公共关系谈判前的准备

三、公共关系谈判前的准备

(1)心理准备

从某种意义上讲，公共关系谈判也是一种心理谈判，如果在谈判中没有充分的心理准备，也许会影响谈判的成功。为此，以健全、健康的心态去参加公共关系谈判，也是谈判取得成功的关键之一。

首先，要有取得谈判成功的信心。有了信心，人的整个心态良好，显示在谈判桌上的就是一种良好的精神状态。这不仅会使谈判的同伴得到鼓舞，也会使谈判对手的心理受到影响;有了信心，就能够积极主动地寻找问题的方案。方案是由人去寻找、去设计的，如果设计方案的人本身对方案持怀疑和消极的态度，他怎么能设计出最佳方案呢?当然，信心并不表现为虚张声势，并不等于自高自大。如果光有外在的、表面的强大和强硬，非但不会给人造成一种你有信心的印象，反而会使人感到你信心不足，从而使对方在心理上战胜你。

其次，对谈判的艰巨性要有充分的心理准备。我们常常看到这样的情景，有人对参加谈判做了充分准备，知己知彼，信心十足，并有十分的把握赢得这场谈判，但谈判一开始，对方十分强硬，并未按自己的设计路线走，或者以完全不同于自己的思路进入谈判。这样一来，自己有时对此感到唐突，全无心理准备，使谈判陷入僵局。这就告诉我们，任何谈判，对解决问题的思路导向一般来说都是不一致的，在谈判桌上形成冲突是正常的，解决冲突就需要时间和耐性。因此，对谈判的艰巨性要有足够的认识，把谈判看得轻而易举的人，往往难以取得谈判的成功。他们的失败，不在于他们的实力不足或谈判技巧不够，而在于他们在心理上失去控制。

再次，参加谈判前要排除其他心理因素的干扰，每个人都生活在社会之中，常受到社会生活中出现的各种矛盾的困扰，这在心理上表现为焦灼不安、易发怒等。当你带着这样的心态去参加谈判，就会产生一种心理上的联想，用不正常的心理去看待谈判桌上发生的问题。这样你就会把对方一句正常的话，一个并无恶意的举动，看做对你的挑战，从而使谈判受到不利的影响。

(2)业务准备

业务是公共关系谈判的立足点，如果谈判最终不落实到业务上来，那只能是“空中楼阁”。在参加谈判时，一定要在卫生相应领域的业务方面有充分的准备。不但要了解我方、对方和市场环境的各种情况，有可能的话，还要做一些预测，以期能掌握谈判进程中的主动权，业务准备要做到以下几点:

①要了解我方的业务情况。谈判是一种实力竞争，我方谈判人员对我方参与谈判的事项的数量和质量必须了如指掌，做到心中有数，遇事不慌。仅仅这样还不够，还必须了解我方谈判事项在市场环境中的位置、作用和评价。因为谈判不仅仅是双方的竞争，它还涉及谈判事项的背景，即它在市场中所拥有的位置。有这样一种情况，我们手中拥有的东西无论从数量还是质量上讲都不错，但是它在市场中的评价都不高。如果我们不了解这一信息，就不能正确地把握谈判的进程，就可能错失良机。

②要尽可能详细地掌握对方的材料。许多公共关系谈判的失败，就在于对对方的情况缺乏透彻的了解或掌握，结果做出了错误的判断。

现代科学技术的进步和发展，使人们对信息的利用率越来越高。虽然对方十分防范，但是有心人总是能够通过各种渠道获得蛛丝马迹的线索。线索一般可分为三类:第一类是非有意流露出来的线索，即对方的行为或语言发出的一种跟所说的话有矛盾的信息;第二类是语言线索，即声调或语气发出的一种跟所说的话有矛盾的信息;第三类是行为线索，即身体表达的语言。如身体姿势、面部表情、视线、手势、座位的地方，谁轻轻地推了谁一下，谁把谁的肩膀拍了一下，等等。除了详尽掌握可能涉及的问题的有关资料以外，还有必要对参加谈判的对方人员的情况有所了解，如果知道对方的习惯、爱好和脾气，就能避免一些不必要的误解，就能提出一些对方感兴趣的话题，增加谈判的友好气氛。

