首页 理论教育 编制收付款凭证_出纳实务

编制收付款凭证_出纳实务

时间:2020-11-26 理论教育 联系我们

编制付款凭证_出纳实务

学习情境3 库存现金管理与核算

知识目标

☆了解企业库存现金限额的核定方法

☆熟悉现金开支范围的核定方法

☆掌握银行提现业务处理流程

☆掌握备用金业务处理流程

☆掌握费用报销业务处理流程

☆掌握向银行缴存现金业务处理流程

☆掌握现金收付款凭证的编制流程

☆掌握现金日记账的登记方法

☆掌握库存现金的盘点方法

技能目标

☆能正确进行现金管理,合理确定现金开支范围

☆能正确办理库存现金存取业务

☆能正确办理零星销售收取现金业务

☆能正确办理现金报销费用业务

☆能正确办理库存现金盘点业务

☆能正确设置和登记现金日记账

主要概念

库存现金限额 备用金 库存现金日常保管制度 备用金 定额备用金制

非定额备用金制 收款凭证 付款凭证 通用记账凭证 普通日记账 现金日记账

银行存款日记账 实地盘点制

引导案例

上岗第一周,小张就迎来了众多挑战。职工小李前来报销业务招待费……小杨前来领取高温补贴……小王前来预支差旅费……小张该如何审核原始凭证?如何和会计进行合作分工?登记现金日记账时应该注意什么问题?还有,保险柜里的钱不够了……怎么办?会计刘燕决定让小张填开一张现金支票到银行提取备用金,同时将销售部门零售的现金缴存到银行……现金支票该怎么填呢?还有,小张想:为什么不直接把钱借给小王呢……

子情境3.1 核定企业库存现金限额

知识与技能准备

一、库存现金限额制

库存现金限额,是指为保证各单位日常零星支付按规定允许留存的现金的最高数额。核定库存现金限额,有利于保证现金的安全,规范现金管理,同时又能保证开户单位的现金正常使用。

库存现金的限额,由开户行根据开户单位的实际需要和距离银行远近等情况核定。其限额一般按照单位3—5天日常零星开支所需现金确定。远离银行机构或交通不便的单位可依据实际情况适当放宽,但最高不得超过15天。

凡在银行开户的独立核算单位都要核定库存现金限额;独立核算的附属单位,由于没有在银行开户,但需要保留现金,也要核定库存现金限额,其限额可包括在其上级单位库存限额内;商业企业的零售门市部需要保留找零备用金,其限额可根据业务经营需要核定,但不包括在单位库存现金限额之内。

二、库存现金限额核定程序

1.开户单位填制“库存现金限额申请批准书”。

2.开户单位将申请批准书报送单位主管部门,经主管部门签署意见,再报开户银行审查批准,开户单位凭开户银行批准的限额数作为库存现金限额。

一般情况下,开户单位与开户银行协商核定的库存现金限额=每日零星支出额×核定天数,其中每日零星支出额=月(或季)平均现金支出额(不包括定期性的大额现金支出和不定期的大额现金支出)/月(或季)平均天数

3.库存现金限额一般每年核定一次,单位因生产和业务发展、变化需要增加或减少库存限额时,可向开户银行提出申请,经批准后,方可进行调整,单位不得擅自超出核定限额增加库存现金。

实务技能训练案例3-1

浙江昊阳实业股份有限公司出纳汪小婕于2012年4月28日到开户银行用现金支票提取现金30 000元,用于采购部职工杨立新一行5人次日赴北京考察的差旅费。由于公司经营活动事项临时变动,经讨论决定延迟杨立新一行考察时间,具体时间待定。从银行取现回来的汪小婕听到这个消息后傻眼了,怎么办呢?

实务分析

显然,如果杨立新一行迟迟不向出纳领取预借差旅费的话,就会使库存现金余额超出限额要求,这时,出纳员应将超额库存现金送存银行。假设超额金额为30 000元,出纳员将现金送存银行后应做如下会计分录:

子情境3.2 核定企业现金开支范围

知识与技能准备

一、现金开支范围

按照国务院发布的《现金管理暂行条例》规定,开户单位可在下列范围内使用现金:

1.职工工资、津贴。

2.个人劳务报酬

3.根据国家制度条例的规定,颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等方面的各种奖金。

4.各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出,如退休金、抚恤金、学生助学金、职工困难生活补助。

5.向个人收购农副产品和其他物资的价款。

6.出差人员必须随身携带的差旅费。

7.结算起点(1 000元)以下的零星支出。

8.中国人民银行确定需要现金支付的其他支出。如由于采购地点不确定,交换不便,抢险救灾以及其他特殊情况,办理转账结算不够方便,必须使用现金的支出。对于这类支出,现金支取单位应向开户银行提出书面申请,由本单位财会部门负责人签字盖章,开户银行审查批准后予以支付现金。

除上述5、6两项外,其他各项在支付给个人的款项中,支付现金每人不得超过1 000元,超过限额的部分根据提款人的要求,在指定的银行转存为储蓄存款或以支票、银行本票予以支付。企业与其他单位的经济往来除规定的范围可以使用现金外,应通过开户银行进行转账结算。

开户单位现金收入应当于当日送存开户银行。当日送存确有困难的,由开户银行确定送存时间。开户单位支付现金,可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行提取,不得从本单位的现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况需要坐支现金的,应当事先报经开户银行审查批准,由开户银行核定坐支范围和限额。坐支单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。

二、现金管理“八不准”

1.不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金。

2.不准单位之间互相借用现金。

3.不准谎报用途套取现金。

4.不准利用银行账户代其他单位和个人存入或支取现金。

5.不准将单位收入的现金以个人名义存入储蓄。

6.不准保留账外公款。

7.不准发生变相货币

8.不准以任何票券代替人民币在市场上流通。

实务技能训练案例3-2

审计人员在对浙江华信实业股份有限公司现金日记账查账时发现:2012年5月8日,该公司共开具现金支票9张,提取现金15万元,当日的库存现金高达16万元,直至5月29日库存现金余额为200元。对此,查证人员怀疑该公司有白条顶库或其他违纪行为,于是查证人员认真地审查了现金日记账的每一笔收付业务,发现5月29日第65号凭证为:

调阅第65号凭证,发现所附原始凭证共两张,一张是公司下属单位付给公司的货款,金额120 000元(付款委托书一张),另一张是该公司付给下属单位的货款,金额20 000元(付款委托书一张),其中“贷:库存现金100 000”没有原始凭证,可能隐瞒收入,但现金去向何处?

