会计记账凭证填制与审核怎么写

3.3　日常业务处理

总账系统初始化工作的完成为企业开展日常业务处理提供了基础。日常业务处理的主要内容包括填制凭证、审核凭证、出纳签字、记账以及查询和汇总记账凭证。

3.3.1　日常业务资料

2010年1月发生如下经济业务:

(1)1日，从工行账户提取备用金8000元。

(2)5日，收到南方分公司还来货款总计200000元，转入工行账户。

(3)15日，向北京分公司销售乙产品200件，销售价格为1000元/件，货款200000元，增值税34000元，销售成本500元件，用工行存款支付，产品发货并办妥托收手续，结转销售成本。

(4)25日，报销管理费用，其中，办公费10000元，招待费10000元，其他费用1000元。

3.3.2　填制凭证

企业在日常活动中发生的经济业务首先需要填制凭证，在实际工作中，可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容。从上一节我们知道，总账系统初始化工作是由账套主管完成，在进行日常业务处理时，需要更换一名操作员，此时，不需要关闭总账窗口，直接在窗口执行“系统→重新注册”命令来更换操作员。

1.填制凭证

以002钱江身份重新登录后，在“业务”选项卡中，执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口，在首次进入时，系统显示一张“记账凭证”样例，如图3-29所示，若系统中有已经填制的未记账凭证，则一般系统会按收款凭证、付款凭证、转账凭证的顺序显示。在“填制凭证”窗口，单击【增加】按钮或按“F5”键，系统自动增加一张空白凭证，一般可按以下步骤来填制凭证。

图3-29

(1)凭证类别

凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别名称，单击凭证类别的参照按钮，按照发生业务的性质选择“凭证类别”，如图3-30所示。

(2)凭证编号

如果在“选项”中选择“系统编号”，则由系统按时间顺序自动编号;否则，请手工编号，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有五笔分录，当某号凭证不止一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一，例如，收－0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。

图3-30

(3)制单日期

系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，用户也可根据业务实际发生日期进行修改，如图3-31所示。当采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。

图3-31

(4)凭证自定义项

用户可根据需要输入凭证自定义项，单击凭证右上角的输入框输入，如图3-32所示。

图3-32

(5)附单据张数

在右上角“附单据数”处输入该业务所附原始凭证张数，如图3-33所示。

图3-33

(6)摘要

摘要栏用于简单描述业务内容，一般可以直接输入，如果预先设置好了常用摘要，可按【F2】键或参照按钮输入常用摘要，常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行。

(7)科目名称

用鼠标选择“科目名称”栏，再单击“科目名称”栏的参照按钮或按【F2】键参照录入科目名称，如图3-33所示，或者直接在“科目名称”栏输入科目名称或编码，科目名称或编码必须是末级的科目的名称或编码。

(8)借贷方金额

录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以“－”形式输入。如果方向不符，则可按空格键调整金额方向。若“现金”科目设有日记账，“银行存款”科目设有日记账、银行账，相关科目设有辅助核算账，则在使用这些科目时，填写完“科目名称”后回车，在准备填写金额之时，系统会弹出对话框，要求填写相关信息，如图3-34所示的“银行存款/工行存款”科目设有日记账、银行账，系统要求填写“结算方式”、“票号”、“发生日期”等相关信息。

图3-34

(9)保存凭证

输入完毕，单击【保存】按钮，系统自动保存该张凭证，如图3-35所示。需要说明的是若凭证借贷合计不平，则系统不予保存，必须待修改平衡后才能保存。

图3-35

以此方法依次录入第二笔业务的收款凭证如图3-36所示，第三笔业务的转账凭证如图3-37和图3-38所示，第四笔业务的付款凭证如图3-39所示。

图3-36

图3-37

图3-38

图3-39

2.修改凭证

凭证填制完成后，在未审核前可直接修改，要对凭证进行修改，必须首先找到待修改的凭证，可采用以下两种方法进行查找:一种方法是在“填制凭证”的窗口，单击【上张】或【下张】按钮，寻找需要修改的凭证，执行修改工作;另一种方法是通过“填制凭证”窗口中的“查看→查询”功能，录入查询限制条件，查找凭证。录入查询条件后，单击【确认】按钮，系统列出所有符合条件的记录。找到需要修改的凭证后，系统将该张凭证打开，即可执行修改工作。凭证辅助项内容如果有错误，可以在单击有错误辅助项的会计科目后，将鼠标移到凭证中下部辅助项所在的位置，当出现“笔头状光标”时，双击此处，弹出辅助项录入窗口，直接修改辅助项的内容，如图3-40所示，或者按“Ctrl+S”键调出辅助项录入窗口后修改。

图3-40

3.冲销凭证

冲销凭证功能通常在记账后发现凭证错误的情况下使用。在“填制凭证”窗口，执行“制单→冲销凭证”命令，系统弹出“冲销凭证”对话框，如图3-41所示，输入准备冲销凭证的信息查找凭证，然后录入月份、凭证类别、凭证号。单击【确定】按钮，完成凭证冲销工作。

