的科技查新系统设计与实现

云广平　李玉斌　苏留棒

（西安电子科技大学图书馆　陕西西安　710071）

【摘　要】　查新委托的方式很难在短时间内有效解决委托书填写不规范，查新报告撰写、查新档案管理等环节低效、烦锁等问题，致使委托书难以发挥其重要作用。本文为此设计构建了基于ASP.NET的科技查新管理系统，从而提高查新工作效率，节省人力资源，方便委托书的存储和管理，使查新信息和结论更具科学性。

【关键词】　科技查新；管理系统；ASP.NET

科技查新工作起源于20世纪80年代后期。科技查新工作是指通过检索手段，运用综合分析和对比方法，为科研立项、成果、专利、发明等评价提供科学依据的一种情报咨询服务形式。科技查新委托书是指查新委托人和查新机构之间就查证科学技术内容新颖性而约定双方当事人权利义务关系的合同。科技查新委托书是检索人员进行检索的重要依据，同时也是委托客户有效地维护自己的合法权益的重要依据，查新委托书填写的完备性和准确性将直接影响查新工作的质量［1］。

科技查新委托书的规范化填写是保证科技查新质量的第一步，也是委托人对科研项目重视与否的客观反映。但目前的查新工作基本是一种封闭、复杂、低效率的工作；查新员与查新委托人和咨询专家的交流主要为面对面的形式，效率较低；查新检索主要依靠印刷型的手工检索工具，速度慢，工作量大，漏检严重；查新报告手工撰写，出错时修改不便；查新档案的管理工作烦琐、落后，难以进行完善的统计分析，也直接影响查新结论的客观性，最终也直接影响项目申报的中标和成果的获奖。此外，在客户与查新人员交流过程中也存在诸多问题。比如，委托客户不是课题直接参与者，对关键技术难以说透、说细；委托书较易出现错漏，委托书的填写内容与申请书表达不一致，甚至委托的项目名称都会漏字、少词或次序有误，表达的意思完全相反或离题千里；不重视委托书中其他条目的要求，如对关键词、主题词的把握不清，选词过少或提供得太多，未能反映核心内容或词间的联系不密切；另外有的用户有意不提供参考文献，或提供非密切相关的文献［2］，为查新人员制造人为障碍。因此，快捷迅速地指导用户在填写委托书时如何写明自己的查新目的要求、课题内容、技术指标和创新点以及如何与查新人员相互配合完成查新报告，成为查新工作中的一项重要内容。由于科技查新委托书填写的好坏直接影响查新工作的开展，所以我们有必要提醒委托人充分正确认识委托查新的重要性，按要求认真、规范填写查新委托书，配合查新人员顺利完成查新检索，以得到客观而满意的查新结果，获得高质量的查新报告，提高科研项目的中标、获奖率［3］。

综上所述，为充分发挥网络环境在科技查新工作中的优势，提高科技查新工作的效率，方便查新用户，规范科技查新机构管理工作，结合西安电子科技大学实际情况，开发一个快速高效的科技查新管理平台对于委托用户和查新人员来说都是很有必要的。

1　平台设计目标

考虑在目前多校区环境中出现的新问题和新需求，平台必须解决查新客户和查新人员的工作地点多点交叉导致任务分配和人员安排的复杂性与多样性的问题。

本课题研究的系统将通过在线联合作业及任务自动分配、统一审核的方式，尝试解决我校科技查新工作站及在未来可能的兼职从业人员在时间与空间上的分布不均对部门日常业务所带来的影响。

1.1　主要功能

根据查新工作的需要，本系统应具备网上接受查新委托、处理进度查询、查新任务分配与处理、查新报告档案管理和统计分析等主要功能。

（1）查新委托模块。为用户提供Web方式的表单填写及合同受理的功能，在进行此步骤前，先显示双方的责任和义务以及收费标准等内容，委托人同意上述条款后再出现申请填写页面。表单内容包括委托人姓名、委托单位名称、E-mail、联系电话、项目中英文名称、期望领取报告的日期、查新站点等。所填写内容可直接后台生成Word文件，无须用户填写和上传合同。