进一步调查发现,该笔巨款由行政科在4月29日制表,5月8日提现发给职工,属于白条顶库,5月29日转账。

公司应如何纠正这一问题?

实务分析

对于收到的货款,华信公司应作为主营业务收入确认,并计提相关销项税额

对于购买的货物,华信公司应作为原材料确认,并计算相关进项税额

对于发放给职工的金额,如果确属职工薪酬范畴,应作为“应付职工薪酬”确认,并列入工资总额计算代扣代缴个人所得税。如果是谎报用途,应将现金追回。

子情境3.3 从银行提取现金

知识与技能准备

一、提现业务办理程序

当企业需要使用现金或库存现金小于库存现金限额需要现金补足时,可按规定从银行提取现金。

提现业务流程如图3-1所示:

图3-1 提现业务流程

签发现金支票是提现业务流程中的重要环节。现金支票是由存款人签发,委托开户银行向收款人支付一定数额现金的票据。现金支票是支票的一种,是专门用于支取现金的。开户单位应按现金的开支范围签发现金支票。现金支票的金额起点为100元,其付款方式是见票即付。签发现金支票应认真填写支票的有关内容,如款项用途,取款金额,签发单位账号,收款人名称,并加盖预留银行印鉴章,一般为财务专用章和法定代表人名章等。

二、现金支票的填写和使用方法

现金支票填写事项如下:

1.出票日期

出票日期必须大写。壹月贰月前零字必写,叁月至玖月前零字可写可不写。拾月至拾贰月必须写成壹拾月、壹拾壹月、壹拾贰月(前面多写了“零”字也认可,如零壹拾月),壹日至玖日前零字必写,拾日至拾玖日必须写成壹拾日及壹拾×日(前面多写了“零”字也认可,如零壹拾伍日,下同),贰拾日至贰拾玖日必须写成贰拾日及贰拾×日,叁拾日至叁拾壹日必须写成叁拾日及叁拾壹日。

举例:

“2012年1月5日”应写成“贰零壹贰年零壹月零伍日”;

“2012年3月17日”应写成“贰零壹贰年叁月壹拾柒日”或“贰零壹贰年零叁月零壹拾柒日”。

2.收款人

现金支票收款人可写为本单位名称,此时现金支票背面“被背书人”栏内加盖本单位的财务专用章和法人章,之后收款人可凭现金支票直接到开户银行提取现金。(由于有的银行各营业点联网,所以也可到联网营业点取款,具体要看联网覆盖范围而定)。

现金支票收款人也可写收款人个人姓名,此时现金支票背面不盖任何章,收款人在现金支票背面填上身份证号码和发证机关名称,凭身份证和现金支票签字领款。

3.出票人付款行名称、账号

指本单位开户银行名称及银行账号,银行账号应采用小写。

4.出票金额

出票金额包括人民币大写和人民币小写金额,大小写金额必须一致。

大写金额数字写法:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、亿、万、仟、佰、拾。

大写数字金额到元的,应在元后加“整”或“正”,但不能加写“零角零分”;

大写数字金额到角的,应在角后加“整”或“正”,但不能加写“零分”;

大写数字金额到分的,不需要在后面加任何文字。

举例:

“¥500.00”应写成“人民币伍佰元整(或正)”;

“¥500.50”应写成“人民币伍佰元零伍角整(或正)”,零字可写可不写;

“¥500.56”应写成“人民币伍佰元零伍角陆分”,零字可写可不写;

“¥500.06”应写成“人民币伍佰元零陆分”。

书写人民币小写金额时,其最高金额的前一位空白格应用“¥”字头打掉,数字填写要求完整清楚。

5.用途

现金支票用途有一定限制,一般填写“备用金”、“差旅费”、“工资”、“劳务费”等。

6.盖章

现金支票正面预留银行印鉴章,一般为财务专用章和法人章,缺一不可,印泥为红色,印章必须清晰,印章模糊只能将本张支票作废,换一张重新填写重新盖章。现金支票收款人为本单位名称时,还应在现金支票背面“被背书人”栏内加盖本单位的财务专用章和法人章。出票单位现金支票背面印章如果盖模糊了,可把模糊印章打叉,重新再盖一次。

7.其他

现金支票正面不能有涂改痕迹,否则本支票作废。

受票人如果发现现金支票填写不全,可以补记,但不能涂改。

现金支票的有效期为10天,日期首尾算一天。节假日顺延。

现金支票见票即付,不记名。

现金支票如若丢失,假如支票未被冒领,可到开户银行挂失。

实务技能训练案例3-3

2010年12月25日,浙江昊阳实业股份有限公司出纳汪小婕准备签发现金支票一张,向开户银行提取现金1 000元备用。请问汪小婕应如何操作这笔业务?

公司信息如下:

单位名称:浙江昊阳实业股份有限公司

开户银行:中国工商银行杭州西湖支行

账号:123456789012345

法人代表:张昊

总经理:张旭光

会计主管:李朝阳

制单会计:唐雅莉

实务操作

浙江昊阳实业股份有限公司提现业务办理具体操作步骤如下:

步骤1:出纳员填制“支票领用单”(如图3-2所示),经领导和会计主管审核无误后签字或盖章。

步骤2:出纳员根据“支票领用单”内容签发现金支票,并持支票经会计主管人员批准后由会计主管人员在票据的正面和背面加盖昊阳公司财务专用章,经单位负责人批准后由法人代表章保管人员在票据的正面和背面加盖昊阳公司法人代表章。一般情况下,公司财务专用章由会计主管保管,法人代表章由出纳员保管。签发好的现金支票如图3-3、图3-4所示。

