预订方式和种类

一、预订方式和种类

（一）预订的方式

客房预订的方式多种多样，各有不同的特点，客人采用何种方式预订，受预订时间的紧迫程度及相应硬件设备的制约。

目前，客人的预订方式主要有以下几种：

1．电话预订

电话订房是一种最为普遍的方式，它的特点是速度快、方便，便于客人与酒店之间的沟通，使客人能够根据酒店客房的实际出租情况，直接调整其预订要求，订到满意的客房。但由于语音、不易保存、电话的清晰度以及受话人的听力水平等因素的影响，电话订房容易出错，因此，预订员必须将客人的预订要求认真记录，并在记录完毕之后，向对方复述一遍，得到客人的确认后，才能存档。

在接受电话预订时，由于不能让客人久等。因此，要求预订员必须熟悉本月、本季可提供出租客房的情况。如因某种原因，不能立即答复客人，则请客人留下电话号码或其他联系方式，待查清客房情况后，再通知客人是否可以接受预订。

2．传真订房

传真订房是一种较为先进的订房方式，其特点是方便、快捷、准确、正规、可信，它可以将客人的预订资料原封不动地保存下来，不容易出现订房纠纷。

3．国际互联网预订

通过“Internet”进行预订，是目前国际上最先进的订房方式。随着计算机的推广使用，越来越多的散客开始采用这种方便、快捷、先进而又廉价的方式进行预订。

4．信函订房

信函预订是一种古老而正式的订房方式，多为旅行社所采用（参见表2-1）。

表2-1中的订房单一式两份，一份酒店存查，另一份注明是接受订房或候补后经主管签字，盖上酒店订房组印章，寄回旅行社。

信函订房的特点是较为正式，但速度慢，现已较少使用。

表2-1　信函订房

5．口头订房

即客人（或其代理人）直接来到酒店，当面预订客房。它能使酒店有机会更详尽地了解客人的需求，并当面回答客人提出的任何问题。同时，也能使预订员有机会运用销售技巧，必要时，还可通过展示客房来帮助客人做出选择。

对于客人的当面口头预订，订房员应注意下列事项：

（1）书写清楚。客人的姓名要大写，不能拼错，必要时可请客人自己拼写。

（2）在旺季，对于不能讲定抵达时间的客人，可以明确告诉客人，预订保留到18:00。

（3）如果客人不能确定逗留的确切天数，也要设法说出最多和最少天数。

6．合同订房

酒店与旅行社或商务公司之间通过签订订房合同，达到长期出租客房的目的，以下是某酒店订房合同样式：

订房合同

年　　月　　日，由　　　　　酒店（以下简称甲方），与（以下简称乙方）经友好协商，达成如下协议：

一、推销

1．乙方同意利用其销售网络推销甲方，并向来到本市的所有客户和即将成为乙方客户的人士推荐甲方的服务设施。

2．乙方保证在任何可能的情况下，在本市接待旅客时，将选择甲方作为其客人的下榻处。特别是以下项目：

◆　系列团队

◆　旅游团队

3．乙方同意把甲方编入其宣传项目及宣传册之中，并在合适之处采用甲方的彩色照片。这些宣传品及小册子一经出版应立即送给甲方一些样本。

二、价格

考虑到乙方可能提供的客源量，甲方同意按下列条件和价格（不含佣金）接待乙方的客源。

团队预订一间单人间/双人间（10人及10人以上）：

◆　淡季（十二月，一月，二月，三月）=　　　　　元人民币

◆　平季（四月，六月，七月，八月）=　　　　　　元人民币

◆　旺季（五月，九月，十月，十一月）=　　　　　元人民币

散客预订一间单人间/双人间（10人以下）：

◆　淡季（十二月，一月，二月，三月）=　　　　　元人民币

◆　平季（四月，六月，七月，八月）=　　　　　　元人民币

◆　旺季（五月，九月，十月，十一月）=　　　　　元人民币

◆　所有套间一律享受　　　　　%的优惠；所有客用房加床为元人民币，陪同床为　　　　　元人民币

注：所有价格不含任何早餐及城市建设费。

三、餐费

中式早餐=　　　　　　　　　　　　元人民币

美式早餐=　　　　　　　　　　　　元人民币

午餐套餐（西餐）=　　　　　　　　元人民币

晚餐套餐（西餐）=　　　　　　　　元人民币

注：餐费不包含酒水。

四、价格保护

在任何情况下，乙方不得以比柜台价更高的价格将甲方的客房出让给第三者，当甲方柜台价随季节改变时，甲方将通知乙方。

五、预订

团队入住前，乙方应向甲方销售部办理团队预订手续。甲方将根据订房情况和接待能力于接到预订通知的三天内，决定是否接受此预订并以书面形式通知乙方。未经甲方接受并确认的预订，甲方概不负任何责任。

六、客房占用期限

经确认的客房在入住日下午2:00之后方可入住。离店时间为正午12:00。

七、客房分配单

乙方同意在客人到前30天，向甲方提供将入住甲方的团队所有成员名单及住房分配方案，包括航班消息、用餐标准。如果乙方未能按上述要求提供这些信息（除非另有协议），甲方有权取消已预订的客房及设施并转售给其他客户。

