国际航空货运代理业务流程

能力素养　国际航空货运代理业务流程

航空货物运输代理的业务流程对于货运代理从业人员非常重要，只有熟悉整套流程，才能监控货物运输的全过程，对突发事件进行有效处理，确保货物安全、及时送达收货人，从而更好地为客户服务。

国际航空货运代理的业务流程主要包括两大部分：出口业务流程和进口业务流程。出口流程的起点是接受客户委托，从发货人手中接货，终点是货交航空公司或代航空公司在机场进行地面操作业务的机场货运站；进口流程的起点是从航空公司或机场货运站接货，终点是货交收货人。

一、出口运输代理业务流程

航空货物出口运输代理业务流程，是指航空货运代理公司从托运人手中接货，直到把货交给航空公司或机场货站这一过程中。对物流、信息流、单证流和资金流的控制和管理，办理所需通过的环节、手续以及必备单证的准备。

空运出口运输代理业务主要包括以下环节：市场销售→委托运输→审核单证→预配舱→预订舱→接单接货→配舱→订舱→制单→报检报关→出仓单→提板箱与装货→签单→交接发运→航班跟踪→信息传递→费用结算。

1．市场销售

市场销售在整个出口运输业务流程中处于核心地位，销售业绩的好坏直接影响着货运代理公司的生存和发展。货代企业需及时向出口单位介绍本公司的业务范围、服务项目、各项收费标准，特别是向出口单位介绍本公司的优惠运价、服务优势等。对于长期出口或出口货量大的单位，货代公司一般都与之签订有长期的代理协议。

货代向货主进行询价，必须了解以下八要素：

（1）品名（是否危险品）；

（2）重量（涉及收费）、体积（尺寸大小及是否泡货）；

（3）包装（是否木箱，有无托盘）；

（4）目的机场（是否基本点）；

（5）要求时间（直飞或转飞）；

（6）要求航班（各航班服务及价格差异）；

（7）提单类别（主单及分单）；

（8）所需运输服务（报关方式，代办单证，是否清关派送等）。

2．委托运输

由托运人自己填写货运托运书。托运书应包括下列内容栏：托运人、收货人、始发站机场、目的地机场、要求的路线/申请订舱、供运输用的声明价值、供海关用的声明价值、保险金额、处理事项、货运单所附文件、实际毛重、运价类别、计费重量、费率、货物的品名及数量、托运人签字、日期等。

国际货物托运书（SHIPPER'S LETTER OF INSTRUCTION）

续单

托运人证实以上所填全部属实并愿遵守承运人的一切载运章程

THE SHIPPER CERTIFIES THAT THE PARTICULARS ON THE FACE HEREOF ARE CORRECT AND AGREES TO THE CONDITIONS OF CARRIAGE OF THE CARRIER

托运人签字　　　　　　　　日期　　　　　　　　经手人　　　　　日期

SIGNATURE OF SHIPPER　　　DATE　　　　　　　　AGENT　　　　　DATE

3．审核单证

单证应包括：发票、装箱单、托运书、报送单项式、外汇核销单、许可证、商检证、进料/来料加工核销本、索赔/返修协议、到会保函、关封。

4．预配舱

代理人汇总所接受的委托和客户的预报，并输入计算机，计算出各航线的件数、重量、体积，按照客户的要求和货物重、泡情况，根据各航空公司不同机型对不同板箱的重量和高度要求，制定预配舱方案，并对每票货配上运单号。

5．预订舱

代理人根据所指定的预配舱方案，按航班、日期打印出总运单号、件数、重量、体积，向航空公司预订舱。

通常对下列货物应当预订航班舱位（否则承运人可以不予受理）：

（1）货物在中转时需要特殊对待；

（2）不规则形状或者尺寸超限的货物；

（3）批量较大的货物；

（4）特种货物，如危险品、活动物等；

（5）需要两家及其以上承运人运输的联运货物；

（6）货物的声明价值超过10万美元或者其等价货币。

6．接受单证

接受托运人或其代理人送交的已经审核确认的托运书及报送单证和收货凭证。将收货记录与收货凭证核对，制作操作交接单，填上所收到的各种报关单证份数，给每份交接单配一份总运单或分运单。将制作好的交接单、配好的总运单或分运单、报关单证移交制单。