③设计谈判方案，并预测谈判中可能出现的问题。谈判是一个千变万化的过程，设计出谈判的方案和尽可能地预测谈判中可能碰到的问题是至关重要的。这是因为谈判中的影响因素很多，情势十分复杂，有可能出现许多意想不到的变化情况。如果在谈判前不做一些准备，不设计几种方案，当谈判碰到问题时，就可能惊慌失措，乱了方寸。理想的状态应该是:预先设计方案，根据面临的实际情况，进行必要的修改，最好有几个方案备选，这样有助于谈判者增强灵活性，提高谈判的成功率。

(3)物质准备

①谈判地点的室内布置及必要辅助设备的设置。谈判是一件严肃认真的事情，谈判地点的室内布置要庄重、朴实、大方，切忌搞得花里胡哨，给人一种轻浮、不严肃的感觉。遇到重要的谈判，也不能搞得太简陋，使对方认为谈判主办者对这次活动不重视、无诚意。谈判地点添置的辅助设备，要体现实用、方便的原则。如大型谈判应设置传声设备，事前要对其进行认真的检查，防止在谈判的关键时候设备出毛病，影响谈判气氛。

②谈判时必需的文件、文具的准备。谈判变化莫测，涉及的范围很广，有时涉及一些历史文件、法律文件，双方共同关心的书面材料以及一些工具书等，对这些方面能备就备，有利于谈判的进展。有些小文具，如笔、墨、纸等，看似不起眼，但在关键时刻找不到，也会影响谈判者的情绪。

③后勤服务准备。一般性谈判涉及这方面的工作不多，但大型、重要的谈判离不开良好的后勤服务。在某种特定的情况下，主办者有意安排场外轻松愉快的活动，以便在谈判者心情愉快时寻找解决问题的方案。一场大型谈判有时要持续数周甚至数月，后勤服务就成了谈判过程中一个极其重要的组成部分。因此，周到的食宿安排、适当的娱乐活动、必要的参观访问等都是公共关系人员必须认真考虑的。

④谈判者个人服饰的准备。谈判者的胸饰体现了谈判一方的精神面貌。胸饰要大方，有些谈判者为了引起对方的注意，穿着十分时髦，给人的感觉是新奇、新潮，但不好接受。当然，这不能一概而论，特殊场合新潮流行服饰能起到特殊效果。服饰要符合身份，谈判者在组织里担任的职务有所不同，在谈判团体中的地位也有所不同，应根据身份穿戴服饰，切忌老年轻浮浪漫，少年老气横秋。服饰要清洁，一个不注意个人卫生的人，很难受到人们的尊重，很难使人接近。有人参加谈判只注意服饰的质量而不注意服饰的整洁，往往穿着非常昂贵的服装，但衣冠不整齐、衣服不清洁，反而给人留下缺乏教养的印象。

(4)正式谈判前的谈判

在正式谈判之前，还要对谈判的内容进行磋商。谈判的内容主要包括五个方面，即时间、地点、人员、事情和程序。时间主要指谈判的日期和谈判时间的长短，重大谈判往往还要分成几个阶段。合理安排时间是一项重要的工作，既要照顾双方的需求，又要体现工作效率。地点的安排也很有艺术性，谈判经常安排在双方都能接受的第三方或公共场所。如宾馆、谈判大厦、贸易大厦等。要尽量避免过多的干扰，使双方都能安心地投入谈判。谈判前确定参加谈判的人员和人员数量是一项必不可少的工作。一方面要考虑双方谈判者的身份、地位的平等;另一方面又要考虑到谈判一方阵容的最佳组合。谈判前就要对谈判内容做充分的准备，但不能事无巨细统统摆在谈判桌上，这样会分散谈判者的注意力和消耗掉谈判者的精力。谈判程序是影响谈判进展和谈判效率的关键，高明的谈判者常常通过巧妙的安排程序，使对方接受自己的意图。在谈判前还要注意在谈判桌上不能想什么就谈什么，有些问题涉及谈判一方的重大隐私，有些问题双方都颇忌讳，应尽量避开。