把应用文事务文书当作公文

第二节　应用文写作概述

一、应用文的定义和沿革

（一）应用文的定义

应用文是单位或个人在处理事务、交流情况、传递信息、沟通关系时所使用的具有惯用格式的实用性文体。

这个定义表明了三层意思：一是揭示了应用文的使用范围很广。可以分为公、私两大类，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层。二是揭示了应用文的作用很大。它用于处理事务、交流情况、传递信息、沟通关系，无处不在。三是揭示了应用文形式上的特殊要求。它不仅在内部结构上具有单一、循规的特点，而且在外观式样上具有相对固定的格式要求。

（二）应用文的沿革

1．自从有了文字，就产生了应用文。应用文起源于距今3000多年前的殷商晚期甲骨文书，甲骨文主要记录了殷商时期有关祭祀、战争、农事、狩猎、天文地理、风俗习惯等方面的情况。一篇完整的甲骨文常由前辞、命辞、占辞、验辞四部分组成，结构和句式都较固定。字数多则百十字，少则几个字。例如：“王大令众人协田！其受年。”意为殷王命令奴隶们努力耕田！那就能获得好收成。

2．随着文字和社会的推进，应用文不断发展。周朝的《尚书》就是我国最早的以应用文为主体的散文总集，分为典、谟、训、诰、誓、命六种体式。秦代的书，汉代的制、诏、策、诫、奏、章、表、仪，魏晋南北朝的移，唐宋的露布、咨报，明清的勘合、照会，民国时期的《临时政府公文程式》等均属应用文。历代也出现了一些经典应用文，如李斯的《谏逐客书》、司马迁的《报任安书》、贾谊的《论积贮疏》、诸葛亮的《出师表》、魏征的《谏太宗十思疏》、海瑞的《治安疏》、林则徐的《谕各国商人呈缴烟土稿》等，令人爱不释手。“应用文”这个名称的出现，是在宋朝张侃的《拙轩集·跋陈后山再任教官谢启》一文中写道：“骈四俪六，特应用文耳。”意为在六朝、唐初时所写的应用文，包括公文、专用书信、契约等，都采用四字、六字句式和相间成对的骈体文来表现。正式将“应用文体”提出的是清朝文学家刘熙载，他在《艺概·文概》中说：“辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行、有平行、有下行。重其辞乃所以重其实也。”对应用文作了深入分析。

3．当今社会，应用文与人们联系更为密切。一是文种不断发展。如党政公文领域出现议案、意见，事务文书领域出现述职报告、公示，财经文书领域出现经济发展报告、社会发展报告、资产评估报告、市场营销方案等。二是教学更加重视。应用文写作这门课在我国各类高校的财经类、司法类、文秘类、旅游类、管理类等专业中都已开设。在美国高校中也已有100多个专业开设，有20多所大学和研究所招收应用文写作的硕士生和博士生。三是应用文与人们的工作、生活联系更为密切，必将发挥越来越大的作用。原中国写作协会会长叶圣陶老先生对《写作》杂志编辑人员说过：“工作中、学习中、生活中经常需要写作，所以写作是非学不可的，而且是非学好不可的……大学毕业生，不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写应用文，而且非写得既通顺又扎实不可。”

二、应用文的分类

应用文种类繁多，分类方法也多种多样。

按使用主体分，可分为公务文书和私人文书。

按应用领域分，可分为党政文书、财经文书、司法文书、教育文书、科技文书等。

按表达方式分，可分为说明类文书、叙述类文书等。

按作用特征分，可分为指挥性文书、报请性文书、知照性文书、调研性文书、计划性文书、法规性文书、记录性文书等。

以上分类，各有优劣。根据性质和功能，可将应用文分为三大类，如图1-2所示。

图1-2　应用文的分类

（一）法定公文

这是党政、人大和军队以法规形式颁发的处理公务的应用文。主要有三类：

1．党政公文。这是国家正式规定的党的系统和行政系统处理公务的文书。根据中共中央办公厅和国务院办公厅于2012年4月16日联合印发的《党政机关公文处理工作条例》的规定，这类公文有15种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

