电能计量中心库存管理

3.2　电能计量中心库存管理

3.2.1　电能计量中心库存流程管理

电能计量中心的库存流程包括仓库收货、资料验收、预入库、抽检等环节，在各个环节应制定相关的工作岗位，规定其工作职责。

入库流程中涉及的工作人员有库房负责人、物流人员、质检人员、表计调配员、库管人员、叉车工、转运工，各工作人员的职责要求如下：

①库房负责人负责“送货/收货单”审核，对预入库过程进行监督，并负责审核各种录入数据的正确性，对新表入库进行全程监督。

②物流人员接收厂家“送货/收货单”，并核实“送货通知单”与“送货/收货单”内容是否一致，进行外观验收等。

③质检人员负责对电能计量器具进行抽检。

④表计调配员将货物信息录入到立体仓库系统中，核对电能计量器具规格的正确性，负责与厂家的退货沟通等。

⑤库管人员检查合同规定的物资资料是否齐全，分配新表库位，并负责入库。

⑥叉车工负责将托盘上的物资转运到指定地点。

⑦转运工负责电能计量器具的内部流转。

各工作人员应严格按照相关操作规范进行操作，认真负责，保证入库流程快速有效地完成。按照电能计量器具的库存流程，计量中心的操作规范包括到货验收规范、资料验收规范、预入库规范、数据录入规范、抽检规范、入库操作规范。

1）到货验收规范

（1）具体流程

电能计量中心入库流程如图3.3所示。

图3.3　电能计量中心入库流程图

（2）凭证验收

①物资到达仓库后，物流人员接收厂家“送货/收货单”，验证单据的正确性，并核实“送货通知单”与“送货/收货单”内容是否一致。

②如果在上述过程中没有异常情况出现，收货人员可以进入外观验收阶段。

③如果发现异常情况，则拒绝收货。

④“送货/收货单”等入库凭证应妥善保管，做好存档工作。

（3）外观验收

①包装完好性检查：

a.检查货物外包装是否完好。

b.发现有包装破损数量在规定的范围内，则应在包装上进行标记并转运到指定地点，在“送货/收货单”上记录破损数量、破损程度和处理方法，由运输人员签字确认，并与厂商联系。

c.如果包装破损数量超过规定的数量，则应拒绝收货，并及时与厂家联系。

d.如果没有破损，则进行外观质量检查。

②外观质量检查：

a.检验包装是否受潮﹑玷污﹑腐蚀﹑霉烂等。

b.如果有少量包装受潮﹑玷污﹑腐蚀或霉烂，则应在包装上进行标记并转运到指定区域，在“送货/收货单”上记录包装外观质量不合格数量和处理方法，由运输人员签字确认，并与厂商联系。

