编制会议经费预算

第七节　编制会议经费预算

一、编制会议经费预算的原则

编制会议经费预算应当遵循以下几项原则：

(1)严格遵循节俭办会的宗旨，根据实际需要科学合理地分配各项开支，并保证资金专项使用，真正用之于会。

(2)严格控制经费总量，每一次会议的经费都有一定的限度，所有开支都必须控制在适度范围之内，不能无限制地增加，会议成本总量不能超过会议预期收益，否则开会就没有任何必要了。

(3)在经费数量限定的情况下，或当经费不足时，要确保重点，确保有限的经费花在刀刃上。

(4)对会议的每一项开支都应严格审核，力求达到预算经费与实际开支的平衡，能省则省，能减就减。

(5)要充分考虑会议期间可能出现的、一些不可预测性的费用开支，预算时要适当留有余地。

二、会议预算经费的构成

1.交通费用

交通费用可以细分为：

(1)出发地至会务地的交通费用。包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

(2)会议期间交通费用。主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)欢送交通及返程交通。包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2.会议室费用

具体可细分为：

(1)会议场地租金。通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)会议设施租赁费用。此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)会场布置费用。如果不是特殊要求，通常而言，此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

3.住宿费用

住宿费是会议主要开支之一。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4.餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。包括以下几个方面：

(1)早餐。早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不要与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)。

(2)午餐。午餐属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，或按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)酒水及服务费。通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4)会场茶歇。此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)联谊酒会(舞会)。事实上，联谊酒会(舞会)的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会(舞会)的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

5.资料费用

包括会议所用的公关宣传、制作会议各类文件资料和证件的费用和相应的文具费。

6.人工费

包括支付给与会人员和工作人员的补贴或报酬。如支付给报告人、演讲者、专家、临时借用人员的酬金。与会人员和工作人员的工资一般不计算在其中。

7.视听设备费用

在室内举行的会议一般都会提供视听设备。如果有些会议对于视听设备有特殊要求或者要在室外举行活动，则需要租用视听设备，其预算包括：

(1)设备本身的租赁费用，通常按天计算。

(2)设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理。

(3)音源。主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。

8.娱乐休闲费用

如果会议安排了参观游览、文娱晚会等休闲活动，还要预算参观游览门票、演出或包场费用等。

9.杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括临时打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

三、会议经费的筹措方式

会议经费的筹集是多渠道的，主要来源有：

(1)企业单位内部会议经费一般可从行政经费中开支。

(2)由几个单位共同主办的会议，主办者之间通过协商分担费用。

(3)通过向社会各界寻求赞助筹得资金。

(4)与会者个人或其所在单位全部承担或部分承担个人费用，如交通费、食宿费、资料费等。

(5)一些大型的会议活动由于影响较大，可以在法律允许范围内通过转让会议无形资产来筹集资金。

(6)其他方式。作为秘书人员应当通过有效的公关活动多方面获取资金，确保会议有足够的经费开支，并得到合理有效的使用。