从现在开始，确立目标，制定计划

我们在工作中经常会遇到各种各样的事情，有自己的事情、别人的事情，也有紧急的事情、重要的事情，还有闲杂的事情，遇到这些事情时我们该如何分配自己的时间，高效地完成这些工作呢？一个善于利用时间的人必然是善于对时间进行计划的人，他的工作、学习以及做各种事情的时间，都是经过周密安排的。一个做事没有计划的人，必然是一个浪费时间的人。

一般来说，做事没有计划可能有以下几种原因：一是没有意识到计划的重要性；二是进取心不足或者懒惰；三是做事的目标不明确；四是没有掌握制订计划的方法。这几种原因当中，前两者是主观原因，要加以克服，后两者，尤其是第四个是可以通过技能培训、学习掌握的。

制订时间计划的方法很多，这里介绍几种常用的方法。

1.工作日志法

工作日志法是一种非常简单实用的日常管理时间的方法。管理者普遍感觉到，越是抓时间管理，越是发现时间不够，怎么办？采用工作日志法，即管理者养成记工作日志的习惯，把每天已完成或未完成的事情写入工作日志，并适时地进行检查追踪。这是一种有效的时间管理的好方法，每当你看到工作日志上的任务，一个一个完成以后，会在心里油然而生出一种成就感，可以使你保持良好的工作状态。

怎样填写工作日志呢？在填写工作之前，先把今天要完成的事情按轻重缓急的程度分类，比如有四件事要做，就把它们按重要程度分为A、B、C和D四类，A类事情是今天上午10点之前必须完成的、B类事情是今天上午必须完成的、C类事情是今天必须完成的、D类事情是两天之内必须完成的事情，等等，把它们填入表8-1中。

表8-1　工作重要性分类表

把今天要做的事情分类以后，再将各类事情分类填入工作日志表8-2中。工作日志是一张很简单的表格，横向表示“完成者”、“完成情况”、“未完成原因”、“备注”等内容，纵向是任务类别。填写的时候，首先列出今天要完成的工作，下班前可以检查一下今天工作的完成情况。完成的任务，你就打“√”；没有完成的或没做到的事情，要反思一下未完成的原因并写到表中，并备注表示可以改时间做，这样可以及时督促工作表的按时完成。工作日志做到日清日新，心中有数。

表8-2　今日工作日志表

管理者不仅自己记工作日志，加强自我管理，要保证管理工作的高效，也要让员工学会记工作日志，要指导部门人员应用日志来记录他们每天进行的工作。这也是建立一种能够加强企业或部门范围内的时间管理的企业文化的开始。紧接着就是对工作中的时间的花费情况进行评定和分析。随着这一过程的不断操作，使管理者和员工对项目的实际运作更为了解，能够很好地改进员工对时间的利用情况，发现问题，及时解决。

2.要事第一法

“好钢用在刀刃上”，要把主要精力放在可以获得最大回报的事情上，而不是将时间花费在对成功无益或很少益处的事情上。人的生命都在倒计时，你永远无法知道什么时候是你的终点，有限的时间，无限的事情，怎么办？最好的办法就是分清事情的轻重缓急，抓重点，以最佳精力状态，第一时间集中处理第一优先的事。

那么什么是要事？如何找出最重要的事情？帕累托法则能够帮你解决这个问题。帕累托法则是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动，所以又称为“二八定律”。比如，企业80%的利润是那20%的客户带来了；商场80%的销售额来自于20%的产品；世界上80%的财富掌握在20%的人手中；世界上80%的人只分享了20%的财富；看报纸80%的时间花在20%的版面上，等等。因此，学习时间管理，提高时间的利用率，就要找出最重要的事情，要把时间花在最重要的20%的事情上，即我们每天用80%的时间和精力去处理20%最为重要的工作，仅使用20%的时间和精力去做那80%无关大局的琐事。掌握关键的工作、关键的人物、关键的活动，是高效管理者的基本策略和有效方法。没有重点就没有管理，管理者要经常问自己：假如今天只做一件事，它是什么？假如今天只做两件事，它是什么？假如今天只做三件事，它又是什么？