c.如果包装外观质量检查不合格数量多，则应拒绝收货，并及时与厂家联系。

d.如果外观质量检查合格，则进行数量验收。

③数量验收：

a.清点数目，核实物资数量与凭证内容是否一致，仔细复核货物数量是否与“送货/收货单”相符。

b.如果数量不符，则应在“送货/收货单”注明数量差异，由运输人员签字确认，并与厂家联系。

c.如果数量相符，则进入资料验收阶段。

2）资料验收规范

①库管人员应检查合同规定的物资资料是否齐全，如产品说明书、数据光盘等。

②对于新订货物还需检查“电能计量器具技术参数表”是否已送到。

a.如果资料验收不合格，指定存放地点，做好标记，转运工将物资放入物流暂存区，要求厂家补齐资料。

b.如果资料验收合格，进入预入库过程。

3）预入库规范

①货物清点完毕后，库管人员在厂家“送货/收货单”上签字，经库房负责人审核盖章后，留一份“送货/收货单”存档。

②库管人员指定存放地点，协调转运工将电能计量器具预入库。

③转运工将运输车辆上的物资卸下并整齐规范地堆放到托盘上。

④叉车工将托盘上的物资转运到指定地点。

⑤库管人员下达预入库指令，堆垛机将物资放入分配好的立体库货位。

⑥库房负责人对预入库过程进行监督，及时对出现的意外情况进行妥善处理。

4）数据录入规范

①表计调配员将货物信息录入到立体仓库系统中，数据录入应准确、无遗漏。

②表计调配员再次核对电能计量器具规格的正确性，将到货货物的一系列参数对照电能计量人员之前录入计量资产管理信息系统中的参数，再次录入资产系统的新表入库中。

③库房负责人负责审核录入数据的正确性。

④如果光盘数据与实际到货货物的数据不一致，则应查明原因，并及时与厂商联系。

⑤如果数据一致，则进入抽检阶段。

5）抽检规范

①根据抽检计划，确定抽检与否：

a.库管人员在电能计量器具预入库后，根据电能计量部门下达的“周抽检计划”判定该批新到电能计量器具是否需要抽检。

b.如果需要抽检，库管人员按照抽检计划出具抽检单，并及时通知质检人员、配合质检人员对电能计量器具抽样和扫描，录入出库信息。

c.转运工负责将抽检电表及抽检单送到质检处备检。双方办理相关交接，在“抽检单”上签字。

d.如果不需抽检，则直接入库。

②抽检表回库：

a.库管人员接到质检人员通知后，安排物流转运工从质检处领回抽检电能计量器具。

b.物流转运工将回库电能计量器具放回原位。

c.表计调配员将抽检回库信息录入立体仓库系统，数据录入应准确。

③实施处理：

a.表计调配员根据处理意见，负责与厂家办理退厂或返厂手续，并按照采购人员的要求对直接退厂的电能计量器具重新订货。

b.如果抽检不合格，需要退厂，表计调配员负责在立体仓库系统和计量资产管理信息系统中录入退厂数据。

c.表计调配员将“电能计量器具退厂单”交付给供货厂商。

6）入库操作规范

①物资不需要抽检或者经抽检合格后，进入入库作业环节。

②库管人员分配新表库位，并下达入库指令。

③升降机根据指令，将物资放入分配好的立体库货位。④库房负责人对入库过程进行监督，对出现的意外情况进行处理。

3.2.2　电能计量中心盘点流程管理

电能计量中心的盘点流程包括盘点前准备、初盘、复盘、稽核等环节。各环节涉及的工作人员包括电能计量负责人、财务人员、物流作业人员、物流负责人、库管负责人等，相关人员的职责范围如下：

①电能计量负责人审核“核库报告”和处理意见后，将报告和处理意见报送上一级主管部门。

②财务人员负责对库存进行不定期稽核，按电能计量器具库存管理处理意见和考核意见进行相关账务处理。

③电能计量人员负责审核供电局“库存出装报表”并上报上一级主管部门，及时将报表下传电能计量中心库房，审核“核库报告”并形成处理意见，报电能计量中心电能计量负责人审核。

④物流作业人员负责对库存进行不定期抽盘，审核盘点报告，形成库存管理指标报告报送电能计量人员，并落实电能计量器具库存管理处理意见和考核意见中关于电能计量器具的处理意见。

⑤物流负责人负责拟定盘点方案，指定盘点人和监盘人，进行复盘，并编制盘点报告。

⑥库管负责人负责复盘，并记录相关复盘数据。

⑦库管人员负责盘点前的准备、出具盘点单，负责初盘，并对库存基础数据进行备份。

⑧采购人员负责盘点前检验任务。

⑨转运工和叉车工协助库管员取放货物和整理库房。

1）盘点流程图

电能计量中心盘点流程如图3.4所示。

图3.4　电能计量中心盘点流程图

2）盘点基础工作

（1）盘点方式

①定期盘点。

a.月末盘点：仓库平均每两个月组织一次盘点，盘点时间一般在第二月的月底，由仓库负责组织，财务人员负责稽核。

b.年终盘点：仓库每年进行一次大盘点，盘点时间一般在年终放假前二周，由仓库负责组织，财务部负责稽核。

c.定期盘点：定期盘点方式参照本小节3）～9）所示流程进行。

②不定期盘点。

不定期盘点由仓库自行根据需要进行安排，盘点流程参照第本小节3）～9）流程进行，可灵活调整。

（2）盘点方式及注意事项

①盘点采用实盘实点方式，禁止目测数量、估计数量；

②盘点单若有修改处，须经有关盘点人员签字确认，否则应追究其责任；

③盘点数据必须真实、可靠，方法必须科学、完整，程序必须规范；

④所负责区域内电能计量器具需要全部盘点完毕并按要求做相应记录；

⑤参照初盘、复盘、稽核时需要注意的事项；

⑥盘点过程中注意保管好“盘点单”，避免遗失，造成严重后果；

⑦盘点工作要连续进行，负责盘点的各有关人员原则上不准请假，若有事需要离开，应事先请假，获准后方可离开，各有关人员不得擅自离开岗位。

3）盘点计划

（1）盘点计划书

①月底盘点由库管人员和财务人员自发根据工作情况组织进行，年终盘点需要征得物流负责人的同意；

②盘点一周前需要制作好盘点计划书，计划中需要对盘点具体时间、仓库停止作业时间、账务冻结时间、初盘时间、复盘时间、人员安排及分工、相关部门配合及注意事项做详细计划。

