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运用《审易软件》怎样进行审计数据转换

时间:2022-11-23 理论教育 版权反馈
【摘要】:《审易软件》与审计管理信息系统之间,也可以有效交换审计信息。为了现场审计的需要,《审易软件》允许在单机环境下运行,支持单机环境与网络环境之间的相互转换。《审易软件》提供了功能强大的工作底稿编制和管理平台,并将工作底稿与其他各种审计工具融会贯通,以便最有效地记录审计线索和审计结果。其中,《审易软件》的学习版不需要加密服务。

答:《审易软件》是北京用友审计软件有限公司开发的网络版软件,采用C/S(客户机/服务器)结构,审计项目组成员之间在完成审计作业时可以充分共享审计信息。《审易软件》与审计管理信息系统之间,也可以有效交换审计信息。为了现场审计的需要,《审易软件》允许在单机环境下运行,支持单机环境与网络环境之间的相互转换。

本书采用的是2006年4月出版上市的《用友审计作业系统——审易A460》学习版(简称《审易软件》)。与审计人员正式使用的商业版相比,学习版的操作界面没有本质的不同,但功能使用受到了部分限制。比如,除了系统预置的abc演示数据之外,对于其他财务数据,学习版所能处理的会计期间只能是三个月以内。

《审易软件》(学习版)的操作界面,如图6-1所示。

图6- 1 《审易软件》主界面

从图中展现的菜单结构、快捷按钮和导航条中,可以大致看出《审易软件》的基本功能。《审易软件》的菜单结构如表6-1所示。

快捷按钮是比较常用的功能,共有12个。其中,【底稿】、【日记】、【余额】、【图形】、【登录】5个快捷按钮有对应的菜单项,【流程】、【科目】、【查询】、【查账】、【方法】、【抽样】、【取数】7个快捷按钮没有对应的菜单项。

表6- 1 《审易软件》菜单结构

续表

答:《审易软件》作为一个审计作业工具软件,其工作流程大体分为安装配置阶段、审计准备阶段、审计实施阶段、审计终结阶段四个阶段,如图6-2所示。

与审计计划等有关的工作,一般纳入审计管理信息系统等软件进行综合管理。《审易软件》的安装和配置,一般是一次性完成的,安装配置结束后可以完成多个审计项目。每个审计项目一般都要经过准备、实施、终结三个审计作业阶段。

审计准备阶段的主要工作包括进行审前调查、编制审计方案、下达审计通知书,成立审计项目组、明确项目组成员的分工,搜集相关资料、采集电子数据并进行会计流处理,为进行内控测评和审计测试做准备。

《审易软件》为审计测试提供了丰富的审计工具,包括预警、检查、查账、查询、抽样、分析、财务账表、报表和指标等,这是审计作业软件区别于传统手工审计最明显的地方,也是提高审计效率最显著的地方。

图6- 2 《审易软件》工作流程

审计工作底稿的应用贯穿于整个审计作业过程。《审易软件》提供了功能强大的工作底稿编制和管理平台,并将工作底稿与其他各种审计工具融会贯通,以便最有效地记录审计线索和审计结果。

需要注意的是,审计作业软件是用计算机实现辅助审计的工具,不可能包办一切;即使对电子化的财务数据进行审计测试时,也离不开审计人员的职业经验和判断。如果把《审易软件》的应用归结为“机上作业”的话,那么一个审计项目的具体实施离不开必要的“机下作业”或“手工作业”。

答:《审易软件》的安装过程非常简单,主要包括以下几个步骤:确认环境、安装数据库、安装软件、数据库初始化和加装驱动。其中,《审易软件》的学习版不需要加密服务。

《审易软件》对计算机配置的要求不是很高,PⅢ以上CPU、512MB以上内存、1GB以上空余硬盘空间的台式机或笔记本电脑均可。在网络环境下,客户机的内存在128MB以上时也可以正常运行。《审易软件》支持Microsoft Windows系列的操作系统,包括Windows 98/2000/NT/XP等,不支持Linux操作系统;需要Microsoft SQL Server 2000或MSDE数据库引擎;进行审计作业的客户机或服务器需要安装Microsoft Office 97以上版本的个人办公软件,用于处理Word或Excel文档。在处理审计证据时,也可能需要能处理图形等类型文件的其他第三方软件。

在《审易软件》安装光盘中,找到并运行安装程序(如ufsyA460setup.EXE),进入安装界面,按照操作提示进行安装。在安装程序欢迎界面之后,需要确认安装的目标目录(默认:C:\ UFSYA460),然后开始安装(复制文件)。如果没有安装Microsoft SQL Server数据库,应选择“安装MSDE”,并重新启动计算机。

成功安装后,安装程序自动创建“用友审计”程序组,如图6-3所示。

图6- 3 《审易软件》程序组

启动“用友审计作业系统”之前,应先对运行环境进行初始化。执行“用友审易数据库维护”程序,打开如图6-4(左)所示的窗口。

单击【初始化】即自动完成“审易系统数据库”、“演示项目数据”、

A460“数据转换模板”的初始化工作。用于实际审计作业的商业版软件需要安装加密狗驱动程序,如图6-4(右)所示。

图6- 4 《审易软件》初始化

在网络环境下,客户机(Client)和服务器(Server)均需要安装《审易软件》。一个小型局域网环境包括一台服务器、若干台客户机、一台交换机(或集线器)等,每台计算机均需支持TCP/IP协议,并通过专用双绞线经网络适配器与交换机相连。

答:《审易软件》安装并初始化之后,系统管理员可以进行一些系统级的设置或配置,尤其是组织机构(部门、人员)的设置。

《审易软件》预置的系统管理员用户是“admin”(密码为空),以该身份登录后,显示系统管理员的工作界面如图6-5所示。

图6- 5 系统管理员的工作界面

管理员的工作菜单只有模板管理、设置、法规、窗口、帮助几种,其中“设置”菜单比普通用户多了“部门设置”、“用户管理”两项。

部门设置的界面如图6-6所示,所记载的内容只有部门名称及其备注。定义了部门信息后,当创建审计项目时就可以直接选择该项目所属部门。

用户管理的界面如图6-7所示,主要功能包括用户的添加、删除及其属性定义。

《审易软件》预置了两个用户名:“admin”(口令为空)和“1”(口令也是“1”),分别作为默认的系统管理员和普通用户。用户“1”主要用于abc演示数据的操作,在实际审计作业中应该以真实的用户身份登录。

