主持人开场白

一、主持人开场白

一个好的开场白，往往不仅有画龙点睛的作用，也能帮助准备不周的会议步入轨道。这不只能帮助讨论开始，也可说是会议成功的垫脚石。

开场白是一段系统、简洁、审慎及有明确宗旨的3～5分钟的讲话。其内容应包括开会目的、已知的重要资讯及其议事方式等。

就开场白的作用来说，会议主持人必须在会议开始时以下面三个问题为目标。

1.目标和成果

在每次会议开始时，总是要以前面所阐述的会议目的为基础强调为什么要召开这次会议，这样可以达到两种效果：

①使与会者精力集中。如果没有一个清晰的目标说明，与会者就不可能集中精力，而且很可能会浪费宝贵的时间。为了激励与会者，一定要根据他们的利益和兴趣来设定会议的目标。

②使会议进展状况明晰。清晰的目标或成果陈述使会议主持人能够评估与会人员的进展情况。如果没有预期的成果，会议会持人就无法正确判断会议是否正在朝向目标迈进。

下面列举了几个清晰地陈述目标的例子，它们都紧扣了与会人员的利益：

“在这次会议中，我希望能够搜集到关于我们最后一次使用集中团队模式进行的广告活动的具体反馈意见。”

“在这次会议中，我们希望确定新产品设计的基础，新产品能够补充完善我们现有的产品种类。因此，请进行充分的思考，并且继续大家的评判直到下次会议。”

“在这次会议中，我们希望把我们的供应商限定为两个候选人。之后，我们将给在座的每个人安排一次面谈来讨论大家的特定需要。”

2.议程

确保每个人都理解并同意此会议议程以及决策方法。这种审议能够保证每个人都理解议题并显示出议题及程序方面是否存在重大的不一致。会议主持人将会发现如果在事先阐述这些问题，而不是在争执进行得非常激烈时才说，会议的效果会大大改善。另外，如果是简要地提及一下讨论的范围或限制，可能也有作用。通过讨论上述各点能很快显示出会议组织者的议程安排是否恰当，或者在继续开会之前，是否需要对会议议程尽快地予以改变。

3.迟到者

迟到者在今天这样的商业环境中是非常普遍的。专家们的时间里排满了越来越多的邀请，而且迟到是由不断增加的电话和文件所造成的。当一个会议参加者迟到时，会议主持人该作出怎样的反应呢？

①考虑文化。企业中的会议通常都是怎样进行的？会议是倾向于立即召开还是要拖延5到10分钟才开始？要改变文化准则基本上是很难的。

②考虑发出的提示。决定按时开会可能暗示与会者：今天的会议很重要或是会议主持人要充分尊重每个人的时间，绝不会浪费10分钟来等待迟到者。另一方面，等待每个人的到会暗示会议组织人员重视每个人的意见而且不希望在相关方缺席的情况下召开会议。因此作为一名会议主持人也是会议的协调人，必须决定更看中哪一个：效率还是包容性。

③把迟到者减到最少。会议组织的相关工作人员在会议当天早上给与会者打电话并礼貌地确认会议的时间和地点，尤其是如果这个人有迟到的历史。会议组织的相关工作人员也可以试图在会议开始之前给大家提供餐饮，而当会议开始时停止点心供应，这样如果与会者也想吃点心的话，他就必须按时到会。

④对迟到者进行合理的处理。尽管尽可能减少迟到者的方法可能有效，但是它们也不是百分之百的有作用。当某人迟到时会议主持人该怎么做，以下几种方法可供参考：第一，什么也不说。第二，热情地欢迎他的到来并拉开一张椅子请他坐下。第三，用微妙的评语礼貌地将此人孤立，比如说“啊，刘总到了。现在我们到齐了”。第四，通过中止会议并说其他的话更强硬地将此人孤立，比如说：“刘总，谢谢你的到来。我希望你能和你的同事商讨一下并把刚才我们所讨论的信息搜集上来。”记住一点，将一个人孤立是一种当众惩罚办法。如果你希望营造一种肯定的、热情的以及欢迎的氛围，那么孤立迟到者对会议主持人就不是很有益。第五，会后与此人谈话，以此鼓励他在日后的会议中能按时到达。单独与此人谈话可能是一种非常积极的处理此问题的方法，尤其是希望在与会者中建立起一种更广泛的参与度的情况下。