清查财产物资的正确方法

第一节　财产清查的概述

一、财产清查的概念

财产清查，是指通过对货币资金、实物资产和往来款项的盘点或核对，确定其实存数，查明账存数与实存数是否相符的一种专门方法。

按照清查的范围、实施的时间等方面的不同，财产清查可以划分为以下几种类型。

（一）按清查的范围，可分为全面清查和局部清查

1.全面清查，就是对企业全部财产进行全面的盘点和核对。全面清查范围大、内容多、时间长、参与人员多，清查的内容，一般包括：

（1）库存现金、银行存款、其他货币资金和短期投资（有价证券）以及应收票据；

（2）材料、在产品、产成品、商品、包装物、低值易耗品和其他物资；

（3）在途物资、委托其他单位加工或保管的材料，以及委托代销的商品；

（4）各项往来结算的款项（应收、应付账款）和缴拨款项；

（5）固定资产（包括房屋、建筑物、机器设备、运输设备和工具等）和在建工程。

全面清查，一般在年终进行。在下列几种情况下应当进行全面清查：

（1）在年度决算之前，为确保年度会计报表的真实可靠，需组织一次全面清查；

（2）企业单位发生破产清算、撤销、兼并或改变隶属关系，为了明确经济责任和确定资产、负债、所有者权益的实际数，需要进行一次全面清查；

（3）按规定清产核资或资产评估时，需要进行全面清查；

（4）单位主要负责人发生变动时，需要全面清查；

（5）中外合资、国内合资时，需要全面清查。

2.局部清查，就是根据需要，对部分财产物资进行的盘点与核对。主要适用于对货币资金、存货等流动性较大的财产的清查。局部清查范围小、内容少、时间短、参与人员少，但专业性较强。一般在以下情况下进行局部清查：

（1）对于现金，每日业务终了时，应由出纳员自行清点，保持实存数与日记账结存额相符；

（2）对于银行存款和短期借款（银行借款），应每月与银行核对。

（3）对各种贵重物资，每月应对其盘点清查一次；

（4）对于债权、债务，每年至少核对一到二次；

（5）其他流动性较大的物资，如材料、在产品、库存商品等，除在年度决算前进行全面盘点外，应有计划、有重点地抽查；

以上所列举的清查内容，都是在正常情况下，为了保证账实相符而进行的。如果由于遭受自然灾害（如风、火、水灾、地震等）或发生盗窃事件，以及更换实物保管人时，应对有关财产物资或资金进行局部的清查和盘点。

（二）按清查的时间，可分为定期清查和不定期清查

1.定期清查，就是按照预先安排的时间，对货币资金和往来结算款项等财产物资进行的清查。这种清查通常是在年终、季末、月末结账时进行的。其清查对象和范围，根据实际需要而决定，可以进行全面清查，也可进行局部清查，在一般情况下，年终决算前进行全面清查，季末和月末进行局部清查。季末清查的范围一般要比月末大一些。

2.不定期清查，就是事先并无计划安排，而是根据实际需要所进行的临时性清查。不定期清查带有突发性和偶然性，它的清查范围也是根据实际需要决定的。一般在以下各种情况进行清查：

（1）更换财产物资或现金保管人员时，要对其所保管财产物资或现金进行清查，以分清保管人员的经济责任；

（2）经济管理部门如财政、税务、银行以及审计部门对企业进行检查时，根据检查的要求和范围进行清查；

（3）发生非常灾害或意外损失时，要对受灾损失有关的财产物资进行清查，以查明遭受损失情况；

（4）企业改制、吸收外商投资、对外投资、合并、改组时，要对财产物资进行清查。

企业在编制年度财务会计报告前，应当全面清查财产、核实债务。各单位应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对，保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符。

二、财产清查的意义

财产清查不但是会计核算的一种重要方法，而且也是财产物资管理的一项重要制度。

从理论上讲，会计账簿上所记载的财产物资的增加、减少和结存情况，应该与实际的财产物资的收入、发出和结存情况完全一致。因为会计账簿中所记录的财产物资的增减变化，都是根据财产物资的实际收发业务的会计凭证登记的，并且通过审核、复式记账、试算平衡和对账等一系列严密的会计核算方法，来保证其核算过程和核算结果的正确性。但是，在实际中，财产物资的账簿记录与财产物资的实际存在又往往是不相符的，这主要由以下原因引起：

1.在财产物资收发时，由于计量和检验手段不准确而发生的品种、规格、数量、质量上的差错；

2.在财产物资的收发记账时，发生漏记、重记和记错账等情况；

3.财产物资在保管过程中发生的自然损耗；

4.因管理不善或工作人员的失职而造成财产物资的损坏、变质或短少；

5.发生自然灾害和意外损失造成财产物资的毁损；

6.由于工作人员营私舞弊、贪污盗窃而发生的短缺和损失。

为了正确地反映各项财产物资的真实情况和保证账实相符，就必须在账簿记录的基础上，运用财产清查这一专门方法，对各项财产物资进行定期或不定期的盘点和核对，使账簿记录与实际结存数相一致。

适当运用财产清查的方法，对于保证账簿记录与财产物资的实际状况相符，并提供内容完整、数字准确、资料可靠的会计信息，为加强企业管理、充分发挥会计的监督作用具有重要意义：

（一）通过财产清查，可以查明各项财产物资的实有数量，确定实有数量与账面数量之间的差异，查明原因和责任，以便采取有效措施，消除差异，改进工作，从而保证账实相符，提高会计资料的准确性。

（二）通过财产清查，可以查明各项财产物资的保管情况是否良好，有无因管理不善，造成霉烂、变质、损失浪费，或者被非法挪用、贪污盗窃的情况，以便采取有效措施，改善管理，切实保障各项财产物资的安全完整。

（三）通过财产清查，可以查明各项财产物资的库存和使用情况，合理安排生产经营活动，充分利用各项财产物资，加速资金周转，提高资金使用效果。

三、财产清查的一般程序

财产清查，尤其是全面清查和较复杂情况下的清查，涉及面广、工作量大，为了保证清查工作有序进行，一般可以按照以下程序组织开展：

1.建立财产清查小组。一般由会计部门、财产保管部门及使用部门等人员组成；

2.组织清查人员学习有关政策规定，掌握有关法律、法规和相关业务知识，以提高财产清查工作的质量；

3.确定清查对象、范围，明确清查任务；

4.制定清查方案，具体安排清查内容、时间、步骤、方法，准备好计量器具和各项登记表格等必要的清查前准备；

5.清查时本着先查清数量、核对有关账簿记录等，后认定质量的原则进行；

6.填制盘存清单；

7.根据盘存清单，填制实物、往来账项清查结果报告表。

特别需要说明的是，现代意义上的财产清查，不仅包括对资产实存数量和质量的检查，还应包括资产价值量的测定，并关注资产是否发生减值等情况。