描述用户的属性包括用户名、全名、登录口令、职务、角色、所属部门、主管部门、绑定加密号等,如图6-8所示。其中用户名不能为空,一般使用姓名的汉语拼音字母。

图6- 6 部门设置

图6- 7 用户管理

图6- 8 用户属性

系统管理员和普通用户都可以使用“综合设置”功能,对本系统的运行进行个性化定制,如图6-9所示。

图6- 9 《审易软件》综合设置

通过“综合设置”功能所能控制的项目及其参数,如表6-2所示。一般情况下,可以保持系统的默认设置不变。

其中,“取数及状态设置”项目有三个控制参数,含义如下:

①复制发送带标题。在查询、查账、余额表工具中,利用右键菜单“发送至底稿”功能,可以直接将选定内容发送到打开的工作底稿中。当选择了“复制发送带标题”参数时,发送到底稿的内容就会附带相应字段的名称,否则就只复制数据。

表6- 2 《审易软件》综合设置参数一览表

②取数只取当前页。Excel表一般含有多个工作表(sheet),当为定义好公式的工作底稿(Excel表)执行取数操作时,若选择了“取数只取当前页”参数,则只为当前打开的那一个工作表取数,否则会为该工作底稿的所有工作表取数。

③在底稿中查询法规。选择了该控制参数时,可以在底稿中利用右键菜单针对选中的词语查询相关的法规;否则不允许查询。

答:应用《审易软件》开展审计作业是以审计项目为基础的,登录《审易软件》时必须选择审计项目。

审计项目是独立的数据处理单元。如图6-10所示,描述一个审计项目的属性包括:项目名称、审计时限、会计制度、工作底稿模板、所属部门、审计类别、被审计单位名称。其中,“项目名称”和“审计时限”的组合用于区分不同的审计项目。同一个“项目名称”下,可以有若干个“审计时限”,代表不同的项目。

图6- 1 0 项目登记与修改

新建审计项目时,一定要输入或选择正确的项目名称、审计时限、会计制度、工作底稿模板。项目一经创建,这四项属性就不能再修改;如果必须修改,只有先删除该项目再重新创建。

在如图6-10(左)所示的“项目登记”窗口中,如果下拉列表中没有被审计单位的名称,单击【管理】按钮,可以在如图6-11所示的“被审计单位信息管理”窗口中创建一个新单位。

图6- 1 1 被审计单位信息管理

输入被审计单位的编号、名称、基本信息、管理信息、财务信息、审计机构以及其他需要记载的备注信息。

通过《审易软件》的项目管理功能,可以新建审计项目,打开、修改、删除已有的审计项目,为审计项目分配审计人员、设定工作权限、对工作底稿进行分工,备份或恢复审计项目数据,导入或导出项目数据包,或将同一单位、不同时限的审计项目进行数据合并。

其中的大部分功能都部署在如图6-12所示的“项目管理”窗口中;而“新建项目”、“打开项目”以及“多项目数据合并”等功能,则可以直接出现在“项目管理”主菜单中。

图6- 1 2 审计项目管理

一个审计人员可能同时参加多个审计项目。新建或打开一个项目之后,自动关闭当前已经打开的项目。创建人员自动成为新项目的管理员。项目管理员可以删除他所管理的项目,但无权删除别人管理的项目。

备份是指对所选择的项目进行整体打包保存,包括财务数据和工作底稿等所有项目内容。备份出的文件是后缀名为“.syd”的格式化文件(如test200601200612.syd),该备份文件是经过加密和压缩的,只有在《审易软件》中恢复时才可使用。

对之前备份好的项目进行恢复时,系统会自动识别备份文件并获取项目信息,自动检测项目是否已经存在。如果同名同时限项目已经存在,可以重新命名后恢复为另一个项目。如果是较早版本的软件所做的备份文件,将在保持项目数据完整的情况下自动升级项目库为最新版本,以适应最新版本的《审易软件》。

人员分配由项目管理员完成,用于指定该项目组的成员及其操作权限等。每个项目只能有一个项目管理员,对所管理的项目具有绝对的权力。例如,查阅、删改工作底稿,增删项目组成员,给项目组成员以及项目所属部门负责人设定权限等。项目管理员忘记密码等特殊情况下,可以请系统管理员指定新的项目管理员。

可以“按底稿”或“按事项”进行工作分工。《审易软件》采用授权机制来保护工作底稿的安全。项目管理员可以为项目组成员分配不同的底稿,并授以相应的操作权限,也可以将审计作业按照分类事项进行分工,以事项为单位实现分工负责。

与备份和恢复不同,“导入”功能是把原来导出的数据导入到当前的项目中。如果当前项目中有数据,则可能造成冲突。项目的导出、导入用于审计项目的备份与合并,不仅可以在审计人员之间共享信息,还可以在审计作业系统与审计管理系统之间实现信息交换。

答:数据采集是指取得被审计单位的财务数据,并将其转换为Access数据库(.mdb),为数据转换准备数据源。

审计人员采集被审计单位的财务数据之前,首先要了解被审计单位所用财务软件的类型,是单机版还是网络版,以及相应的数据库类型,以便选用合适的数据采集工具。《审易软件》配套的数据采集工具如表6-3所示,允许从Sybase、SQL Server、Oracle数据库直接采集数据,其他类型的数据库可以使用“通用取数工具”通过ODBC连接采集数据。除此之外,《审易软件》还支持对Text文本文件的数据采集。

在《审易软件》安装之后的系统目录下,有一个名称为“审易取数工具”的子目录,如图6-13所示,其中有《审易软件》配套的数据采集工具。审计人员可以拷贝“审计取数工具”目录及其所有文件,并携带到被审计单位,根据被审计单位数据库类型选择适当的取数工具,直接在存放财务数据的服务器中进行数据采集。