3.做事顺序法

帕累托法则解决了优先做最重要的事情，但在实际工作中，管理者还经常碰到事情：有的事情重要但不紧迫，有的事情不重要却紧迫，存在着重要的事情和紧迫的事情的矛盾，那么，是先做重要的事情？还是先做紧迫的事情呢？我们要寻找一个正确的做事顺序。科维的“时间管理四象限法”可以帮助解决这二者的关系。

“时间管理四象限法”（如图8-1所示）说明：我们面临的工作任务有两个维度，重要性维度和紧急性维度，放在一个象限里面就形成如下四种情况，即：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要和不重要不紧急四类。当事情来临，先归类判断是属于哪一类，就知道要不要花时间或花多少时间是合适的。科维认为，最有助于个人发展的时间分配应该是：

一是重要且紧急（比如危机、救火、抢险、有期限压力的任务等）——必须立刻做。

图8-1　时间管理四象限法

二是紧急但不重要（比如某些电话、某些信件与报告、必要而不重要的问题等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

三是重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、改进产能等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

四是既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣、烦琐的工作等事情）——有闲工夫再说。这样的时间分配难度的确不小，需要管理者有意识地训练和培养。

小贴士　做事顺序的常见错误

一是做事没顺序；

二是先做感兴趣的事，后做不感兴趣的事；

三是先做需要做的事，后做不需要做的事；

四是先做熟悉的事，后做不熟悉的事；

五是先做简单的事，后做复杂的事；

六是先做喜欢的事，后做不喜欢的事；

七是先做关系密切的人交办的事，后做关系不密切的人交办的事；

八是先做能够看得见做事效益的事，后做没有毁益的事。

合理的工作计划一定要遵循这样的原则：首先切记要事永远放在第一位，知道自己在忙什么；其次要确立切实可行的目标，把每天要做的事列一份清单，确定优先顺序，从最重要的事情做起，告诉自己我怎么去忙；最后是坚持每天都这么做。

我们经常见到这样的情形：很多人整天从早忙到晚，整天忙来忙去，没有时间思考，等到有一天安静下来，就会问自己：我每天到底在忙什么？我真正追求的是什么？没有目标。如果你也是这样的人，也许就会像下面的故事中的狐狸一样，忙来忙去，到头来还是一场空。

寓言故事

狐狸吃葡萄

有一只狐狸想溜进一个葡萄园里大吃一顿，但是栅栏的缝隙太小了，狐狸钻不进去。为了能进去，狐狸就狠狠心开始节食，三天后瘦下来了，它终于钻进去了。但是当它大吃一顿之后，却又出不来了，没办法，只好在里面又饿了三天，才钻出来。最后这只狐狸不无感慨地说：“我这忙来忙去，到底是为了什么呢？”

研究显示，有90%的管理者不清楚自己在忙什么，没有目标，没有重点，眉毛胡子一把抓，目标也没有时间限制，今天想起来了做一点儿，明天有别的事又放下了，最终什么事都干不成，概括成三个字就是——忙、盲、茫。要知道明日复明日，万事成蹉跎。经常听到有些人说，平时工作太忙，根本没时间做计划。其实越不做计划的人越没有时间。时间只给那些合理安排工作的人。同时计划一经制订，在无意外发生或无正当理由的情况下，最好不要修改计划，因为重新修改已订立的计划，就是对时间的浪费。

另外合理的工作计划还需有正确完成计划的日程表，即将每一项工作的完成日期逐一列明，并做好工作记录，保证我们每天可以合理地安排自己的时间，准确无误地按照“要事第一”的原则做事情，提高工作效率，从而达到节约时间的目的。

有人这么形容：昨天是一张兑过注销的支票，明天是一张期票，今天是手上的现金。朋友你还在等什么呢？从现在开始去变成“我现在就去做”的那种人。

【揽镜自检】

合理的日工作计划步骤如下，你做到了吗？为什么？