山东省结核病控制项目管理办法

附件3　山东省结核病控制项目管理办法

一、项目办人员职责

山东省结核病控制项目办公室(以下名称项目办)具体负责全省结核病控制项目的组织实施工作。项目办遵循“科学管理、统筹安排、分工合作、协调发展”的原则，按照项目要求，遵守国家有关法律法规，实施项目管理，开展各项工作。

(一)项目办职责

1．组织制定项目工作计划，对执行完的工作进行总结;

2．组织项目活动的实施和项目的技术支持;

3．按照项目要求组织项目的监督和评估活动;

4．对各项目市、县区进行技术支持;

5．负责各项目市、县区的人员培训;

6．组织制订项目财务活动计划，完成财务报告;

7．按照计划和要求完成设备、药品和供应品的分发与管理;

8．按时汇总和上报项目工作报表、财务报表和进展报告;

9．定期向上级部门汇报项目进展和完成情况。

(二)项目办人员职责

主任:全面负责项目的组织、协调、管理和对外联络工作。

副主任:协助主任负责项目办的管理，监督项目计划的执行，协调督导考核和专家组技术指导工作。

主管:在主任的领导下，全面负责项目办的日常管理;审定项目的各项计划和报告，组织项目的技术支持、考核评估活动;完成主任安排的其他工作。

项目官员:在项目主管协调下，根据项目整体工作计划和不同分工领域，完成分管领域和分管项目县的有关管理工作;负责起草项目计划和汇总项目进展;负责项目计划、督导检查和评估的具体活动的安排;负责项目信息的收集、整理、上报和反馈工作;协助其他项目官员开展工作;完成项目主管安排的其他工作。

财务:在主任的协调下，负责财务报销的审核和监督;组织或参与项目预算的编制;监督项目资金的使用，并向主任汇报资金使用情况;负责接收和下拨项目资金;及时记账核算;按时上报财务报表等有关资料;及时进行会计档案的整理和保管;落实项目的年度审计工作;负责对下级项目单位的财务监督和技术指导;完成主任安排的其他工作。

二、山东省结核病控制项目工作程序

项目官员根据项目整体计划和各项目县计划按季度列出工作计划，报请项目主管审阅后，经项目办主任批准后组织实施，实施进度分别按周、月向项目主管口头和书面汇报;项目主管按月向项目主任书面报告。项目活动结束后写出书面总结，会同其他资料归档管理。

办公室项目活动申请及经费管理流程图

三、山东省结核病控制项目办公室管理总则

1．项目实施以项目办公室为主体，采取主任负责制。项目报表、年度报告、计划方案、阶段总结及其他重要文件均由项目办主任或其委托人签字盖章方可作为有效文档上报。

2．项目办应主动加强与卫生行政部门的协调和沟通，积极接受卫生行政部门的监督与检查。

3．项目办公室应确定专人分别负责项目常规管理、信息管理和财务管理，明确工作职责和管理程序，并采取每月例会制度加强项目办内部的沟通与合作。

4．项目办公室应加强沟通与联系，实行逐级请示制度。凡涉及项目计划和经费预算的调整、项目执行出现问题及其他重大情况等，应及时向上一级项目办公室报批和请示。

5．项目办应积极发挥项目专家组或技术指导小组的作用，项目执行和管理中存在技术问题应及时组织专家进行论证。

6．加强资料管理和归档。项目办根据职责和工作范畴，以纸制文档和电子档案两种形式保留工作记录、原始数据、项目报表、计划方案、工作总结等各类资料。上一级执行机构应保留下一级机构上报的电子资料和纸制文档。

项目的设计及申请

1．国际和国家级项目申请　根据国际和国家级项目招标启示，各科室进行申请工作，并上报省结核病控制项目办公室主任。

2．山东省科技厅或卫生厅项目申请　科教科网站定期更新项目申请信息，各科室根据工作现状，按照项目申请要求进行申请、检索查新等工作，同时上报结核病控制项目办公室主任。

3．省级结核病控制项目的申请　省级结核病控制项目每年一期，各申请单位在充分收集资料和现状分析的基础上，找出限制结核病控制工作进展的瓶颈并分析关键问题，根据分析结果提出项目的基本设想。项目管理科提供专门设计的省级结核病控制项目申请书等其他相关表格，严格按照格式填写，完成后在项目申请截止日期之前提交给项目管理科。项目管理科汇总后上报给省结核病控制项目办公室主任，同时各申请单位准备项目开题PPT，项目管理科通知各申请单位开题答辩时间和地点，经专家审核后确定立项项目。

