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系统分析举例

时间:2021-11-21 理论教育 版权反馈
【摘要】:由SA方法,先将财务会计信息系统看做是一个加工,它通过对原始凭证进行加工,形成数据账表。将所有分解的数据流程图结合在一起,就得到了一个完整的手工财务会计信息系统的层次结构数据流程图。此外再对数据流图中的某些加工附加一些具体的加工逻辑细节说明,于是,层次结构数据流图和处理逻辑说明相结合就能全面、真实地反映出手工财务会计信息系统的数据处理全过程。

四、系统分析举例

下面,我们用以上方法对财务会计信息系统的系统分析过程进行举例说明。

(一)财务会计信息系统的调查分析

1.手工财务会计信息系统数据量的调查分析

限于篇幅,我们仅以某企业账务处理业务方面的业务量调查统计情况进行说明。如表3-3所示。其他方面的调查略去。

表3-3 账务处理业务量统计表

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通过表3-3可以看出,该企业的往来业务比较多,因此,在设计数据库时可以考虑将往来客户从会计科目中分出来,建立往来单位目录,将往来业务与日常业务分别存储,以便加强对往来业务的管理,便于核销和查询等。

2.手工财务会计信息系统数据处理模型的调查分析

这一工作是指对一个具体单位的手工会计系统中所有业务、数据处理的来龙去脉、数据处理方法、会计数据的内容与结构等,进行深入细致的调查和分析,经过调查分析,建立起手工系统的逻辑模型,以反映原系统的全貌。

(1)手工财务会计信息系统的数据流程图

由SA方法,先将财务会计信息系统看做是一个加工,它通过对原始凭证进行加工,形成数据账表。因此我们可以绘制出顶层数据流图,如图3-6所示。

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图3-6 手工财务会计信息系统顶层数据流图

对财务会计信息系统进一步细化,就可以分成“账务处理”、“工资核算”、“固定资产核算”、“材料核算”、“成本核算”、“产品核算”、“会计报表”等几个功能模块或子系统。如图3-7所示,为细分后的第一层数据流图。

由于篇幅限制,我们仅以图3-7中的“账务核算”子系统为例,继续细分下去。由于行业、单位及管理要求不同,数据处理的过程也会有所不同,因此需要根据企业自身的情况进行。图3-8是对“账务核算”进一步分解细化得到的一般数据流图。

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图3-7 手工财务会计信息系统第一层分解流图

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图3-8 “账务核算”进一步分解细化得到的一般数据流图

同样,我们对图3-8中以“清理往来账”和“银行对账”模块为例,进一步分解细化,得到它们的数据流图,如图3-9和图3-10所示。

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图3-9 清理往来账数据流图

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图3-10 手工银行对账数据流图

继续逐层分解下去直至得到最底层基本加工的详细数据流程图为止。将所有分解的数据流程图结合在一起,就得到了一个完整的手工财务会计信息系统的层次结构数据流程图。此外再对数据流图中的某些加工附加一些具体的加工逻辑细节说明,于是,层次结构数据流图和处理逻辑说明相结合就能全面、真实地反映出手工财务会计信息系统的数据处理全过程。

(2)手工财务会计信息系统的数据词典

关于数据词典的编写方法,我们在前面已举例做过专门介绍,这里不再重复举例。

将数据流程图与数据词典内容汇集起来,就构成了手工财务会计信息系统的逻辑模型。

(二)计算机财务会计信息系统逻辑模型的建立

在手工系统模型的基础上,结合计算机的特点,全面分析原模型在数据流向、处理方法和数据词典等方面的不合理之处,然后进行分析,合并、分解和修改,增加适合计算机处理特点的新功能,就可以导出目标系统的逻辑模型。我们也仅举例说明其中的做法思路。

1.导出财务会计信息系统的数据流程图

我们以图3-10中手工银行对账数据流程图为例进行说明。

(1)需增加“对账单录入”功能。要由计算机完成对账工作,就需要将“银行对账单”录入计算机并保存在银行对账文件之中,这样计算机才能将企业对账文件(记账过程产生的)与银行对账文件中的业务进行核对。因此在计算机系统中需要增加“对账单录入”功能,为用户提供“银行对账单”录入接口

(2)需增加“银行对账文件”和“企业对账文件”。银行对账文件用于存放“银行对账单”数据,企业对账文件用于存放企业的银行业务数据。由于银行日记账中数据量大且需要长期保存,所以给对账工作带来了一定的困难。因此应在计算机系统中增加企业对账文件,将银行对账文件与企业对账文件相同的业务做“已达”标记,并定期删除已达账,这样将更加适合计算机的处理特点。

(3)需增加“对账结果输出”功能。在计算机系统中,已达账、未达账、余额调节表等都存储在计算机之中,为了使用户能察看对账结果,应增加“对账结果输出”功能。一方面可显示在屏幕上供用户查看,另一方面也可以打印输出书面对账结果,作为会计资料保存。

(4)需增加“删除已达账”功能。

在计算机系统中,企业银行业务长期存在银行日记账文件中,因此在银行对账文件和企业对账文件中的已达账项就可及时删除,以减少不必要的存储空间,同时也可提高对账速度。

通过以上分析,可以导出财务会计信息系统中的“银行对账”模块数据流程图,如图3-11所示。

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图3-11 计算机化的银行对账流图

2.确定财务会计信息系统的数据词典

图3-11计算机化的银行对账数据流程图中分别增加了“银行对账文件”和“企业对账文件”等。我们以此为例来编写与其相关的数据项词典条目,为减少篇幅,这里我们采用数据项分析表的形式列示,如表3-4、表3-5所示。

表3-4 银行对账文件的数据项表

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(续表)

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表3-5 企业对账文件的数据项表

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我们将所有各层数据流程图与数据词典汇集起来,就得到了会计核算信息系统的逻辑模型。

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