图3-3 现金支票正面

步骤3:出纳员根据填制的现金支票登记“支票使用登记簿”,如图3-5所示。

步骤4:出纳员将现金支票正联交与银行,银行受理后,领取现金款项。需要注意的是,出纳员在银行提现时,应同时使用银行的验钞机和手工清点两种方法认真清点现金,并辨别现金真伪。取款过程中应注意保密和安全,应由专人陪同前往银行,不得一人办理现金提取。对于提取金额较大的,应根据银行要求提前一天告知开户银行。现金取回后应放入保险箱。

步骤5:出纳员将现金支票存根联交制单会计编制银行存款付款凭证,再交审核会计进行审核,最后交出纳人员审核。相关人员均应在付款凭证上加盖名章。为简化业务程序,会计主管可兼任审核会计,但制证会计与出纳人员要求有两人担任,以形成内部牵制,减少错弊行为的发生。付款凭证如图3-6所示:

步骤6:出纳员根据上述付款凭证逐日逐笔登记库存现金日记账、银行存款日记账,做好日记账余额与库存现金实有数之间的核对。会计登记相关总分类账(账簿略)。

子情境3.4 办理现金收取零星收入业务

知识与技能准备

当企业收取个人或不能转账的集体单位的销售收入,以及不足结算起点(1 000元)的小额零星销售收入时,可以现金方式收取。现金收取零星收入业务的处理程序如图3-7所示。

图3-7 现金收取零星收入业务流程

实务技能训练案例3-4

2010年12月26日,浙江昊阳实业股份有限公司进行元旦前促销活动,销售部向浙江利达商贸有限公司销售吉祥物标志小熊50只,每只含税单价10元,应收取款项500元,作为零星收入以现金收取货款。

应如何办理这笔业务?

浙江昊阳实业股份有限公司相关信息如下:

开户银行:中国工商银行杭州西湖支行

账号:123456789012345

税务登记号:223456789012345

单位地址:杭州西湖区古翠路15号

单位电话:0571-87654321

法人代表:张昊阳

实务操作

现金零星收入业务操作步骤具体如下:

步骤1:销售部门销售人员黄玲玲销售后开出一式三联销售小票作为收款通知。

步骤2:客户将收款通知(销售小票)交出纳员汪小婕,出纳员审核收款通知上各个项目填写是否正确、完整,签章是否齐全,审核无误后根据收款通知上所列示的金额收取现金,并加盖“现金收讫”章和出纳名章(如图3-8所示),同时将一联留存,一联给交款人用以开具发票,一联交制单会计。注意:现金应当面清点无误,并利用验钞机和手工清点两种方法辨别现金真伪。

步骤3:交款人持已付款并盖章的收款通知(销售小票)到销售部门领取货物并开具发票,如图3-9所示。

步骤4:制单会计核对发票和收款通知(销售小票)相关内容,审核无误后编制现金收款凭证,如图3-10所示,并在制单栏签章。

步骤5:会计主管审核现金收款凭证及所附原始凭证并在审核栏签章,如图3-10所示。

步骤6:出纳人员审核现金收款凭证及所附原始凭证并在出纳栏签章,如图3-10所示。

步骤7:出纳员根据现金收款凭证逐日逐笔登记库存现金日记账,做好日记账余额与库存现金实有数之间的核对。会计人员登记明细分类账和总分类账。

子情境3.5 向银行送存现金

知识与技能准备

一、库存现金日常保管制度

现金是流动性最强的资产,为保证现金资产的安全,应建立健全现金日常保管制度,做好以下几个方面的工作:

1.超过库存现金限额以外的现金应在下班前送存银行。按照《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定,开户单位支付现金,可以从本单位的现金库存中支付或者从开户银行提取,不得从本单位的现金收入中直接支出(即坐支)。

坐支也不是一律都禁止的。按照规定,单位因特殊需要确实需要坐支现金的,应事先向开户银行提出申请,说明申请坐支的理由、用途和每月预计坐支的金额,然后由开户银行根据有关规定进行审查,核定开户单位的坐支范围和坐支限额。坐支单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。

2.为加强对现金的管理,除工作时间需要的小量备用金可放在出纳人员的抽屉内外,其余则应放入出纳专用的保险柜内,不得随意存放。

3.限额内的库存现金当日核对清楚后,一律放在保险柜内,不得放在办公桌内过夜。

4.库存现金的纸币和铸币,应实行分类保管。出纳人员应对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额,以及整数(大数)和零数(小数)分类保管。

二、存现业务办理程序

向银行送交现金业务的处理程序如图3-11所示:

图3-11 存现业务流程

在现金送存银行之前,为了便于银行柜台清查现金,提高工作效率,应对送存现金进行分类整理,其整理的方法为:

纸币应按照票面金额(即券别)分类整理。纸币可分为主币和辅币,主币包括100元、50元、10元、5元、2元和1元,辅币包括5角、2角、1角、5分、2分、1分。出纳员应将各种纸币打开铺平,然后按币别每100张为一把,用纸条和橡皮筋箍好,每10把扎成一捆,比如100元券的纸币一把即为10 000元,一捆即为100 000元;10元券一把即为1 000元,一捆即为10 000元。不满100张的,从大到小平摊摊放。

铸币包括1元、5角、1角、5分、2分、1分(分币也可暂不送银行,作流通用)。铸币也应按币别整理,同一币别每100枚为一卷,用纸包紧卷好,每十卷为一捆。例如5角的铸币每一卷即为50元,每一捆即为500元。不满50枚的硬币,也可不送,或用纸包好另行包放。

残缺破损的纸币和已经穿孔、裂口、破缺、压强、变形以及正面的国徽、背面的数字模糊不清的铸币,应单独剔出,另行包装,整理方法与前同。

现金整理完后,出纳员应根据整理后的金额填写现金交款单,如实填写送款日期、收款单位名称、开户银行及账号、款项来源、交款人、送款金额的大小写及各券别的数量等内容。

出纳员按规定整理现金并填写现金交款单后,应将现金连同现金交款单一起送交银行柜台收款员。柜台收款员清点无误后,在现金交款单上加盖印章,并将回单联退还给送款人作为记账依据。送存途中必须注意安全,送存金额较大的款项时,最好用专车,并派专人护送。

实务技能训练案例3-5

2010年12月26日,浙江昊阳实业股份有限公司出纳员汪小婕将当天的零星现金销售款500元送存开户银行,百元券4张,50元券2张。出纳员应如何办理这一笔业务?

