白蚁防治业务档案的收集及其管理

白蚁防治业务档案的收集及其管理

居凤群

（海宁市城乡建设档案馆）

摘　要:《城市房屋白蚁防治管理规定》明确要求，白蚁预防包治期限不得低于15年，如此长时间的包治期限，突显了白蚁防治档案建设和管理的重要性。本文从白蚁防治业务档案的归档范围、收集办法和规范管理三方面，提出了一些见解和建议，确保白蚁防治业务档案的齐全与完整，以便为提高白蚁防治绩效和评估分析提供有益参考。

关键词:白蚁防治　业务档案　收集管理

白蚁防治是维护房屋安全的重要手段，也是保障人民生命财产安全的重要渠道之一。白蚁防治工作会产生大量档案，这些真实反映白蚁防治单位执行职能活动和开展相关工作的重要记录，对蚁害治理、防治效果分析、工程质量溯源至关重要。住房和城乡建设部发布的《城市房屋白蚁防治管理规定》要求白蚁预防包治期限不得低于15年，对做好白蚁防治档案的收集和管理提出了很高要求。本文就白蚁防治业务档案的形成、归档范围、收集办法及规范管理进行论述，希望能够对白蚁防治档案的规范管理提供有益参考。

一、白蚁防治业务档案的形成及其归档范围

按照白蚁防治工作职能，白蚁防治业务归档范围分为新建预防、白蚁灭治、回访复查和质量检测四方面内容。

（一）新建预防档案

是指在对新建房屋建筑白蚁预防过程中产生的档案，它从签订《房屋建筑白蚁预防合同》开始到白蚁预防工程结束所有资料的归档。应归档的资料有:规划许可证（校验复印件）、项目批复或项目备案或技术改造等文件（复印件）、房屋建筑基础平面图（或底层平面建筑施工图、总平面图）、施工方案、房屋建筑白蚁防治工程施工记录、房屋建筑白蚁预防工程竣工验收证书和工程竣工验收资料、其他相关资料。

（二）白蚁灭治档案

是指发现或接到蚁情后进行灭治所产生的档案。它包括灭治（监测）方案、灭治（监测）记录单、施工图、影像图片、其他相关资料。

（三）回访复查档案

是指新建房屋建筑白蚁预防工程施工完成交付使用后定期进行回访复查所产生的档案。要求归档的资料有回访记录调查表、变更表、灭治（监测）方案、灭治（监测）记录单、施工图、影像图片、其他相关资料。

（四）质量检测档案

是指对新建预防工程进行取土、测试，进行质量监督的过程中产生的档案。它包括工程联系单、土样采集记录、实验记录、质量检测报告。

二、白蚁防治业务档案的收集办法

（一）目标考核，责任明确

采取“谁管理、谁负责”的原则，把对工作人员在档案管理方面的要求列为目标责任书的重要内容，半年督促检查，年终综合考评，确保档案齐全完整。比如，可以成立以站长为组长的档案工作领导小组，采用档案室、立卷（业务）部门、档案管理员（兼）三级管理体制，各司其职，层层落实。

（二）找准切入点，从源头抓起

浙江省建设厅《关于印发〈浙江省房屋建筑白蚁防治工程质量管理办法〉的通知》明确了在签订合同时所需递交的资料，要按要求收集齐全各项资料，资料不全或不交的，不签订预防合同，不办理预防施工手续。

（三）部门紧密配合，创造归档条件

白蚁防治工作是房屋工程项目建设过程中较早办理手续的项目，单纯依靠宣传手段，办理率达不到100%，资料收集也较难。要加强与其他部门尤其是规划部门的协调沟通，在发放《建设工程规划许可证》前，根据规划部门出具的内部工作联系单签订《新建房屋建筑白蚁预防合同》并收交相关资料，作为发放《建设工程规划许可证》的前置条件，从而环环相扣，资料收集比较容易。

