订单与确认

Chapter 17　订单与确认 Orders and Replies

一、词语注释

1. binder　n. a notebook cover with rings or clamps for holding sheets of paper 文件夹

2. caption　vt. to furnish a caption for加上标题；加上说明

3. COD (Cash on Delivery) a type of transaction in which payment for a good is made at the time of delivery 货到付款

4. combustible　adj. that catches fire and burns easily 易燃的

5. complementary　adj. forming or serving as a complement; making up what is lacking in one another 补充的，补足的；互补的

6. countersign　vt. to sign (a previously signed document), as for authentication 连署，副署，会签

7. crusher　n. a machine or tool for crushing something 粉碎机

8. deluxe　adj. particularly elegant and luxurious; sumptuous豪华的，奢侈的，华丽的

9. detector　n. an apparatus or device for indicating the presence of something 探测器

10. Document against Acceptance (D/A)　instructions given by an exporter to a bank that the documents attached to the draft for collection are deliverable to the drawee only against their acceptance of the draft 承兑后交单

11. duplicate　n. an exact copy of an original 副本

12. enclosure　n. something enclosed 附件；包入物，封入物

13. format　vt. to plan or arrange in a specified form 设计；安排

14. implant　n. something implanted, especially a surgically implanted tissue or device植入管

15. in bulk　in large amounts or volume 大批，大量

16. inland　adv. of, located in, or confined to the interior of a country or region 在国内；在内地

17. literature　n. printed material（广告、宣传用的）印刷品

18. manual　n. a small reference book, especially one giving instructions 手册

19. marine adj. of or relating to the sea, shipping or maritime affairs 海的，海上的；海事的，海运的

20. materialize　vi. to take physical form or shape 具体化；体现

21. meticulous　adj. extremely careful and precise 细致的；小心翼翼的

22. parallel　adj. having comparable parts, analogous aspects, or readily recognized similarities相同的，同样的，相似的，对应的

23. pinpoint　vt.　to locate or describe exactly or precisely 准确地确定……的位置

24. portion　n. a section or quantity within a larger thing; a part of a whole 一部分

25. procedure　n. a way of performing or effecting something; a series of steps taken to accomplish an end 程序；过程

26. proceeding　n. a procedure; a course of action 程序；做法

27. public relations　　the art or science of establishing and promoting a favorable relationship with the public公共关系

28. repetitious 　adj. involving something that is often repeated 重复的

29. sanitizer　n. type of antimicrobial that kills or irreversibly inactivates bacteria, fungi, and viruses 消毒液，消毒杀菌剂

30. serial number　a number that is one of a series and is used for identification 序号

31. sight draft　a bill of exchange which is payable when it is presented 即期汇票

32. spine　n. the hinged back of a book 书脊，书背

33. static　adj. showing little or no change or an electric charge 静电的

34. stipulation　n. the act of stipulating; something stipulated, especially a term or condition in an agreement 约定，约束；契约

35. surgical　adj. pertaining to or involving surgery or surgeons 外科的；外科用的

36. synchronous　adj. happening at the same time; occurring together; simultaneous 同时的，同步的

37. tabulate　vt. to put (facts, statistics, etc.) in a table or columns or otherwise arrange systematically 把……制成表格

38. upholster　vt. to supply (furniture) with stuffing, springs, cushions, and covering fabric装饰，装潢

39. UPS　United Parcel Service of America 美国联合包裹运送服务公司

40. utensil　n. an instrument, implement, or container used domestically, especially in a kitchen 器具，用具；家庭厨房用具

41. viz　adv. (Latin) namely, that is to say 即，换句话说

42. Western Union　financial services corporation that specializes in the transfer of money from one location to another location 西联国际汇款公司

二、课文参考译文

经过多轮的报价与还价，买卖双方达成一致，双方签署商业合同。落实合同的第一步就是买方发出订单，然后卖方给予确认，做出相应的运输安排。本章讨论的是这个过程中的沟通：直截了当的订单或者对报价的肯定答复用的都是推理式叙述方式。

接受是接收报价的人做出的声明，表明接受对方的报价或者还价。该声明通常用称为“书面接受”的正式信函表达。在简化的情况下，接受其实就是下订单。买方或者卖方都可以发出接受声明，这主要取决于讨价还价过程中的实际活动。