实务操作

步骤1:整理票币。将要送存的现金清点整理,按币别、币种分开。

步骤2:填制现金交款单(如图3-12所示)。现金交款单一式二联,第一联为回单,第二联为交款单。

步骤3:将填好的现金交款单和待存的现金一并送交银行。

步骤4:出纳员将银行加盖“现金收讫”章的现金交款单交制单会计,制单会计审核无误后填制现金付款凭证并签章,再传递给审核会计审核签章,最后传递给出纳审核签章(如图3-13所示)。

步骤5:出纳员根据现金付款凭证逐日逐笔登记库存现金日记账,做好日记账余额与库存现金实有数之间的核对。会计登记相关总分类账。

子情境3.6 办理备用金预借业务

知识与技能准备

一、备用金制度

备用金是企事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用途的款项。备用金应指定专人负责管理,按照规定用途使用,不得转借给他人或挪作他用。实行备用金制度,有利于单位内部各部门或工作人员积极、灵活地开展业务,提高工作效率,同时有效地控制资金占用。各单位应建立和健全备用金的领用和报销制度,加强对备用金的拨付和使用情况的管理。

备用金制度分为定额备用金制和非定额备用金制。

定额备用金制是指企业的会计部门协同使用备用金的单位,根据日常零星开支的需要,事先核算备用金定额,由使用备用金单位填制借款单一次性领出现金,报销时由会计部门根据审核后的报销凭证,用现金补足备用金定额。

非定额备用金是指为满足临时性需要而暂付给有关部门和个人的现金,事后经批准实报实销。

二、备用金预支和报销

预支备作差旅费、零星采购等用的备用金,一般按估计需用数额领取,支用后一次报销,多退少补。前账未清,不得继续预支。

对于零星开支用的备用金,可实行定额备用金制度,即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取,支用后按规定手续报销,补足原定额。实行定额备用金制度的单位,备用金领用部门支用备用金后,应根据各种费用凭证编制费用明细表,定期向财会部门报销,领回所支用的备用金。

对于预支的备用金,拨付时可记入“备用金”(或“其他应收款——备用金”)科目的借方;报销和收回余款时记入该科目的贷方。在实行定额备用金制度的单位,除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外,日常支用报销补足定额时,都不需要通过“备用金”(或“其他应收款——备用金”)科目,而是将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。

单位内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要预借备用金时,一般应由经办人填写借款凭证。借款凭证一式三联,第一联为付款凭证,财务部门作为记账依据;第二联为结算凭证,借款期间由出纳员留存,报销时作为核对依据,报销后随同报销单据作为记账凭证的附件;第三联交借款人保存,报销时由出纳员签字后作为借款结算及交回借款的收据

备用金预支和报销流程如图3-14所示:

图3-14 备用金预支和报销流程

实务技能训练案例3-6

2010年12月26日,浙江昊阳实业股份有限公司(相关人员资料同[实务技能训练案例3-4],下同)采购部职工孙兰欲赴沪出差采购货物,预借差旅费3 000元。出纳员汪小婕应如何办理这笔业务?

实务操作

出纳员汪小婕办理上述业务的操作步骤具体如下:

步骤1:采购员职工孙兰填写差旅费借支单,并办理相关审批手续(如图3-15所示)。

步骤2:出纳员审核借款单,审核无误后付款,并加盖“现金付讫”章(如图3-15所示)。

步骤3:出纳员将加盖“现金付讫”章的借款单交制单会计,制单会计审核无误后填制现金付款凭证并签章,再传递给审核会计审核签章,最后传递给出纳员审核签章(如图3-16所示)。

步骤4:出纳员根据现金付款凭证逐日逐笔登记库存现金日记账,做好日记账余额与库存现金实有数之间的核对。会计登记明细分类账和总分类账。

思考:如果企业实行定额备用金制度,其业务办理程序有哪些不同?

子情境3.7 办理费用报销业务

知识与技能准备

一、差旅费以外的其他费用的报销

各单位内部有关人员进行零星物品采购或单位职工支付医药费等费用,可持原始凭证到财务处,出纳人员认真审核这些开支是否符合各种规定,是否有有关人员或部门批准后予以报销。

出纳人员依据批准报销的金额支付现金,在原始凭证上加盖“现金付讫”印章,并依此原始凭证编制记账凭证,登记日记账。

二、差旅费的报销

单位工作人员因公出差需借支差旅费,应先到财务部门领取并填写借款单,按照借款单所列内容填写完整,然后送所在部门领导和有关部门人员审查签字。出纳人员根据自己的职权范围,审核无误后给予现金支付。出差人员回来后,应持各种原始凭证至出纳员处报销,出纳人员要熟知差旅费的开支范围、标准和方法。

出差人员报销差旅费时,应先到财务部门领取报销单,将有关原始凭证,例如车、船票、住宿发票、餐费票等分类后粘贴在报销单据背后,经所在部门领导审核签字后送财务部门,出纳人员根据相关规定审核后予以报销。报销单据作为原始凭证编制记账凭证。

三、费用报销业务流程

图3-17 费用报销业务流程

实务技能训练案例3-7

承[实务技能训练案例3-6]资料,2010年12月28日,浙江昊阳实业股份有限公司采购员孙兰从上海出差回来,次日需报销差旅费,结清借款单,请问该如何完成这笔差旅费报销业务?

实务操作

该业务具体操作步骤如下:

步骤1:孙兰将粘贴好并经相关负责人签字审批的原始凭证交财务审核(如图3-18所示)。

步骤2:出纳员根据审核无误的原始凭证付款。因孙兰曾于2010年12月26日预借差旅费3 000元,因此应收回多余款项500元,同时开出收据(如图3-19所示),并在原始凭证上加盖“现金收讫”章(如图3-20所示)。

步骤3:出纳员将差旅费报销单和收据记账联交制单会计,制单会计审核无误后填制现金收款凭证和转账凭证并签章,再传递给审核会计审核签章,最后把现金收款凭证传递给出纳员审核签章(如图3-21、图3-22所示)。

步骤4:出纳员根据现金付款凭证逐日逐笔登记库存现金日记账,做好日记账余额与库存现金实有数之间的核对。会计根据现金付款凭证和转账凭证登记明细分类账和总分类账。

思考:如果孙兰差旅费报销单上的金额为3100元,应如何办理该业务?