7．填制货运单

航空货运单包括总运单和分运单，填制航空货运单的主要依据是发货提供的国际货物委托书，委托书上的各项内容都应体现在货运单项式上，一般用英文填写。

8．接受货物

接受货物，是指航空货运代理公司把即将发运的货物从发货人手中接过来并运送到自己的仓库。

接受货物一般与接单同时进行。对于通过空运或铁路从内地运往出境地的出口货物，货运代理按照发货提供的运单号、航班号及接货地点日期，代其提取货物。如货物已在始发地办理了出口海关手续，发货人应同时提供始发地海关的关封。

接货时应对货物进行过磅和丈量，并根据发票、装箱或送货单清点货物，核对货物的数量、品名、合同号或唛头等是否与货运单上所列一致。

9．标记和标签

（1）标记：在货物外包装上由托运人书写的有关事项和记号。包括托运人、收货人的姓名、地址、联系电话、传真，合同号等；操作（运输）注意事项，例如不要暴晒、防潮、小心轻放、单件超过150千克的货物等等。

（2）标签：航空公司标签上三位阿拉伯数字代表所承运航空公司的代号，后八位数字是总运单号码，如图3-1-6所示。分标签是代理公司对出具分标签的标志，分标签上应有分运单号码和货物到达城市或机场的三字代码。

图3-1-6　航空公司标签

① 航空公司标签。

② 分标签。通常一件货物贴一张航空公司标签，有分运单的货物（如：集中托运的货物），每件再贴一张分标签。

③ 特种货物标签。说明特种货物性质的各类识别标志。分为活动物标签、危险品标签和鲜活易腐物品标签，如图3-1-7所示。

图3-1-7　特种货物标签

（a）危险物品标签　（b）活体动物标签　（c）鲜活易腐物品标签

10．配舱

核对货物的实际件数、重量、体积与托运书上预报数量的差别。对预订舱位、板箱有效利用、合理搭配，按照各航班机型、板箱型号、高度、数量进行配载。

11．订舱

接到发货人的发货预报后，向航空公司吨控部门领取并填写订舱单，同时提供相应的信息，货物的名称、体积、重量、件数、目的地，要求出运的时间等。航空公司根据实际情况安排舱位和航班。货运代理订舱时，可依照发货人的要求选择最佳的航线和承运人，同时为发货人争取最低、最合理的运价。

在订舱过程中，货代要与货主保持密切联系。订舱前，就航班选择、运价情况要先征求货主同意；订舱后，要及时向客户确认航班以及相关信息（即将订舱情况通知委托人），以便及时备单、备货。

订舱后，航空公司签发舱位确认书（舱单），同时给予装货集装器领取凭证，以表示舱位订妥。

12．出口报关

首先交发货人提供的出口货物报关单的各项内容输入计算机，即计算机预录入。在通过计算机填制的报关单上加盖报关单位的报关专用章；然后将报关单与有关的发票、装箱单和货运单综合在一起，并根据需要随附有关的证明文件；以上报关单证齐全后，由持有报关证的报关员正式向海关申报；海关审核无误后，海关官员即在用于发运的运单正本上加盖放行章，同时在出口收汇核销单和出口报关单上加盖放行章；在发货人用于产品退税的单证上加盖验讫章，粘上防伪标志；完成出口报关手续。

13．出仓单

配舱方案制订后就可着手编制出仓单：出仓单的日期、承运航班的日期、装载板箱形式及数量、货物进仓顺序编号、总运单号、件数、重量、体积、目的地三字代码和备注。

14．提板箱

向航空公司申领板、箱并办理相应的手续。提板、箱时，应领取相应的塑料薄膜和网。对所使用的板、箱要登记、销号。

15．货物装箱装板

俗称“打板”。操作时应注意：不要用错集装箱、集装板，不要用错板型、箱型；不要超装箱板尺寸；要垫衬，封盖好塑料纸，防潮、防雨淋；集装箱、板内货物尽可能配装整齐，结构稳定，并接紧网索，防止运输途中倒塌；对于大宗货物、集中托运货物，尽可能将整票货物装一个或几个板、箱内运输。

