊，基本上是中国学者根据他们不太系统的论述，概括总结出来的。比如，第一点中“文件的运动具有整体性的特点”，就是我们中国学者明确提出来的；西方学者则只对“文件从形成到最后消亡或永久保存是一个完整的生命过程”有比较明确的表达。又如第三点中，“文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系”是我们中国学者提出来的；至于“不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法”，在西方学者中则只有阿根廷的巴斯克斯教授有比较明确的表述（提出了“就近管理”原则），其他学者的表述相对比较含混。^[4]其实，即使是第二点中对“根据文件价值划分文件运动阶段”的问题，西方学者的表述也仅仅停留在如何划分的问题上，至于为什么要根据价值划分，以及“文件运动的动力是什么”“文件价值实际上是文件运动到一定阶段的标志”则是何嘉荪提出来的，西方学者对此几乎毫无研究。

这也就可以解释，为什么西方学者会认为文件连续体理论已经全面否定了文件生命周期理论。可以想象，如果像许多西方学者所认为的那样，文件生命周期理论也仅仅是一种“分阶段管理文件和档案”的模式，那么它当然应该被彻底否定，因为在真正科学的电子文件管理系统中，已经无法明确区分“文件”和“档案”，更无法明确区分“文件管理”和“档案管理”两个阶段。

但是，如果根据传入中国后已经得到我们中国学者发展的新文件生命周期理论，则很难得出它已经被文件连续体理论全面否定的结论。因为很明显，新文件生命周期理论中的“文件的运动具有整体性的特点”和“文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系”等观点，是与文件连续体理论表达的基本思想完全一致的；甚至可以说，我们中国档案学者早在20世纪80年代就已经明确提出的“文件管理与档案管理一体化”，与文件连续体理论要求的“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”^[5]也非常类似；尤其是包括笔者在内的部分中国学者倡导的“不再明确区分文件与档案的一体化管理模式”，更可以说是中国版本的“文件连续体理论”。又比如，首先创立文件连续体模型的澳大利亚学者厄普沃德（Upward）实际上把所有的“档案管理”都看作是“文件管理”的组成部分，并且认为再也没有必要单独称其为“档案管理”了，因为两者已经完全融为一体了。为此，他认为“档案学是关于文件保管知识组织的根基。这一知识是可以修订的，就其在过去、现在和未来的运用而言，是可以组织和可以探究的”。^[6]我们认为他的这个观点与陈兆祦、何嘉荪等中国学者推动的对文件学、文件运动规律的研究，也是相通的。

当然，即使把新文件生命周期理论与文件连续体理论相比较，它也存在明显的缺陷，因为它仅仅是从单一维度对文件自身线性运动规律的研究。对整个文件运动规律而言，这种研究当然是不全面的。因而何嘉荪于1995年在我国首次郑重提出，必须深化对文件运动规律的研究^[7]，也就是要求对文件运动理论作全方位的探索。何嘉荪与傅荣校合著的《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》就是这样一种探索的初步成果，它可以说是我国第一部有关文件运动理论的专著。其中明确指出，文件生命周期理论仅仅是文件运动理论的组成部分，并非全部（其他还有文件作群体运动的理论——全宗理论等）。不言而喻，该成果还非常粗浅。比如何嘉荪后来与潘连根合作提出的文件的逆向和跳跃运动问题就没有包括在内，更加重要的是，在完整、全面、立体显示理论构想方面，亦即在多维角度研究方面还存在较大问题。正因为如此，在借鉴文件连续体理论的基础上，与之相结合以进一步全面深化地对整个文件运动理论进行研究很有必要。

二、哲学基础问题

有人认为文件生命周期理论已经过时，其理由中很重要的一点是认为其哲学基础已经过时、落后了。

西方学者认为文件连续体理论的哲学基础是后现代主义，尤其是吉登斯的结构化理论。^[8]中国人民大学档案学院的张宁、张晓、迪莉娅等档案学博士生、硕士生著文对此进行了介绍，并且认为何嘉荪等中国学者对文件运动问题研究的哲学基础是主体与客体互相对立的“二元论”，还根据吉登斯的结构化理论质疑这种“二元论”的正确性。^[9]