（四）利用行政手段，确保归档完整

对未签订白蚁防治合同和上交相关资料的单位，按照《城市房屋白蚁防治管理规定》第十六条第二款之规定进行行政处罚，并且制定出行政处罚自由裁量权细化标准，按涉及白蚁预防的面积进行处罚，责令改正，并且收集齐全资料。

（五）细化工作步骤，完善移交手续

对于多个窗口进行合同签订的，规定每个窗口在一定的时间里向业务科移交合同和资料，并打印移交清单，进行清点，由移交人和接收人签字，保证移交资料的准确性。在由业务科向档案室移交时，也要编制移交清单，双方签字，确保档案资料在每个环节都清晰明了，保证不丢失。

三、白蚁防治业务档案的规范管理

（一）编制档案分类和编号方案

1.白蚁防治单位是一个独立事业法人机构，既有日常事务工作，又有其特殊业务管理工作。为了能够客观全面地反映白蚁防治单位的职能活动，档案分类必须客观、全面、科学。依据不同的档案内容和载体形态，进行合理分类，确保档案的唯一性和完整性。

2.档案分类是科学管理档案的基础，是档案管理系统化和规范化的中心环节，是建立档案检索体系的基石，白蚁防治档案的分类至关重要。档案分类同其他事物一样，都有其各自的规律，必须遵从其固有的客观规律，即按照一定的逻辑方法进行。根据白蚁防治单位所开展的工作，对形成的资料进行科学合理的分类，一级类目可分为A文书档案、B业务档案、C科研档案、D设备仪器档案、E特殊载体档案、F会计档案。六种类目相互独立，类目之间属并列关系。白蚁防治的业务工作中所产生的一切资料均归在业务档案，大类代字用字母B表示。

3.业务档案包括业务工作开展中所产生的一切资料。白蚁防治业务工作又可根据工作内容和特点，细分为新建预防、白蚁灭治、回访复查和质量检测。每一项业务工作都会产生大量、专属的资料。业务档案下设四个一级属类，代号可用数字表示。即:

预防新建代号1

白蚁灭治代号2

回访复查代号3

质量检测代号4

4.档案编号。即对每卷档案进行科学的编号，是整理、保管档案的首要环节，在档案利用中有着重要作用。档案编号要遵循唯一性、合理性、扩充性和简单性等四个原则。根据白蚁防治业务档案的内容和产生周期性，可采用如下编号模式进行编号:

大类代字＋属类代字＋目录顺序号＋案卷数序号

（二）做好档案整理和归档工作

1.在充分研究的基础上，根据白蚁防治业务工作的特点，采用“一户一卷”的方法进行整理。即按每一个白蚁预防工程、灭治单位（户）、回访单位（户）、施工项目质量检测进行整理组卷，保持其在来源、时间、内容等方面存在联系。

2.在白蚁防治业务工作中，会产生大量的业务照片、影像等资料，由于存放条件和整理方法不同，按照分类方案，不归入业务档案，应按照特殊载体档案进行整理归档。

3.在业务档案整理过程中，既要符合档案整理原则，又要结合工作特点和业务发展情况，采取不同策略，依时间与资料特征结合组卷，文字在前，图纸在后。

4.为了使杂乱无章的文件变成有序的互相联系的有机整体，要合理排列卷内文件，白蚁防治业务一般按照文件产生的时间来排列。如新建预防档案，依次为项目批复、规划许可证、施工方案、房屋建筑白蚁防治工程施工记录、工程竣工验收资料、房屋建筑白蚁预防工程竣工验收证书等文字材料，房屋建筑基础平面图或底层平面建筑施工图或总平面图放在最后。

5.有白蚁防治管理软件的，可以把业务工作与档案工作进行资源整合，注重平时对白蚁防治业务的计算机输入，录入时须仔细认真，录入后须认真校对审核。最后归档时，可以资源共享，实现档案数字化管理。