事务文书属于法定公文吗

一、事务文书概述

秘书写作以公文写作为核心，但绝不仅限于公文写作。公务活动中，党政机关、社会团体、企事业单位实施有效的管理，有大量的日常事务性工作，比如要进行调查研究、要搜集并记录情况、要事先有所安排事后有所总结、要统一认识规范行动，等等。在这些日常事务性工作中，要使用到各种各样的文字材料，形成专为处理日常事务性工作的文书，这就是事务文书。事务文书写作自然也是秘书写作活动中一个重要的、必不可少的组成部分。

事务文书，顾名思义是因事而制、处理日常事务时使用的文书。它也有广义、狭义之分，本书从秘书写作的角度出发取狭义，即排除处理个人的、私人的日常事务而使用的文书，专指机关单位用来处理日常事务的文书，属于公务文书范畴。在秘书写作活动中，事务文书写作自有其独特性，它涉及的范围与机关事务涵盖的范围可以说是重合的，一天少不了“事务”也就一天离不开事务文书写作。事务文书的性质和特点也就决定了事务文书写作的性质和特点。

(一)事务文书的性质与特点

第一，事务性和辅助性是事务文书的本质属性。事务文书是在处理机关日常事务中形成并使用的，对公文起着必要的辅助和参考作用。事务文书不是法定正式公文，但因事而制同样是为统一思想认识、明确任务和目的、沟通信息和情况、协调和规范行动、加强管理推动工作而制发的，虽然没有法定的权威性，但它能保证工作的有序开展、提高管理工作效率和水平，并且起着举足轻重的凭证和记载作用。在实际工作中，党政机关、社会团体、企事业单位，除了制发和使用通用公文来行使职权、实施有效管理之外，还要经常使用到事务文书。如召开会议，可发会议“通知”，形成“决议”、“决定”及“会议纪要”、“公报”等，以记载、传达、知照会议情况和会议精神，并要求贯彻执行。但是，要开好会议，要能最终形成切实可行的决断意见，会议精神要能真正贯彻执行，会议成果及会议情况要做到有案可查，还有大量的事务工作需要用到多种事务文书，如为会议准备的调查研究及典型材料、会议发言稿、开(闭)幕词、会议报告、会议记录、会议情况简报(信息)、会议日程安排及会议须知，等等，这些都是必要的和必须的，会议既不能凭空而开，也不能开完了事，有了决定就算完，大量的事务性工作以及各种事务文书的制发和使用，其辅助作用相当重要，也十分明显。另如，上级安排或布置某项工作、作出指示或规范、提出要求等，以公文传达到下级;下级机关依此贯彻执行、开展工作时，还要用到计划、总结等，以便事先有所安排和预测、事后有所总结和回顾，有序地、有效地组织实施。

诸如上述的计划、总结、调查报告、讲话稿、典型材料、开幕词、闭幕词、信息简报、须知、会议记录、安排(程序)等，都是事务文书，为处理事务而制发，主要在机关单位内部使用。它们对于机关单位行使职权、实施管理、开展和推动工作的辅助作用是显而易见的。很难想象一个机关、单位仅凭通过制发公文就能有序地开展工作，有效地组织管理，顺利地达成目的、完成任务。机关各项工作的开展和各项任务的完成、情况沟通与工作协调、接受领导或实施领导职权等，都有赖于事务文书。

第二，常用性和灵活性是事务文书的突出特点。事务性工作，在每个机关每天都有、每天必做，涉及机关工作的方方面面，事务文书的制发和使用也就经常而且频繁。事务文书可以说是机关最常用的一类公务文书，不仅适用范围广，使用频率高，而且形式灵活多样。

事务文书不像通用公文那样有严格的体式和规范，也无需经过严格的制发程序。它的格式是约定俗成的，没有统一规范和要求，往往因事而异，有很强的灵活性。在表达和语言方面，事务文书也不像通用公文那样要求严格，比如语言的严肃性与庄重性较公文要弱，表述的简明性、原则性、概括性要求也不如公文强。实际上，事务文书约定俗成的格式也是就内容而言的，并不涉及文面形式。它不像公文那样有文头(眉首)、文尾(版记)，有各种标识规范;它的文种繁多，即使是内容性质相同或相近，文种标识也五花八门。比如“计划”，约定俗成的只是作为计划应该包括哪些内容项，根据内容的侧重点不同，文种可写成“计划”、“安排”、“纲要”、“规划”、“要点”、“设想”等。另如“总结”，大家遵循的也就是“应该写些什么”，至于“怎么写”则各有风格，甚至有些从标题看不出是总结。

事务文书既没有严格的制发程序，也没有什么处理或行文规则，一般不运行，需超出本机关范围运行时，只是作为公文的附件(信息简报可定期寄送有关机关)。如《╳╳关于╳╳工作的总结》或某单位某年度工作计划，为使直属上级机关了解或掌握情况，只能作为“报告”等的附件送达。

第三，事务文书同公文一样具有政策性和指导性。事务文书虽然不具备公文的法定性、权威性和指挥性，但却是为加强管理、推动工作而制发的，也是为处理公务而制发的，同样必须遵循并体现党和国家的方针政策。在制发机关所辖范围内，事务文书也具有一定的指导性和约束力。比如，某单位制定的工作计划，是本机关工作的纲领和准则，是该单位内部的执行文件，是依照要求实施的。某单位制定一个操作规程，是规章制度性质的，该单位的所有人员都必须遵守并执行。

综上所述，事务文书写作，究其实质，是辅助性和事务性的写作。

(二)事务文书的种类

事务文书到底有多少种类，无法说清。因为有事务，有所做的和要做的事，就有相应的事务文书。而机关事务的繁杂也是可想而知的。这里我们参照大多数同类著述的分类方法，对秘书写作中用到的事务文书作大致的分类。至于全面介绍各类事务文书中的所有文种，几乎是不可能的，只能择其最常用、常见的进行介绍和探讨。

事务文书大致有以下六类:

计划总结类。这一类包括两大块:事先的安排、规划、预测和事后的检验、回顾、评价。“事先”的属于计划，“事后”的则用于总结，计划和总结是首尾相接、相依相存的事务文书。

调查研究类。这一类也包括两大块:进行调查形成的事务文书和进行研究、探讨形成的事务文书。调查和研究，实则难以断然分开，有调查必有研究，有研究必有调查，只是根据各有侧重来进行区分。

规章制度类。这是用来规范工作、学习、生活，要求一定范围内的人们普遍遵守的、行为准则性的事务文书。

信息简报类。这是机关、单位用来通报或交流信息、情况的一类事务文书。这类事务文书接近新闻报道。它既包括各种信息实录，也包括对各种信息的整理和加工(如摘、编等)。

会议材料类。这是围绕或者因为“会议”而形成的一类事务文书，目的在于为会议作准备、保证会议进行、提高会议效率。

记录类。这是指主要用作“凭证”、“记载”，以备忘、备查、备用的一类事务文书。如各种会议的记录、电话记录、备忘录、大事记(本机关单位一段时间内重要事项的综合记载)等。