然而，文件运动理论（包括文件生命周期理论在内）的哲学基础，并不是所谓的“二元论”，而是辩证唯物主义的一元论。文件运动理论的本体论基础是一元唯物论，即认为客观物质（文件）是第一性的、而主观精神（人的认识）是第二性的，客观存在决定主观认识，主观通过客观而起作用，客观物质与主观精神之间是对立统一关系；在认识论上，文件运动理论的基础是辩证唯物主义认识论，也就是认为主体与客体之间是对立统一关系，主体通过客体而起作用，客体对主体也有反作用。主观与客观的矛盾运动和主体与客体的价值互动推动认识不断发展。

档案学是一门社会科学，作为一门科学，档案学应该而且必须建立在客观实在的基础上，并具备可实证性这一科学的共同属性，这种基础就是客观存在的文件。不能把档案学的基础建立在“带有反思性的存在”上。

在一定程度上受吉登斯学说影响而建立的文件连续体理论，固然具有参考价值，但要注意吉登斯学说是一种社会学理论而不是哲学理论。这种社会学理论虽然受后现代主义思潮影响，但却不是后现代主义的产物，因为吉登斯学说的两大基石——结构化与现代性——恰好是后现代主义极力反对的特征。吉登斯学说的立论基点有两个：一是对以往经典社会学理论的梳理与批判性反思，二是对现代社会变迁的认识与研究，他认为“社会学是关于现代社会的理论”，并不是“后现代”理论。

文件连续体理论与吉登斯学说的关系核心，只是两者都借鉴了结构化理念和现代社会这一话语。作为一种档案学基础理论，我们认为文件连续体理论的哲学基础实际上也并非是其倡导者所认为的后现代主义，而是现代西方哲学。

我们并不反对借鉴国内外的新兴哲学思想，包括后现代主义。虽然建设性的后现代主义提出的反对个人中心主义、反对人类中心主义等思想对倡导尊重他人、保护生态环境具有现实意义，但值得指出的是：以否定、超越西方近现代主流文化的理论基础、思维方式、价值取向为基本特征并充满“话语”、“文本”、“解构”、“颠覆”等“时髦”术语的激进性的后现代主义却不可取，其突出问题表现在拒斥本体论、反基础主义、反本质主义、反理性主义，消解思维与存在对立统一的原则，否定一切真理性认识的存在，否定唯物主义传统，认为现象背后无本质，历史之中无规律，因而在世界观上推崇以主观性、相对性为特征的唯心主义，在人文精神的价值取向上导致放逐理想、躲避崇高、消解责任、无正义、无道德、无进取、享乐当时、游戏人生的态度，这是消极颓废、极其有害的。^[10]档案学无论如何不能建立在“人人皆话语，个个谈文本，解构不离手，颠覆不离口”的哲学基础上。

中西方传统哲学文化的特点都是重视中心、维系结构、尊重历史等，而激进性的后现代主义则反其道而行之，以逆向思维分析方法极力推崇边缘、平俗、解构、非理性、历史断裂，等等，虽然它能提醒我们对于社会生活和文化生活中非主流方面的关切，提示我们在分析社会生活、文化生活时要辩证地看待理性与非理性、中心与边缘、崇高与平俗、结构与解构、连续与断裂等关系，但在哲学根本认识上却具有矫枉过正、走向极端的片面性，不宜作为包括档案学在内的任何现代科学的哲学基础。

三、电子文件运动仍然具有阶段性

西方学者提出的文件连续体理论更加丰富、也更加坚定了我们对文件运动规律的认识，我们认为其基本精神与文件生命周期理论并不矛盾。比如厄普沃德指出，“文件概念包含具有可持续价值的文件，可持续价值强调文件对事务处理、凭证和记忆的作用，这一价值观念统一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还是保存千年”。^[11]很显然，“具有持续价值的文件”就是“档案”。笔者认为这一观点与何嘉荪在档案概念上的主张是相通的。

