商务文书的内容

一、商务文书写作概述

(一)商务文书的分类

在实际工作中,大家可能遇到各种各样的商务文书,根据其形式和用途可以大致将其划分为以下几类:

1.按形式来划分

(1)固定格式的商务文书

常见的固定格式的商务文书主要有:商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言,这类商务文书的格式是有规范要求的。

(2)非固定格式的商务文书

非固定格式的商务文书在日常工作中往往应用得更为广泛,其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

2.按用途来划分

(1)通用的商务文书

常见的通用商务文书主要有:通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。相对于礼仪性商务文书而言,这些文体使用得更为频繁,所以本书将对它们的写作方法进行专门讨论。

(2)礼仪性的商务文书

礼仪性的商务文书主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

(二)商务文书写作的特点

商务文书的写作与小说、网络上的博客以及游记有着显著的不同。叶圣陶曾经说:“公文不一定要好文章,但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺,让人家不折不扣地了解说的内容是什么。”这个论述就提到了商务文书与标准公文(如人民日报的社论)相一致的规范性特征。

商务文书具有以下特点:

1.简明

正所谓“句中无余字,篇内无赘语”,“简明”是商务文书首要特点。

2.准确

所谓“准确”,就是要求商务文书做到“一字入公文,九牛拔不出”,不要像“关门闭户掩柴飞”将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下,商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至一个词将核心意思表达出来。

3.朴实

所谓“朴实”,是指在商务文书写作中不要刻意地堆砌辞藻。

4.庄重

所谓“庄重”,是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默。太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

5.规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点,其中标点符号的规范性尤为重要,却往往被大家所忽视。

(三)商务文书写作的要素

1.主旨

所谓“主旨”,是指商务文书的中心思想,即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写,而应该具有一个明确的目的;换言之,就是应该让对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨方面,应该遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。

2.材料

好的商务文书不是一蹴而就的,需要围绕作者的主旨来收集相关方面的素材。例如,政府机关撰写政策性的通知,就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料,以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料方面,应该遵循“收集要多、选择要严、使用要巧”的原则。

3.结构

好的商务文书应该具有良好的结构,否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间,而需要强调的内容则被相应弱化。

在结构方面,可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

4.语言

如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼,那么行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面,应该做到“风格平直朴实庄重,表达规范准确简练”,最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

二、书写商务文书的技巧

(一)努力做到“读者为尊”,增加商务文书的亲和力

案例8-2

某大学图书馆门前张贴了一则通知,其中有一句话:“我们宣布,我们的新图书馆会在6月份对外开放,欢迎光临。”为了提高其带给目标读者的亲和力,可以将其改为:“从6月份开始,您可以用新图书馆来完善您的研究,我们图书馆欢迎您的光临。”做了如此修改后,可以发现其亲和力得到了较大的提升。

实际上,“读者为尊”就是提升对读者的关注程度的观念的一种延伸;其核心意思是要求从对方的角度来表述问题。在“读者为尊”的理念中,还有“最先提及读者而非自己”的原则。这个原则主要强调应该在表述的时候首先提到目标读者,而后继续其他内容,以增加商务文书的亲和力。

两种不同的表述,可以很明显地看出其中的区别:

一般的表述是:“我很高兴地宣布,我们公司在2014年度超过了预期的目标,完成了任务”;

“读者为尊”的表述是:“非常感谢在座各位的努力,由于你们的努力,我们公司在2014年超过了预期的目标”。

资料来源:中华礼仪网。

增加商务文书亲和力的方法有以下四种:

1.增加第二人称代词

这是一种最为直接的方法,即在商务文书中增加“你”“您”以及“你们”这样的第二人称代词,单数或者复数都可以。

2.增加第三人称的专有名词

“第三人称的专用名词”有很多,如“消费者”“纳税人”以及“员工”等,这些专有名词出现在商务文书中也是对目标读者的尊重。

3.增加读者的姓名

由于人的天性使然,在商务文书中如果能在适当时机上加入读者的姓名,也会使其倍感亲切。

4.增加对读者的暗指

所谓“对读者的暗指”,是指在商务文书中对祈使句的使用。这是因为祈使句中往往省略了指代目标读者的代词。

(二)增加商务文书的紧迫性

1.增加文书紧迫性的作用

在日常工作中,大家都有这样的经验,即希望自己所发出的商务文书在目标读者那里能够第一时间阅读,从而使自己的沟通目的能够尽快达成。要做到这一点,必须增加商务文书的时间紧迫性,激发目标读者在最短时间内采取我们所希望的行动。