子情境3.8 编制收付款凭证

知识与技能准备

一、收款凭证的格式

二、收款凭证的填制方法

收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证,它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证收款后由制单会计填制的。在借贷记账法下,在收款凭证左上方所填列的借方科目,应是“库存现金”或“银行存款”科目。在凭证内所反映的贷方科目,应填列与“库存现金”或“银行存款”相对应的科目。金额栏填列经济业务实际发生的数额,除合计金额栏需要在金额前加“¥”符号,其余金额栏均不需要,空白金额栏应用斜线划去。凭证上方的“年、月、日”处,填写财会部门受理经济业务事项制证的日期。凭证右上角的“字第 号”处,填写“银收”“现收”或“收”字和已填制凭证的顺序编号,下方填写所附原始凭证张数。“摘要”栏填写能反映经济业务性质和特征的简要说明。“记账”栏则应在已经登记账簿后划“√”符号,表示已经入账,以免发生漏记或重记错误。在最下面的财务主管,记账,出纳等处,需要相关人员签字或签章。

三、付款凭证的格式

四、付款凭证填制方法

付款凭证是根据现金、银行存款减少的经济业务填制的,它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证付款后由制单会计填制的。在凭证左上方的“贷方科目”处填写“库存现金”或“银行存款”。在凭证内“借方科目”栏填写与“库存现金”或“银行存款”对应的借方科目。其余同收款凭证填制方法相同。

需要注意的是,有些企业因为规模较小,其在编制凭证时,不分收款凭证和付款凭证,而是使用通用的记账凭证,格式如图3-25所示。企业在记账凭证总账科目和明细科目栏依次填写借方总账科目、明细科目及贷方总账科目、明细科目,并将借方科目金额写在借方金额栏,贷方科目金额写在贷方金额栏,其余填制方法基本相同。

五、收付款凭证的审核

收付款记账凭证填制后,必须经过审核无误后,才能据以登记账簿。记账凭证审核的主要内容有:

1.记账凭证是否附有原始凭证,所附原始凭证是否齐全,记账凭证的经济内容是否与所附的原始凭证的内容相符等。

2.记账凭证中载明的业务内容是否合法、正常,应借应贷的账户是否正确。

3.记账凭证上的项目是否填写清楚、完整,编号是否连续,有关人员的签章是否齐全。

实务技能训练案例3-8

2010年12月29日,浙江昊阳实业股份有限公司出纳员汪小婕签发现金支票从开户银行提取3 000元现金备用。请根据业务填写现金付款凭证。

图3-26 现金支票存根

实务操作

步骤1:出纳员填写“支票领用单”,经领导和会计主管审核同意后签发现金支票取现,并登记“支票使用登记簿”,同时将支票存根联交制单会计审核制证。

步骤2:制单会计审核原始凭证(如图3-26所示)。

步骤3:制单会计填制付款凭证并签章(如图3-27所示)。

步骤4:审核会计审核付款凭证并签章(如图3-27所示)。

步骤5:出纳人员审核付款凭证并签章(如图3-27所示)。

步骤6:出纳员根据付款凭证登记库存现金日记账和银行存款日记账,会计登记相关总分类账。

子情境3.9 登记现金日记账

知识与技能准备

一、日记账的分类

日记账可分为普通日记账和特种日记账。企业最常见的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账。日记账分类如图3-28所示。

图3-28 日记账分类

普通日记账是用来登记全部经济业务发生情况的日记账,它通常把每天发生的经济业务按业务发生的先后顺序记入账簿中,依次作为登记分类账的依据,故又称分录日记账。它的优点是格式统一,可以将每天发生的经济业务逐笔加以反映,但是不便于分工记账,而且不能将经济业务进行分类归集,过账的工作量比较大。由于它设有借方和贷方两个金额栏,所以又称为两栏式日记账。

现金日记账是由出纳人员按照经济业务发生的时间先后顺序,根据有关现金收款凭证和现金付款凭证或提取现金的银行存款付款凭证,逐日逐笔进行登记的账簿。

银行存款日记账是由出纳人员按照经济业务发生的时间先后顺序,根据有关银行存款收款凭证和银行存款付款凭证或送存现金的现金付款凭证,逐日逐笔进行登记的账簿。

现金日记账和银行存款日记账通常使用订本式账簿,采用设有“借方(或收入)”、“贷方(或支出)”、“余额(或结余)”三栏式结构的账页。现金日记账格式如图3-29所示。

二、现金日记账的设置和登记

1.填写账簿启用及交接表

为保证账薄使用的合法性,明确经济责任,防止舞弊行为,保证账簿资料的完整和便于查找,各单位在启用现金日记账时,首先要按规定内容逐项填写账簿启用及交接表(如图3-30所示)。(www.guayunfan.com)

在账簿启用及交接表中,应写明单位名称、账簿名称、账簿编号和启用日期;在经管人员一栏中写明经管人员姓名并签章,在交接记录栏中写明经管人员职别、姓名、接管或移交日期并签章。在单位盖章栏加盖单位公章。

2.登记现金日记账

出纳应根据审核后的现金收、付款凭证和提现时的银行存款付款凭证逐日逐笔顺序登记现金日记账,具体要求如下:

(1)所记载的内容必须同会计凭证相一致,逐笔分行记录,不得随便增减,不得将收款凭证和付款凭证合并登记,也不得将收款付款相抵后以差额登记。摘要不能过于简略,应以能够清楚地表述业务内容为度,便于事后查对。

