普通发票货物清单样本图

第二节　基本单据——商业单据

商业单据（Commercial Documents）主要是指由出口商出具的单据，是描述商品品质或证明其状况的单据，包括商业发票（Commercial Invoice）、包装单（Packing List）、重量单（Weight Note/List）、规格明细单、制造商或供货者的品质证书或检验证书、第三者出具的检验证及制造厂分析证书、特殊格式的海关发票和领事发票、形式发票（Pro－forma Invoice）详细发票（Detailed Invoice）等。本节将主要对商业发票、包装单据及其他单据等商业单据内容进行介绍。

一、商业发票单据

（一）商业发票的概念与作用

商业发票（Commercial Invoice），是指由出口商向进口商开立的说明货物的名称、数量、价格的清单，有时简称为发票。它是进出口贸易的最主要单据之一，是卖方向买方开立的发货价目清单，是装运货物的总说明，也是出口方向进口方收取货款的主要依据。发票是出口商必须提供的，在全部单据中起核心作用，其他单据均须参照它来缮制，在内容上不得与发票的记载的内容相互矛盾。

商业发票的作用可以概括如下：

（1）商业发票是买卖双方用以确认出口方是否发运货物或已经履约的证明文件。发票上对有关的货物做了详细的描述，便于买方核对已装运的货物是否符合买卖合同的规定，在信用证方式下，还可以便于银行核对所显示的货物是否与信用证条款的规定相一致。所以，它是重要的履约证明。

（2）商业发票是买卖双方的记账凭证，各国的企业均凭发票来记账，发票中一般列有详细的计算过程。

（3）商业发票是报关和完税的凭据。发票中关于货物的描述、货价、产地等是海关确定税额、税率的凭据。

（4）有时可以代替汇票。在信用证不要求汇票（为免征印花税）的情况下，开证行就根据发票的金额来付款，因此发票可以代替汇票作为付款凭证。托收时，也有这种能代替汇票的发票。

（5）商业发票是结汇单据中的中心单据。发票是基本单据，交易和结算中不能缺少，其他的单据均是按照发票来制作的。在信用证下，确定各单据是否一致时，主要是看各种单据是否分别与发票一致，因此商业发票是银行重点审核的单据，它在全部单据中起着核心作用。

（6）货物发生损失时，还可以作为索赔和理赔的依据。

（二）商业发票的基本内容

商业发票通常由出口企业自行拟制，并无统一格式，因此，发票的形式并不固定，不同的国家、出口企业均有不同的格式，但以下基本内容大致相同，包括首文（Heading）、本文（Body）和结文（Complementary Clause）三部分内容。

1.首文部分

首文部分应列明发票的名称和号码、合同、订单或信用证号码、发票的出票日期和地点，以及船名、装运港或装运地、目的港或目的地、发票抬头人、出票人名称和地址等内容。

（1）出票人名称和地址（Title and Address of Remitter）。发票的出票人一般为出口商，但也有可能是第三者（转让信用证时）。其名称和地址相对固定，故出口方通常将此项内容事先印制在发票的上方。

（2）发票抬头人。即收货人。一般为进口商或信用证的开证申请人（可转让信用证除外）。此栏一般印有“To”、“Sold to Messrs”或者“For Account and Risk of Messrs”等字样。在这些字样后，一般注明买方的名称和地址（有时包括电传号码、传真号码等）。

（3）单据名称（Title）。发票单据上一般标明“发票（Invoice）”或“商业发票”（Commercial Invoice）字样，用粗体字印刷在发票的明显位置。一般情况下应按信用证对发票的具体要求制作，例如，如果要求提供的是“Commercial Invoice”（商业发票），则发票的名称必须有“Commercial”字样，否则发票则与信用证的要求不符。

（4）发票号（Invoice No.）、合同号（Contract No.）或订单和信用证号码（L/C No.）。发票号码是出口商自行制作的编号，这是发票中不可缺少的内容之一。为了便于核对，发票中一般还注明有关合同号码或订单号码，采用信用证结算时，一般还注明信用证号码，使用的不是信用证方式或信用证无规定，则可不填写。

