系统的选择

系统的选择

硬件方面有两个基本的选择：

1.主机式

2.基于微机网络结构或者独立的

早期的许多人力资源信息系统都是主机式的，以提供的信息跟不上时代和难以被用户（尤其是人事专家）访问而著称。管理者需要的信息需要提前具体地说明，而且通常需要几天时间来生成相关信息。主机系统的操作者往往是一个技术专家，而且系统在空间上通常离使用者比较远。理察斯·卡朋特（1996）在对英国特许人事和发展协会/雇用研究学会调查的分析中指出：仅仅10%的人力资源信息系统中采用主机式结构，而且主机式系统通常运用于大型组织，尤其是那些在19世纪70年代在信息系统方面大量投资建设的大型多元化组织，这些组织往往拥有几个复杂的商业或资源管理系统。目前主要的人力资源信息系统是基于微机的系统（占85%），这种系统的优势在于：

●可以在线更新

●易于生成报表

●用户拥有访问权限

●界面友好——与其他基于Windows的商业组合软件一样友好

人力资源的软件组合是复杂的，通常是非常昂贵的。软件有以下两个基本的选择：

1.自主开发

2.外购软件包

自主开发软件的情况一般出现在极大的或极小的组织。一个大型组织经常使用自主开发的软件，因为大型组织拥有自主开发综合性应用软件的技术力量和财务资源。对那些具体需求比较复杂的组织而言，自主开发的软件往往需要相当高的开发成本，并要花费相当多的开发时间，通常是在没有商业软件可选择的情况下才会采用这种方式。另一个极端是，一些小型的企业组织在使用数据库的情况下，也会采用自主开发的软件。其原因在于外购的软件组合通常会非常昂贵，而且提供许多小型组织不需要的功能。一个有技巧但不懂计算机专业技术的人事助理可能会请一个计算机专家来开发一个简单的数据库以满足组织内的信息需求。

现有商业软件通常拥有较好的商业价值，都可以应用在微机上。具体选择哪种系统主要得考虑组织的商业的需求，并进行信息系统的需求分析。商业软件可以满足大多数组织95%以上的信息需求，而且现在许多商业性软件也更加注重满足购买者的需求。个人电脑的广泛普及、管理信息系统的广泛使用以及满足各种管理功能需求的商业性软件的出现，意味着大多数管理者办公桌上都有一系列商业应用的方案，人事信息系统也不例外。日益增加的人力资源信息系统和商业软件包意味着大多数组织使用的系统是比较新的。罗宾逊等（1999）指出由英国特许人事和发展协会和雇用研究中心的一个联合调查显示：30%的人力资源信息系统的使用历史都不多于两年。

组织的文化和结构是决定人力资源信息系统特征的关键性因素。硬件和软件是重要的影响因素，同时，人力资源活动集权与分权的程度也是主要的因素。授权进行人事管理的管理者希望在需要信息时就能够拥有准确可用的个人信息。人力资源活动的授权并没有和人力资源信息系统的分散化相适应。

人力资源信息系统是否归直线管理者来打理还是有争议的：它是一个通用的管理信息系统，其数据不仅仅局限于人事部门使用的系统。组织不愿意授权直线管理者来接手人力资源信息系统，但是高度集权的系统是不合逻辑的，而且也增加了人事职能的管理负担（尽管信息可转化成影响力）。这又将回归到信息系统所有权的问题。负责管理员工并采集和输入与员工相关的数据，生成员工个人信息的管理人员可以认为是系统的所有者，因为是他们使系统在不断地运转。在考虑授权的人力资源信息系统时应考虑信息系统的信息安全和可信度。由于复杂的信息技术可以提供一个安全的数据环境，这点还不至于构成一个问题。另一个值得考虑的问题是管理者在使用、更新系统和保持系统可信度时应具备哪些技术能力。解决这一问题的办法是对管理者进行培训，使得他能够充分利用信息系统，并保持系统数据的准确性，而这又将涉及对人力资源信息系统的看法和组织自身的成熟度问题。将人力资源信息系统的所有权转交给直线管理者的优势在于：

●数据更新权的下放，有助于减少数据更新的成本

●信息技术的使用有助于推动组织变革

●它使人事职能从监督管理的重担中解放出来

●和系统有关的管理者之间的交流可以增加管理者的人事管理经验，使数据可以为那些制定决策的人所使用。比如说，如果是管理者将员工数据录入到系统中去的话，他们不可能不注意到员工流失率的增长

一个授权的人力资源信息系统使人事专家的角色从选择和监督计算机系统转换到致力于一个更加专业的系统设计。它可能包括：

●更加积极主动地开发和形成更加专业的信息

●随着国际互联网用户地增加，数据的安全程度将会变得越来越重要

●预测信息需求量并保证这些需求被满足

对于大多数组织而言，人力资源信息系统并不是一个可选项而是一个基本的需求。全面整合性的商业信息系统仍将是组织追求的一个主要目标。利用一个公共数据库来提供管理中的所有信息将会成为未来信息系统发展的方向。