表6- 3 《审易软件》取数工具一览表

图6- 1 3 审易取数工具安装目录

如果条件允许,审计人员也可以直接在被审计单位财务数据所在机器上安装《审易软件》,然后通过《审易软件》的“数据采集”工具,直接在财务机器上完成数据采集。

通常情况下,是由被审计单位按要求向审计人员提供电子财务数据的备份文件,审计人员拿到电子数据后在自己的机器上利用“审易取数工具”完成数据采集工作。

单击菜单【审计准备】—【数据采集】,打开“数据采集工具”窗口,如图6-14所示。该窗口以树状结构列出了与数据采集有关的所有工具。直接双击工具,或选择一个工具后单击【运行】按钮,即打开相应工具的窗口。

图6- 1 4 数据采集工具

[例6-1]假设被审计单位使用的是用友U8系列的财务软件,审计人员已得到了相应的备份文件(如UFDATA.BA_),则审计人员使用“SQL Server备份取数”工具完成数据采集的操作步骤如下:

(1)在“数据采集工具”窗口中,运行“SQL Server备份取数”工具,弹出如图6-15所示的窗口。

(2)单击【选择备份文件】按钮,弹出“选择备份文件”窗口,找到并打开电子账的备份文件(如UFDATA.BA_)。

《审易软件》自动解析该备份文件,并将所有的账套显示在“选择您要导出的账套”列表中。本例有2002、2003、2004、2005四个账套。

(3)选择一个账套(如UFDATA_003_2005 Backup),然后单击【连接】按钮。《审易软件》自动解析出该账套所有的数据表

图6- 15 SQL Se r v e r备份取数

(4)选择需要导出的数据表(如选择所有的数据表),然后单击【导出到Access】按钮,在弹出的“另存为”对话框中输入导出后的Access数据库文件名(如U8-2005),再单击【保存】按钮,即开始取数。

取数结束后,《审易软件》在指定位置创建Access数据库文件(如U8-2005.mdb),并提示“导出数据库成功”。

导出的Access数据库文件,就可以作为数据转换的数据源。

答:建立好审计项目并完成数据采集工作之后,审计人员应将电子财务数据转换为《审易软件》标准的数据格式,以便于实施审计作业。

单击菜单【审计准备】—【数据转换】,打开“会计流处理”窗口,如图6-16所示。

系统以流程化的方式展现了数据转换的基本操作步骤,包括:选择数据转换模板、确定数据连接接口、执行数据转换、执行科目库处理、执行分类账处理、进行数据上传。其中,后四步可以统一由【会计流处理】按钮来完成。

图6- 1 6 会计流处理

[例6-2]假设审计人员已创建审计项目(如test),并从被审计单位采集得到Access数据库格式的财务数据文件(如U8-2005.mdb),该数据来源于用友U850财务软件,则审计人员为该项目进行数据转换的操作步骤如下。

(1)在“会计流处理”窗口中,单击【浏览】按钮,弹出如图6-17所示的“模板管理”窗口,找到名称为“用友850”的数据转换模板,单击【确定】。

图6- 1 7 选择数据转换模板

(2)在“会计流处理”窗口中,单击【会计流处理】按钮,弹出如图6-18所示的“数据接口”窗口,找到已采集的数据文件(如U8-2005.mdb),并选择“ACCESS2000”接口类型。然后单击【测试】,若提示“数据源设置正常”,说明已设置了正确的数据连接接口,单击【关闭】。

图6- 1 8 确定数据连接接口

(3)在“会计流处理”窗口中,单击【会计流处理】按钮,系统即自动依次执行数据转换、科目库处理、分类账处理,直至完成数据上传。

在会计流处理过程中,系统会自动进行检查。如果发现异常,系统会发出提示,要求审计人员进行处理。比如,在按月汇总时,如果系统发现项目的会计期间(如20060101-20061231),与凭证库中的年度(如2005)不符,系统将要求审计人员决定是进行“调整”还是“忽略”。

(4)在“会计流处理”窗口中,单击菜单【转后查询】—【余额表】,显示数据转换后的科目余额表,如图6-19所示。如果最底行的借贷方数据相等,则可以初步判断数据转换正常。

需要注意的是,除abc演示账套外,对于其他财务数据,《审易软件》学习版只能转换前三个月的数据。

答:审计工作底稿用于记录审计人员所搜集的证明材料,实施审计的方法、程序和结果,是支持审计报告的一种专业记录。《审易软件》为审计工作底稿提供了丰富的记录和管理工具。其中的一部分放在“工作底稿”菜单中,包括:底稿编制平台、底稿初始化、底稿选取、底稿导出、设置取数公式等。

图6- 1 9 转后查询余额表

取数公式包括单格取数、列取数、分组取数、区域取数、报表取数、其他单格取数等。相关底稿的取数公式定义好之后,单击【取数】快捷按钮可以自动完成对工作底稿数据的计算与填充。

在审计预警、查账、查询、分析等审计工具中,可以通过右键菜单将所获取的数据、图形等资料直接发送到选定的工作底稿。

《审易软件》预置了国家审计、行政事业单位审计、财务收支审计、经济责任审计、基本建设审计以及通用审计等二十多种底稿模板。审计人员可以为特定的审计项目选择合适的模板,对工作底稿进行初始化。审计人员也可以为当前模板选用其他模板的底稿文件,如图6-20所示。通过“底稿选取”功能,可以实现各模板间工作底稿的相

图6- 2 0 选取工作底稿

互穿插引用。

下面重点介绍管理工作底稿的综合性工具:工作底稿编制平台。单击快捷按钮【底稿】或单击菜单【工作底稿】—【底稿编制平台】,打开如图6-21所示的“工作底稿编制平台”窗口。

图6- 2 1 工作底稿编制平台

该窗口位于快捷按钮行之下,没有窗口标题行,单击其右上角的【×】按钮可以关闭底稿编制平台。《审易软件》为abc项目默认选择了“通用”底稿模板,把底稿文件按阶段分为审计准备、资产类、负债权益、会计报表、报表附注、审计报告等几类。如果按事项分,则包括货币资金审计、往来审计、投资审计、存货审计、固定资产审计、费用审计、收入支出审计、税金审计等类别。

一套工作底稿模板包括上百个底稿文件,为了便于查找,《审易软件》在平台的左侧用树状结构分类列表底稿类别,在平台的右上面显示所选类别的底稿文件,在平台的右下面显示所选底稿文件的数据子表。

