编制与填写值班表

任务二　编制与填写值班表

一、训练目标

（1）能够熟悉值班工作的主要内容。

（2）能够编制值班表。

二、任务内容

重庆江韵文化传播有限公司办公室新进了一名秘书小刘，公司赵总要求办公室王主任给新秘书小刘介绍一下值班表的编制流程、方法及格式规范，王主任应该怎么做呢？

三、任务要求

（1）概述办公室王主任完成此项工作任务的步骤。

（2）以书面方式写出值班表的编制流程和方法，并制作出1份值班表的样式。

四、训练提示

（1）可以分组以情景训练的方式进行，以3～4人为1组。

（2）可1人介绍，1人做记录并绘制相应表格。

（3）小组任务完成后，每组可选派1名学生进行实训成果汇报，然后由学生和教师分别进行点评，最后由教师给予综合评分。

五、训练内容及成果

1.工作任务

编制与填写值班表。

2.工作过程概述

办公室主任在接到工作任务后，首先应收集相关资料、回忆总结平时值班工作的内容，拟定出值班表的编制流程和主要应填入的内容，然后制作出相关表格，最后将材料送给领导审核。

3.训练成果

（1）值班表的编制流程、主要内容和编制方法。值班表的编制流程为确定值班时间、确定值班人员、确定值班工作主要内容、编制值班表、提请领导审定。其中，确定值班时间包括确定值班期间和每天的起止时间。值班时间的确定要区分临时值班、节假日值班和突发事件值班等情况；确定值班人员指确定与值班工作有关的人员。确定值班人员时要做到：部门齐全、人员准确。对于节假日和突发事件值班，一般要安排领导带班；确定好值班人员后，要及时统计有关人员的联系方式；值班工作的主要内容包括常规工作和特殊工作。常规工作包括接听电话，收发信件、传真，接待来访，日常安全检查，填写值班记录等。特殊工作包括对突发事件的处理、领导临时交办的工作等。值班工作主要内容应以文字的形式写清楚，以明确职责；拟制好的值班表应提请领导审定，并根据领导审定意见及时做出调整。如需要领导带班的，要事先征求有关领导的意见。

（2）值班安排表见表2－11。

表2－11　值班安排表

某集团公司国庆放假期间值班表见表2－12。

表2－12　某集团公司国庆放假期间值班表

（3）值班电话记录表见表2－13。

表2－13　值班电话记录表

（4）外来人员登记表见表2－14。

表2－14　外来人员登记表

（5）某公司值班接待记录表见表2－15。

表2－15　某公司值班接待记录表

续表

（6）值班日志见表2－16。

表2－16　值班日志表

六、综合训练题

重庆江韵文化传播公司将在今年国庆长假期间安排办公室有关人员和司机值班，采取领导带班制，每天各安排两名行政办公人员和一名司机值班，请绘制这七天的值班表。