贸易公司几乎每天都要订购商品和服务。“请给我们……”是一封订单的主要信息。因为它可以被认为是一种特殊的询函，我们必须提供正确、具体和简洁的信息，这样供应商能够给我们供货——让客户满意。只有通过这种方法，我们才能期望取得有效的沟通，避免浪费时间与金钱。

除了格式化订单，我们还可写标准的信函来订购商品。本章重点讨论第二种信函，而这种信函对语言掌握的要求更高。

1. 格式化订单 Form Order Letters

越来越多的公司都会在网页上提供空白格式化订单，买家可以在网上订货。许多中外的大公司通常把订单的格式和如何填写订单的程序放在网页的操作手册中。你可以回忆一下第14和15章有关询信、订单和索赔的“回复”内容。这些过程都曾提到过。

或许有公司不愿意回复一般询信，但没几个公司不喜欢收到订单。

如果你是出口商，你也可以用现成的格式化信函回复订单。

例信2：中国进口商的格式化订单

Specimen Letter 2: Chinese importer ordering in a form letter

敬启者：

感谢贵方6月4日报价，如蒙8月底前供应以下货物，我方将非常高兴：20箱外科用永久植入管，目录号65432，单价5美元/只，包括运费。

此致敬礼！

例信3：国外进口商订购商品的格式化订单

Specimen Letter 3: Overseas importer ordering in a form letter

译文1

请按附寄的我方00876号订货单发送1,000台易燃气体探测仪（货号CGD008989），每箱10台装。

盼我方订货早日到达。

译文2

您好，请贵公司给我们提供1,000个燃气警报器，商品号CGD 008989，10个装一纸箱，请参照附件中我们的第00876号订单。

期盼贵公司可以早日提供我们的订购商品。顺祝商祺！

大多数的公司都会分发订单表给潜在客户，这些订单表有印刷体的，也有电子版的。潜在客户可以用这些来订购商品。这些空白的订单表被称为“格式化订单”。本书介绍各种信函写作，就写作方式来讲，格式信函是其中的一部分内容。

在这个电子商务时代，越来越多的人使用这样的方法。事实上，许多大公司都提供在线订购以便顾客即时订购商品。为了顾客可以下次继续订购，一些供应商给买家直接提供类似的格式。这种信函称为一般订单，它常常在买卖双方有着良好关系的情况下使用。

按照格式化订单的程序，你可以按照格式化订单的填写说明购买商品。对于订单的细节，可以使用分栏格式。你可以写一封简洁的信函，并且附上一个填好了商品名称、编号、数量、规格、交货日期、送达地址以及其他必要信息的格式化的订单。

2. 订购函 Standard Orders Letters

在许多情况下，你必须写信订购需要的商品。在以下的情况，我们通常使用标准的信函去订购商品：

● 买方是一家偶尔购买的小公司

● 卖方没有直销或者在线订购服务

● 购买者不了解一条龙服务

● 购买商品无规律或者对购买的商品有特殊的要求

标准订购函还涉及其他因素——购买本身很重要，不管购买的数量是多还是少，或者有与特殊询问函和答复函一样的性质。由于存在这些可能性，我们给本书的读者重点介绍标准订购函。

基于以上列举的几个因素，人们可以随订单附一封正式的信函。这样的信函称为特殊订单。

如下面所示，订单是用推理式或直接叙述方式来组织的。

2.1　直接订购 Direct Opening with the Order

通常在订单的第一句话中直接说明订购商品。第一句话（或者第一段，如果信的篇幅较长的话）应该能够确定订购的信息。你应该按买方在产品说明中所列的信息写商品名称，而不是根据你知道的中文名称随意译成的英文名。直截了当的开头确保商品的“实价”或“确切的价格”。

请记住：尽量不要使用诸如“I’m interested in …（我对……感兴趣）”，“I’d like to have the opportunity…（我希望有机会……）”，“We are looking for …（我们期待……）等一些常用于一般要求信的不确定表达方式。