（2）时间安排

①初盘时间：确定初步的盘点结果数据；初盘时间计划在一天内完成。

②复盘时间：验证初盘结果数据的准确性；复盘时间根据情况安排在第一天完成或在第二天进行。

③稽核时间：稽核初盘、复盘的盘点数据，发现问题，指正错误；稽核时间根据财务人员的安排而定，在初盘、复盘的过程中或结束后都可以进行，一般在复盘结束后进行。

④盘点开始时间和盘点计划共用时间更根据当月销售情况、工作任务情况来确定，总体原则是保证盘点质量和不严重影响仓库正常工作任务。

（3）人员安排

①初盘人一般为库管人员，负责盘点过程中电能计量器具的确认、点数和正确记录盘点单，将盘点数据记录在盘点数量一栏。

②复盘人一般为库管负责人。初盘完成后，由复盘人负责对初盘人负责区域内的电能计量器具进行复盘，将正确结果记录在复盘数量一栏。

③稽核人一般为财务人员。在盘点过程中或盘点结束后，由财务部指派的稽核人和计量人员对盘点过程予以监督、盘点电能计量器具数量、或稽核已盘点的电能计量器具数量。

④根据以上人员分工设置，仓库需要对盘点区域进行分析，对人员进行责任安排，指定盘点和监盘等人员。

（4）相关部门配合事项

①盘点前一周发仓库盘点计划通知财务人员、采购人员，并抄送物流负责人，说明相关盘点事宜；仓库盘点期间禁止电能计量器具各类库房作业。

②盘点五天前要求采购部门尽量要求供应商或物流人员将电能计量器具提前或延后送至仓库收货，以提前完成收货及入库任务，避免影响正常发货。

③盘点三天前通知采购人员，要求其在盘点前4小时完成检验任务，以便入库作业人员及时完成电能计量器具入库任务。

（5）物资准备

盘点前需要检查盘点机是否可正常运行，准备A4夹板、红色和蓝色圆珠笔、透明胶、盘点卡。

（6）盘点会议及培训

①仓库盘点前需要组织参加盘点人员进行盘点作业培训，包括盘点作业流程培训、盘点错误经验、盘点中需要注意事项等。

②仓库盘点前需要组织相关参加人员召开会议，以便落实盘点各项事宜，包括盘点人员及分工安排、异常事项如何处理、时间安排等。

③盘点前根据需要进行“模拟盘点”，模拟盘点的主要目的是让所有参加盘点的人员了解和掌握盘点的操作流程和细节，避免出现错误。

（7）盘点工作奖惩

①在盘点过程中需要本着“细心、负责、诚实”的原则进行盘点。

②盘点过程中严禁弄虚作假，虚报数据，盘点粗心大意，书写数据潦草、错误，丢失盘点单，随意换岗；复盘人不按要求对初盘异常数据进行复盘，“偷工减料”；不按盘点作业流程作业等（特殊情况需要领导批准）。

③对在盘点过程中表现特别优异和特别差的人员做相应考核。

④仓库根据最终盘点差异表数据及原因对相关责任人进行考核。

4）盘点前准备工作

①盘点一周前开始追回借出的电能计量器具，在盘点前一天将借出电能计量器具全部追回，未追回的要求其补上相关单据；因时间关系未追回也未补单据的，借出电能计量器具数量作为库存盘点，并在盘点单上注明，借料（电能计量器具）单作为依据。

②库管人员在盘点前检查当月的各类库存作业数据是否全部入账。对特殊原因无法登记完毕时，应将尚未入账的有关单据统一整理，编制结存调整表，将账面数调整为正确的账面结存数。

③盘点前，仓库账务需要全部处理完毕。

④账务处理完毕后，由库管员制作盘点单；并将完成后的电子文档发邮件给相应财务人员。

5）盘点中作业

①盘点时，应将相应的记录填写在盘点单据上；

②盘点票面的更改涂写，需有红笔在更改处签名；

③初盘完成后，应将初盘数量记录于盘点单上，并将盘点单转交给复盘人员；

④复盘时，由初盘人员带复盘人员到盘点地点，复盘人员不应受到初盘的影响；

⑤复盘与初盘有差异者，应与初盘人员一起寻找差异原因，确认后，记录在“盘点单”上；

⑥抽盘时，可根据盘点单随机抽盘或随地抽盘。

6）初盘

（1）盘点方式及注意事项

①只负责盘点计划中规定区域内的初盘工作；

②按储位先后顺序进行先后盘点；

③所负责区域内的电能计量器具一定要全部盘点完成；

④初盘时需要重点注意盘点数据错误原因，如电能计量器具储位错误、电能计量器具标示SKU（库存进出计量单位）错误、电能计量器具混装等；

⑤库房转运工协助库管员取放货物。

（2）初盘作业流程

①初盘人准备相关文具及资料（A4夹板、笔、盘点单）。

②根据盘点计划的安排对所负责区域进行盘点。

③按电能计量器具装箱的储位先后顺序对电能计量器具进行盘点。

④初盘完成后根据记录的盘点异常差异数据对商品再盘点一次，以保证初盘数据的正确性。

⑤在盘点过程中发现异常问题不能正确判定或不能正确解决时可以找稽核人处理。初盘时需要重点注意盘点数据错误原因：电能计量器具储位错误，电能计量器具标示SKU（库存进出计量单位）错误，电能计量器具混装等。