通过底稿平台的右键菜单可以刷新底稿列表,复制底稿名称,修改底稿属性,添加新底稿,打开或删除已有底稿,导入、导出底稿。其中,导入、导出工具有助于实现工作底稿的共享与复用。

单击底稿平台的右键菜单【属性】,打开如图6-22所示的“底稿属性”窗口。项目管理员不仅可以浏览或设置工作底稿的属性,还可以对工作底稿进行授权,控制底稿的删除或修改等访问权限。

图6- 2 2 工作底稿属性

底稿初始化时,默认将底稿的“只读”权授予“所有用户”。第一个使用底稿的人,自动取得“完全控制”权。

拥有底稿“完全控制”权的用户可以对底稿进行授权。而“项目管理员”则可以强制将某个底稿的“完全控制”权授予某用户,可以强制删除、编辑底稿属性和底稿内容。

工作底稿的属性包括工作底稿的名称、类型、阶段、状态、当前用户、修改时间和索引号。其中,“索引号”是在工作底稿中将具有同一性质或反映同一具体审计对象的工作底稿分别归类,形成相互联系、相互控制的特定编号,而“页次”是同一索引号下不同审计工作底稿的顺序编号。“索引号”与“页次”的组合,构成每一个审计工作底稿唯一的标识符号。通常,索引号要能准确表达对应审计工作底稿的类型和性质,相互之间既有紧密的关联作用和钩稽关系,又具有明显的排他性和唯一性,不允许重复。页次一般依次连续编号,防止跳号、缺号或重号。

在审计项目组的网络环境下,一张工作底稿同时只能由一个审计人员进行编辑。审计人员在底稿平台中,选择一张底稿并单击【提取到本地】按钮之后,或直接双击打开了一张底稿之后(即使又关闭了该底稿),该底稿就处于“签出”状态。其他人则不能再打开该工作底稿,只能浏览。

审计人员完成工作底稿的编辑后,应在底稿平台中单击【上存到数据库】按钮,及时将完成后的工作底稿上传到服务器。此时,该底稿即处于“签入”状态,其他有权限的审计人员可以进一步修改该工作底稿。

单击底稿平台的右键菜单【添加】—【审计工作底稿】,在弹出的“增加审计工作底稿”对话框中,输入底稿名称(如审计工作底稿_20070101_183126)并确定,即为当前选择的模板类型增加一张新的审计工作底稿。打开该底稿,其式样如图6-23所示。

图6- 2 3 审计工作底稿

审计工作底稿模板包含了审计署第6号令所要求的所有要素。审计人员应按照格式填入被审计单位名称、审计事项、会计期间或者截止日期、审计人员及编制日期、复核人员、复核意见及复核日期、索引号及页次。

通过右键菜单,可以为“审计结论或者审计查出问题摘要及其依据”,添加审计问题、审计成果、法律依据、审计结论以及附件(即审计工作底稿所附的审计证据及相关资料)。

添加“审计问题”或是“审计成果”时,会弹出如图6-24所示的统计分录编辑窗口。

《审易软件》预置的审计查出问题统计项目包括违规违纪、损失及其他三大类,审计成果统计项目包括审计处理处罚、提出审计建议两大类。

图6- 2 4 编辑统计分录

可以通过下拉菜单选择需要的统计项目,然后填写相应的发生额,并确定“是否汇总”,即是否在“成果统计”菜单中对统计结果进行汇总。编制人员、编制日期及该统计项目的统计编码由系统自动填写。

审计人员应当在编写审计日记的基础上,编制审计工作底稿,记录执行审计业务过程及其所取得的资料,为形成审计结论、发表审计意见提供直接依据。审计日记的应用与工作底稿一样,贯穿于整个审计工作过程中。

单击快捷按钮【日记】或单击菜单【工作底稿】—【审计日记】,打开如图6-25所示的“编制审计日记”窗口。

《审易软件》提供的审计日记模板是根据审计署6号令制作的,所记载的主要内容包括审计事项、审计实施步骤、审计查阅资料等。

图6- 2 5 编制审计日记

审计人员在审计作业过程中,应将审计过程中发现的疑点等问题随时记录、描述在审计日记中,并可以打印输出给被审计单位签字盖章,获得确认。

答:《审易软件》的审计预警功能,如表6-4所示,可以帮助审计人员在执行具体审计实施工作前,轻松实现凭证预警、科目预警、金额预警、资产负债权益损益的总体预警、分录预警、平衡预警、摘要预警、电算化内控预警、多笔业务预警等功能,使审计人员对财务信息有总体的把握,以便确定审计重点,提高审计效率。

表6- 4 审计预警功能一览表

续表

[例6-3]使用综合预警工具,分析abc公司其他应收款2005年各月余额变化趋势。

操作步骤如下:

(1)单击菜单【审计预警】—【综合预警】,打开“综合预警”窗口,如图6-26所示。系统预定义的科目类别包括:资产类、负债类、权益类、成本类。一般情况下,损益类科目期末结转后的余额为零,《审易软件》没有为之预定义余额计算公式。审计人员可以用【科目类设置】按钮自行定义科目类别及其余额计算公式。

图6- 2 6 综合预警

(2)单击“年度”下拉列表框,选择“2005”;然后单击“科目类别”下拉列表框,选择“资产类”;再单击“一级科目”下拉列表框,选择“其他应收款”。

系统自动显示其他应收款2005年各月余额变化曲线,如图6-27所示。

图6- 2 7 其他应收款期末余额变化曲线

可以看出,2005年abc公司的其他应收款各月余额整体上呈上升趋势。年初最低只有2万多元,元月、8月、9月有较大幅度的增加,到年末高达7.7万元。

综合预警工具不仅能展现科目余额变化趋势,还是查询数据的一个入口。双击曲线图上的数据点,可以打开该科目及其下级科目的明细账直至凭证,对查找审计疑点非常方便。

(3)在“综合预警”窗口的曲线图上,双击9月份的数据点(*),弹出“选择月份”对话框。选择开始月份:200508,结束月份:200509;单击【确定】按钮,打开“期末余额分析结果”窗口,如图6-28所示。

图6- 2 8 一级科目期末余额分析

(4)在“一级科目期末余额分析”选项卡中,找到右侧列表里的“119-其他应收款”并双击,系统切换到“二级科目期末余额分析”选项,并显示其他应收款各下级科目的期末余额、差额和增幅,如图6-29所示。