(2)逐笔、序时登记日记账,做到日清日结。为了及时掌握现金收、付和结余情况,现金日记账必须当日账务当日记录,并于当日结出余额,不得出现贷方余额(或红字余额)。

(3)必须连续登记,登记完毕,应当逐项复核,复核无误后在记账凭证上的“账页”一栏内做出“过账”符号“√”,表示已经登记入账。不得跳行、隔页,不得随便更换账页和撕去账页。现金日记账采用订本式账簿,其账页不得以任何理由撕去,作废的账页也应留在账簿中。在一个会计年度内,账簿尚未用完时,不得以任何借口更换账簿或重抄账页。记账时必须按页次、行次、位次顺序登记,不得跳行或隔页登记,如不慎发生跳行、隔页时,应在空页或空行中间划线加以注销,或注明“此行空白”、“此页空白”字样,并由记账人员盖章,以示负责。

(4)每一账页记完后,必须按规定转页。为便于计算了解日记账中连续记录的累计数额,并使前后账页的合计数据相互衔接,在每一账页登记完毕结转下页时,应结出本页发生额合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内,并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。

(5)每月月末必须按规定结账,具体要求是在最后一笔经济业务记录下面通栏划红单线,结出本月发生额和余额,在摘要栏内注明本月合计字样,在下面再通栏划红单线,再在本月合计下面结出从年初起至本月的累计数额,登记在月份发生额的下面,在摘要拦内注明本年累计字样,并在下面通栏划红单线。12月末的本年累计就是全年的累计发生额,全年累计发生额下面要划通栏双红线,并在摘要栏注明“结转下年”字样。年初必须使用新的现金日记账。在新账第一页的第一行余额栏内填写上年结转的余额,摘要栏注明“上年结转”字样。

(6)记录发生错误时,必须按规定方法更正。账簿记录不得随意涂改,严禁刮、擦、挖、补,或使用化学药物清除字迹。发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更正、红字更正、补充登记等方法更正。

实务技能训练案例3-9

承[实务技能训练案例3-3][实务技能训练案例3-4][实务技能训练案例3-5][实务技能训练案例3-6][实务技能训练案例3-7][实务技能训练案例3-8][实务技能训练案例3-9],假设浙江昊阳实业股份有限公司2010年1月1日期初余额为1 000元,1月1日至11月30日现金借方发生额为856 000元,贷方发生额为855 000元,12月1日至12月24日现金借方发生额为37 600元,贷方发生额为36 600元,[实务技能训练案例3-9]为企业12月份最后一笔现金业务,请你帮助出纳员汪小婕补充登记现金日记账,并进行月末和年末结账工作。

实务操作

出纳员应将上述业务中审核无误的收付款凭证逐日序时地登入现金日记账,登记完毕后进行月末和年末结账工作,如图3-31所示。

子情境3.10 盘点库存现金

知识与技能准备

一、现金盘点制度

实地盘点库存现金是证实资产负债表所列现金是否存在的一项重要程序,是审查现金的一种必不可少的技术方法。它通过现场清点现金的方法来确定现金的实存数,然后以实存数与现金日记账的账面余额进行核对,以查明账实是否相符。

现金盘点的种类包括:

1.日检:出纳员应于每日下班前对当日的经济业务进行清理,检查是否全部登记日记账,结出当日库存现金账面余额,并与库存现金实地盘点数核对相符,做到按日清理,按月结账。

2.清查小组盘查:为确保库存现金安全完整,单位应建立库存现金清查制度,由有关领导和专业人员组成清查小组,定期或不定期地对库存现金情况进行清查盘点。重点检查账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为。

清查时,出纳人员必须在场,库存现金由出纳人员经手盘点,清查人员从旁监督。同时,清查人员还应认真审核库存现金收付凭证和有关账簿,检查财务处理是否合理合法、账簿记录有无错误,以确定账存数与实存数是否相符。

库存现金盘点结束后,应直接填制“库存现金盘点报告表”(如图3-32所示),由盘点人员、出纳人员及其相关负责人签名盖章,并据以调整库存现金日记账的账面记录。

二、现金盘点结果处理

现金盘点过程中如发现有长款或短款,应先列入“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”,并进一步查明原因,及时进行处理。

如果经查明长款属于记账错误、丢失单据等,应及时更正错账或补办手续;如属少付他人则应查明退还原主,如果确实无法退还,应经过一定审批手续作为单位的收益,列入“营业外收入”。

对于短款如查明属于记账错误应及时更正错账;如果属于出纳员工作疏忽或业务水平问题,一般应按规定由过失人赔偿。如确属无法查明的其他原因,应经过一定审批手续作为单位的损失,列入“管理费用”。

对超限额保管的现金,应将超过部分及时送存银行,低于库存限额,则应及时补提现金。

对不符合财务制度规定的借条,应要求追回款项。对白条开支,应说明原因,并要求其换取正式票据。

实务技能训练案例3-10

2011年01月25日,浙江昊阳实业股份有限公司实地盘点库存现金,出纳员汪小婕、盘点人员唐雅莉共同进行现金清查,会计主管李朝阳进行监盘。

盘点发现当日现金日记账余额为2 580元,保险柜中现金为2 000元,另有抵库白条500元,请根据相关资料填制库存现金盘点表和相关凭证。

实务操作

现金盘点业务具体操作步骤如下:

步骤1:编制现金盘点表,并由相关人员签字(如图3-33所示)。

步骤2:根据现金盘点表编制付款凭证(如图3-34所示),登记相关账簿。

步骤3:经查上述现金盘亏为出纳人员失职所致,批示见图3-35所示。

步骤4:根据批复的现金盘点表编制转账凭证(如图3-36所示),登记明细账和总账。

步骤5:收到出纳员赔款和罚款,开出收据,编制现金收款凭证(如图3-37所示),出纳登记现金日记账,会计登记相关明细账和总账。

思考:如果现金清查结果为盘盈,其会计处理结果会发生哪些变化?

