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管理信息系统类型

时间:2022-06-22 百科知识 版权反馈
【摘要】:主要的TPS类型有销售/市场系统、制造/生产系统、财务/会计系统、人事/组织系统等。TPS的故障可能使银行、超市、航空计票处等行业处于瘫痪状态,并且造成极大的损失。TPS所处理的数据量非常大,手工很难完成。通过使用计算机TPS系统,1个人一天可以处理500笔业务,如果要人力处理这些业务,那么需要50个人一天才能完成。TPS是企业信息的生产者,其他的系统将利用TPS所产生的信息为企业作出更多的贡献。

第二节 管理信息系统类型

管理信息系统要处理面向基层、中层、高层的管理问题。最初,许多倡议者设想管理信息系统是一个单个的、高度一体化的系统,它能处理所有的组织功能。但是,随着管理内容和范围的增加,这种高度一体化的单个系统显得过于复杂,并且难以实现。于是,管理信息系统逐渐由单个的、高度一体化的系统向各个子系统的联合方向转换。管理信息系统主要分为以下几个类型,它们的相互关系如图1 1所示,其中箭头方向表示数据(或信息)流动的方向。

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图1 1 管理信息系统及其子系统关系图

一、基层运作系统

1.事务处理系统(transaction processing systems,简称TPS)

这是支持企业基层日常操作的主要系统。它的主要任务是进行日常业务的记录、汇总、综合和分类。它输入的往往是原始单据,输出的往往是分类或汇总的报表。这个系统由于处理的问题处于较低的管理层,因而问题比较结构化,也就是处理步骤较固定。其主要的操作是排序、列表、更新和生成,使用该系统的人员主要是基层操作人员。主要的TPS类型有销售/市场系统、制造/生产系统、财务/会计系统、人事/组织系统等。

如果没有TPS,现代企业将无法正常运行。TPS的故障可能使银行、超市、航空计票处等行业处于瘫痪状态,并且造成极大的损失。TPS所处理的数据量非常大,手工很难完成。例如:一个银行营业所白天8小时所积累的业务,用手工至少加班4小时才能处理完,而用TPS处理只需几分钟。通过使用计算机TPS系统,1个人一天可以处理500笔业务,如果要人力处理这些业务,那么需要50个人一天才能完成。

TPS是企业信息的生产者,其他的系统将利用TPS所产生的信息为企业作出更多的贡献。TPS现有跨越组织和部门的趋势,将不同组织的TPS连接起来,如将供应链系统和银行的清算系统相连,甚至可将这些组织结成动态联盟,因此TPS是企业非常重要的系统。

2.办公自动化系统(office automation systems,简称OAS)

办公自动化系统是支持较低层次的脑力劳动者工作的系统,主要面向组织中的业务管理层,对各种类型的文案工作提供支持。从事这些工作的人员主要包括:秘书、会计、文档管理员及其他管理人员。他们的工作不是创造信息,而是应用和处理数据,也可以把他们称为数据工作者(data workers,简称DW)。办公自动化系统的主要目的是通过应用信息技术,支持办公室的各项信息处理工作,协调不同地理分布区域之间、各职能之间和各类工作者之间的信息联系,提高办公活动的工作效率和质量。典型的办公自动化系统主要通过文字处理、桌面印刷和电子化文档进行文件管理;通过数字化日历、备忘录进行计划和日程安排;通过桌面型数据库(desktop databases,简称DD)软件进行数据管理;通过基于计算机网络的电子邮件、语音信箱、数字化传真和电视会议等进行信息联络和沟通。

二、中层控制系统

1.知识工作支持系统(knowledge work support systems,简称KWSS)

知识工作支持系统是支持知识工作者的系统,主要面向组织中的业务管理层和管理控制层,协助工程师、建筑师、科学家、律师和咨询专家等人员的工作。由于这类人员的工作具有知识密集型的特征,往往被称为知识工作者。他们的工作主要是创造新的信息和知识,如产品创新和工程设计、各项科学研究、公关创意等。这些工作需要信息技术手段的支持,以促进新知识的创造,并将新知识与技术集成到组织的产品服务或管理中去。知识工作支持系统要具有强大的数据、图形、图像以及多媒体处理能力,能够在网络化条件下广泛应用多方面的信息和情报资源,并为知识工作者提供多方面的知识创造工具和手段,如计算机辅助设计系统(computer aided design systems,简称CADS),它能协助设计出新产品,产生新的信息;协同工作计算机系统(computer system for collaboration work,简称CSCW),它允许企业中各部门如市场部、财务部和生产部的人员,在上面协同工作,然后产生一份策划或计划报告,也就是产生了新的信息;计算机辅助教学系统(computer aided instruction systems,简称CAIS)是支持教师工作的知识系统。

知识工作支持系统可以大大提高知识工作的效率,缩短设计时间,改善输出的知识产品的质量。因此未来企业的效率和效益越来越依赖于知识工作支持系统,因而我们要重视它在管理上的应用,并把它和其他系统连接起来。

2.管理报告系统(management reporting systems,简称MRS)