2.增加文书紧迫性的方法

在商务文书中,增加紧迫性的方法其实很简单,就是在文书中加入体现时间敏感性的句子,注意限定事情的最后期限。在增加时间敏感性的过程中,应该注意以下三个方面的问题:

(1)时间的规范性

应该注意时间的规范性问题。这主要是指避免使用昨天、今天、明天、今年等时间约束不明确的时间代词。这样的表述并没有太大的实际意义。

(2)时间的精确性

在会议记录或者电报等商务文书中要把握时间的精确性,应该注明几月、几日、几时、几分甚至几秒等精确的时间,并且越精确越好。

(3)时间的通用性

①商务文书一律使用公元的全称,如2015年不能缩写为15年;

②在商务文书落款成文日期的部分,年度要采用中文的形式,例如“二○一五年”;

③尽量不要用农历;

④注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则,不能出现“腊月15”以及“星期3”等错误情况。

(三)增加可信度

商务文书写作的第三个技巧是增加可信度。所谓“可信度”,就是让自己的文书在目标读者那里看起来值得相信。而要做到这一点,必须在商务文书的撰写过程中做到言之有物,将撰写者实际经历的东西表达出来。

例如,“我们在努力地爱护环境”这句话是比较空洞的;而如果将爱护环境的具体行动增加进去则会极大地增加其可信度:“我们通过回收塑料、玻璃、铝材和纸张的方式,最大努力地爱护环境”。

(四)做到行文简洁

在日常商务环境中,目标读者并一定总是有时间来阅读并分析商务文书。因此,在意思鲜明的基础上,商务文书的撰写一定要做到尽量简单,不要啰唆。

案例8-3

复合句向单句的转化

有这样一句话:“考虑景观和工程因素后,我们将建筑位置定在离河最远的地方。如果这个位置不能为大家接受,我们将聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点”。

可以明显地看到,这句话从“如果”开始形成了一个意思的转成,因此是个复合句。但这种复合句在商务文书中是不应出现的,应该将其转变为以下两个独立句:“考虑景观和工程因素后,我们将建筑位置定在离河最远的地方。如果这个位置不能为大家接受,我们将聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点”。

资料来源:维基百科。

1.词句力求精练

商务文书写作的目的并不是为了难倒别人或者进行语言功底的考试,因此,在商务文书中应该尽量选用简单的词,避免采用晦涩的词。与此同时,还应做到“一式一文主旨明确”,即用简单的一句话表达一个意思,不要试图用一个句子表达多个意思。

商务文书只是说明一个情况,而不是让撰写者发表某种感慨,因此应该少用描写性的词汇而尽量使用陈述性的词汇。

2.另加附件

如果商务文书中有太多需要说明的内容,为了达到行文简洁的目的,可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。

3.多用主动语式

在英文的文章中,被动语式的应用很多;但在中文的语境中,主动语式更加符合读者的阅读习惯。因此,商务文书写作应尽量采用主动语式。

4.适当运用缩略语

在日常工作和生活中有各种各样的缩略语,如“三个代表”“八荣八耻”等;在商务文书中适当地运用缩略语可以使整个文章显得简洁流畅。值得注意的是,对缩略语的使用应该把握适当的原则,即不能将不通用、自创的缩略语运用于商务文书中;否则,容易引起不必要的歧异。

(五)语言规范

1.数字的使用规范

对商务文书写作规范性的要求首先表现在所应用的数字上。对于在商务文书中应用的数字,有以下的使用规范和要求:

(1)真实准确

在商务文书中使用数字,第一个规范和要求是真实准确。商务文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用,因此援引的数字务必来自稳妥的出处,这样才能确保真实准确。

(2)各个分数之和与总数相等

例如:“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%,本科文化程度的员工由过去的29%上升到53%。”这句话中,该公司总人数的比例应该是100%,而两类文化程度不同的员工比重之和在增长之后却达到131%(78%+53%),显然是不合逻辑的。这个句子应该改为:“本公司大专文化程度的员工由过去占总人数的54%上升到78%,本科文化程度的员工由过去占总人数的29%上升到53%。”“各个分数之和与总数相等”是运用数字的基本要求之一。