阅读链接

出纳业务长款或短款的处理[1]

出纳人员长年与现金和银行存款打交道,出现长款或短款是难免的。但是要把差错率降至最低并彻底杜绝,这就要求出纳人员于日常结算时,在“细心”和“认真”上下硬工夫才行。千万不能长了款便放一边了之,短了款自己掏腰包补齐。有果必有因。当发现长款时,千万不能沾沾自喜,以为是自己捡了便宜。会计上有句俗语,叫做“虚长实短”。试想,无缘无故怎能长出钱来?所以,长款中往往隐匿着短款的可能,应当认真查对账目,看是否记账、结账有误。如果实在查找不出来,也不能隐瞒不报,若是短款人找上门来,不是证明你的账务有错吗?要按制度办事,先报告会计主管,请会计人员帮助查找。经反复核对账单,仍无结果时,暂作挂账处理。

如果发生了短款,应冷静地回忆发生过的现金收付业务。出纳员应有一个记事认人的职业习惯,当天发生的收付业务应当在人的特征上、收款付款的金额上、票面面额上有所留意。同时要认真核对账单,一看是否记账有问题;二看是否少收了款;三看是否多付了款;四看是否现金另有放处;五看是否有人借了款,条据存放他处等。若查不出来,也不要瞒着不说,或者私自垫付,应按财务制度规定,报告会计主管,请会计人员帮助查找。有时还真会在账簿数字或算珠上自我迷惑,经过别人核对后立即改正。若实在查找不出来,可暂作挂账处理。

日常工作里,对于出纳工作中出现长款或短款现象,通常采取的处理原则是:

(1)属于技术性的差款和一般责任事故的差款,经过及时查找确实无法核对时,可按规定的审批手续处理。即长款归公,短款报损,不得以长款补短款。

(2)属于当事者工作不负责,玩忽职守,违章操作等原因造成的短款,应追究其经济责任,视情节轻重和损失程度大小,赔偿全部或部分损失,情节严重的要给予行政处分。

(3)属于责任人监守自盗、侵吞公款,或挪用公款的,应以贪污论处,直至追究其刑事责任。根据财务制度规定,对于发生的长款或短款,必须查明原因,方可处理。

出纳业务处于财会工作的“前沿哨所”,其位置之重要可想而知。因此,出纳员在岗位上要慎之又慎,认真细心。这就要求出纳员除了在具体操作中增加复审复核外,还要及时进行现金账目与库存现金的核对清点,做到日清月结。即每项业务终了,应立即将现金账目与结存情况进行核对,发现差错立即查找;每日将现金日记账的余额与库存现金进行核对;定时将现金日记账余额与“现金”总账账户余额进行核对,并清查月末库存现金金额,以达到账存与实存相符。

总之,做出纳工作,贵在脑勤、手勤、腿脚勤,这“三勤”做到了,才能胜任本职业务。

单元小结

本情境主要介绍了企业库存现金限额的核定方法、现金开支范围的核定方法、现金收支业务的办理、现金收付款凭证的编制、现金日记账的登记、库存现金的盘点方法。相关内容和要求主要如下:

续表

思考与练习

一、思考题

1.什么是库存现金限额?

2.现金的开支范围包括哪些?

3.简述现金支票的填写要求。

4.什么是备用金?备用金的用处是什么?

5.简述差旅费报销流程。

6.如何办理现金的缴存业务?

7.如何填制和审核收款凭证和付款凭证?

8.什么是现金日记账?登记现金日记账时应注意什么?

9.如何对库存现金进行盘点?

10.库存现金盘点中出现长款和短款应如何处理?

二、练习题

【单选题】

1.如现金短缺属于无法查明的其他原因,经批准后计入(  )科目借方。

A.财务费用          

B.管理费用

C.营业外支出         

D.营业费用

2.下列项目中,允许使用现金的是(  )。

A.预支差旅费         

B.购买运输卡车

C.购买专利          

D.支付企业水电费

3.实行备用金定额制度的企业,各业务部门持有的库存现金应通过(  )科目核算。

A.应收账款       

B.预付账款

C.库存现金  

D.其他应收款

4.企业如因特殊情况需要坐支现金的,应事先报经(  )审查批准。

A.财政部门          

B.税务部门

C.开户银行          

D.工商部门

5.企业日常的库存现金应由(  )根据企业的实际需要核定一个限额。

A.财政部门          

B.税务部门

C.开户银行          

D.工商部门

6.现金长款原因不明,经批准后应(  )。

A.冲减管理费用        

B.增加其他业务收入

C.冲减营业外支出       

D.增加营业外收入

7.现金应(  )清查以使账实相符。

A.每日             

B.每周

C.每月             

D.每季

8.库存现金限额一般为企业(  )日常开支需要量。

A.1-3天             

B.3-5天

C.5-10天            

D.10-15天

9.企业在进行现金清查时,查出现金溢余,并将溢余数记入“待处理财产损溢”科目,后经进一步核查,无法查明原因,经批准后,对该现金溢余正确的会计处理方法是(  )。

A.将其从“待处理财产损溢”科目转入“管理费用”科目

B.将其从“待处理财产损溢”科目转入“营业外收入”科目

C.将其从“待处理财产损溢”科目转入“其他应付款”科目

D.将其从“待处理财产损溢”科目转入“其他应收款”科目

10.采购人员预借差旅费,以现金支付,应借记(  )账户核算。

A.现金              

B.管理费用

C.其他应收款           

D.其他应付款

【多选题】

1.下列各项中,可以用现金支付的有(  )。

A.支付出差人员差旅费200元    

B.一次性购入办公用品1 200元

C.向个人收购农产品支付货款1 800元 

D.零星购买材料300元

2.采购员报销差旅费涉及的账户有(  )。

A.其他应收款           

B.现金

C.其他应付款           

D.管理费用

3.备用金的管理方式有(  )。

A.定额管理            

B.专人管理

C.预算管理            

D.非定额管理

4.按照现金保管制度的要求,出纳人员应该(  )。

A.超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行

B.限额内的库存现金当日核对清楚后,一律放入保险柜内,不得放在办公桌内过夜

C.单位的库存现金不准以个人名义存入银行

D.库存的纸币和铸币实行分类保管

5.会计账簿启用时,在账簿首页上应当附启用表,主要内容包括(  )。

A.启用日期

B.单位公章

C.账簿页数

D.记账人员和会计机构负责人姓名、会计主管人员姓名并加盖名章

6.以下项目属违反现金管理制度的行为(  )。

A.出差人员随身携带的差旅费超过1 000元

B.用本单位银行账号为他人支取现金

C.用现金收入进行现金支出

D.将本单位现金借给其他单位临时支用

7.对账的内容为(  )。

A.账证核对          

B.账表核对

C.账账核对          

D.账实核对

8.出差人员报销差旅费,出纳库存现金不足支付。下列做法错误的是(  )。

A.出纳将私人现金先垫付     

B.从本单位现金收入中直接支付

C.出纳个人打欠条         

 D.开出现金支票支付

9.企业收到某商店支付的包装物押金,应(  )。

A.借记“其他应收款”      

