选择会议场所

第五节　选择会议场所

在任何会议中，环境因素起着重要的作用。不论什么场合，都要保证与会者集中精力开会，但不要让他们舒适得想打瞌睡。环境因素中，最重要的一个因素就是会议所在地和会议地点。

一、确定会议所在地

会议所在地的选择对于会议成功与否有着较为重要的作用，会议地点的选择一般要考虑以下方面：

一是国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

二是专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察，如棉花种植会议到新疆去开，钢铁生产会议到上海去开，能够充分发挥该城市在本专业的优势，比较合理。

三是应该考虑交通的便利性，尽量选择交通枢纽或大中型城市。

四是要考虑城市对于参会人的吸引力。一个风光优美或富有地域特色的城市，有助于吸引人来参加持续几天的会议。

二、选择会议场所

会议所在地的选择对于会议成功与否有着较为重要的作用，同样，在选择了会议所在地以后，就必须根据会议的主题和参加人数，以及会议费用等因素，选择合适的会议场所。选择具体会议场所应考虑一下几个因素：

1.应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方;若是在外地，则要选择在大部分与会者方便到达的地点。

2.会场的大小应与会议规模相符

一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

3.场地要有良好的设备配置

桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

4.场地应不受外界干扰

应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

5.应考虑有无停车场所和安全设施问题

大型会议应该考虑到一部分与会代表自行驾车前往，这些车辆的停放，加上参与接待的公司车辆的停放等，所以选择会场的同时要考虑到该会场能否有与会议规模相符合的停车场。大型会议，还必须考虑到会场有无消防、防盗等安全设施。

6.场地租借的费用必须合理

场租费用是选择会场时所必须要考虑的一个重要因素，会场租借费用必须在会议经费预算范围之内，或者必须符合公司相关规定。在有限的预算控制范围内，要根据会议的目的和特点考虑会议场所的选择。如，城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段的会场场所肯定昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小，但在预算范围内可以得到较好的会场条件，如果会期较长且预算有限，就可以考虑到城外会议场所。

7.会议场所周围有没有必要的餐饮和娱乐设施

会场的选择还必须考虑到与会人员的餐饮、娱乐活动等，尤其是大型会议，会场周围最好能有容纳与会人员餐饮、娱乐的设施。

8.要考虑会议场所的住宿和餐饮服务的能力

举办大中型会议，开会的会议室、参会人员的住宿房间以及用餐的餐厅，应尽量统一在一个会议场所内，这样容易布置相关的工作并提供良好的会务服务。