八、免费房

甲方同意为每16位付费客人提供半个双人间免费房，但每团的免费房不超过4个双人间。

九、取消预订

乙方如果需要取消或减少预订房，应按下列条件书面通知甲方。

房间数　　　　　　最少要求期限

10间以下　　　　　到客前10天

10～25间　　　　　到客前15天

26～50间　　　　　到客前20天

51间以上　　　　　到客前30天

在最少期限之后，如果团队要求取消或减少10%以上的预订房间数，甲方将收取每间取消房一天的房租作为未及时取消预订费用。

十、确认未到预订

如果整个团队在入住日未到，乙方同意支付甲方当日所损失的房费，同时支付整个实际居住期应付的房费。

十一、押金/付款

乙方同意在做系列团预订时付给甲方押金=　　　　　元人民币。如果乙方没有履约，甲方可以从押金中抽取全部或部分作为甲方应得的押金。如果乙方完成合约，全部押金（不包括利息）将如数退还乙方或作为乙方应付甲方费用的一部分。

除了上述押金外，乙方承诺在团队离店后30天内支付团队下榻在甲方期间所产生的一切费用。否则甲方有权利向乙方收取其超出天数的相应租息，利率按银行公布的同期活期存款利率计。

十二、保密

此文件中的全部内容为绝密性的，不管是出于何种原因或目的，乙方都不能透露给第三者。乙方对此表示理解并遵照执行。

十三、合同期

本合同条款期限为从　　年　　月　　日开始至　　年　　月　　日截止。合同一式两份，由乙方签字后　　年　　月　　日之前交给甲方，由乙方监督执行。

十四、违约责任

双方在执行合同过程中有违约行为时，本着友好协商的办法处理。确实不能达成一致意见时，双方同意交由当地仲裁机构仲裁或交当地法院裁判。

甲方代表同意接受　　　　　　　乙方代表同意接受

授权签名：　　　　　　　　　　授权签名：

姓名：　　　　　　　　　　　　姓名：

职务：　　　　　　　　　　　　职务：

随着科学技术的进步，越来越先进的通信手段已经或正在改变着预订的方式，传统的酒店预订方式还有“电报预订”和“电传预订”，但这些预订方式已经逐渐被更为先进的传真和国际互联网预订所取代。

（二）、预订的种类

酒店通常存在三种类型的预订：

1．临时预订

临时预订是指客人在即将抵达酒店前很短的时间内或在到达的当天联系订房。在这种情况下，酒店一般没有足够的时间（或没有必要）给客人寄去预订确认函，同时也无法要求客人预付订金。所以，只能口头确认。

当天的临时性订房通常由总台接待处受理，这是因为接待处比其他部门更了解酒店当天客房的实际出租情况。

临时性预订的客人如在当天的“取消订房时限”（通常是晚上6：00）还未到达酒店，该预订即被取消。

2．确认类预订

通常是指以书面形式确认过的预订。对于持有确认函来店登记住宿的客人，可以给予较高的信用折扣或其他优惠措施，因为这些客人的地址已被验证，向他们收取欠款的风险相对要低一些。

对于确认类预订，酒店依然可以事先声明为客人保留客房至某一具体时间，过了规定时间，客人如未抵店，也未与酒店联系，则酒店有权将客房出租给其他客人。

3．保证类预订

指客人保证前来住宿，否则将承担经济责任，因而酒店在任何情况下都应保证落实的预订。

保证类预订又有三种类型：

（1）预付款担保

即客人通过交纳预付款而获得酒店的订房保证。假如客人预订住房时间在一天以上，并且预付了一天以上的房租，但届时未取消预订又不来入住。那么，酒店只应收取一天的房租，把余款退还给客人，同时，取消后几天的订房。如果客人在临近住店日期的订房，酒店没有足够的时间收取订金，则可要求客人使用信用卡做担保，预订客房。

（2）信用卡担保

在一些发达国家的酒店，客人可用信用卡做担保预订酒店客房。这样，如果客人届时既未取消预订，也不来登记入住，酒店就可以通过发卡公司收取客人一夜的房租，以弥补酒店的损失。比如，按照“美国运输公司”的“订房担保计划”，运通卡的持有人，若要订房，则打电话到酒店提出订房要求，并告诉酒店自己的姓名和信用卡号码，说明是美国运输卡担保订房即可，酒店据此为客人保留客房至第二天的入住时间。如客人届时未到（也未通知取消预订），则酒店可依据客人签寄的信用卡号码、姓名以及酒店的“担保订房——未到入住”记录向美国运输公司收取一夜房租费用。

（3）合同担保

这种方法不如预付款和信用卡那样被广泛使用，但也不失为一种行之有效的订房担保方式。它是酒店与经常使用酒店设施的商业公司签订合同，当公司的客户要求住宿时，公司就与酒店联系，酒店为其安排客房，即使客人未入住，公司也保证支付房租。同时，酒店有义务为该公司将房间保留一个晚上。

对于保证类预订，酒店无论如何要确保只要客人一到就能为其提供房间或代其找到条件相仿的房间。在后一种情况下，酒店要赔付客人第一夜的房费以及其他附带费用，如出租车费和挂到家里或办公室的电话费等。这就是所谓的“第一夜免费制度”。