会计信息系统的构成要素

一、会计信息系统的构成要素

会计信息系统的基本构成要素，包括硬件、软件、人员、规程和数据五个大的部分，它们共同构成了会计信息系统的物理架构。

1．硬件

硬件的作用是实现数据的输入、处理、输出等一系列根本性的操作。一般硬件设备包括数据采集设备、处理设备、存储设备、输出设备和网络通信设备。例如，键盘、光电扫描仪、条形码扫描仪等输入设备；计算机主机等数据处理设备；磁盘机、光盘机等存储设备；打印机、显示器等输出设备。

计算机硬件设备的不同组合方式构成了不同的硬件体系结构，也决定了具有不同的计算机工作方式。

（1）单机结构。即在单台计算机上安装会计信息系统，以单机处理会计信息，适宜于小型企业的会计信息化。这是会计信息系统的物理结构中最简单的一种。一般来说，如果不考虑其他因素，从现有计算机的能力测算，一台计算机足以完成一个小型企业的进销存管理工作，可同时解决会计信息处理的问题。

（2）局域网结构（会计信息系统单独运行）。当企业的规模足够大（如中、大型企业），会计业务量很多时，财务会计部门分工详细，需要划分为许多具体专门的业务科室，这时所建的企业会计信息系统需要架构在企业局域网络环境上，运行网络财务会计信息系统。企业局域网通过 HUB网络集线器将网络中的各个微机连接在服务器上。网络中的一台或多台微机共同处理一种会计业务。

（3）局域网结构（会计信息系统运行在企业经营管理信息系统中）。在这种局域网结构中，企业的会计信息系统不是单独建立的，而是构筑在企业的经营管理信息系统中，如企业制造资源计划MRP-Ⅱ信息系统或企业资源计划ERP信息系统等，成为其一个有机运行的子系统。由于会计信息系统的特殊性，在这一系统中，会计信息系统的运行应具有相对的独立性，并进行严密的控制。

在企业经营管理信息系统中，企业以科学的经营管理计划协调着企业的全部经营活动。依据销售订单的情况（或市场预测的情况）制订各类计划（根据订单滚动），合理安排人、财、物，对采购、生产、供应、库存和运输等活动进行有节奏和谐地经营和管理，使企业整体运行效率最优，效益最佳。

（4）企业网（Intranet）结构，对于特大型企业，如企业集团或跨国公司等，其业务远远不限于一个区域。那么该信息系统也是跨地域的。这种信息网络虽然在技术上与国际互联网（Internet）的技术相同，但是它却是一种对外封闭的网络，即企业网（Intranet）。其中，既有局域网络，也有远程网络。这种企业网络的物理连接可能有多种形式，如电讯线路、光纤线路，乃至卫星通讯线路等。在这种情况下，企业在某一个地区的会计业务，可能会与当地的经营业务集成在一起，也可能直接与总部（或地区总部）进行沟通。

需要说明的是，企业网（Intranet）与公众网（Internet）是完全不同的，公众网没有权威管理，良莠不分，病毒蔓延，黑客横行，无法保证企业信息的安全。而企业网则对社会是封闭的，没有权限绝对难以进入。有实力的企业，一般是不会将自己的企业经营管理信息系统构架在公众网上的，而是构架在自己的企业网Intranet上。当然，即使是在企业网上，会计信息系统作为企业经济管理信息系统的子系统，也应当是相对独立地进行控制和管理的，没有权限不得进入系统。

2．软件

会计信息系统的软件包括系统软件、通用应用软件和财务软件。在会计信息系统中财务软件是最重要的部分，没有财务软件现代会计信息系统就无法实施。

财务软件又俗称会计软件，是指专门用于完成各种会计核算和会计管理工作的计算机应用软件。财务软件由软件开发人员根据具体的会计工作，结合计算机特点，使用一种或多种计算机语言编写而成，能在一定计算机平台上操作，完成会计的记账、算账、报账，以及部分会计管理和辅助决策工作。任何一个财务软件都是由模块、数据库和财务软件文档三大部分组成的。

模块是程序的集合体，一个或数个程序组成一个模块，完成一个相对独立的功能。例如：凭证输入模块、总账打印模块、报表编制模块等。数个相互联系又相对独立的模块装配在一起形成一个独立的财务软件，如账务处理子系统、工资核算子系统等。一个模块完成的功能可多可少，通常将“账务处理子系统”称为一个功能模块。

数据库是数据的集合体，用于存放各种数据，如凭证、账簿、报表等。数据库由多个数据文件或表组成，任何一个财务软件都必须有数据库，用于存储相关数据。

财务软件文档是对财务软件模块和数据库等所作的文字说明，包括用户需求说明书、概要设计说明书、软件测试报告、用户手册等技术文档和使用文档。国际和国内均对计算机软件文档有标准的要求，如国际质量认证标准ISO90000、国标GB/T19021.3。