（2）查新情况查询模块。向委托人提供科技查新进度查询功能，使用户对查新项目所处阶段有所了解。该模块显示以下信息：申请序号、委托人、委托日期、处理状态、查新员、预计完成日期，委托人可以直接联系查新员进行沟通。

（3）查新任务分配与处理模块。查新项目在工作部门和工作人员之间流动，通过任务分配、报告审核、报告完成等处理流程，按照工作流的方式完整进行整个项目的信息流动。

（4）查新档案管理模块。报告完成后，各查新员登记自己的费用明细、查新报告、相关附件信息等内容并归档。

（5）统计模块。可统计、查询校内校外、国内国外的项目数量，学科分类情况，个人完成的工作量以及缴费情况等。

1.2　Web科技查新工作流程

Web科技查新工作流程如图1所示。

图1　Web科技查新工作流程图

2　平台开发环境及软件配置

本课题研究开发的业务管理系统的开发环境和软件配置如下：

（1）开发语言：.NET。

（2）应用服务器：IIS7.0。

（3）数据库：SQL Server 2008R2。

（4）集成开发工具：Viso Studio 2010。

ASP.NET是建立在公共语言运行库上的编程框架，可用于在服务器上生成功能强大的Web应用程序，提供了许多重要的优势：

（1）增强的性能。

（2）世界级的工具支持。

（3）威力和灵活性。

（4）简易性。

（5）可管理性。

（6）可缩放性和可用性。

（7）自定义性和扩展性。

（8）安全性。

3　系统实现的关键技术与特点

3.1　简单方便的用户输入完整性校验

为了减少用户输入错误，保证数据的完整性和安全性，在用户输入页面提供客户端校验就显得非常重要。系统通过服务器端函数控制，对客户端（Web界面）进行控制。

例如，设置E-mail格式限制，服务端使用如下代码。

在用户提交表单时，服务器端会自动运行函数来校验用户输入，并显示如图2所示的效果。

图2　用户提交表单显示效果

在E-mail字段值没有内容的时候，提示为“必须字段”，而输入格式错误的时候，系统动态将提示更改为：“邮箱格式不正确，请刷新后重新输入”。上述效果的实现不需要开发人员编写任何代码，极大地简化了开发的工作量，提高了开发效率。

3.2　系统可以直接生成Word合同文件

本系统直接运用javascript函数类来实现将数据库中委托单的相关内容插入Word模板中，从而生成查新合同。具体代码如下。

4　结论

查新网络平台的建立，不仅提高了查新工作的速度，可以自动生成查新报告，而且对查新工作流程也起到了监督管理的作用，后期的查新档案管理总表也可以自动生成，有助于提高查新的工作质量。实践证明，科技查新系统是图书馆信息化建设的一次实践，系统的应用使查新站工作模式发生了变化，充分体现了网络带来的便捷［4，5］，既方便了查新用户，也提高了工作效率，具有重要的现实意义。

参考文献

［1］谢新洲.科技查新手册［M］.北京：科学技术文献出版社，2004.

［2］贾林.探讨科技查新中查新员与客户的互动关系［J］.科技情报开发与经济，2007（6）：105-106.

［3］王彪.科技查新委托书的填写常见问题及对策［J］.能源技术与管理，2006（6）：152-154.

［4］郑玲，李丰男，番颖芳.浅议科技查新信息管理系统的建立［J］.江苏科技信息，2008（11）：10-11.

［5］莫岚.基于ASP的查新数据库管理系统的设计与实现［J］.江西图书馆学刊，2009（1）：107-108.

【注释】

[1]本文系2012年学术年会优秀论文，后收录于《西南交通大学图书情报丛书》。