但是对于英国学者费林（Flynn）所概括的“文件可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累，而非一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动或积累；文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生”^[12]，则有必要认真明辨其是非对错。

首先，文件运动阶段并非是人为划定的，而是文件运动客观规律的自然显示。

应用辩证唯物主义研究文件价值和文件运动就可以发现，文件在整个生命过程中，由于人们的主体需要与文件的客体属性之间存在着既相统一、又相对立的矛盾运动，文件价值必定会周期性、规律性地起变化。这使得文件的运动随之也出现了规律性、周期性的变化，显示出一定的阶段性。因而可以说，文件价值是文件运动到一定阶段的标志。

我们认为，这一点对电子文件同样是适用的。电子文件与传统载体文件相比有许多不同的特性。但是，所有这些特性并没有改变电子文件的社会属性。电子文件从社会本质上说，是与传统载体文件完全相同的。作为人们在社会活动中直接形成并使用的信息，它所记录的仍然是人们在其自身社会活动中所表现出来的真实的思想、意图、目的和要求，这种信息同样具有原始性或本源性的特点。通过这种信息内容，人们能较为真实地了解以往开展的社会活动的真实场景，能概括这些活动的历史进程，而且能从这些活动中汲取可参照的经验和信息数据。正因为如此，电子文件在从孕育、形成、成长、直至销毁或永久保存的整体运动过程中，对人们所具有的价值以及所发挥的作用是有差异的。这种差异性，使得文件的运动过程表现出一定的阶段性，也是不言而喻的。故根据文件价值划分运动阶段，完全是文件自身特点的表露，有其坚实的理论基石。

不过，在西方档案界，确实有不少学者对文件运动阶段的划分明显是人为的，比如有的根据文件保管者或者保管位置划分，有的则根据文件利用率划分。笔者以为，也许正是因为西方国家中存在着这样一种违反科学规律的、人为划分文件运动阶段的观点，文件连续体理论倡导者才会反对文件“按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动或积累”的观点。

其次，电子文件的价值变化依然遵循与普通载体文件同样的规律。

毋庸置疑，对网络状态下的电子文件而言，由于传输方便且速度惊人，时间和空间对它们的限制几乎可以忽略不计，故而它们究竟保存在什么地点已经不再重要。从理论上说，它们无论保存在什么地方，都能同时满足各式各样的利用需求。比如可以在用作处理现行事务工具的同时，传输出去供其他人、甚至整个社会利用，而丝毫不会妨碍其作为处理现行事务工具作用的发挥。正因为如此，文件连续体理论认为：电子文件由于可以同时在不同的地点、场合发挥不同的作用，故而其运动并非呈线性前行状态，而是多点、多维、反复、不断进行的，已经无法为之划分明确的运动阶段。

然而我们认为，这只是电子文件运动的表象。在分析这个问题之前，应该先认识到下述共同点：不仅是电子文件，普通载体文件也同样可以（以某种适当的方式，比如副本或复制件等）“在用作处理现行事务工具的同时，传输出去供其他人、甚至整个社会利用，而丝毫不会妨碍其作为处理现行事务工具作用的发挥”。事实上，不论电子文件还是普通载体文件，它们在自己的任何运动阶段都同时既拥有第一价值、也拥有第二价值。问题仅仅在于当文件的第一价值占主导地位时，文件的制作者和法定接收者是否（自愿或者不自愿地）放松或者失去对文件的控制，使文件的第二价值能够得以实现。^[13]也就是说，任何种类的文件，都同样可以因为在任何时候同时被各种社会主体拿去在各种社会活动中利用，故能同时在不同的地点、场合发挥不同的作用，“可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累”，这样做的条件仅仅在于文件的第一价值主体不反对（认可，甚至主动促进）或者无法阻止这种利用。

在分析上述现象时，主要应该观察文件的利用是否构成了文件的运动和是否应该包括在文件运动的生命周期之内。

我们都知道，对文件的利用按利用主体的不同可以归纳为两大类型：一种是文件制作者和法定接受者（第一价值主体）对文件的利用；另一种则是社会上其他用户（第二价值主体）对文件的利用。其中只有当文件处于孕育形成期和现行期时，文件第一价值主体对文件的利用（孕育期用来计划行将进行的活动；现行期用作进行职能活动的指令或者依据等）才属于形成文件的社会活动过程不可分割的组成部分。