图3-41

已冲销凭证仍需审核、出纳签字后记账。为了保证会计核算的完整性，一般地，冲销之后，需要另填制一张正确的凭证进行补充。

4.删除凭证

当发现填制错误的凭证，可利用此功能删除凭证，在“填制凭证”窗口，利用凭证查询功能，找到应删除的凭证，打开凭证，执行“制单→作废/恢复”命令，将该凭证标上“作废”字样，如图3-42所示，作废后凭证的数据内容不变，不能修改，不能审核。此时，该凭证只是被标上“作废”标记，而没有真正被删除，作废凭证会参与记账，但不作数据处理，相当于一张空白凭证。

图3-42

如果要彻底删除已打上“作废”标记的凭证，则需执行“制单→凭证删除→整理凭证”命令，选择凭证期间后单击【确定】按钮，打开“作废凭证表”对话框，双击对话框中的“删除”栏，如图3-43所示，系统会对打上“作废”标记的凭证进行删除

图3-43

操作，此时系统会提示是否整理断号，如果凭证没有打印出来，则一般会选择整理断号;如果已经作了备份，则可不对断号进行整理。

3.3.3　出纳签字

出纳凭证涉及企业现金的收入与支出，为了加强对出纳凭证的管理工作，可以由出纳人员通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。如果设置了出纳凭证必须由出纳签字，则未经出纳签字的凭证不能进行凭证审核。

以003李英身份重新登录后，执行“凭证→出纳签字”命令，系统弹出“出纳签字”条件对话框，输入凭证过滤条件，单击【确认】按钮，系统列出符合条件的凭证记录，如图3-44所示，在所列出的记录中，双击需签字的凭证，系统打开该张凭证，出纳人员确认该张凭证没有问题，则单击【签字】按钮，在该张凭证的出纳签字栏中出现该出纳人员的名字。若需要对签字的凭证取消签字，可单击【取消】按钮。

图3-44

需要说明的是:若凭证一经出纳签字，则不能进行修改或删除操作，只有在取消出纳签字后才可以再次进行修改或删除，并且，取消签字只能由出纳本人进行。

3.3.4　审核凭证

审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有审核权的人才能使用本功能。需要注意的是，制单人和审核人不能为同一人，否则系统会给出“制单人与审核人不能同为一人”的错误提示。所以，在填制完凭证后，需要重新进行注册，更换一名具有审核权且与制单人非同一人的其他人员进行审核凭证的操作。

以001赵敏身份重新登录后，在“总账”窗口，执行“凭证→审核凭证”命令，系统弹出“凭证审核”条件过滤对话框，录入过滤条件，单击【确认】按钮。若是对所有凭证进行审核可以直接单击【确认】按钮，则可进入如图3-45所示的“凭证审核”窗口。在所列出来的凭证记录中，双击所需要审核的凭证，出现凭证审核窗口，单击【审核】按钮，如图3-46所示，则系统自动在该张凭证的审核人栏中填写当前操作员的名字，审核过程中，系统会自动翻页显示下一张未审核的凭证。操作员也可以选择“审核→成批审核”命令对凭证进行批量审核。

图3-45

图3-46

凭证审核后不能修改或删除，需取消审核后方可。若想取消审核，则首先寻找该张凭证，然后单击【取消】按钮，即可取消审核。

如果在审核过程中发现凭证有错，则可单击【标错】按钮，先行标错，退回制单进行修改，如图3-47所示，若再次单击【标错】按钮，则取消该张凭证的标错。已标错的凭证不能被审核，若想审核，则需取消标错后才能审核，对于已审核的凭证不能标错。

图3-47

3.3.5　记账

所谓记账就是将凭证记录登记到账簿中去的过程，也称为登账，记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。U8系统对记账过程有严格的限制条件。例如，期初余额试算不平衡不能记账、上月有未记账凭证不能记账、未审核的凭证不能记账，等等，所以在执行记账功能之前，需要做好记账前的准备工作。

执行“凭证→记账”，系统弹出“记账”对话框，要求“选择本次记账范围”，如图3-48所示。

图3-48

可单击【全选】按钮，将所有可以记账的凭证选中，也可以手动输入将要执行记账功能的凭证范围，需要说明的是参与记账的凭证必须先经过审核。然后单击【下一步】按钮，进入“记账”界面，如图3-49所示。

图3-49

单击【记账】按钮，系统开始记账工作，顺利完成后，系统出现“记账完毕!”提示，然后单击【确定】按钮，退出记账工作，如图3-50所示。

图3-50

记账工作由系统自动完成，这样大大减轻了会计人员登记账簿的工作量，但需要注意的是，在实际记账过程中出现以下情况的，需要“恢复记账前状态”:

●　记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

●　在记账过程中，不得中断退出。

●　在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。

●　所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。

“恢复记账前状态”是一个隐藏的功能，必须使用功能键激活，执行“期末→对账”命令，系统弹出“对账”窗口，在“对账”窗口同时按下“Ctrl+H”键，系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活”的提示，此时，在“凭证”菜单下会同时出现一个新的菜单“恢复记账前状态”，如图3-51所示，执行该命令即可进行恢复，待系统提示“恢复记账完毕!”后，即可再次进行记账操作。

图3-51