B.贷记“其他应付款”

C.贷记“库存现金”       

D.借记“库存现金”

10.现金盘点的种类包括(  )。

A.日检             

B.清查小组盘查

C.定期清查           

D.不定期清查

【判断题】

1.库存现金的清查一般于月末采用实地盘点法进行。(  )

2.为了简化现金存取手续,企事业单位在需要现金开支时,可以从本单位的库存现金中支付,也可以从本单位的现金收入直接支付。(  )

3.现金日记账必须逐笔序时登记并每日结出余额,以便随时掌握库存现金的数额。(  )

4.企业在任何情况下都不得从本企业的现金收入中直接坐支。(  )

5.现金清查中,对于无法查明原因的现金短缺,经批准后应计入营业外支出。(  )

6.对实行定额备用金制度的企业,在账务处理上需要设置“其他应收款——备用金”账户进行核算,也可单独设置“备用金”账户核算。(  )

7.对现金进行日清月结是出纳员办理现金出纳工作的基本原则和要求,也是避免出现长短款的重要措施。(  )

8.因出纳人员变更,为明确责任新任出纳应更换新的现金日记账进行登记。(  )

9.移交人员办理完交接手续后,仍需对原工作期间经办的会计资料的真实性、完整性负责。(  )

10.从账簿的外形看,现金日记账和银行存款日记账采用订本式账簿。(  )

【案例分析题】

某出纳2011年6月8日和10日两天的现金业务结束后例行的现金清查中,分别发现现金短缺50元和现金溢余20元的情况,对此他经过反复思考也弄不明白原因。为了保全自己的面子,同时又考虑到两次账实不符的金额又很小,他决定采取下列办法进行处理:现金短缺50元,自掏腰包补齐;现金溢余20元,暂时收起。

根据我国相关法律规定,回答下列问题:

该出纳对以上现金业务的处理是否恰当?

请说明正确的处理方法。

【技能训练题】

实训企业资料信息:

1.北京天裕实业股份有限公司相关信息如下:

开户银行:中国工商银行北京海淀支行

账号:223456789516516

税务登记号:567895678956789

单位地址:北京海淀区复兴路180号

单位电话:010-85685688

法人代表:王天裕

总经理:汤敏儿

销售部经理:黄玲玲

办公室主任:李子豪

会计主管(兼审核会计):李美静

制单会计:孙丽婷

开票人:郭小羽

出纳:李丽芳

2.北京美达饰品店相关信息如下:

开户银行:中国工商银行北京海淀支行

账号:223456789518519

税务登记号:201201015688888

单位地址:北京海淀区复兴路298号

单位电话:010-82389238

技能训练1

实训目的:掌握提现业务的办理。

实训资料:2012年1月12日,北京天裕实业股份有限公司出纳员李丽芳准备向开户银行提取现金25 000元用于发放工资。

实训要求:

(1)填写支票领用单。

(2)填写现金支票正反面。

(3)填写支票使用登记簿。

(4)填写付款凭证。

技能训练2

实训目的:掌握现金收取零星销售收入业务的办理。

实训资料:2012年01月19日,北京天裕实业股份有限公司销售部员工朱小如向北京美达饰品店销售汽车挂件100根,每根不含税价6元,开出销售小票一张,以现金收取货款。

实训要求:

(1)填写天裕实业销售小票。

(2)填写北京市增值税专用发票。

(3)填写收款凭证。

技能训练3

实训目的:掌握向银行送存现金业务的办理。

实训资料:2012年01月19日,北京天裕实业股份有限公司出纳员李丽芳将当天的零星现金销售款702元送存开户银行,其中百元券5张,50元券2张,10元券10张,2元券1张。

实训要求:

(1)填写现金交款单。

(2)填写付款凭证。

技能训练4

实训目的:掌握差旅费预借业务的办理。

实训资料:2012年01月20日,北京天裕实业股份有限公司销售部职工张飞翔欲赴重庆出差参加会议,需向出纳员李丽芳预借差旅费4 000元。

实训要求:

(1)填写借款单。

(2)填写付款凭证。

技能训练5

实训目的:掌握预借差旅费报销业务的办理。

实训资料:2012年01月26日,北京天裕实业股份有限公司销售部职工张飞翔赴重庆出差回来,需向出纳员李丽芳报销差旅费3 500元,其中火车票2张共600元,汽车票2张共400元,市内交通费2张共200元,住宿费1张共1 500元,途中补助800元。

实训要求:

(1)填写差旅费报销单。

(2)填写收款凭证。

(3)填写转账凭证。

技能训练6

实训目的:掌握现金日记账的登记。

实训资料:北京天裕实业股份有限公司2012年1月1日库存现金期初余额为2 000元,1月13日现金发放工资25 000元,1月20日用现金支票提取现金4 000元,用于支付张飞翔差旅费,1月份其余现金业务见技能训练1-5资料。

实训要求:

(1)登记现金日记账。

(2)进行现金日记账月末结账工作。

续表

技能训练7

实训目的:掌握现金盘点业务的办理。

实训资料:2012年2月20日,北京天裕实业股份有限公司实地盘点库存现金,出纳员李丽芳、盘点人员孙丽婷共同进行现金清查,会计主管李美静进行监盘。

盘点发现当日现金日记账余额为3 000元,保险柜中现金为3 200元,库存现金限额4 000元,另发现2012年2月8日支付给北京美达饰品店的一笔2 000元的货款为现金支付。其他无违纪情况。

经查,盘盈金额为少付销售部职工孙怡桦的差旅费报销款。支付给北京美达饰品店的货款应通过银行转账支付,由财务部门自查,杜绝再次发生,并罚财务主管现金100元。

实训要求:

(1)填写现金盘点表。

(2)填写相关会计凭证。

【注释】

[1]本文来源于中华会计网校http://www.chinaacc.com.