请示报告制度

1．请示范围包括　项目实施过程中各项活动的开展;重大问题及实施计划的重大调整;项目经费、物资或供应品的调整;项目执行过程中需上级领导协调或解决的问题等。开展任何活动前或方案调整前，项目官员应该填写实施计划书，实施计划书填写完毕后交由项目主管审核，项目主管审核通过后上交给项目办公室副主任审核，最后交由财务和项目办公室主任审核，全部审核通过后方能开展活动。

2．报告内容包括　专项活动开展情况;重要会议纪要;季、年度工作计划和季度小结、年度总结;国家级项目的国家项目办和上级领导安排工作的执行情况等。项目官员及时撰写报告，经项目主管审核后归类到项目相关档案保存并上传到山东省结核病防痨网最新动态专栏;项目主管负责向项目办公室主任汇报活动的进展情况。

3．请示　请示报告实行逐级管理、分级负责的原则，以正式的文字材料逐级汇报，不得越级请示报告。如遇紧急事项，无法及时办理正式文字材料，经上级领导同意，可先行电话请示报告，做好记录，事后及时补办正式文字材料。

4．批复　主任和主管对下级部门的请示，应在各自时限内(主管2天，主任3天)批复。遇有情况复杂、涉及面广、短期内无法批复的问题，以电话或便函的形式及时通知。

5．存档　所有请示报告材料应存档备案。

文件、资料、报表、信息与档案管理制度

1．项目文件、资料收集

(1)项目开展过程中形成的具有保存价值的资料，包括项目计划书、季(年)度报表、季(年)度总结、专项活动文字与声像资料以及其他文书档案(如请示、报告、批复、收发文件、电报传真、会议资料、内部文件、电话记录、会议记录/纪要等)均属资料收集、保管和整理归档范围，项目办指定由项目副主管专门负责。

(2)收到上级文件后，由项目办副主管及时填写往来文件登记，转呈项目办主任和相关人员传阅、签字后存档。接到重要电话或通知后接听者应作好电话记录并签字，及时报告上级领导并通知相关人员。

(3)下发或接到项目县文件、信函或其他重要资料后，要填写往来文件登记，并及时转交项目副主管处理并存档。

(4)所有参加项目活动的相关人员(进行调研/督导/评估/技术支持与指导/参加会议培训班等)返回1周内必须向项目副主管提供书面材料，相关文字、声像资料并及时存档。

(5)每年1月5日前，应按照年度和分类将上一年项目资料立卷装订归档，并建立归档档案信息一览表，说明存档资料内容如分类信息(档案盒/袋编号、类别、序号等)和资料信息(名称、数量、提供者、存档时间、保管人等)。根据工作需要，可在一个项目年度或自然年度结束后，编制年度资料汇编并印刷成册。

2．项目报表管理　省级按自然年度的半年度报告项目工作报表，县级按季度报告，乡级按月报告。乡级应于每月结束后7日内将项目工作报表上报至县级;县级于每季度结束后15日内将项目工作报表上报至省级;省级于每半年度结束后45日内将项目工作报表上报至国家。

省级项目办由项目官员负责项目报表的收集、审核、汇总、上报工作。省、县级项目工作报表应严格按模板填报。收到下级报表后，应立即核实报表的及时性、完整性、准确性、真实性，并审核数据间的逻辑关系，如先后上报纸质报表、电子报表，须核查两者间的一致性。审核中遇有疑问或问题，应立即与下级沟通，问题严重者应限期重新上报。

项目报表应由项目主管签字后，项目主任或其委托人签发盖章后正式上报。项目报表一式两份，一份留存归档，一份正式上报上级项目办，同时通过电子邮件逐级上报，报表及相关数据原始资料的纸质文件、电子资料必须保留至项目结束，并遵循国家保密相关规定。

3．项目进展报告项目办应于年中/年末分析项目指标和经费完成情况，研究存在的问题并提出改进建议及下一步工作重点，形成半年度/年度项目进展报告，分别于每年7月30日前和次年1月30日前报省级项目办或其他项目的上级办公室。

4．项目信息报告

(1)项目活动报道　项目官员要及时发布报道某一项重大或有特色的项目具体活动，内容可为重大活动、会议和培训信息等。项目办在相关重大活动结束后的3个工作日内，撰写完成活动报道稿件，经过主管及主任的审核后可根据需要及时发布于相关网站等媒体。

(2)项目通讯(简报)　省级项目办于每季度结束后的10个工作日内，编写全省项目工作通讯或简报，同时反馈省级有关部门和人员，有条件时，上传至省级相关机构网站。

文件收发制度

1．发文制度

(1)草拟文稿要在周密考虑并充分领会上级指示、精神基础上，结合实际情况，按照公文格式拟稿。文稿要求一文一事、内容明确、条理清楚、文字简洁。向上级机关汇报工作、反映情况用“报告”，向上级机关请求指示、批准用“请示”。