(3)统计口径一致

在商务文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的,不同统计口径的数据放在一起是没有任何意义的。只有在统计口径一致的前提下,才能进行数据之间的对比。

(4)列举的数字有可比性

必须明确数字比较的基准。根据我国公文写作的规定,按惯例“××以上”以及“××以下”都应该是包含该数字在内的。

(5)注意倍数关系

在商务文书中,数字之间的倍数关系反映在“降低”“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是,“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系,即原来为100%,现在变为了30%;而“降低到70%”则不同,它表示原来为100%,现在变为70%。

(6)分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合

汉字与阿拉伯数字的使用场合是商务文书写作过程中需要注意的另一个问题,需要予以明确的界定。具体的规定为:“商务文书中的数字,除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外,其他情况应当使用阿拉伯数字。”

2.部分结构层次叙述的规范性

所谓“部分结构层次叙述”,就是对商务文书中的几级嵌套的分层次编号。在这个方面,国家标准规范的具体要求为:

(1)结构的第一层,其层次编号用“一”“二”“三”……来表示;

(2)结构的第二层,其层次编号用“(一)”“(二)”“(三)”……来表示;

(3)结构的第三层,其层次编号用阿拉伯数字“1”“2”“3”……来表示;

(4)结构的第四层,其层次编号用“(1)”“(2)”“(3)”……来表示。

与此同时,国家标准规范还要求商务文书的结构层次最好不要多于四级,否则会给读者带来极大的不便。另外,还应该注意不要越级使用各个层次的编号。

3.计量单位的使用规范

在国家标准规范中,对于计量单位也是有明确要求的如表8-1所示。

表8-1　计量单位的使用规范示例表

4.词语使用要规范

在商务文书写作中,还应该特别注意词语的使用规范。

小知识

“等”和“等等”的用法

(1)表示列举未尽且后面再无其他词语的时候,“等”和“等等”都可以使用,而当后面有其他词语的时候则只能用“等”;

(2)无论是“等”还是“等等”,其前面所列举的名词或词组一般不得少于两项,但其中有一个特例,即当前面这个词是一个专有名词或者人名时,可以只列举一个后面用“等”概括;

(3)表示列举未尽且是指人的名词和专有名词的时候,一般只能用“等”;

(4)“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿,而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。

资料来源:中华礼仪网。

5.标点符号的使用规范

标点符号的使用会对商务文书最终呈现出来的意思产生重大影响。如果使用不当或者错误,则有可能造成理解上的偏差和歧义。

案例8-4

常见的标点符号使用错误

首先,我们看一下下例中标点符号的使用是否存在错误:

(1)“严禁中外记者利用采访进行挑唆,煽动性宣传报道”;

(2)“一、二十字,二、三十年代,七、八十岁”;

(3)“经营项目有馄饨、饺子、面条……等等”;

(4)“通过这件事我们深刻体会到:依靠群众、坚持调查研究的重要性”。

具体分析如下:

(1)这句话的问题在于“挑唆”和“煽动性报道”是在宾语的级别上的并列,它们之间应该使用顿号;

(2)这里的问题在于三个词组之中的顿号,顿号代表的是语气的停顿,类似于休止符,这里的三个词组不应该使用顿号进行内部停顿;

(3)这句话的问题在于省略号和等等是重复的,应该两者选用其一;

(4)这句话的问题在于冒号的使用,“深刻体会到”与后半句话实际上是动宾关系(一个从句做宾语),它们的联系是很紧密的,不应该用冒号来进行句内的停顿。

资料来源:中华文本库。

关于标点符号的点放位置,需要注意以下几点:

(1)点号可以放在一行文字的末尾,但是不可以放在一行文字的开头;换言之,点号应该紧跟前面意思的文字,而不要把它单独放到下一行。

(2)标号中的引号、括号和书名号,前半个不能放在一行文字的末尾,而后半个则不能放在一行的开头。

(3)标号中的省略号和破折号,不可以一半在前一行文字中而另一半在后一行文字中。

(4)引文结尾处的句号和引号,如果引用语是作为一个独立整体存在,则句号在先;反之,则句号在后。