16．签单

货运单在盖好海关放行章后还需要到航空公司签单，只有签单确认后才允许将单、货交给航空公司。

17．交接发运

交接是向航空公司交单交货，由航空公司安排航空运输。

交单就是将随机单据和应由承运人留存的单据交给航空公司。随机单据包括第二联航空运单正本、发票、装箱单、产地证明、品质鉴定证书。

交货即把与单据相符的货物交给航空公司。交货前必须粘贴或拴挂货物标签，清点和核对货物，填制货物交接清单。大宗货、集中托运货，以整板、整箱称重交接。零散小货按票称重，计量交接。

18．航班跟踪

需要联程中转的货物，在货物运出后，要求航空公司提供二程、三程航班中转信息，确认中转情况，且及时将上述信息反馈给客方，以便遇到不正常情况及时处理。

【业界动态】

国内几大航空公司都使用了货物追踪查询系统。如国航、东航、南航、上航，都可以使用网络查询，货物追踪。

要进行货物追踪，首先要确认货物是通过哪家航空公司来承运的，得到其相应的提单号码。通过相应航空公司的对应网站的货物在线追踪系统即可得知。若有些尚未在网上使用在线追踪系统的，可以通过相关的查询电话进行追踪。

19．信息服务

航空货运代理公司须在多个方面为客户做好信息服务：

（1）订舱信息；

（2）审单及报关信息；

（3）仓库收货信息；

（4）交运称重信息；

（5）一程及二程航班信息；

（6）集中托运信息；

（7）单证信息。

20．费用结算

费用结算主要涉及向发货人、承运人和国外代理人三方面的结算。

（1）与航空公司结算费用。向航空公司支付航空运费及代理费，同时收取代理佣金。

（2）机场地面代理结算费用。向机场地面代理支付各种地面杂费。

（3）与发货人结算费用。向发货人收取以下费用：

① 航空运费（在运费预付的情况下）；

② 地面杂费；

③ 各种服务费和手续费。

（4）与国外代理人结算。与国外代理人结算到付运费和利润分成。

二、航空货物进口运输代理业务流程

航空货物进口运输代理业务流程，是指货运代理公司对于空运货物从入境到提取或转运，整个流程所需通过的环节、办理的手续以及准备相关单证的全过程。

进口代理业务大致包括以下环节：代理预报→接单接货→理货与仓储→理单→到货通知→制单→进口报检报关→收费与发货→送货与转运。

1．代理预报

在国外发货前，由国外代理公司将运单、航班、件数、重量、品名、实际收货人及其他地址、联系电话等内容发给目的地代理公司。这一过程被称为预报。

注意事项：

（1）注意中转航班。中转点航班的延误会使实际到达时间与预报时间出现差异。

（2）注意分批货物。从国外一次性运来的货物在国内中转时，由于国内载量的限制，往往采用分批的方式运输。

2．交单接货

【知识拓展】

航空公司进港操作见表3-1-2。

表3-1-2　航空公司进港操作

（1）抽单。

（2）提货。货代凭到货通知向货站办理提货事宜。

交接时要做到：①单、单核对，即交接清单与总运单核对；②单、货核对，即交接清单与货物核对。

核对后，出现问题的处理方式见表3-1-3。

表3-1-3　核对时出现问题的处理方式

另外，还需注意分批货物，做好空运进口分批货物登记表。

总之，货代在与航空货站办理交接手续时，应根据运单及交接清单核对实际货物，若存在有单无货或有货无单的情况，应在交接清单上注明，以便航空公司组织查询并通知入境地海关。

发现货物短缺、破损或其他异常情况，应向民航索要商务事故记录，作为实际收货人交涉索赔事宜的依据；也可以接受收货人的委托，由航空货运代理公司代表收货人向航空公司办理索赔。

货运代理公司请航空公司开具商务事故证明情况的通常有：

（1）包装货物受损；

（2）裸装货物受损；

（3）木箱或精密仪器上防振、防倒置标志泛红；

（4）货物件数短缺。

3．理货与仓储

（1）理货。逐一核对每票件数，再次检查货物破损情况，确有接货时未发现的问题，可向民航提出交涉；按大货、小货、重货、轻货、单票货、混载货、危险品、贵重品、冷冻品、冷藏品、分别堆存、进仓；登记每票货储存区号，并输入计算机。

