减少干扰，学会说“不”

很多管理者都感觉在工作中非常忙碌，老觉得时间不够用。针对这个问题，美国著名管理顾问机构——史玫特顾问公司曾做过一个调查，调查发现，企业管理者之所以经常感觉时间不够用，主要是在下列四个方面浪费太多：电话干扰、来访、开会、处理信件。

1.电话干扰

在日常管理中，一个很棘手的问题就是管理者经常不可避免地受一些无用电话的干扰，成为别人的时间人质。这些电话通常都不像其他公务一样，能够集中处理，什么时候来电，根本不知道，导致许多正常的工作因接转电话而被打断。从心理学的角度来说，当我们在专心致志做一件事情或思考某一问题的时候，最好能够一气呵成，中途最好不要被打断，一旦中断，通常都要花很长的时间才能集中精力，恢复到原来的思路上来。前面我们已经列举了一项国外的统计数据显示，每天因干扰而产生的时间损失约为5.5小时（3小时+2.5小时），这几乎占了一天工作时间的68.7%。数字实在是太惊人了！

解决办法：

（1）采取电话预约的方式；

（2）选择一位能干的秘书，通过秘书过滤电话；同时授权给秘书，对于某些电话，直接由秘书自行处理，不必转接。如果非要由管理者亲自处理的，应简短扼要，尽量在2、3分钟之内把问题说清楚，不说与主题无关的事情；

（3）任何电话都要控制通话时间，有事说事，直奔主题，不能拿起电话说个没完没了。

上述几种办法可在一定程度上减少电话干扰给管理者带来的烦恼，但不能从根本上消除电话干扰，还需管理者在实际管理工作中灵活掌握，随机应变。

2.来访

管理者在日常工作中还经常受到来访者的干扰，浪费了很多宝贵的时间。比如，你的一个朋友突然打电话要来见你，或者你正在工作，上司或同事突然让你到他办公室去一趟，等等，都是干扰。

解决办法：

（1）采取预约见面的方式，约好时间，必须准时开始并准时结束。

（2）对待上司、同事和下属的打扰，不能回避，要花点心思，聪明地采取一些小手段，让上司、同事和下属感觉到你不是拒人千里之外、不愿意合作的人，而是一个热心与人交往，愿意合作，又会给人留下好印象的管理者。

3.开会

企业会议比较多，这是中国式企业管理的一大特色，尤其是那些规模比较大的企业，开会的次数尤其多。有些会议短则二三十分钟，多则三四个小时，如果每周开这么两次会议，将会浪费大量的时间。当然这里不是说开会不重要，实践证明，有些会议是讨论企业大政方针、讨论职工福利待遇等，是有意义的会议，是非开不可的；可有些会议分明就是没有意义的会议，会议组织者信口开河、无的放矢，大谈特谈与会议不着边际的内容，听者昏昏欲睡，说者唾沫四溅，整个就是一个冠冕堂皇、会而不议、议而不决、决而不行的会议，这是造成管理者浪费时间的第三个原因。

解决办法：

（1）缩短开会的时间，在开会质量上下功夫，提高效率；

（2）尽管会议是管理工作中必不可少的活动之一，但并不是所有的会议都是必要的。高效的管理者在现实工作中是这样处理的：可开可不开的会议尽量不开；可长可短的会议尽量短开；能够在网上传达的指令尽量不开会；可大可小的会议尽量开小会，等等；

（3）不参加没有准备的会议，开会前必须有所准备，发言必须简短，内容必须充实，会议必须有结果，不能流于形式。

4.处理信件

对于管理者来说，处理公私信件也是一件挺浪费时间的事情，因为“写信”不比“说话”，要字斟句酌，讲究文笔还得语言合适，一封书信完成也要耗费一定的时间，因此，也会对管理者的工作造成一定的干扰。

解决办法：

（1）能交给下属部门处理的信件，可直接交给下属部门去处理；

（2）能交给秘书去处理的信件，交给秘书处理，如果信件必须要由管理者自己回复的，可由秘书代笔，经整理后再签字发出；

（3）回信内容、语言尽可能简明扼要，必须回复的可以回复，不必回复的可以电话沟通一下，说明情况。

以上几项都可以为管理者节省很多时间，同时也避免了一些人为的、客观因素的干扰。

时间对于每个人来说都是有限的，虽然我们不能让时间停留，但我们可以通过各种有效的方法，在有限的时间里，抓住每一分每一秒，不懈地创造，这样就能节省很多时间，相当于使时间在这一时段获得了相对的延长。所以节约时间关键在于自己的掌控。管理者对于节约时间和避免外界干扰而浪费时间的问题，有很多可参考的技巧及可借鉴的经验，但关键还在于自己的主观努力，管理者个人要做到合理有效地支配自己的时间，要拒绝诱惑，要善于巧妙地拒绝别人，对外界的干扰，要学会说“不”。这里所说的外界的干扰是指凡是对已经确定的和正在进行的工作、计划、事情有影响的各种因素都称为干扰。作为管理者如何拒绝外界的干扰，以下技巧可供管理者参考：

第一，利用制度拒绝干扰。利用企业制度拒绝干扰是非常有效的方法和技巧，一般企业都建有各项规章制度，限定员工在工作时间里的行为，比如不许擅离岗位、不许闲谈聊天、不许随意接打电话等，这些规定都可以有效地限制外界的干扰。

第二，拒绝时不能拖泥带水。如果决定要拒绝干扰，就要态度明确，坚决果断，不能犹豫不决，思前想后。一旦态度暧昧，说话不明不白，对方就会感觉到你不好意思拒绝，他就会认为还有希望，就会没完没了，软磨硬泡，耽误了你大部分时间。

第三，拒绝时说话要坚持先肯定再否定。人们都爱听好听的，都愿意被赞扬，针对这种心理，管理者在拒绝别人时，可以先和颜悦色，赞扬有加，然后再说拒绝的话，这样更容易让人接受。可能的情况下，还可以站在对方的角度提出一些建设性的建议，让对方觉得既有人情味，同时拒绝你是不得已而为之。这样拒绝的效果会更好，否则就容易伤了和气。

第四，拒绝时要避免争吵。人与人之间关系和谐是最重要的，管理者在拒绝时，如果对方情绪比较激动，这时管理者千万要注意说话的语气和分寸。对于对方的抱怨和不满，管理者可以听而不闻，可以沉默不语，或者还可以暂时躲避，等对方情绪平静下来以后，再有理有据地说出拒绝的话，避免争吵的同时，还可处于主动地位。

第五，拒绝时要坚持“对事不对人”。“对人尊重、对事拒绝”这是管理者在拒绝外界干扰时必须遵循的原则。这一点我们应该向日本人学习，日本人在谈判时，每当要拒绝什么事的时候，态度通常是坚定果断的，从不拖泥带水，但在拒绝的同时，又不断地向对方鞠躬致歉，不断地说“对不起”，这就给对方一个感觉，就是他的拒绝完全是迫不得已，而且完全是对事的，对人丝毫没有不尊重的意思。这种既礼又兵的做法，让对方实在无话可说。

以上技巧仅供管理者参考，具体如何做，还要在实际工作中灵活加以运用。