（5）发票的出票日期（Date）和地点（Place）。发票的出票日期就是发票的制作日期，也应理解为发票的签发日期。一般情况下，出具发票的日期不得迟于提单签发的日期，应略早于汇票日期，并在运输单据的出单日期之前，同时不能迟于信用证的有效期或信用证规定的交单期。但UCP600规定，除非信用证另有规定，单据（包括发票）的出具日期可以早于信用证开出日期。发票的制作地点一般是出口公司所在地。

（6）起讫地点（装运港或装运地、目的港或目的地）。一般要按货物运输的实际起讫地点填写，即发票上应列明货物的装运港（地）和目的港（地）名称。如果货物需转运，转运地点也要明确，应加注中转港（地）名称。如有重名的港口或城市，应加列国名或地区名，转运港应与所标明的一致。

（7）运输工具（Conveyance）。如果采用直达船运输时，应在发票上加注船名，如果中途需要转船，则应注明二程船名。

2.本文部分

发票的本文部分是通过对货物和货价的描述，来说明当事人履约情况的部分。主要包括唛头、货物名称、数量、规格、包装、单价、总价、毛重/净重等内容。

（1）唛头（Shipping Mark）。唛头即运输标志，一般印刷在货物的外包装上的图形文字和数字，其作用是方便运输及保管过程中有关人员识别货物，避免发生发货和运输的错误。如信用证中有指定唛头的，发票上的唛头应与信用证中规定的唛头完全一致。发票的唛头和件号应与运输单据和其他单据所列的相一致。如信用证未指定，出口方可自行设计；如果无唛头，则应填写“N/M”（没有唛头）字样。

（2）货物描述（Description of Goods）。商品的名称、品质、规格等应与信用证中规定的商品名称、品质、规格完全一致。如果信用证中的商品名称有错误或漏字等并且未来得及修改，发票上的商品名称也应将错就错，以保证发票与信用证规定的完全一致。不过，可在错误的名称后面加注正确的名称。银行只负责审核单据表面上的一致性。因此，商品名称的表面性应与信用证的要求保持一致，不可使用商品名称的简写或繁写或同义词或同义名称等。其他单据的货名可用统称，但不能与信用证和发票相悖。

（3）货物的包装及数量（Packing and Amount of Goods）。信用证中如规定内外包装方式或其他明细条款，在发票中应填写完整。信用证中规定要注明毛重、净重的，发票中也应列明。发票中列明的货物的数量不仅应与信用证中货物描述的数量完全一致，并与提单等基本单据中货物的数量和重量一致，还要与唛头中相符。

（4）货物的单价和总价（Unit Price and Amount of Goods）。发票的单价一般包括计量单位、单价金额、计价货币和贸易术语四部分内容。发票的单价应与信用证中规定的货物单价相符。如单价中含有佣金或折扣，发票上一般也会注明。发票的总价即货物总金额，也就是货物数量与货物单价之积。总价一般由大小写组成，单价和总价是发票的重要项目，必须准确计算，正确缮打，并应做到单价、数量、总价三者之间不能相互矛盾（除非信用证另有规定，发票的总金额一般不能超过开证的金额，并注意与有关汇票金额一致）。另外，有时根据买方的要求，对按照CIF、CIP或者CFR、CPT成交的，发票上还分别列明运费、保险费和FOB、FCA价。

3.结文部分

发票的结文一般包括信用证中要求加注的特别条款或语句，如在发票上加注特定费用金额等、分别列明货物的金额、运费及保险费、进口许可证号码、布鲁塞尔税则号码、注明货物的原产地名称等有关说明、文件号码与证实性语句。在缮制发票时，可将上述内容打印在发票的商品描述栏内。