有时，有必要说明订购信息的来源。我们所说的信息来源是指产品供应商的商品目录、广告传单或其他的文字材料。提及信息来源有助于读信人轻松辨别对方所需要的产品，避免双方讨论的并非同一商品的情况。

2.2　详细的清单 Meticulous Listing of the Detail

第二段提供商品所有相关的细节。具体细节指的是读信人为了理解你的信息，所需要的明确的信息。对于每件订购的商品，应该指明存货号，或者商品目录号，提供详细的描述，如尺码、颜色、订购的数量、单价、总数、运输方式、目的港和支付方式。如果细节很多，你可以把信息列表，这会很有用。

2.3　具体要求 Stating Your Specific Requirements

在第三段，你要说明具体要求，经常需要写的是支付方式和运输说明等（如果订单简短，这个具体要求可以放在第二段落）。如果买方没有具体说明，发货人可按照一般的做法自由发货。如果你有特殊的要求，就要在此段明确告诉对方执行订单。

2.4　结尾 Complementary Close in a Repeat

第四段以友好的信息收尾。它通常称为“主题结尾”，意思是说信函的结尾处要表明你期望读信人采取的行动。这句话可能是重复的信息，不过，最好是用不同的词语来表达。

“标准订单信”的特征之一是把详细信息格式化成订单的细节，这一点最值得注意。下面的例信都包括一个列有订购商品的表格。这种做法与第8章的“信息格式化”一节有关。下面的例信表明，将中间段落表格化可以使信函看起来更清楚，更完整。

例信6：买主接受还盘并下订单

Specimen Letter 6: Buyer placing an order with instructions

敬启者：

我们决定接受贵方提出的付款方式，即付款交单，但希望在不久将来能重新审议这些条款。随函附寄我方第CN0689号电子船上仪表仪器订单，请查收。

请贵方将装船单据和你方即期汇票邮至北京工商银行东铁匠营分理处。

如果贵方没有所列商品的现货，请勿用替代品。盼能在以后六周内发货，请贵方予以确认。此致敬礼

附件：第CN0689号订单

写标准订单很简单。不过另一个值得注意的“标准订单”的特征是“特殊性”，而不是订单详细中的“常规性”。明眼人都会发现，你发送的订单就是确认的订单或者是最后还价函——如果你可以确定每个非文本信息，如商品名称、数量、数目、总额、时间和其他条件都是你所表示的。

尽管我们几乎每天都要写格式化订单，但格式化订单占据了购买合同的大半部分，无论在国内或者境外。当发货人发出商品时，订单代表了合同中的报价部分。因此，你必须说明订单所需的所有细节。每个商品的信息应该正确、清楚、具体和简洁。本章前面部分讨论的格式化信函也不例外。信函表达的意思越清楚，你得到订购的商品就越快，也越准确无误——在这个过程中达到了沟通的目标。

3. 订货确认函 Replies to Orders

收到对方的订单后，可以用不同媒介通过口头或者书面方式进行确认。过去人们常发电报确认。但自从西联国际于2006年1月27日停止了所有的电报服务，这一大众沟通方式就退场了。随着技术的进步，现在我们有更多的选择。你可以打电话，发手机短信或者邮寄卡片。

对于订单的回复可以是肯定的也可以是否定的。对订单的肯定答复函称为“确认函”。

肯定答复函可以是以下三种信函中的一种——确认信，格式化信函和标准信函。这取决于事情的复杂程度与回复信函的长度。

订单确认函　许多公司用事先准备好的卡片来确认收到订单，尤其是国内市场的订单。确认卡片也可以用来通知收信人无法立即供货。但是如果以电子邮件的形式回复的话，实际上你是在写一封格式信函。

不管买方以何种方式下订单，你现在要写回复。通常你要尽快确认订单——“及时”回复。第10章关于礼貌的第一个提醒就是这样建议的。

及时确认订单既可以确保订单又可以在你和客户之间建立更加亲密的个人关系。

格式化信函　通常，格式化信函用于答复一般订单，而且/或者在保持经常的来往的亲密商务伙伴之间应该如此。

标准订购函　如果你的客户下了大订单，如果你热心公共关系，如果订单要求回应，或者客户是第一次订货，你有必要给对方发送一封标准的并且个人化的信确认订单。如果我们稍微变一下坐标，那么我们还可以发送确认信（confirmation letter）。同学们应该特别注意这种回复订单的信函。