2．人大公文。这是人大正式规定的各级人大处理公务的文书。根据2000年11月15日全国人大常委会办公厅发布的《人大机关公文处理办法》的修定稿规定，这类公文有14类19种，即公告，决议，决定，法、条例、规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要。

3．军队公文。这是军队正式规定的各级部队处理公务的文书。根据2005年10月7日时任中央军委主席胡锦涛签署命令发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》的规定，这类公文有12种，即命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。

（二）事务文书

这是指单位或个人处理各类事务而使用的应用文。如计划、总结、调查报告、规章制度等。

（三）行业文书

这是指用于某一行业或部门的应用文。如财经文书、司法文书、传播文书、策划文书、旅游文书、外交文书、海关文书、教育文书等。

三、应用文的特点和作用

（一）应用文的特点

1．内容的实用性。记叙文“以情感人”，议论文“以理服人”，说明文“以识明人”，应用文则“以事告人”。比如要和远方的朋友联系，就要写信；要借款，就得立字据；向上级汇报工作、反映情况，就要写报告等。所以撰写应用文的目的就是为了实用，为了解决工作、生活中的实际问题。

2．格式的规范性。应用文的格式是固定和规范的，是在长期使用中约定俗成而又为大家所接受的，有些还是法规确定的，不能随意改动。如写信，就必须写明称呼、问候语、正文、祝颂语、落款；撰写党政公文就要按照18个要素，该写的都要写上。

3．语体的事务性。与应用文相对应的是事务语体，有别于议论语体、科技语体，尤其有别于文艺语体。事务语体有两大特点：一是有一套较为固定的习惯用语；二是表义明白、简洁、平实。而文艺语体最大的特点是表义生动、形象、含蓄，追求词语的艺术化。

（二）应用文的作用

1．指挥管理作用。一些党政文件和行政法规是依法行政、依法办事的文书，具有规范和监管的功能。如果得不到贯彻执行，社会秩序会陷入混乱。

2．联系交流作用。有些应用文是纵向联系的纽带，也是横向联系的工具。比如上情下达，下情上达；各单位之间的信息交流、情况交流等。

3．宣传教育作用。法定公文中的“决定”、“通告”、“通报”和事务文书中的“总结”、“调查报告”等，都是用来宣传党和国家的方针政策以及表彰先进、批评错误的，并以此端正和统一人们的思想，规范人们的行为，从而不断推动社会的进步，因此，具有宣传教育作用。

4．凭证史料作用。有些党政文件、规章制度和条据、合同等都是开展工作、处理问题的依据和凭证，不可缺少。还有一些重要的应用文也是历史的档案资料，具有可供查考的历史凭证作用。

四、提高应用写作能力的途径

要提高应用写作能力，不是单一某方面提高就行，而是一个综合提高的问题。所以，就必须加强以下几方面的修养。

（一）要有科学的理论修养

主要包括：①掌握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观；②运用辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点、方法去认识和解决问题。只有这样，才能站得高、看得远，写出高质量的应用文。

（二）要有求实的作风修养

实事求是是我党一贯坚持的思想路线，是我们的事业能够取得伟大成就的根本保证，落实在应用文写作中，就是要求：①引用的材料、反映的问题都要真实可靠，不能道听途说，更不能弄虚作假；②对所反映问题的性质、程度，都要根据事实作出恰如其分的评价，不能随意夸大或缩小。

（三）要有广博的知识修养

一般包括：①基础知识（如语文知识、历史知识、地理知识、法律知识、科技知识、数理化常识、医药常识等）；②业务知识；③写作知识。广博的知识是撰写应用文的基础。

（四）要有出色的能力修养

主要包括：①综合的思维能力。包括逻辑思维能力、辩证思维能力、科学思维能力和创造性思维能力，只有具备了综合思维能力，才能克服思维的局限和僵化，才能从不同的角度去思考问题。②敏锐的观察能力，观察能力的高低决定了应用文内容的深度和力度，有了敏锐的观察力才能有丰富的材料。③较强的记忆能力，写作离不开记忆，我们应熟记本单位的基本情况、常用数据、政策依据等等，才能使写作快速高效。④精练的文字能力，应用文写作归根到底取决于文字表达，文字能力应是基本功，提高文字表达能力没有捷径可走，只有多读、多练，才能提高。