发票的结文最重要的内容是出口商的签章。信用证项下，只能是受益人签发发票。发票的出票人签字一般在发票的右下角，一般包括两部分内容：一是出口商的名称信用证的受益人）；二是出口公司经理或其他授权人的手签，有时也可用图章代替手签；规定用手签的，必须加负责人的手签名，否则视为无效发票。有些国家规定，写在签署人签字以下的文字内容无效。因此，应特别注意，发票的各项内容应列在签署人签字之上。UCP600规定，如果信用证没有特别要求，发票可以没有签字。

出口商提交的发票张数必须与信用证要求一致。发票的份数一般正本不少于四份，其中两份随同提单等其他单据交银行议付或托收，另外两份则与提单副本一起径寄进口商，以便对方做好付款赎单和收货准备。此外，还需准备副本多份，除供出口企业自己留底备查以及在出口报关时使用外，进口商和中间商常要求增加提供份数，以供其记账、存查所需。

二、商业发票的补充单据——包装单据

包装单据（Bill of Documents of Packing）是泛指用以反映（记载或描述）商品包装情况的单据，也是就包装事项对商业发票进行补充说明的单据。在向银行交单要求付款、承兑或议付时，除散装货外，一般均要求提供包装单据。常见的包装单据主要有重量单（Weight List/Certificate）、装箱单（Packing List/Specification）和尺码单（Measurement List）。

1.重量单

重量单又称磅码单、码单，用以证明装货重量与合同规定是否相符，且以重量计量、计价的商品清单，是关于货物重量的证明书。凡是按照装货重量成交的货物，出口商在装运货物时，均须向进口商提交由出口商或厂商出具的包装单来证明。凡是按到岸重量成交的货物，到岸时如有短缺，进口商必须提交重量证明书，才能据以向出口商、运输商或保险公司索赔。船舶公司计算运费时，须有出口商提供重量证明书。这项证明书一般由商检机构出具，或有公证行、重量鉴定人出具。包装单上一般列明每件包装商品的毛重和净重、整批货物的总毛重和总净重；有的还须增列皮重；按公量计量计价的商品，则须列明公量和计算公量的有关数据。凡是提供重量单的商品，一般不需提供其他包装单据。

2.装箱单

装箱单亦称包装单、花色码单、码单，是货物装运明细表，用以说明货物的包装细节，如说明出口商品的花色、规格和其他包装情况。装箱单可以合并在发票上，也可以单独制作，但在信用证上作为独立凭证分别要求者不应合并。除散装货和裸装货外，卖方一般都向买方提供装箱单，作为发票的补充，以便在货物到达目的港后，供海关验货和收货人核对货物。装箱单主要载明货物装箱的详细情况，包括所装货物的名称、规格、数量、花色搭配等。尤其是不定量包装的商品，要列出每件（箱）包装的详细情况。装箱单有时也与重量单以联合形式出具。

出口方制作的装箱单在格式上不尽相同，不过在内容上却基本相同，一般应列明的项目有：单据名称、编号、合同号码、信用证号码、出单日期、抬头、货物名称、唛头、规格、件数、毛重和净重、出单人签章。有时还涉及包装材料、包装方式、包装规格等。

（1）装箱单名称。一般用“Packing List”，也有“Packing Note”、“Packing Specifications”或“Specifications List”等不同写法，通常印刷在单据上方。如果合同要求中性包装，单证名称仍为“Packing List”，但装箱单上无出单人名称和签章，即为中性包装单。

（2）编号。装箱单编号应与发票号码一致。有的装箱单不编号，但应注明有关货物所属的发票号、合同号或者信用证号。

（3）抬头。装箱单抬头指明是向谁开立的，一般与发票抬头相同，为买方或信用证开证人。有的装箱单列明“As per Inv.”（根据发票）或“To whom it may concern”（致有关人）。

（4）品名与规格。一般只填统称。通常也对货物包装情况作简要说明。有的对包装材料作特殊说明，如“拆箱后装入木箱”（Packed in wooden case，C.K.n）。