如果出现以下情况，我们必须很仔细认真，把这种答复作为特别的回复。

● 需要更多的信息

● 只能部分供货

● 无法供货

● 提出替换商品

● 延迟交货

这种信函的组织或结构类似于下订单的结构组织和第14章讨论到的回复。

例信8：出口商确认函（带附件）

Specimen Letter 8: Exporter confirming by sending a sales contract

先生：

本公司在考虑了贵我双方近来有关200箱静电屏蔽材料的往来函件后，现确认有关交易。

兹随函附上第765号销售合同一式两份，敬请签署并寄回副本供存档。

烦请早日开立有关信用证。

关于追加数量的事宜，本公司正研究供应状况，可望于一周后报盘。此致敬礼！

例信9：出口商确认订单并且敦促开立信用证

Specimen Letter 9: Exporter confirming an order and urging the opening of an L/C

译文1

您好：

很高兴确认我们收到来自于您的订单50台压榨机，金额总计50,000美元。

按照您的要求，我们准备在月底将该批货物运输过去。如果您能尽快开立以我方为受益人的不可撤销的有效期到3月15日的信用证，我们将不胜感激。

一旦收到您的信用证，我们将立即组织运输。

希望您能确保信用证上所有的规定都与销售合同上的保持一致。顺祝商祺！

译文2

敬启者：

你方定购50台压碎机，总金额为5万美金，特此确认。

按你方要求，本公司正在准备这个月底交运。敬请你方尽早开出以我方为受益人、3月15日前有效的信用证。一接到来证，本公司立即安排装船。

请注意信用证规定一定要与合同条款一致。谨上

例信10：进口商敦促出口商确认订单

Specimen Letter 10: Importer confirming while urging a conclusion of the deal

先生/女士：

现致函请贵司确认我方订单，兹附上贵我双方近来洽商购买家具业务之电子邮件的副本。

上周电邮告知贵公司，已寄出 50套高档皮革家具的定单，随函附上ST555号定单副本及装运说明。

如蒙从速落实该定单，将不胜感激。任何延误都可能引致我方客户不便。

现已安排开立信用证。可望四日内送达贵公司。

附件：（一）电子邮件复印件

（二）ST555号定单复印件

（三）装运说明副本

此致敬礼！

例信11：对订单的否定答复

Specimen letter 11: Negative response to an order

您好：

主题：关于商品号FC034的折叠椅

谢谢您8月7日的来信，以及您的CD0607号订单，但是很抱歉这次我们不得不拒绝您的订单。

在收到您的邮件以后，我们立即和我们的生产商联系了，但是由于大量的订购，他们拒绝了您的订单。而且，您可能也知道，近期恶劣的天气袭击了我们当地，使得生产商们的物料供应不足。

我们知道您急需这批货物，而且为了可以早点给您提供货物，我们正跟其他的生产商联系。如果我们取得了货物，将立即跟您联系。如果您还对我们库存的其他商品感兴趣，请参考我们附件里最新的商品目录。

如果您还有其他什么需求，请即跟我们联系。我们承诺迅速仔细地处理所有的问题。

顺祝商祺！

三、练习参考答案

172. Classroom Workouts

Students will be able to improve this letter if they come to realize that:

the entire narrative seems wordy;

the requirements described are not clear;

the organization of the message is not standard.

174. Rewriting for Submission

Student submission without commenting

C.

NO.BCD/06-678

We confirm our agreement to supply the following goods:

1. Brand Name: Red flag

A: Digital recorder

B: Camcorder

C: Miniature DVD Player

2. Quantity: A: 1000 B: 2000 C: 3000 (case)

3. Packing: By standard export case (100 cases for each)

4. Unit Price: FOB net Xingang port per box, U.S. dollars, (including 5% commission) A: 430 B: 320 C: 490

5. Payment: 100% irrevocable letter of credit, opened immediately through Bank of China, drawn at sight.

6. Delivery: on or before July 15

177. Rewriting for Submission

Try to create your own versions of product information by referring to a real business line, if possible.