图6- 2 9 二级科目期末余额分析

通过比较可以看出,8~9月个人应收款增加2.6万元,增幅达70%。

(5)在“二级科目期末余额分析”选项卡中,双击明细科目“11902-其他应收款-个人应收款”,系统切换到“明细账”选项卡,如图6-30所示。

图6- 3 0 个人应收款明细账

可以看出,本厂张晖借了2.5万元。双击该行记录,可以打开相应的凭证。这笔借款的用途是什么?什么时候归还的?审计人员可以作为审计疑点,通过审核原始凭证进一步查证。

答:在信息化环境下,查阅电子账要比查阅手工账方便得多。轻轻按动鼠标,就可以实现从总账到分类账、到明细账、到记账凭证的“三级跳”,进行穿透式查询。查询结果可以按字段标题排序;通过右键菜单可以进一步处理,如发送到工作底稿等。

《审易软件》的查账功能直接放在了快捷按钮区。单击查账工具的快捷按钮【查账】,打开“查账”窗口如图6-31所示。在“查账”窗口中,除上下两行操作按钮之外,中间分成左右二个工作区。左侧是“数据库列表区”,用于选择要查看的电子账簿,其内容显示在右侧的“账簿查看区”,用不同的选项卡列表显示不同的账簿。

图6- 3 1 查账工具

当选项卡很多时,可以利用【前页】、【后页】、【关闭库表】按钮翻看或关闭选项卡。其中,“分类账”选项卡在打开“查账”窗口时自动创建,不能关闭。

下拉列表框“级次”用于决定会计科目的级别。假设会计科目编码方式为“3-5-7”,如果只想查看总账科目应该选择“级次”为3;如果只想查看总账科目和二级科目,不显示三级科目,则需要选择“级次”为5。打开“查账”窗口时,系统默认显示所有级别的科目。

当选中复选框“自动列宽”时,系统会自动计算当前正在查看的分类账或明细账各列的显示宽度,使得显示的内容更加紧凑。

单击【按科目查询】按钮会进入“科目查询”窗口,可以从中选择会计科目。利用“科目查询”窗口,还可以简单地查看某一科目的类别、方向、年初借贷方余额、本年借贷方累计、期末借贷方余额。

查账工具能够查看的账务数据库有计算库和分类明细账两大类,如表6-5所示。

每一种电子账簿都有自己的显示内容和格式。如图6-32所示是明细账的标准格式,显示的数据项目包括:科目编号、科目名称、日期、方向、凭证类型、凭证编号、摘要、借方金额、贷方金额、期末余额、备注。利用【标准格式刷新】按钮,可以对分类账及明细账进行标准格式刷新,生成标准账簿。

除了从分类账开始查账之外,还可以从凭证库、中间库等财务数据库开始查账。在使用余额表、图形分析等其他工具时,双击数据记录或数据点可以直接调用查账工具。

表6- 5 查账工具能够查看的账务数据库

图6- 3 2 明细账格式

在打开的“记账凭证”窗口中,双击对方科目,可以直接进入对方科目明细账并定位到相应的记录。

从某种程度上讲,查账的过程就是双击鼠标的过程。

答:《审易软件》提供的财务账表检查工具,如表6-6所示,可以对余额表、多重余额表、现金日记账、银行日记账、多栏账、科目日记账、收入支出表、辅助账、往来明细账进行审计检查。

[例6-4]利用科目日记账功能,查询abc公司每个月的固定资产投入金额。

操作步骤如下:

表6- 6 财务账表审计功能一览表

(1)单击菜单【财务账表】—【科目日记账】,打开“科目日记账”窗口,如图6-33所示。“科目日记账”窗口包含了三个栏目,均可以收缩或伸展。左侧是“科目名称”栏目,右侧上下分别是“日记账”栏目和“每日积数”栏目。

【增加日记账科目】按钮,用于为“科目名称”栏目选择科目(一般是总账科目),并以“科目树”的形式列表显示。【删除日记账科目】按钮可以删除“科目树”中指定的科目。【设置过滤】和【取消过滤】按钮,用于对日记账进行深度查询。

图6- 3 3 科目日记账

(2)单击【增加日记账科目】按钮,在弹出的“设定科目”窗口中输入固定资产的科目代码:161,单击【确定】返回到“科目日记账”窗口,在“科目名称”栏目下显示“全部161”科目树。

单击“全部161”科目,把固定资产总账科目分别显示在“日记账”和“每日积数”栏目下。日记账显示内容包括:日期、编号、类型、摘要、对方科目、借方发生额、贷方发生额、余额方向、余额。每日积数显示内容包括:日期、日借、日贷、余额、方向、积数。

(3)单击【设置过滤】按钮,弹出“查询条件设置”窗口,设置查询条件为:“摘要”含“本月合计”,如图6-34所示。单击【确定】返回到“科目日记账”窗口,在“日记账”栏目下只显示各月合计数据。

(4)选中复选框“借方”,不选复选框“贷方”,以便只显示借方发生额。收缩“每日积数”栏目,调整各列显示宽度,最终的显示结果如图6-35所示。

可以看到abc公司从4月份开始有固定资产投入,每个月在1万元左右。

图6- 3 4 查询条件设置

图6- 3 5 各月固定资产投入

答:《审易软件》提供的审计分析工具包括:图形分析、往来分析、汇总分析、负值分析、金额构成分析、科目比照分析等,如表6-7所示。

[例6-5]对比分析abc公司2005年产品销售收入与成本。

操作步骤如下:

(1)单击菜单【审计分析】—【图形分析】,打开“图形分析”窗口,如图6-36所示。图形分析采用的数据源类型为:月发生额、累计发生额、期末余额;可选图形类型包括:饼图、曲线图、柱形图;可选年度区间包括:一年各月、多年同月、多年度。窗口左下角是需要出图的科目,右下角是可选的科目列表。

表6- 7 审计分析功能一览表

图6- 3 6 图形分析

(2)在“需出图科目”栏目中选择“501-产品销售收入”、“502-产品销售成本”科目,并为之指定数据源(501:贷,502:借)。通过指定数据源类型为:月发生额;指定图形类型为:曲线。如图6-37所示。