（5）包装件号码。在单位包装货量或品种不固定的情况下，需注明每个包装件内的包装情况，因此包装件应编号。对每个包装件应尽可能详细地列出有关的包装细节，如规格、型号、色泽、内装量等。

（6）数量。注明每种货物的包装件数，同时注明合计数。

（7）毛重及净重。一般只列明总毛重和总净重。有时也列明货物的单件毛重、净重或皮重。不定量包装货物，通常要逐件列出单件重量。

（8）包装件尺寸。注明每个包装件的实际尺寸或者体积。

（9）唛头。有时填实际唛头，有时只注明“As per invoice No.××”（根据第“××”号发票）。

（10）出单人签章。一般与发票一致。出口公司是否要在装箱单上签署名称等应视信用证的具体要求而定。

一般情况下，信用证中对装箱单的内容都有明确规定，有时还有特别要求，这些都必须在装箱单上有反映。对于装箱单中的数量应仔细审核，做到与信用证的要求完全一致。

3.尺码单

尺码单，又称体积单，是着重记载货物的包装件的长、宽、高及总体积的清单，供买方及承运人了解货物的尺码，以便合理安排运输、仓储及计算运费。尺码单的主要项目包括单据名称、编号、日期、唛头、货名、尺码和签字等内容。装箱单、重量单、尺码单一般不显示收货人、价格和装运情况，货物内容的描述一般都使用统称。

需要注意的是：上述三种单据并非在一次交易中必须同时都使用，一般应根据进口方来证的要求来确定；但它们都起着补充发票内容不足的作用，便于进口商在货物进港后报关、验货和核对。因此，其内容要与发票及其他单据的内容一致。装箱单应注意不能漏列箱（件）号数；重量单上的各箱（件）数量的总和应与总重量相一致；各单据上的总件数应与发票一样并与实际包装相符。

三、其他形式商业发票单据

1.形式发票（Pro－forma Invoice）

形式发票又称预开发票、估价发票，是在交易达成前卖方应买方的要求，将拟报价出售的货物名称、规格、单价、价格条件、装运期及支付方式等一一列明的一种非正式发票，供买方向本国的进出口管理机构或管汇部门申请进口许可证或批汇的需要，也可以作为进口方向其本国政府申请进口许可或批汇的依据。形式发票在外表上与商业发票的唯一差别是格式上有“形式”字样。它的作用是：（1）作为交易的卖方向可能的买方报价的一种形式，即充当交易的发盘，以供进口商参考。（2）在外汇管制较严的国家，买方要用形式发票来申请外汇及进口许可证。

由于形式发票不是正式的发票且票面上注明的价格亦是卖方根据当时市场行情的估计价，只供买方参考，对双方无约束力，不能作为托收和信用证项下的议付或出口结汇的单据。但是若买方接受了形式发票，就不再是“形式”，而是肯定的合约。一旦接受，就要另开正式的发票，并将已接受的形式发票的详细内容照录于正式的商业发票内。卖方通常被要求在商业发票上注明“所列货物按××号形式发票”。并且信用证项下，卖方还要申明，商业发票和形式发票的内容是相符的。

2.证实发票（Certified Invoice）

证实发票是一张经签署的普通的商业发票，实际上是海关发票。被人们称之为“证实”发票的原因是在于发票上明列货物和产地这两项主要内容，其中货价部分须经卖方以个人名义签名予以证实。

证实发票需要证实以下某项内容：（1）货物符合某项合同或形式发票。（2）货物是或不是某特定国家所产。（3）买方要求卖方在发票上加注的其内容真实的证明。一般用这样的证明文句“We thereby certify the contents of this invoice true and correct”，即发票的内容是真实和正确的，并将“错误当查”（E.＆O.E）划去。有的证实发票具有一定的格式，这种发票在向进口当局提供时，能作为货物清关时课征较低关税或免税时必需的证明。