（2）仓储。注意防雨防潮、防重压、防变形、防温长变质、防暴晒、独立设危险品仓库。

4．理单与到货通知

（1）理单。

① 集中托运，总运单项下拆单。

② 分类理单、编号。

③ 编配各类单证。

（2）到货通知。

① 发出到货通知的及时性要求。从航空运输的时效出发，同时为了减少货主仓储费，避免海关滞报金，货物到达目的港后，应尽早、尽快、尽妥地通知货主到货情况，提请货主配齐有关单证，尽快报关。

② 到货通知的内容。到货通知应向货主提供到达货物的以下内容：运单号、分运单号、货运代理公司编号；件数、重量、体积、品名、发货公司、发货地；运单、合同号、随机已有的单证数量及尚缺的报关单证；运费到付数额、货运代理公司地面服务收费标准；货运代理公司及仓库的地址及联系方式；提示货主尽快报送。

5．制单

制单指按海关要求，依据运单、发票、装箱单及证明货物合法进口的有关批准文件，制作《进口货物报关单》。

货物代理公司制单时一般程序分为以下情况。

（1）长期协作的货主单位，有进口批文、证明手册等存放于货运代理处的，货物到达、发出到货通知后，即可制单、报关，通知货主运输或代办运输。

（2）部分进口货，因货主单位（或经营单位）缺少有关批文、证明的，可于理单、审单后，列明内容，向货主单位催寄有关批文、证明，亦可将运单及随机寄来单证、提货单以快递形式寄货主单位，由其备齐有关批文，证明后再决定制单，报关事宜。

（3）无需批文和证明的，可即行制单、报关，通知货主提货或代办运输。

（4）部分货主要求异地清关时，在符合海关规定的情况下，制作《转关运输申报单》办理转关手续。报关单上需由报关人填报的项目有进口口岸、收货单位、经营单位、合同号、批准机关及文号、外汇来源、进口日期、提单或运单号、运杂费、件数、毛重、海关统计商品编号、货品规格及货号、数量、成交价格、价格条件、货币名称、申报单位、申报日期等，转关运输申报单内容少于报关单，亦需按要求详细填列。

6．进口报检报关

（1）进口报检。需要做商检的货物需向商检局申报，查验合格后商检局将出具证明文件，由报关行或者货主/货代交入海关，再进行进口报关海关程序。

（2）进口报关。报关大致分为初审、审单、征税、验放四个主要环节。

（3）报关期限与滞报金。进口货物报关期限为：自运输工具进境之日起的14日内，超过这一期限报关的，由海关征收滞报金；征收标准为货物到岸价格的万分之五。

（4）开验工作的实施。客户自行报关的货物，一般由货主到货代监管仓库借出货物，由代理公司派人陪同货主一并协助海关开验。客户委托代理公司报关的，代理公司通知货主，由其派人前来或书面委托代办开验。开验后，代理公司须将已开验的货物封存，运回监管仓库储存。

7．收费与发货

（1）发货。办完报关、报检等手续后，货主须凭盖有海关放行章、动植物报检章、卫生检疫报检章的进口提货单到所属监管仓库付费提货。

（2）收费。货代公司仓库在发放货物前，一般先将费用收妥。收费内容有：到付运费及垫付佣金；单证、报关费；仓储费；装卸、铲车费；航空公司到港仓储费；海关预录入，动植检、卫检报检等代收代付费；关税及垫付佣金。

8．送货与转运

（1）送货上门业务：主要指进口清关后货物直接运送至货主单位，运输工具一般为汽车。

（2）转运业务：主要指将进口清关后货物转运至内地的货运代理公司，运输方式主要为飞机、汽车、火车、水运、邮政。

（3）进口货物转关及监管运输：是指货物入境后不在进境地海关办理进口报关手续，而运往另一设关地点办理进口海关手续，在办理进口报关手续前，货物一直处于海关监管之下，转关运输亦称监管运输，意味此运输过程置于海关监管之中。