商务会议主持

一、商务会议主持与商务会议主持人

一般来说,把带有商务性质的主持统称为商务会议主持。比如公司年会、产品发布会、公司培训会议,等等。

商务会议主持人和许多媒体的主持人从某种意义上来讲是一样的,所从事的都是主持工作,都要有一定的专业素质和工作能力,只不过他们不像那些活跃在电视荧屏上的同行那样广为人知,这一点是受到工作性质和行业特点制约的。随着现代人们物质生活和精神生活的不断提高,对商务活动的要求也在不断提高,人们的主观欣赏水平也在提高,因此,也就给主持人这个职业提出了更高的要求。

二、商务会议主持人的任务

在这种会议上,主持人只是一个“配角”,只不过在开头和结尾部分有点“戏”。会议主持人在这种场合说话总的原则是:少而精。宣布程序、布置任务要简洁明了,说明背景、概括内容要提纲挈领;介绍人物、点评报告要言简意丰。

在具体操作上,应把握好两个环节:会前介绍和会后小结。

(一)会前介绍

主讲人是会议中的“主角”,与会者急于目睹的是主讲人的风度形象,急于了解的是会议程序及主讲内容,因而主持人的当务之急是迅速把主讲人推上前台,把主讲题旨公之于众。而最简易的操作办法就是实话实说。如:“同志们,今天的大会议程有两项,第一是行政工作报告,第二是党委工作报告。大会大约需要两个小时。下面就请×××院长作今年的行政工作报告,报告的题目是‘××××××’,大家欢迎。”这样的大白话、大实话,听起来没有什么特色,但与会者也不会挑剔。因为它适合主持人的身份和当时的场合,是常用的基本方法。

当然,有些时候,主持人还兼有活跃会场气氛,调动听众积极性的重任,尤其是对与会者不太熟悉的主讲人,对大家普遍关心的热点问题,主持人若能巧妙地开个好头,为主讲人出场创造出良好的气氛,就能倍增会议效果。如某大学从外校请来一名教授给学生作《红楼梦》的学术报告,主持人是这样介绍的:“同学们,据我所知,世界上专为某个作家成立而且其影响经久不衰的学会只有两个,一个是研究莎士比亚戏剧的莎学会,一个是研究中国曹雪芹《红楼梦》的红学会。《红楼梦》是咱们国家文化宝库中的宝中之宝,是一部百读不厌的优秀著作。《红楼梦》共一百二十回,数十万字之巨,我们设想一下,生活当中有没有人真的把《红楼梦》读了一百遍?我告诉大家:有!今天我们请来的唐教授,一生痴爱《红楼梦》,读了不下一百遍,甚至能把其中的大部分内容熟练地背出来。唐教授对《红楼梦》很有研究,出版了六部专著,发表了四十余篇论文,是国内外知名的‘红’教授。现在我们就欢迎唐教授来给大家讲一讲‘大学生如何欣赏红楼梦’。”

这段介绍有三巧:第一,通过莎学会与红学会的介绍,再一次唤起听众对《红楼梦》的自豪之感和热爱之情。第二,抓住“百读不厌”这个成语,望文生义,设置悬念,然后亮出真相,令人肃然起敬。第三,把唐教授巧妙地说成“红”教授,顺理成章,既轻松幽默,又使人备感亲切。

另外,在会前介绍中有些主持人介绍领导人喜欢用“非常非常荣幸”“重要指示”等字眼,介绍专家喜欢用“最最著名”“国际大师”等字眼,而介绍先进人物则往往把他们说成似乎是不食人间烟火的圣人。主持人对主讲人的身份地位,成就事迹作一些实事求是的介绍,对他们的光临表示感谢和欢迎,是完全必要的,关键是要把握好“度”。

(二)会后小结

会后小结比会前介绍难度更大,出问题也多在这一环节,主要有三个原因:第一,听众坐了很长时间,身心比较疲倦,加之主报告已毕,注意力难再集中,人心思走,盼望的是早点散会。第二,“主角”退场,让出了“舞台”和“观众”,很容易刺激起“配角”的“表现欲”。第三,主报告已确定了会议的主旋律,主持人的小结要紧扣主题,但他们往往准备不够充分,常常是说得越多,失误越多。此时此刻,主持人一定要善于控制自己。

小结时一般不宜作过多评价,且评价宜粗不宜细,尤其是下级对上级、外行对内行的报告作评价更应慎重。另外,无论是点评还是小结,最好使用概括性强、提纲挈领式的语言,既节省时间,又便于巩固或升华会议内容。