⑥初盘完成后，初盘人在盘点单上签名确认，签字后将“盘点单”复印一份交给物流负责人存档，并将原件给指定的复盘人进行复盘。

⑦初盘时如发现该区域电能计量器具不在所负责的盘点单中，但是属于该区域电能计量器具，同样需要进行盘点，并对应记录在盘点单的相应栏中。

⑧特殊区域内（电能计量器具无储位标示的电能计量器具、未进行归位的电能计量器具）盘点由指定人员进行。

⑨初盘完成后需要检查是否所有箱装电能计量器具都进行盘点。

7）复盘

（1）复盘注意事项

①复盘时需要重点查找以下错误原因：电能计量器具储位错误，电能计量器具标示SKU（库存进出计量单位）错误，电能计量器具混装等；

②复盘有问题的需要找到初盘人进行数量确认。

（2）复盘作业流程

①复盘人对“盘点单”进行分析，快速做出盘点对策，按照先盘点差异大的，后盘点差异小的，再抽查无差异商品的方法进行复盘工作。复盘可安排在初盘结束后进行，且可根据情况在复盘结束后再安排一次复盘。

②复盘时根据初盘的作业方法和流程对异常数据电能计量器具再进行一次点数盘点。

③初盘所有差异数据都需要经过复盘盘点。

④复盘时需要重点查找以下错误原因：电能计量器具储位错误，电能计量器具标示SKU（库存进出计量单位）错误，电能计量器具混装等。

⑤复盘完成后，与初盘数据有差异的需要找初盘人予以当面核对，核对完成后，将正确的数量填写在“盘点单”上，如以前已经填写，则予以修改。

⑥复盘人与初盘人核对数量后，需要将初盘人盘点错误的次数记录在盘点单的“初盘错误次数”中。

⑦复盘人完成所有流程后，在“盘点单”上签字并将盘点单给到相应查核人。

⑧库管员对库存基础数据进行备份。

8）稽核

（1）稽核注意事项

①仓库指定人员需要积极配合稽核工作。

②财务人员盘点的最终数据需要财务人员和仓库指定人员签字确认方为有效。

（2）稽核作业流程

①稽核作业分仓库稽核和财务行政稽核，操作流程基本相同。

②财务人员用仓库事先做好的电子档的“盘点单”，根据随机抽查或重点抽查的原则筛选制作出一份稽核盘点单。

③稽核根据需要在仓库进行初盘、复盘的过程中或结束之后进行稽核（具体时间参照仓库盘点计划）。

④财务人员可先自行抽查盘点，合理安排时间，在自行盘点完成后，要求仓库安排人员配合进行库存数据核对工作；每一项核对完成无误后在稽核盘点单的稽核数量栏填写正确数据。

⑤财务人员和仓库人员核对完成库存数据的确认工作以后，在稽核盘点单的相应位置上签名，将稽核数据作为最终盘点数据，若数据有差异则需要继续寻找原因。

9）盘点后处理

盘点后处理就是需要进行最终盘点单审核，主要任务如下：

（1）仓库确认及查明盘点差异原因

①一般经过仓库确定的最终盘点单在盘点数据库存调整之前没有足够的时间去查核，只能先调整库存，查核未查明原因的盘点差异商品；在盘点差异电能计量器具较少的情况下，需要全部找出原因再经电能计量中心负责人审核后再调整。

②在盘点差异数据经过库存调整之后，仓库继续根据差异数据查核差异原因，需要保证将所有的差异原因全部找出。

③仓库根据盘点差异情况对责任人进行考核。

（2）财务确认

在仓库盘点完成后，财务人员在仓库“盘点单”的相应位置签名，并根据稽核情况注明“稽核电能计量器具抽查率”“稽核抽查金额比率”“稽核抽样盘点错误率”等。

（3）编写盘点报告

①物流库管负责人盘点结束后，在一个工作日内编制盘点报告。

②物流人员审核报告后两个工作日内形成库存管理指标报告报物流负责人审核。

③物流负责人对报告进行审核后报送计量人员。

④电能计量人员根据库存管理指标报告一个工作日内形成电能计量器具库存管理处理意见和考核意见，一并报送电能计量负责人审核。

（4）编写处理意见

在一个工作日内形成电能计量器具库存管理处理意见和考核意见。

（5）处理

①财务人员在一个工作日内进行账务处理；

②物流人员落实电能计量负责人下达的处理意见。

10）质量要求

①盘点报告和库存管理指标报告应真实、准确。

②轻拿轻放，小心搬运，保证电能计量器具的完好性。

③库房整理应做到分区、分类存放，保证库房的干燥、整洁，不得存放与电能计量器具以外的其他任何物品。