图6- 3 7 产品销售收入与成本图形分析参数

(3)单击【生成图形】,打开“2005月发生额”窗口,显示产品销售收入与成本对比曲线如图6-38所示。编制的图形显示在新打开的窗口中,右键菜单提供了复制、保存到文件、发送到底稿三项功能。网线、三维显示、显示图例、显示数据四个复选框用于控制图形的显示方式,放大、缩小、恢复三个按钮用于控制图形显示的大小,打印按钮可以打印图形。

图6- 3 8 产品销售收入与成本对比曲线

从对比曲线可以看出,2005年abc公司的产品销售收入与成本变化趋势基本一致,收入高于成本大约20万元左右。但是,12月份的收入略低于成本,应作为疑点进一步查证。

图形分析工具不仅能直观地展现业务的变化趋势,还是查询数据的入口。双击图上的数据点(*),可以打开“查账—分类账”窗口,深入查看相关科目的分类账、明细账直至凭证,可以很方便地分析审计疑点。

答:查询是《审易软件》提供的最重要的审计工具之一。通过设置组合条件,可以对不同审计项目、不同数据库(凭证库、科目库、年初数、分类账、明细账等)反复进行深度查询,直至抽查凭证,以查找审计线索,确定审计疑点。

《审易软件》的查询功能直接放在了快捷按钮区。单击查询工具的快捷按钮【查询】,打开“查询”窗口如图6-39所示。查询窗口分成了多个工作区,利用区和区之间的控制条可以收缩或展现工作区。

图6- 3 9 查询界面

查询窗口左侧是“数据库列表区”,用于选择被查询的数据库。这些数据库包括转入库、计算库、审计调整库、项目数据导入库、辅助核算、分类明细账、分类往来明细账等类别。

查询窗口右下部是“查询条件区”,用于构造查询条件。

查询窗口右上部是“查询结果区”,用不同的选项卡显示多次查询的列表,当选项卡很多时利用右键菜单可以翻看或关闭选项卡。其中最左面的选项卡显示被查询数据库的原始内容,不能关闭。查询结果可以按字段标题排序;双击疑点分录,可以打开“记账凭证”窗口;通过右键菜单可以进一步处理,如发送到工作底稿等。

查询窗口右中部是“查询控制区”,用于执行查询或控制查询结果的显示方式。有关按钮和复选框的功能如表6-8所示。

表6- 8 《审易软件》查询功能控制按钮

“数据库列表区”左侧还有个“项目列表区”,打开“查询”窗口时该区自动隐藏。当要对多个审计项目进行查询时,可以在该区中快速地选择其中一个项目。系统默认针对当前打开的项目进行查询操作。该区顶端的“快捷功能组”按钮有【科目库】、【余额表】、【查账】三个下拉菜单项,分别用于打开“科目表”、“余额表”、“查账”窗口以便协助查询工作。

查询条件采用列表的方式进行构造,如图6-40所示。每个单项条件占一行,由字段名称、条件(运算符)、值构成。其中,字段名称一般从“字段设置”列表框中选择;在字段名称栏目下的方格内单击,利用展开的下拉菜单也可以选择字段名称。

“值”的内容一般直接输入;利用右键菜单【科目浏览】,在打开的“科目查询”窗口中可以选择科目编号作为“值”;利用右键菜单【调入疑点字词】,在打开的“调入疑点字词”窗口中可以选择疑点字词作为“值”。

图6- 4 0 构造查询条件

在“条件”栏目下的方格内单击,展开的下拉菜单中包括《审易软件》既定的运算符,包括:象、含、=、>、>=、<、<=、<>、长度、区间、月份、级次、不象、不含、空、不空。

[例6-6]使用查询工具查看abc公司与手机有关的凭证。

在已打开的“查询”窗口中,操作步骤如下:

(1)选择要查询的数据库。在数据库列表区中,展开“转入库”,找到并单击“凭证库”,在“凭证库”选项卡中列表显示所有的凭证。

(2)构造查询条件。在查询条件列表中单击右键,在弹出的右键菜单中单击【全清条件】;在字段列表中找到并单击“摘要”,使之出现在条件列表中的“字段名称”栏目里;在“条件”栏目下单击,从下拉列表中选择运算符“含”;在“值”栏目下直接输入:手机。这样就构造了一项查询条件:“摘要含手机”。

(3)执行查询。单击【查询】,所有满足条件的记录显示在“凭证库(1次查询)”选项卡中,如图6-41所示。

从查询结果可以看出,与手机有关的记账凭证共有4张,计10条记录。除与手机话费有关的凭证外,有1张凭证载明所购手机入了固定资产,金额高达1万余元,可以作为审计疑点进一步查证。

图6- 4 1 与手机有关的凭证

答:审计抽样是特殊的查询手段。审计人员在实施审计程序时,使用抽样的方法从审计对象总体中选取一定数量的样本进行测试,并根据测试的结果推断审计对象的总体特征。审计抽样工具可以帮助审计人员迅速、高效地检验和计算数量极大的会计数据。

《审易软件》提供了PPS抽样、固定样本量抽样、停走抽样、发现抽样四种抽样方法,各自的特点如表6-9所示。

续表

除了PPS抽样可以在综合查询工具中完成之外,《审易软件》将抽样工具直接放在了快捷按钮区,并将四种抽样方法统一在同一个向导界面中。单击快捷按钮【抽样】—【抽样向导】,打开“审计抽样向导”窗口如图6-42所示。

图6- 4 2 审计抽样向导

在向导引导下,抽样的步骤包括:选择抽样类型、库表、字段、条件,设置可靠性和误差、误差或错误率,最后执行抽样,显示抽样结果。其中只有PPS抽样能够设置附加的抽样条件;而且PPS抽样只能选择数值型字段(如借方金额或贷方金额),作为抽样字段。

[例6-7]使用PPS抽样工具查看abc公司发生应收账款的凭证。在已打开的“审计抽样向导”窗口中,操作步骤如下:

(1)单击【第一步】,选择抽样类型为“PPS抽样”,如图6-43所示。

图6- 4 3 选择抽样类型

(2)单击【下一步】,选择抽样库表为“转入库—凭证库”;单击【下一步】,选择抽样字段为“借方金额”,不选择“同张凭证”或“借贷同抽”;单击【下一步】,设置抽样条件为“科目编号象113”,如图6-44所示。