按照适用范围，财务软件又可分为通用和专用两种。

所谓通用财务软件，是指在一定范围内都适用的财务软件。通用财务软件又可分为全通用财务软件（如：用友软件、金蝶软件等）和行业通用财务软件（如：速达软件、管家婆软件等）两种。

通用财务软件的一般特点是不含或较少含有具体的会计核算规则与管理方法，而是在软件中预留出相应的接口，然后由用户通过软件初始化的过程，结合本单位的实际情况输入具体的核算规则和管理方法。因此，从市场上刚刚购来的通用财务软件是不能直接用于用户单位的会计核算的，需要经过软件的初始化处理过程。通用财务软件的这种设计方法，使财务软件真正突破了空间和时间上的限制，实现了软件的通用化。但要指出的是，财务软件的通用化程度越高，其初始化的工作量将越大，就具体用户单位而言，其会计核算的工作细节就越难兼顾。因此，为合理确定财务软件的通用化程度，软件开发商又适时开发出了一些行业通用的财务软件，如分别适用于行政事业单位、工业企业、农业企业、商品流通企业、旅游饮食业、房地产业、铁路运输业、交通运输业、金融企业、邮电通信业、股份制企业等行业通用的财务软件。

在通用财务软件中，有一类需要指出的财务软件，这类软件已申请通过了财政部门的专业评审，允许在软件市场上公开销售，我们把这类软件称为通用商品化的财务软件（简称商品化财务软件）。通用商品化财务软件的特点是具有通用性、合法性和安全性。商品化财务软件市场，经过多年的运作已经比较规范和健全，商品化财务软件的评审规则也已比较完善，加之商品化财务软件的成本低、见效快、安全可靠、软件公司全程维护等特点，当前大多数企业（特别是普通的中小型企业）在实现企业会计信息化的过程中，已将选择购买商品化财务软件作为其主要的途径之一。但是需要指出的是，由于商品化财务软件必须要经过初始化过程才能具体使用，这就要求用户单位的会计人员必须要具备与之相适应的知识结构和操作水平。当然，用户在购买商品化财务软件时，也可根据自身的核算需要只购买部分通用的软件模块和程序，然后利用商品化财务软件提供的数据接口，自行开发适合自身特殊需要的其他模块，再将他们连接起来，以形成具有一定企业特点的财务软件系统。

所谓专用财务软件，是指仅适用于个别单位会计核算与管理需要的财务软件。它是由企业自行研制开发（或委托外单位研制开发）出来的仅适合自身会计核算和管理需要的财务软件。专用财务软件的特点是，在财务软件的开发研制过程中，预先将适合本单位特点的会计核算规则和管理方法编入软件程序中，使软件在格式、计算方法、数据输出等方面都比较适合于单位自身的需要。以致使软件使用起来更为直接、方便，更能满足用户的实际需要。其缺点是，开发成本高，开发目标受时间和空间上的限制，适用范围小，只能在个别企业而且是在一定时期内使用。

3．人员

会计信息化的人员是指从事研制开发、使用和维护的人员。这些人员一般可分为两类：一类称为系统开发人员，包括系统分析员、系统设计员、系统编程人员和测试人员；另一类称为系统的使用和维护人员。

在手工方式下，会计人员所需掌握和运用的工具是算盘和计算器。会计信息化后，一般会计人员不仅要熟悉会计知识和一定的电子计算机及网络方面的知识，而且应该能够熟练运用电子计算机完成会计业务工作。同时，还应初步具备排除系统运行中的一般性故障的能力。

实现会计信息化的过程中，参与系统开发和使用的人员，不仅有财会人员，还有计算机专业人员和操作员等。计算机专业人员应掌握一定程度的财会理论知识，对会计工作有比较全面和细致的了解，熟悉基本工作流程、方法和要求。操作使用人员要熟悉软件的基本功能，熟练地操作计算机并运用软件完成各项工作。会计信息化要求系统人员是复合型人才，同时具备计算机专业和财务专业两方面的知识。

4．规程

规程指各种法令、条例、规章制度。主要包括两大类：一是政府的法令、条例；二是基层单位在会计信息化工作中的各项具体规定，如岗位责任制度、软件操作管理制度、会计档案管理制度等。

我国财政部于1994年6月30日发布了全国性会计电算化管理规章《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》3个规章制度。为指导基层单位开展会计电算化工作，1996年发布了《会计电算化工作规范》。为了进一步促进财务及企业管理软件开发的规范化，1998年6月，由财务软件分会发起，在国内多家著名厂商的大力支持下，出台了《中国财务软件数据接口标准》。这些是目前指导我国会计信息化工作最重要的文件。

5．数据

处理经济业务数据是财会部门的传统职责，也是会计信息系统处理的对象。在会计信息系统中，数据量大、面广、数据载体无纸化。

尽管一个质量可靠的会计信息系统为生成真实、完整的会计信息提供了前提条件，但由于技术、设备、操作人员水平等方面的原因，容易导致会计资料失真。因此，法律上要求，实行会计信息化的单位，用电子计算机生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料在格式、内容以及会计资料的真实性和完整性等方面，都必须符合国家统一的会计制度的规定。