(2)文件内容要符合国家法规，人名、地名、数字、引文要准确，引用公文要注明引文的发文时间、机关、标题、文号。标题要醒目准确，简要地概括公文的主要内容。受文单位要详细、明确。一般不要越级行文。

(3)本项目办公文用字:标题用2号华文中宋加粗，正文、发文字号、抄送栏用3号仿宋体，“主题词”三字用3号黑体，主题词内容用3号宋体。公文用纸采用国际标准A4纸。

(4)文稿拟好后，应将拟稿部门、拟稿人、拟稿日期、附件等栏目填写清楚，由项目主管审核签字后送项目办主任。

(5)经领导签发的文稿，原则不再改动，确需改动应征得签批领导的认可。文件签发后由项目办统一编号印制并负责校对，同时，将纸质文稿和电子文档一并存档。文件印好经项目办盖章后分发相关单位或部门。

(6)通过网络发送文件的处理程序同文稿。

(7)文件份数:除存档需要2份外，按收文单位数计算文件印发份数。

(8)所有发文应及时做好发文登记，并按项目年度及时进行整理和归档。

2．收文制度

(1)项目办所有收文，一律先由项目办人员统一登记编号，送省结核病防治中心领导和相关科室阅处。

(2)项目办根据领导批示意见及文件内容认真办理，并将办理结果向主任汇报，同时应在文件标签的办理结果栏内填写办理结果。

财务管理制度

1．财务管理制度

(1)根据项目工作需要，简化审批程序，本着“专款专用、实事求是、合理节约”的原则执行。

(2)项目经费的结汇、拨款按全球基金管理规定执行，项目办主任在权限范围内审批;经费使用程序和审批权限:项目官员根据实际情况填写活动项目申请表及预算，按照经费额大小，由项目办主任在审批权限内批准实施，活动完成后及时报帐。

(3)项目办根据需要，指定财务人员负责记录经费使用情况，并按时完成决算工作。

(4)项目财务管理接受省卫生厅和上级主管部门的审计监督。

2．经费使用制度

(1)总体要求符合国家会计法律法规和省胸科医院财务管理的要求;所有项目活动开支应在预算范围内;保证项目资金安全、有效使用，加强项目资金监管，提高资金使用率，最大限度完成项目的预期目标。

(2)项目经费支出范围

1)项目活动经费　包括召开会议、举办培训班、督导、血检、患者治疗等活动经费。

2)项目人员补助　包括聘用的项目执行机构专职人员工资和兼职人员固定补助。

3)项目管理费用　办公室运转经费(加班费、办公耗材、快递(物流)费、办公桌椅、交通差旅费、项目相关材料印刷费等)。

4)项目后勤维持费　用于仓库租金、电话、网络、水电、车辆维修费等。

项目经费不得用于各项目地区自行采购车辆、大型办公设备，不得用于房屋维修和建设等。

(3)经费使用要求及参考标准

1)会议/培训班　据项目工作计划安排会议和培训。应事先做出详细预算，严格按照预算执行，活动结束后及时决算，并提供相应痕迹材料(包括会议或培训计划/通知)、预、决算发票/费用支出明细单、人员签到表、日程安排、会议/培训总结报告等)，原件留存于财务部门，项目办留复印件备查。出现超支情况时，要写出超支说明，待批准后方可报销。所有活动支出均应本着节约、合理使用的原则，据实报销。

会议/培训班所选择的宾馆/招待所满足条件即可，食宿费由举办方承担，根据工作计划执行，各级会议/培训班的食宿费标准参照山东省胸科医院财务管理制度执行。

2)人员工资和补助　人员工资和补助需在预算范围内预先制定相关标准，并经单位领导签字认可在项目办和财务科备案。各级专、兼职人员领取工资和补助的名单和领取标准一经确定需报项目办备案。

专职人员工资:项目办聘用的专职工作人员工资应根据职责、任务量、预算和当地工资水平确定。

兼职人员补助:兼职人员是指符合国家规定的疾病控制人员兼职从事项目工作的人员，项目办可根据单位实际情况制定人员补贴标准，兼职人员补助按月发放。

3)专家咨询费　专家临时参与省、县级项目活动可参照如下标准:高级职称专家标准为500元/人/天(累计月上限1500元);其他职称专家标准为250元/人/天(累计月上限800元)。