(3)单击【下一步】,选择可靠性为97.5%(即风险为2.5%);单击【下一步】,选择误差为1%。

单击【下一步】,弹出确认窗口,询问是否确认执行抽样。单击【确定】,系统自动计算并显示抽样结果,如图6-45所示。

图6- 4 5 显示抽样结果

图中显示抽样结果中有142条记录,其中最上面的10条记录用于反映PPS抽样的总体情况。凭证库中,与“113-应收账款”科目有关的记录共有799条,按照风险为2.5%、误差为1%的PPS抽样参数,共抽得132条记录,PPS抽样总比达到72.05%,其中重点样本账值占总体账值的65.5%。可以对重点样本作进一步审查,以发现审计线索或作出评价。

除审计抽样向导之外,《审易软件》还在快捷按钮【抽样】中提供了“抽样评价向导”。利用该向导,选择已执行的审计抽样名称,调入并审查审计抽样结果,输入评价数据后即可得到对该抽样的评价结果,如图6-46所示。

图6- 4 6 抽样评价向导

评价结果显示:基于统计抽样证明,审计人员有97.5%的把握确信,该抽样总体错误率不超过2.8%。

答:审计方法是审计经验的凝结。《审易软件》设置了审计方法库,用于保存各种综合查询条件或抽样方法。系统在审计方法库中预置了21种审计方法,部分审计方法的敏感事项,如表6-10所示。

表6- 1 0 部分预置审计方法的敏感事件

续表

图6- 4 7 把查询条件存入审计方法库

审计方法库是开放的。在使用查询工具时,利用查询条件列表的右键菜单【存入审计方法库】,可以把有重复使用价值的查询条件保存到审计方法库中,以备快速调用。

如图6-47所示,在“存入审计方法库”对话框中,需要定义审计方法的名称。还可以输入该方法对应的敏感时间、敏感科目、敏感数字、敏感事项,从不同的角度体现审计人员的审计经验。利用查询条件列表的右键菜单【调入审计方法】,可以从审计方法库中调用已有的审计方法,并执行查询。

审计方法库除了可以在综合查询工具中调用外,《审易软件》还专门设计了另一个快捷按钮【方法】,对审计方法库统一进行维护和利用。可以删除、更名或编辑库存审计方法。而要增加新的审计方法,则只有到“查询”窗口中,使用右键菜单【存入审计方法库】。

审计方法库的导入和导出功能为审计人员之间共享审计经验提供了方便。【导出】按钮把“库存审计方法”列表中的审计方法存储为独立的Access数据库文件(.mdb)。【导入】按钮则把Access数据库文件中的审计方法读取到“库存审计方法”列表中。

库存审计方法既可以“单条执行”,也可以“批量执行”。

[例6-8]使用审计方法库,审计abc公司大额应付账款减少或增加的情况。

操作步骤如下:

(1)单击快捷按钮【方法】,打开“从审计方法库调入审计方法”窗口,如图6-48所示。窗口中有“需执行审计方法”和“库存审计方法”两个列表,列表内容包括审计方法的名称、敏感时间、敏感科目、敏感数字、敏感事项,以及该方法存入到方法库的时间。除名称之外,其他内容是否显示由复选框“详细信息”控制。

图6- 4 8 从审计方法库调入审计方法

(2)单击【全清】按钮,删除“需执行审计方法”列表中的所有方法。在“库存审计方法”列表中找到并分别双击审计方法“应付账款大额减少”、“应付账款大额增加”,使之出现在“需执行审计方法”列表中。如图6-49所示。

(3)单击“批量执行”按钮,以便同时执行两种审计方法。单击【执行】,显示批量查询结果如图6-50所示。

从窗口“方法库—应付账款大额减少,…”和“方法库—应付账款大额增加,…”两种查询结果中可以看到,应付账款在1万元以上的大额减少和增加,分别有61条和207条记录。通过对比分析可以快速发现审计疑点,抽查记账凭证进行查证。

图6- 4 9 需要执行的审计方法

图6- 5 0 批量执行的查询结果

答:底稿复核是审计实施过程中一个重要的环节。为了保证审计工作质量、降低审计风险,审计项目负责人要对审计人员已完成的审计工作底稿进行汇总、复核,检查审计人员是否按审计方案完成了审计工作,所记录的审计证据、审计结果是否充分、恰当,是否已实现预期的审计目标。

《审易软件》的底稿复核功能在默认情况下是关闭的。要使用该功能,必须以系统管理员(如admin)身份登录,然后单击菜单【设置】—【综合设置】,打开“综合设置”窗口,如图6-51所示,再单击【底稿复核】,并选择“启用复核”复选框,即启用了底稿复核功能。

图6- 5 1 启用底稿复核功能

启用底稿复核功能之后,审计人员再进入底稿平台可以看到增加了与底稿复核有关的一组功能按钮,如图6-52所示,这样就可以分类查看“已复核”或“未复核”的底稿。

按照分工,有复核权限的复核人员选择一张底稿后单击【进行复核】按钮,就可以打开如图6-53所示的“底稿复核”窗口,填写复核意见后单击【复核】按钮即完成该底稿的复核工作。

对于已经复核过的底稿,则可以执行【查看复核信息】或者【撤销复核】。撤销复核(或重新复核)时,系统会进行全名验证(检查所登录用户的全名与复核人是否一致),不一致时则不允许撤销复核(或重新复核)。

图6- 5 2 底稿平台上与复核有关的功能

图6- 5 3 填写底稿复核意见

答:审计人员可以随时检查审计作业完成情况,包括凭证的审查情况以及底稿的复核情况。

单击菜单【工作底稿】—【审计作业情况】,打开“审计作业情况”窗口,如图6-54所示。根据系统自动计算的结果,可以看到凭证总数,已审阅、未审阅和有问题的凭证数量及其在所有凭证中所占的比重。

