物业设备基础资料的管理是为设备管理提供可靠的条件和保证。物业设备进行管理，主要是物业设备及设备系统要有齐全、详细、准确的技术档案，主要包括设备原始档案、设备技术资料以及政府职能部门颁发的有关政策、法规、条例、规程、标准等强制性文件。
1.设备原始档案和设备技术资料
设备技术档案必须齐全、详细、准确，主要包括设备原始档案和设备技术资料两类。
（1）设备原始档案。
1）设备清单或装箱单。
2）设备发票。
3）产品质量合格证，进口设备的商品检验合格证。
4）开箱验收报告。报告内容主要有设备名称、型号、规格、数量、外观质量、附带资料、验收人员、验收日期等。开箱验收应有购买使用单位、设计单位、负责安装设备的公司、监理公司和生产厂商等代表参加。
5）产品技术资料。主要包括设备图纸、使用说明书、安装说明书等。
6）安装施工、水压试验、调试、验收报告。竣工验收报告，可进行分阶段验收，每阶段验收要做详细的记录，记录上有验收工程名称、位置、验收日期、验收人员等。水压试验要记录试验的压力、持续时间及在场的工作人员。调试工作有单机调试及系统调试两种。调试时，用户（业主）、设计院、安装公司和监理公司等单位必须有相关人员参加，设备生产厂商应参加单机调试工作。
（2）设备技术资料。
1）设备卡片。每一台设备都必须建立设备卡片，一般可按设备的系统类型、使用部门或使用场所对设备进行编号，在设备卡片上按编号登记设备的档案资料。见表1-1。
表1-1 设备卡片
2）设备台账。将设备卡片按编号顺序统一汇总登记，就形成了设备的台账。在设备台账中主要登记设备的大概情况，如设备编号、名称、型号、规格、生产厂商、出厂日期、价格、安装使用日期等。所有设备的概况在台账中要一清二楚，为管好、用好设备提供保证和便利。见表1-2。
表1-2 设备台账
续表
3）设备技术登记簿。每一台主要设备都应设立一本技术登记簿（即设备的档案簿），对设备在使用期间进行登录和记载。其内容一般包括设备概况、设计参数、技术特性、结构简图、备品配件、设备运行及维修记录，设备大、中修记录，设备事故记录，更新改造及移动改装记录和报废记录等。
4）竣工图。施工结束、验收合格后，设计单位、监理单位和施工单位把已经修改完善的全部图纸进行整理后交给用户，这些图纸就是竣工图。竣工图是记载工程建筑、结构以及工艺管线、设备、电气、仪表、给排水、暖通、环保设施等建设安装工程实际情况的技术文件，是竣工验收及今后进行管理、维修、改扩建等的重要依据，要妥善加以保管。
5）系统资料。按系统或场所把各系统分成若干子系统，对每个子系统，一般采用示意图、文字和符号来说明，其表达方式要直观、灵活、简明，以便于查阅。
2.政府职能部门颁发的有关政策、法规、条例、规程、标准等强制性文件
（1）政策、法规、条例及规程。
1）环保方面：《中华人民共和国水污染防治法》《中华人民共和国大气污染防治法》《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》《中华人民共和国环境噪声污染防治法》《中华人民共和国放射性污染防治法》和《中华人民共和国水法》等。
2）消防方面：《中华人民共和国消防法》《建筑设计防火规范》《人民防空工程设计防火规范》等。
3）节能方面：《中华人民共和国节约能源法》等。
4）建筑方面：《中华人民共和国建筑法》《住宅装修工程电气及智能化系统设计、施工与验收规范》《民用建筑工程室内环境污染控制规范》等。
5）电梯、变配电、燃气和给排水设备等都有政府部门的法规及条例进行监督和约束。
（2）技术标准。
技术标准有《生活饮用水卫生标准》《室内空气质量标准》《污水综合排放标准》《工业锅炉水质》《锅炉大气污染物排放标准》《声环境质量标准》等。
国家相关部门颁发的政策、法规、条例、规范和各种技术标准是设备管理中的法律文件，指导和约束着物业设备的管理工作，必须分类存档，妥善保管。
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