其他情况下对文件的利用（不论是第二价值主体还是第一价值主体对文件的利用），实际上都是在进行其他各种社会活动时发生的，并非形成目前这份文件的社会活动过程不可分割的组成部分。这里面又可以分两种：一种是对文件的利用（不论是第二价值主体还是第一价值主体对文件的利用），导致产生了新的文件；另一种则没有导致产生新的文件。如果是前者，就开始了新的文件的新一轮运动周期，就不能包括在本次运动周期之内了。我们推断，这也许就是西方学者所谓的“文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上”。如果是后者，我们认为它并没有跳出本次文件运动的周期之外。

但是，这种没有产生新文件的情况，又可以分作两种：一种是文件仅仅用作参考或者凭证；另一种是文件被重新用作指令、依据等现行活动（当然是新的社会活动）的工具，起现行文件的作用，重又具有现行价值。这就是何嘉荪与潘连根共同论述过的、文件的逆向运动。

苏州大学的吴品才副教授著书质疑笔者的逆向说^[14]，其主要理由是“时间不能倒流”，故文件只能向前运动或作横向运动。笔者认为，他的著作值得一读，予人不少启示。但是，关于这个问题笔者则有不同想法：文件运动并非一定要与时间概念挂钩，它就像社会发展阶段可以从社会主义社会倒退到资本主义社会一样，文件完全可以根据社会主体的利用意志而逆向运动回到现行状态，也可以跳跃运动。当然，我们这里所讲的逆向运动仅仅是针对运动阶段性质而言的。如果从其已经是另一项新的、后续进行的社会活动的组成部分而言，也可以将这种文件运动看作是又回到现行阶段的螺旋式上升运动。

对电子文件而言，由于其传输和利用更加方便、快捷，实现这种逆向运动或者螺旋式运动以及跳跃式运动的可能性就大大增加了。所以，从表面上看，文件确实可以如上述英国学者费林所言，“可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累”，“文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上”。

然而实际上，文件运动的主流依然如故。就是说在上述文件运动表象之下，电子文件的价值仍然按照我们曾经描述过的那样规律性地发生着变化，因此文件运动阶段依然存在。只不过这种变化比普通载体文件更加容易，其速度也大大加快，导致运动阶段之间的界限有时不太明显，正如冯惠玲教授所说：“处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能。”^[15]

但是现在更加重要的问题在于，对电子文件而言科学描述其运动阶段是否仍然有指导实践的现实意义？

四、划分电子文件运动阶段仍有重要意义

笔者认为，为电子文件划分运动阶段的目的是正确描述文件运动规律，并非要求采用区别文件与档案阶段分别管理电子文件的模式。有人可能会问，既然不要求采用明确区别文件与档案阶段分别管理的模式，那么为电子文件运动划分阶段还有意义吗？笔者认为这是确定无疑的，因为正如冯惠玲教授所说，“电子文件在每一阶段因其特定功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式”^[16]。

她还同时认为，与普通载体文件不同，“电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系”。根据电子文件的特点，这当然是正确的。但是，与此同时笔者认为也应该强调指出：电子文件的运动阶段仍然与管理、维护它的社会主体之间存在对应关系。

电子文件虽然可以存放在任何物理位置、保存在任何场所，但是它必定需要一个管理维护它的社会主体。电子文件的易变性、易逝性决定了必须随时注意维护它的真实性。只有如此，电子文件才有可能用作证据。因此，确保电子文件的真实性并且随时能够为之提供证明，成了电子文件管理的最大课题，也是电子文件对我们人类的最大挑战。

正因为如此，对电子文件实行严密的全程管理是电子文件管理的最重要原则。现在的问题是，这种对文件整个生命周期的全程管理，是自始至终都由电子文件的形成机构负全责维护呢，还是由不同的社会主体机构根据文件的运动阶段分责进行维护管理呢？