图6- 5 4 审计作业情况

单击菜单【查看详细】按钮,打开“凭证浏览”窗口,如图6-55所示。可以分别查看已审阅、未审阅或者有问题的凭证。

图6- 5 5 查看未审阅的凭证

如果已经启用了底稿复核功能,还可以看到底稿总数,已复核、未复核的底稿数量及其在所有底稿中所占的比重。

单击菜单【查看详细】按钮,打开“复核情况浏览”窗口,如图6-56所示。可以分别查看已复核或者未复核的底稿。

图6- 5 6 查看未复核的底稿

答:审计项目负责人对工作底稿进行复核、对审计作业情况进行审查之后,即可以汇总审计成果,包括汇总调整分录、汇总审计结果等。

汇总之前可以先初始化审计成果统计分录,根据审计项目的类别,从系统库装入“现行”的统计指标,供选取和汇总统计指标时使用(只有项目管理员能执行此功能)。当更改了原有的统计指标模板时,也需要执行初始化来对模板进行更新。

单击菜单【工作底稿】—【审计成果】—【初始化】,弹出“初始化统计项目”对话框,如图6-57(左)所示。选择统计模板类别并【执行】,系统要求进一步确认“是否执行初始化”。

图6- 5 7 初始化统计项目

第二次初始化统计指标模板时,系统会提示是否断开原有统计项目与工作底稿之间的联系,如图6-57(右)所示。若选择“是”即继续进行初始化时,统计项目与工作底稿之间的连接就会中断,这样,工作底稿中原有的相关内容(审计问题、审计成果等)将不会在新的统计项目明细及汇总中体现出来。但是更新模板后的统计项目则会与工作底稿之间产生新的关联,即自动统计工作底稿中新增加或变更的相关内容。

单击菜单【工作底稿】—【审计成果】—【汇总表】,打开“审计成果统计汇总表”窗口,如图6-58所示。系统自动计算审计查出问题、审计处理处罚、增加被审计单位经济效益、提出审计建议等各类统计项目的相关分录数量,并逐级汇总到“统计指标汇总表”中。

图6- 5 8 审计成果统计汇总表

在汇总过程中,可以根据“统计指标”的数量单位设置,完成一个大类下的不同性质“统计指标”的汇总。通过调节每条统计数据的“汇总属性”,可以有效避免总、分指标数据的“重复汇总”。系统提供了通用格式的统计台账,可以将汇总结果直接输出到台账文件中。

选定一个统计项目后单击【明细分录】按钮,或单击菜单【工作底稿】—【审计成果】—【明细表】,打开“统计分录明细表”窗口,如图6-59所示,可以查看该项目的统计明细。

在统计分录明细表中的“是否汇总”栏目下,如果没有打钩,则该行对应的统计项目不会汇总在“审计成果统计汇总表”中。

为了使成果统计更加完整,在统计分录明细表中,有两种录入方式:自由录入或从审计工作底稿中录入。在审计报告阶段,审计人员可以根据审计报告的内容,在统计分录明细表中自由添加新的统计分录。

图6- 5 9 统计分录明细表

成果统计是与审计工作底稿密切关联的,所有审计工作底稿中记录的问题、成果都会在统计分录明细表中反映出来,并且同时明确地反映出该问题或成果的编制人、编制日期及其相关联的审计工作底稿。

修改统计分录明细表中的记录时,系统也会自动提示是否“与工作底稿同步”,可以选择“是”,同时将修改结果直接在相关联的工作底稿中同步更新;也可以选择“否”,保持相应审计工作底稿的原始结果不被改变。

答:审计报告是审计项目组就审计任务的完成情况和审计结果,向上级主管部门提出的书面报告。审计项目负责人对计算机辅助审计结果进行归纳,按照审计报告的基本格式和质量要求起草审计报告,征求被审计单位的意见后,报上级主管部门审定。

《审易软件》提供了审计报告的模板和编制工具。单击菜单【工作底稿】—【审计报告草稿】,弹出“审计报告素材”对话框,如图6-60所示。

选择生成素材的方式:“详细”或“分类”,再选择报告模板的类别:“纯文本”或“通用审计报告”,单击【确定】后,系统自动在底稿编制平台中的审计报告阶段内创建一个Word文档:审计报告素材。

如图6-61所示,是当选择模板类别为“通用审计报告”时所创建的审计报告的式样。审计人员可以在此基础上修改或填写相关内容。

图6- 6 0 选择审计报告模板

图6- 6 1 通用审计报告

当选择模板类别为“纯文本”时,所创建的是审计报告素材,如图6-62所示。素材汇总了通过审计所查证的问题,可以作为报告的附件或直接复制到报告中。

审计项目负责人还可以根据需要代主管部门起草审计意见书。《审易软件》提供了审计意见书的模板,在工作底稿平台中编制。

审计项目结束后,审计人员应按照制度要求将工作底稿归档,形成审计档案,以便于评价审计工作质量,或为后续审计提供参考。电子底稿有两种方式,直接备份本项目的数据库,或将工作底稿导出为独立的文件(Word、Excel等格式)。一般应刻成光盘加以保存,条件允许时可以将审计作业系统的数据导入到审计管理系统中,实现档案管理和利用。

图6- 6 2 审计报告素材

综合本章所述,通过学习《审易软件》在审计准备、审计实施、审计终结各阶段的具体应用方法,对利用计算机辅助审计作业软件开展会计信息系统数据审计,会有一个从理论到实践的飞跃。

计算机辅助审计不是把传统的手工审计简单地搬到计算机环境下模仿实现的,而是充分发挥计算机技术的优势,特别是数据计算和文字处理优势,为审计人员提供系统的、规范的、全面的审计作业工具,协助审计人员迅速发现和查证审计疑点,降低审计风险,提高审计质量和审计效率。

有些作业工具甚至是革命性的,可以大大扩展审计范围。审计作业软件是审计信息化的重要组成部分,通过信息共享,不仅使审计项目组成员之间的高效协同工作成为现实,也为审计机构的审计项目管理和决策分析提供了基础保障。审计作业软件与被审计单位的会计信息系统联网,进行实时数据采集,还将有助于实现从事后审计向事中审计与监督的转变,变被动审计为主动审计,为被审计单位创造价值。

开展计算机辅助审计不仅需要精湛的会计、审计业务知识,还需要有一定的计算机基础,熟悉计算机操作系统、Office办公软件(Word、Excel等),了解数据库的基本知识,以及常用的会计信息系统,尤其是要熟练掌握本章介绍的《审易软件》或其他审计作业软件,利用本书配套光盘中的学习版软件,通过举一反三的练习,达到融会贯通的目的。

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