管理报告系统主要面向组织中的管理控制层,为计划、控制和决策等职能提供规范化的综合信息报告,同时提供对组织当前运行状态和历史记录信息的检索与查询功能。相对于事务处理系统来讲,管理报告系统中的信息具有综合性和周期性的特征。综合性特征是体现在它的信息不是单纯地来源于某一个事务处理系统,而往往是对组织内的各个职能或所有运行环节的信息进行浓缩、汇总和综合,以反映组织内部的综合业务情况;而周期性特征并不像事务处理系统那样注重每日每时的实时信息,而是从管理控制目标出发,以周、旬、月、年为周期对组织内部的全面信息进行处理,把握组织的基本运行状况,为业务分析和管理控制提供服务。这类信息的基本表现形式往往是周期性数据报表或分析报告,因此管理这类信息的系统被称为管理报告系统。典型的管理报告系统包括销售统计分析系统、库存控制系统、年度预算系统、投资分析评价系统等。

管理报告系统主要涉及的是企业内部的各信息源,并且往往是以标准数据流程和固定格式展示的规范、稳定的经济指标系统。而对一些随机性、非规范的信息处理需求显得灵活性不足。另外,在数据处理方式上,擅长对大量数据进行简单的算术运算,而不以定量化、模型化分析为重点。

三、高层决策系统

1.决策支持系统(decision support systems,简称DSS)

随着信息技术应用的深入,管理信息系统不仅能支持信息的处理,而且可以支持管理决策。要支持管理决策就要有分析能力和模型能力,所以决策支持系统是利用计算机分析和模型能力对管理决策进行支持的系统。用户可以针对管理决策的问题,建立一个模型,以考察一些变量的变化对决策结果的影响。例如,用户可以观察利率的变化对一个新建制造厂投资的影响。

决策支持系统有的只提供数据支持,称作面向数据的决策支持系统(data oriented DSS);有的只提供模型支持,称作面向模型的决策支持系统(model based DSS),现在的决策支持系统均为既面向数据又面向模型的系统。

决策支持系统不仅要应用来自事务处理系统和管理报告系统等内部信息源的数据,同时还要应用来自组织外部环境各种数据源的数据信息,如国家宏观经济政策与法规、行业统计信息、竞争对手相关信息和金融市场信息等,这些外部信息是企业进行决策的重要依据。

决策支持系统最显著的特征是有很强的模型化、定量化分析能力,它从决策分析角度出发,运用各种数学模型和方法对信息进行深入分析,力图挖掘信息的内在规律和特征,并以易于理解和使用的多媒体方式提供给决策者,旨在从工具、方法和处理手段上支持决策者的决策活动。由于决策支持系统的用户是进行各级决策的中高级管理人员,因此其人机交互方式应更加友好,操作更加简便,更易于非专业人员理解和应用。典型的决策支持系统应用有销售分析与预测、生产计划管理、成本分析、定价决策分析等。

决策支持系统的主要特点是:它们的目标在于帮助解决结构不良的高层管理决策问题;它们企图综合应用模型和分析技术,同时也具有传统的数据存取和检索功能;它们特别注意让不熟悉计算机的用户方便地使用,并采取交互方式;它们强调灵活性和适应性,强调DSS跟踪用户的决策环境、方式或过程,而不是强调人适应设计者的方式和过程;DSS是支持而不是代替人们的认识过程。决策支持系统的应用很广,下面介绍两个决策支持系统的实例。

实例1 国内某纺织厂开发的一个用于配棉计算的决策支持系统。不同的棉花有不同的强度、不同的耐磨性、不同的吸水性,还有不同的价格和运输费用,生产每种产品要求的棉纱性能也可能不同。一根成品纱是由几十根不同的纱混纺而成的,用什么棉、多少支纱来混纺,才能达到强度、耐磨性、吸水性和成本最低的要求目标,可以用线性规划建立一组包含几十个变量、几十个方程的数学模型,这用手工很难实现。而采用DSS进行计算,节省了大量人力,并使每年资金节省几十万元。

实例2 大型投资谈判决策支持系统。例如:外商希望我们建造一条大型客轮;或者我们投资,外商在我国建造一个大型发电厂,但首先遇到的问题都是价格估算问题。决策支持系统可以根据客轮的吨位或发电厂的总容量,推算出它所需要的各种设备和材料,算出设计费和加工费,再考虑税收、关税、运输费等,然后进行报价或核算报价。但计算很麻烦,而且谈判时间要求很紧,用手工计算根本完不成,而使用DSS可以很快算出总费用,及时、科学地解决这个问题。

2.主管信息系统(executive information systems,简称EIS)

主管信息系统面向组织的战略决策层。它不同于其他类型的管理信息系统专为解决某类或某个特定问题,而是为组织的高级主管人员建立一个通用的信息应用平台,借助于功能强大的数据通信能力、综合性的信息检索和处理能力,为高级行政主管人员提供一个面向随机性、非规范性、非结构化信息需求和决策问题的支持手段。

主管信息系统既能够从组织内的各系统中提取综合性数据,也能够从组织外部的各种信息渠道获得所需的数据,系统能够对这些数据进行组合、筛选和聚合操作,并运用最先进的通信技术和多媒体技术,将数据处理结果迅速、准确地展示在董事会会议室或高级主管的办公桌上。同时,对于数据处理结果中的任何一项综合性数据信息,系统都可以按照用户的要求对其进行“追溯”,通过与其他管理信息系统或信息源相连的通信网络,跟踪展示该项数据的处理过程、产生根源和收集渠道,从而满足用户追究数据信息细节的要求。由于高级主管人员对信息需求常常带有很强的随机性和不确定性,因此系统对人机交互界面和交互方式有更高的要求,往往采用图形用户界面、图形化数据信息表达或更为先进和简单的命令输入方式。

以上各种系统均是管理信息系统的一部分而不是它的全部,管理信息系统是以上这些系统的集成。

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