4)交通、住宿及差旅费　项目人员赴现场开展各项活动，或外出参加上级单位召开的会议、培训等的各项费用标准如下。

据工作需要选择交通工具，除火车票、机票外，可报销单位(或家)与机场(火车站)、机场(火车站)与酒店的往返出租车票。

住宿费和开展现场工作的差旅费标准按《山东省胸科医院财务管理制度》执行。

5)委托经费　委托工作仅限于与结核病病预防控制工作相关的事务。举办会议及培训班的工作委托，须与被委托单位签署委托协议，食宿、会议室租金等应支付给宾馆的费用须直接与宾馆结算，不允许将该部费用支付到受托单位的银行账户。其余需要委托给受托单位的经费，须支付到受托单位的专用账户。与企业之间的业务往来以及软件开发(购置)、商品购置、印刷出版等一律不得使用委托工作的方式签订委托工作协议书而拨款。

(4)经费支出办法

1)发放现场工作补贴及会议/培训内的授课费、专家费和会务补助费时，必须提供领款人姓名、工作单位、职称职务、身份证号码、工作内容/活动名称、天数、补助标准及补助总金额等有关资料。现场工作人员要提供现场工作资料与活动总结。授课专家不得同时领取会务费。在一次项目现场工作中，同时承担多项任务的人员，只能领取其中一项任务的劳务费，但可按标准最高的一项发放。

2)发放补助、现场补贴、专家费及会务费时，必须由领款人本人签名，杜绝一人代领多人费用。杜绝同一天开展多次项目活动、领取多份工作补助的现象。规范各项经费开支，严格控制劳务补助比例过高现象的发生。加班补助凭加班登记，由主管签字，主任或副主任审核批准后领取。

3)对于领取项目固定工资或固定补助人员，项目办要进行登记造册。纳入人事管理。领取项目固定工资或固定补助的人员，参与项目活动时不再领取项目劳务费。

4)项目经费不能用于非结核病控制项目活动的开展，尤其是与项目无关的办公费、餐费、交通费及自行采购固定资产等不得入项目账户(帐套)。

5)委托工作任务时间短于90天(不含90天)且经费额度在10万元以下(不含10万元)的委托工作，协议签署后10个工作日内，甲方一次性将经费拨付给乙方;委托工作任务时间长于90天或经费额度在10万元以上的委托工作，协议签署后10个工作日内，甲方首付工作经费总额的50%～80%，乙方在受托项目完成40%～70%的工作量时提出申请，经甲方审核后支付30%～20%或付清全部经费尾款。举办会议、培训班工作的委托，第一笔预付款最高不能超过委托协议经费总额的70%，对参会人数尚不能确定的，第一笔预付款最高不能超过委托协议经费总额的60%，尾款在协议经费限额内据实结算。

(5)内部监督机制　为了保证项目活动有效进行、确保资金的安全，项目办依据《中华人民共和国会计法》进行内部控制检查。内部控制及财务评价指标及检查内容如下:①预算编制、执行、审核等环节的管理;②预算执行情况评价指标:预算执行率=实际支出/预算×100%;③会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序是否正确，会计档案保管是否合规，会计工作人员交接是否符合国家会计法有关规定，会计人员岗位责任制是否健全，并被一贯、彻底地执行;④相容职务是否由财务人员分别负责。不相容职务包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务;⑤保全措施。是否限制未经授权的人员对财产的直接接触;是否采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施;是否坚持拨款的签批支付程序;⑥会计档案是否完整。项目的会计档案按中国会计档案管理的要求进行建立和保管。不得伪造、编造或者擅自毁损会计档案。

(6)项目经费下拨要求　省级项目办收到活动经费后，须根据工作计划，将各县活动经费在10个工作日内下拨。县项目办在收到活动经费后，须根据工作计划，将各乡痰检、督导等的活动经费下拨各乡镇。对于财务管理能力较差的乡镇，可采取报账制，由各乡镇在完成项目活动后，凭有效的项目活动完成资料至县项目办报账。

(7)各级督导经费的下拨　国家和省级项目办至下级项目办开展项目督导时，可根据如下标准下拨督导经费。

所有项目办督导组成员的住宿费:标准为150元/人/天。

所有地市级陪同人员至现场督导的食宿费:陪同人员原则上不得超过2人，住宿标准为150元/人/天，餐费标准为150元/人/天。

所有县级陪同人员至现场督导的餐费:县陪同人员数原则上不得超过国家级督导组人员数，餐费标准为150元/人/天。

省级和县级汇报工作及工作反馈时的会场费，各不得超过两场。省级会场费标准为1500元/场;县级会场费标准为1000元/场。

省、县级车辆使用的相关费用，包括车辆租赁费、汽油费，过路过桥费等。省级车辆不得超过1000元/辆/天，县级车辆不得超过500元/辆/天。