如“同志们,刚才××给我们做了一场生动形象、很有教育意义的报告,从他身上体现出了四种精神,这就是:把癌症当作纸老虎的斗争精神,把荣誉当作起点站的进取精神,把金钱当作淡水的洒脱精神,把事业当作生命的实干精神。这些精神都非常值得我们学习,××同志不愧是我们学习的榜样。让我们再一次以热烈的掌声对××同志表示衷心的感谢和崇高的敬意——会议到此结束,散会”。

三、商务会议主持人的主持技巧

(一)商务会议主持人要果断而自信

在会议开始前,会议主持人可以先用几秒钟的时间面带微笑地审视一下会场的与会者,表情友好真诚,这样做可以起到两个作用:一是让与会者感觉到自己对他们的尊重;二是可以给自己留一点空间。在扫视会场时,可以让自己在瞬间调节情绪,更好地发挥自己的主持才能。

(二)准时宣布会议开始

会议是否准时开会,是与会者最为关注的问题,很多主持人不能准时开会,令与会者不满。有的主持人认为推迟会议,责任不在自己,他们的理由是责任不在我,因为还有人没准备好,要等他们。

这种自我开脱并不是理由。要真的面临这种情况时,比如,临时出现了某人的演讲稿需要改或是演讲的人迟到了等问题时,主持人可以向与会者微笑数秒钟,表示自己和他们一样,也在期待着早点把信息传递给他们。如果能由主持人来指出演说后会有答疑时间,可以利用开会前的这段时间声明,请与会者在那时提问。

(三)准确把握开场白的内容

会议气氛是否轻松愉快,决定于支持人的开场白。在会议开始的时候,主持人为了同与会者拉近距离,可以先介绍一下自己的情况,也可以让与会者互相介绍,以便于他们能互相认识。

开场白应包含的内容如下:

(1)如果眼前的会议与以前的会议内容有关,主持人可以简要地概述一下上次会议的结论。

(2)明确地说明这次会议所要讨论的主题或要解决的问题。

(3)指出此次会议的目的,声明已安排了紧凑的会议事项。

(四)集中精力解决问题和提出行动计划

当主持人告诉与会者应该采取什么措施时,应使用合理的方法,启发他们思考解决的办法以及应采取的行动。也可以在提出问题的解决办法后向与会者作出解释,向他们提供一些解决问题所必需的信息。

(五)让与会者具有参与意识

主持人应该在会议准备工作时,为了使自己的主持更成功,不妨让与会者多说自己的观点,增强他们的参与意识。一次成功的主持意味着让与会者也能参与到所讨论的问题中来。主持人要明白,与听众沟通得越少,自己得到的支持也就越少,对与会者的了解就越少,取得的成功也就越小。

四、商务会议主持示例

各位领导、同志们:

大家新年好!

今天,我们在这里隆重召开商务局全体干部、职工大会。会议主要是为了总结2012年的工作,部署和安排2012年的工作。

今天,抽出宝贵时间前来参加这次会议做指示的领导有:×××,×××,……

在开会之前,我强调三条会议纪律:

一是请与会人员把通信工具全部关闭;二是不准早退、走动、讲小话;三是请大家认真听、认真记。

下面,我宣布,××县商务局2012年全体干部、职工大会正式开始,大会进行第一项:请局长×××同志做工作报告。

刚才,局长做了一个很好的报告,报告实事求是地总结了2012年的商务工作;认真分析了当前的国际国内经济局势;对2012年的工作做了全面的部署和安排,对如何搞好今年的商务工作提出了具体要求,请大家仔细领会,认真落实。

下面,会议进行第二项:请副局长、党组副书记×××同志宣读表彰决定;第三项:给先进集体和先进个人颁奖;刚才,我们对2012年度的先进集体和先进个人进行了表彰,希望受表彰的单位和个人戒骄戒躁,继续努力,为我县的商务工作作出更多更大的贡献;同时,也希望在座的全体同志以他们为榜样,向先进学习,迎头赶上。

第四项,请定屠办、民爆办、市场服务中心、酒管办向局长递交综合治理、安全保卫、计划生育责任状。

下面,会议进行第五项:请县长做指示;县长对商务工作作了重要指示,他强调:一、把握一个基调——坚定信心,迎难而上,切实把思想和行动统一到中央和省、县决策部署上来;二、突出一个主题——抢抓机遇,科学发展,找准推动商务工作平稳较快发展的着力点;三、强化一个保障——凝心聚力、营造氛围,优化商务经济平稳较快增长的环境。我们要按照县长的指示要求,在工作中认真组织落实。

会议进行第六项:请市商务局副局长×××同志做指示。

大会议程全部结束,散会!

会议到此结束,散会。