照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。照片档案的管理应遵循《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）的规定。
（一）照片档案的收集
1. 收集范围
（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片，包括：领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；本单位组织或参加的重要外事活动的照片；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
（3）其他具有保存价值的照片。
2.收集要求
（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
（4）底片、照片、说明应齐全。
（5）底片与照片影像应一致。
（6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。
（7）照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。
3. 收集时间
（1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。
（2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。
（二）照片档案的整理
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。
1. 底片的整理
（1）底片的编号
底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式为：全宗号—保管期限代码—张号。
全宗号是档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。张号是在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。
（2）底片号的登录和底片袋的标注
这个宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。
底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对于翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对于拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。
（3）底片的入册
底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。 应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。芯页的插袋上应标明相同的底片号。对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。
（4）册内备考表
册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。
本册情况说明，应填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。
（5）底片册的封面、册脊和排列
底片册的封面应印制“底片册”字样。底片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、起止张号和册号。底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。
2. 照片的整理
（1）分类排列
照片档案应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
（2）编号入册
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。
格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号
格式二：全宗号—保管期限代码—张号
照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。应按照分类、排列顺序（即照片号顺序）将照片固定在芯页上，组成照片册。
对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。
（3）照片说明的填写
说明应用横写格式，分段书写。其格式及其内容如下：
题名，应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。
照片号，编号方法见前。
底片号，若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。
参见号，指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。如参见文书档案0113-2-18或科技档案G-J-21。照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。
时间，照片的拍摄时间用八位阿拉伯数字表示，如2015年2月18日写作20150218。
摄影者，一般填写个人，必要时可加写单位。
文字说明，应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息，或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如，照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
密级，应按GB/T 7156-2003所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。
此外，单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。
（4）照片档案目录的编制
照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照照片号排序。
册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内目录格式如表12-7。
表12-7 照片档案册内目录格式
（三）照片档案的保管
1. 底片袋、底片册、照片册使用材料
底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，使用中性胶黏剂，接缝应在袋边。底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作。
2. 底片、照片保存装具要求
底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。
3. 底片、照片保存环境要求
（1）底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±5%。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5℃，相对湿度变化不应大于±10%。所推荐的温、湿度条件，应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。
（2）进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤，以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。
（3）库房条件和防火、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求应符合国家有关规定。
4. 保管要求和措施
（1）贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则
照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。接触底片的人员应戴洁净的棉薄手套，轻拿底片的边缘。片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。
（2）底片应根据实际情况及时处理
珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。
每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。
检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。
（四）数码照片的管理
根据国家档案局发布并于2015年8月起实施的最新标准《数码照片归档与管理规范》，数码照片档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。
1. 数码照片的归档
（1）归档时间
数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。
（2）归档要求
归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。
对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。
归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。
归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。
数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。
归档时，应参照《电子文件归档与管理规范》对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。
（3）保管期限
数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为30年和10年。
2. 数码照片的整理和著录
（1）分类和排列，同一全宗内的数码照片档案按保管期限—年度—照片组分类。同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。
（2）命名，整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。数码照片文件采用“保管期限代码—年度—照片组号—张号.扩展名”的格式命名。
（3）保管期限代码，分别用“YJ”“30”“10”代表永久、30年、10年。
（4）年度，应为四位阿拉伯数字。
（5）照片组号，应为四位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始按顺序编号。
（6）张号，应为四位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始按顺序编号。
如2009年某单位拍摄的一组××工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为永久，存储格式为JPEG。则该组第一张照片 的文件名应为“YJ—2009—0001—0001.jpg”。
数码照片档案应至少包括以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态。
3. 数码照片的存储和保管
（1）存储结构
数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹。
（2）存储载体
数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，推荐采用硬磁盘、磁带和一次写入型光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。
数码照片档案应存储为一式三套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。
（3）保管
在线存储的数码照片档案的保管条件应符合《计算机场地通用规范》（GB/T 2887-2011）的要求。离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）的要求。离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）的要求。
对存储数码照片档案的磁性载体每满两年、光盘每满四年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每四年转存一次。原载体同时保留时间不少于四年。
4. 数码照片的利用和鉴定销毁
（1）利用
数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保数码照片档案的信息安全。
（2）鉴定销毁
依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴定、销毁工作。
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