项目资料管理目标考核

一、项目管理的定义

项目管理是指以项目为对象的系统管理方法，它通过项目各方利益相关者的合作，通过一个临时性的专门的柔性组织，把各种资源应用于项目，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化，并最终实现项目的目标，使项目各利益相关者的需求得到不同程度的满足。所谓实现项目全过程的动态管理，是指在项目的生命周期内，不断进行资源的配置和协调，不断地做出科学决策，从而使项目执行的全过程处于最佳的运行状态，产生最佳的效果。所谓项目目标的综合协调与优化，是指项目管理应综合协调好时间、费用及质量等约束性目标，在相对较短的时期内成功地达到一个特定的成果性目标。项目管理的日常活动通常是围绕着项目计划、项目组织、质量管理、费用控制和进度控制五项基本任务展开的。

项目管理贯穿于项目的整个寿命周期，它是运用一定规律和方法对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制的管理手段，并在时间、费用和质量的约束下达到预定的项目目标。

一般地说，采用项目管理的专门方法进行管理的项目往往都是技术上比较复杂、工作量比较繁重、不确定性因素很多的项目。比如，第二次世界大战期间美国原子弹试验项目、后来的阿波罗登月计划等重大科学实验项目，是最早采用项目管理的典型例子。项目管理的专门方法在20世纪50至60年代被广泛应用，尤其是在电子、核工业、国防和航空航天等工业领域中应用最多。目前项目管理已经应用于所有的工业领域中。

二、项目管理的要素

要深刻理解项目管理的定义，我们就必须弄清项目管理的各个要素，尤其是其中的基本要素，如资源、目标和需求、项目组织、项目环境、项目、项目利益相关者。其中项目、项目利益相关者在第一节我们已经讨论过了，这里仅就资源、目标和需求、项目组织、项目环境进行介绍。

（一）资源

资源概念的内容十分丰富，可以理解为一切具有现实和潜在价值的东西，包括自然资源和人造资源、内部资源和外部资源、有形资源和无形资源。例如人力和人才、原料和材料、资金和市场、信息和科技等。此外，专利、商标、信誉以及某种社会联系等，也是十分有用的资源。特别是在走向知识经济的时代，知识作为无形资源的价值更加突出。当今，我们不仅应该管好用好“硬”资源，也要学会管好用好“软”资源。

项目管理作为一种管理方法和手段，本身也是一种资源。可是，由于项目固有的一次性特点，项目资源不同于其他机构的资源，它多是临时拥有和使用的。资金需要筹集，服务和咨询力量可以采购（如招标发包）或招聘，有些资源还可以租赁。项目实施过程中资源需求变化很大，有些资源用完后要及时偿还或遣散，任何资源的积压、滞留或短缺，都会给项目带来损失。资源的合理、高效使用对项目管理尤为重要。

（二）目标和需求

项目要求达到的目标可分为两类：必须满足的规定要求和附加获取的期望要求。规定要求包括：项目实施范围、质量要求、利润或成本目标、时间目标以及必须满足的法规要求等。在一定范围内，质量、成本、进度三者是互相制约的，当进度要求不变时，质量要求越高，则成本越高；当成本不变时，质量要求越高，则进度越慢；当质量标准不变时，进度过快或过慢都会导致成本的增加。项目管理的目的就是谋求快、好、省的有机统一和协调均衡。

但是，项目要求达到的目标是依据利益相关者对项目的需求和现实可能性这两个方面共同确定的。一个项目的不同利益相关者对项目有着各自不同的需求，有的相去甚远，甚至互相抵触。这就更要求项目管理者对这些不同的需求加以协调，统筹兼顾，以取得某种平衡，最大限度地调动各个项目利益相关者的积极性，尽可能减少他们的阻力和消极影响。

（三）项目组织

组织是把多个人联络在一起，做一个人无法做的事情的形式或机制，是管理的一项功能。项目组织与其他组织一样，要有好的领导、章程、沟通、人员配备、激励机制和良好的组织等。但是，项目组织也有与其他组织不同的特点。

由于项目的临时性，项目组织也有生命周期，要经历建立、发展、解散的过程。总之，项目组织是不断更替、调整和变化的。项目组织的一个基本原则是因事设人，就是根据项目的任务设置有关项目机构，设岗用人，事毕境迁，及时调整，甚至撤销。项目要想获得成功，必须有机动灵活的组织形式和用人机制，即实行柔性管理。

项目组织的柔性还反映在各个项目利益相关者之间的联系均是有条件的，松散的，它们通过合同、协议、法规以及其他各种社会关系结合在一起，项目组织不像其他组织那样有明晰的组织边界，项目利益相关者在某些事务中属于某个项目组织，而在另外的事务中可能又属于其他组织。同时，项目中各利益相关者和组织形式也是多种多样的。

（四）项目环境

这里所指的环境，特指项目所处的外部环境。项目的外部环境包括自然和社会等十分广泛的内容。在一定条件下，外部环境的某些方面对项目会产生重大的，甚至决定性的影响。这里我们仅就政治和经济、文化和意识、标准和规章三个方面作一说明。其一，政治和经济。这包括国际、国内的政治经济形势，涉及多方面的因素，大到政局的稳定、经济的景气、金融危机等，小到某种物价的涨落、某个政策和规定的变更，甚至某个关键的人事变动等。其二，文化和意识。文化是人类在社会历史发展过程中所创造的物质财富和精神财富的总和，在这里特指精神财富，如文学、艺术、教育、科学，也包括人们的行为方式、信仰、制度、惯例等。项目管理必须了解当地的文化，尊重当地的风俗习惯。在与项目利益相关者沟通时，如果善于在适当场合使用当地文字、语言和交往方式，往往能取得理想的效果。在项目进程中，通过不同文化的交流、融合，可以减少摩擦、增进理解、取长补短、相互促进。意识也属于文化，会对项目产生影响，诸如民族意识、家庭意识、人权意识、市场意识、消费意识、环保意识、节水意识等。在不同的环境下人们的意识会有明显的差异，必须引起项目管理人员的关注。其三，标准和规章。国际标准化组织（ISO）将标准和规章做了如下区分：标准是“一个公认的机构批准的文件，规定了与产品、工艺过程或服务有关的法则、指南和特征，这些并不一定是要求强制遵守的”。例如，国际标准化组织公布了一系列标准化文件，从各种关于质量的准则到电脑磁盘的尺寸，包罗万象。规章是“一个规定产品、工艺过程或服务特征的文件，包括其适用性的行政条款，这些是要求强制遵守的”。建筑法规即是一例。有些标准由于其合理性并得到实践检验，已经变成了事实上的规章，若不遵守这些标准，会受到业内人士的抵制。例如，在大型施工项目的进度计划中普遍使用了关键路线法这一施工标准。很多规章只是在一定范围内要求强制遵守，出了这个范围只供参考执行。由于有关项目的标准和规章对于项目有重要的影响，因此，项目管理人员应当熟悉与项目有关的标准和规范，充分考虑它们对项目可能产生的影响。