纯粹从技术层面而言，即使电子文件永久保存在本形成机构内，仍然能满足全社会的利用需求，因而电子文件完全可以分散储存在其原形成机构内，从头到尾连续一致地管理下去，而不必再像过去一样移交给档案馆集中保存。这就是对电子文件的分布式管理模式，在澳大利亚它在一定程度上得到了推崇。这也是文件连续体理论首先在澳大利亚萌芽、发展的重要原因之一。

但是，电子文件的原形成者能够永久担负维护电子文件真实性、完整性、可读性的责任吗？随着时间的推移，电子文件的第一价值会越来越小直至荡然无存。在这种时候，文件的原形成者仍然会愿意耗费巨大的财力、人力和精力来维护管理对他们已经没有任何直接价值（但是具有社会价值）的电子文件吗？笔者非常怀疑！我们认为，对电子文件的永久保存而言，有鉴于上述原因，根本不可能采用绝对的分布式保管模式。更好的模式只能是分布式与集中式相结合：第一价值占主导地位时，电子文件维护管理责任的承担可以考虑以采用分布式方案为主；第二价值占主导地位时，维护管理的责任则基本上应该采用相对集中式，一般由较具公益色彩的档案馆承担。而这也就意味着，人们应该依据自己的社会角色，按照文件的运动阶段依次承担文件的维护管理责任。归根结底，电子文件的运动阶段仍然与管理、维护它的社会主体之间存在对应关系，这是文件运动客观规律决定的。

五、小结

综上所述，文件连续体理论具有丰富的内容，值得引起我们的重视和全面研究。它不可能全面否定已经由中国学者加以发展的新文件生命周期理论。然而，文件生命周期理论描述的并非文件运动规律的全部。为此，我们将在借鉴文件连续体理论的基础上，会同我们的研究生逐步撰写系列文章对文件运动理论进行全方位的、多维度的研究。

（原载《档案学通讯》2003年第5期）

【注释】

[1]安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，参见何嘉荪主编：《办公自动化系统与电子档案管理国际学术会议文集》，浙江大学出版社2003年版。

[2]黄霄羽：《文件生命周期理论在电子时代的修正与发展》，《档案学研究》2003年第1期。

[3]何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年版。何嘉荪：《文件生命周期理论及对我们的启示》，《档案学通讯》1991年第6期、1992年第1期。

[4]Vàzquez，Manuel．Estudio del Ciclo Vital de los Documentos．Còrdoba，Argentina：La Universidad Nacional de Còrdoba，1987．

[5]澳大利亚国家标准AS 4390．Standards Australia（AS4390：1996，第4. 22条）。

[6]Upward，F．Structuring the Records Continuum，part One：Post-custodial Principles and Properties．Archives and Manuscripts．1996，25（1）．

[7]何嘉荪：《深化对文件运动规律的研究》，《档案学研究》1995年第2期。

[8]Upward，F．Structuring the Records Continuum，part One：Post-custodial Principles and Properties．Archives and Manuscripts．1996，25（1）．

[9]张宁：《文件连续体理论之比较研究》，《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社2001年版。迪莉娅：《从后现代主义看文件连续体理论与后保管模式》，《山西档案》2003年第2期。张晓、张长海：《论文件生命周期理论的局限性》，《档案管理》2002年第4期。

[10]赵光武：《怎样认识后现代主义哲学》，《求是》2002年第8期。

[11]Upward，F．Structuring the Records Continuum，part One：Post-custodial Principles and Properties．Archives and Manuscripts．1996，25（1）．

[12]安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，参见何嘉荪主编：《办公自动化系统与电子档案管理国际学术会议文集》，浙江大学出版社2003年版。

[13]何嘉荪：《论文件的第一价值与第二价值——政务信息公开引起的对文件生命周期理论的思考》，《档案学通讯》2003年第1期。

[14]吴品才：《文件纵横运动论》，中国档案出版社2002年版。

[15]冯惠玲：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版。

[16]冯惠玲：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版。