3.海关发票（Customs Invoice）

海关发票是部分进口国（主要是美洲、非洲和大洋洲等地区）海关规定的进口报关必须提交的特定格式的发票，由出口商填制，供进口商凭以报关。各国海关发票各有专用格式，不能相互混淆或替代。一般来说，海关发票有三种形式：海关发票（Customs Invoice）；估价和原产地联合证明书（Combined Certificate of Value and Origin，C.C.V.O）和根据某国海关法令签发的证实发票（Certificate Invoice in Accordance）。海关发票的作用表现在：（1）它是进口国海关作为统计的依据。（2）可以作为货物估价定税的依据。（3）是核定货物原产地。（4）是确定有无倾销的证明文件。

海关发票的内容、海关发票格式与详细内容因国而异。其内容除商品品名、单价、总值等与商业发票相同外，还包括商品的成本价值（Cost/Value of Goods）和商品的生产国家（Country of Origin of Goods）等内容。海关发票要求详细列示货物的价格构成。即必须分别注明货物的离岸价、外包装的价值、货物装入外部容器的工资费用、内陆运输费与保险费、码头与港口费用、海运费用、海运保险费、有关交货的其他费用、其他特殊开支、佣金、现金折扣率等内容；以及注明货物的出售给买主的价格、现行国内价值或出口国原产地的工厂、仓库、装运港的公开市场价格。

出口商填写海关发票应注意的问题主要有：（1）各国（地区）使用的海关发票，都有专门的固定格式，不能混用。（2）凡是商业发票上和海关发票上共有的项目和内容（如唛头、品名、数量、金额等），必须与商业发票保持一致，不得相互矛盾。（3）如成交价格为CIF条件，应分别列明FOB价、运费、保险费，而这三者的总和应与CIF货值相等。（4）签字人和证明人均须以个人身份出现，而且这二者不能为同一人，个人签字均须当事人亲手签字才有效。

4.领事发票（Consular Invoice）

亦称为“领事签证发票”。领事发票是一种进口国驻出口国领事馆制定的特定规格的发票，由出口商填写并经领事签字证实后，提供给进口商凭此办理报关手续。是一种具有固定的格式，要求依据事实填写并缴纳一定费用。按某些国家的规定，货物从外国进口，须提供领事发票作为核对税款的根据，以防止买方进口时低报货价逃避进口关税，并审查该进口商品有无倾销的情况。

领事发票或领事签证发票具有以下积极功能与作用：（1）可以证明进口货物的产地与原产地相同。（2）证明领事发票上所填写的货物名称、价格与数量属实。（3）它是进口商品征税的依据。（4）防止出口国廉价倾销出口商品。

5.厂商发票（Manufacturer Invoice）

厂商发票是厂方出具的以本国货币计算价格，用来证明出口国国内市场的出厂价格的发票。来证要求提供厂商发票，其主要目的是用以核查出口交易中是否存在倾销，以便确定是否征收“反倾销税”。

6.银行发票（Banker Invoice）

在交易比较复杂时，有时信用证内对货物名称、规格、包装等的规定要比合同简单，为使单证相符，出口商按信用证的要求缮制一份简略的发票交银行议付，这种发票就叫银行发票，而将内容详尽的、和合同要求一致的发票径寄进口商。

7.样品发票（Sample Invoice）

出口商为推销商品将样品寄给进口商而出具的发票称样品发票（Sample Invoice），供进口商报关和采购参考，此种样品发票不同于商业发票，目的是说明自己所推销商品的品质、规格、价格，便于客户了解商品的价值、费用，便于向市场推销，便于报关取样。

8.联合发票（Combined Invoice）

联合发票是指将其他某种单据的内容或几种单据的内容都反映在其中的商业发票。也就是说，联合发票不仅具有商业发票的作用，而且还代替了其他的它所联合的单据，如保险单、重量单、装箱单、产地证等。由于联合发票只能在信用证允许的范围内使用，因此，在国际贸易实务中，联合发票较少使用。