第一节 产品说明书概述
一、产品说明书的定义
产品说明书的英文定义是这样的：A product description in project management is a structured format of presenting information about a project product. Product description is usually created by the project manager and approved by the project board.
产品说明书是一种常见的说明文，是生产者向消费者全面，明确地介绍产品名称、用途、性质、性能、原理、构造、规格、使用方法、保养维护、注意事项等内容而写的准确、简明的文字材料。
产品说明书的主要特点是：内容的科学性，说明的条理性，样式的多样化，语言的通俗性和图文和广告性。根据实际需要对以下各项有选择地或侧重地进行说明：
1.产品概括。包括产品名称、规格、成分、产地等。
2.性质、性能、特点。
3.使用方法。有的配合插图说明各部件名称、操作方法及使用注意事项。
4.保养与维修。配合图表，说明保养、排除一般故障和具体维修方法。
5.产品成套明细。只有成套产品才列此项，主要说明成套产品的名称和数量。
6.附属备件及工具。
7.附《用户意见书》或《系列产品订货单》。
二、产品说明书的功能（Functions）
1.宣传产品，指导消费（advertising products，guiding consumption）
宣传产品以引起消费者的购买欲望，从而实现购买，促进商品流通，是产品说明书的基本属性。
2.传播消息，促进消费（expanding news，stimulating consumption）
产品说明书在普及科学文化知识，扩大信息流量，在信息传播、复制、交流、利用、反馈等方面的作用十分重要，是因为它在社会生产过程中，实现了生产、交换、分配、消费四个环节中交换和消费两个环节的必然链接。
3.传播知识，创造品牌（spreading knowledge，creating the brand）
产品说明书的内容常常涉及知识、科技等的普及、宣传和利用，凝聚着知识的结晶而被人们传播、吸收。生产者实现销售，是从制作产品说明书起步，消费者认识产品，往往是从认识产品说明书开始，是创造品牌的必须环节。品牌可以借着产品说明书锦上添花，使品牌有形象的、直观的视觉效果。
三、产品说明书的特点（Characteristics）
1.真实性（authentic）
产品使用涉及千家万户，关系到广大消费者的切身利益，决不允许夸大其词，鼓吹操作，甚至以假冒伪劣产品（counterfeit and shoddy products）来谋取自身的经济利益（economic benefits）。
2.科学性（scientific）
产品是科学与生产实践（production practice）的产物，在一定程度上体现了当代的科技水平，是科技的一种实用型代表。
3.条理性（logic）
因文化、地理、生活、环境等的不同，人们对产品说明书的内容还存在着认识和理解上的差异，所以，产品说明书在陈述产品的各种要素时，要有一个由浅入深、循序渐进（from the easy to the difficult and complicated，step by step）的顺序。
4.通俗性（popular）
很多消费者没有专业知识（professional knowledge），就有必要用通俗浅显和大众喜闻乐见的语言，清楚明白地介绍产品，使消费者使用产品得心应手，注意事项心中有数，维护维修方便快捷。
5.实用性（practical）
强调产品的实用性，目的在于突出“我的比你的好用”（My product is better than yours.）这个重要指标，有利于突出产品优势（product advantage），有利于消费者使用产品。
四、产品说明书的类别（Types）
产品说明书应用广泛，类型多种多样，按不同的分类标准可分类如下：
1.按对象（object）、行业（industry）分，可分为工业产品说明书（industrial product description/manual）、农产品说明书（agricultural product description/manual）、金融产品说明书（financial product description/manual）、保险产品说明书（insurance product description/manual）等。
2.按形式（form）分，可分为条款（条文）式产品说明书（clauses-typed product manuals）、图表式产品说明书（chart-typed product manuals）、条款（条文）和图表结合说明书（clause-and-chart product instructions）、网上购物产品说明书（online shopping product manuals）、音像型产品说明书（audio-and-video product manuals）、口述产品说明书（oral product manuals）等。
3.按内容（content）分，可分为详细产品说明书（detailed product descriptions）、简要产品说明书（brief product descriptions）等。
4.按语种（language）分，可分为中文产品说明书（product descriptions in Chinese）、外文产品说明书（product descriptions in foreign language）、中外文对照产品说明书（product descriptions in Chinese and other languages）等。
5.按说明书的不同性质（property）分，可分为特殊产品说明书（descriptions for special products）、一般产品说明书（descriptions for general products）等。
五、产品说明书的结构（Structure）
产品说明书的结构通常由标题、正文和落款三个部分构成。正文是产品说明书的主题、核心部分。
1.标题（Title）
说明书的标题通常由产品名称或说明对象加上文种构成，一般放在说明书第一行，要注重视觉效果，可以有不同的形体设计。
2.正文（Body）
正文是产品说明书的主体部分，是介绍产品的特征、性能、使用方法、保养维护、注意事项等内容的核心所在。常见主体有以下内容：
（1）概述general description
（2）指标index
（3）结构structure
（4）特点features
（5）使用方法methods/ways of use
（6）注意事项 notes
（7）保养maintenance
（8）责任 responsibilities
3.落款（Signature）
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