As the author of the textbook, I am sure it is possible if only you give it some extra minutes.附上以往学期学生提交的本题作业。供学生讨论、练习修改或作考试试题用。Student submissions without commenting from the author

Student submission 2 without commenting

Dear Sirs

We are glad to inform you that your white goods have found a niche market here. Please send us the goods according to the following table:

The payment for the purchase is to be made by the irrevocable letter of credit opened in your favor fifteen days after your acceptance of the order.

As the merchandise are badly needed, we find it necessary to remind you of the importance of making just-in-time delivery.

Looking forward to the arrival of our order.

Faithfully yours

Student submission 3 without commenting

Dear Sir

The quoted price contained in your letter of April 22, caused favorable attention of us. As the summer vocation is approaching, it is a golden time to sell toys..

We would like to order the following items consisting of various series, patterns and assortments:

The total order quantity should be shipped in June. At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened. As the goods are badly needed, we find it necessary to stress the importance of making punctual delivery; any delay in shipment would result in our withdraw of this order.

Please confirm the order and look forward to the arrival of our order in time.

Sincerely,

178. Rewriting for Submission

A translation of Entry 178 for your reference

敬启者：

从您10月25日来信中得知您已接受我10月14日的报盘。作为答复，我们确认向贵公司出售500个游泳池氯含量控制仪，每个港币270元CIF新加坡，每台装一纸盒，每10盒装一大纸箱，由卖方按发票金额的110%投保一切险及战争险，2012年1月从中国港口运往新加坡，唛头由我方选定，以不可撤销的、保兑的即期信用证付款，信用证必须在装运前30天到达我方。按照惯例，信用证有效期为最后装运期后第15天在中国到期。对您的合作预致谢意。

此致，

注：游泳池氯含量控制仪swimming pool chlorine controllers

A copy of Entry 178 with problems marked.

We get to know from your letter dated October 25 that you have accepted our offer of October 14. As a reply, we are writing to confirm that we sell 500 sets of control instrument for CL percentage in the swimming pool to you, at the price of CIF Singapore 270 HK dollars per set, a set in each box, ten boxes in one big case. We buy insurance against all risks and war risk covering 110% of the invoice amount. It will be delivered from the port in mainland of China to Singapore in January 2012. We determine the shipping mark. The payment for goods is made by irrevocable, confirmed letter of credit at sight. We would like the letter of credit to attain to us 30 days prior to the shipment. According to the usual practice, the validity of letter of credit is within 15 days after shipment in China.

A possible correct version of Entry 178 for your reference

Dear Sirs,

We are pleased to learn from your letter of October 25 that you have accepted our offer made on October 14. In reply we confirm our sales to you of 500 swimming pool chlorine controllers at the price of HK$ 270.00 per unit CIF Singapore. The goods are packed in boxes of one unit each, 10 boxes to a carton.

The insurance is to be covered by the sellers against All Risks and War Risk for 110% of the invoice value. The shipment is to be effected in January 2012 from China port to Singapore. The Shipping mark will be made at our option.

The terms of payment are by a confirmed, irrevocable L/C payable by draft at sight. The relevant L/C should reach us 30 days before shipment and should remain valid for negotiation in China till the 15th after the latest date of shipment as per our usual practice.

Yours truly,

179. Rewriting for Submission

A possible revision of Entry 179

Dear Sir /Madame:

Thanks for your Oct. 25 letter regarding the receipt of our Oct. 14 offer. To ensure the delivery we confirm the order which was for 500 chlorine controllers used in swimming pools, at the price of HK$270 each, CIF Singapore, one set per carton, ten cartons to a case.

We’ll insure the commodities against all risks and war risk the amount of 110% of the invoice. The goods will be shipped from Chinese port to Singapore in Jan. 2012 and we will choose the shipping mark.

The payment for above goods is going to be made by an irrevocable and confirmed sight credit. Please ensure that the L/C would reach us 30 days prior to the date of dispatch. The L/C expires in China on the 15th day from the final shipping date.

Thank you in advance for your kind cooperation.

Sincerely yours,

Below is a second response letter to accept and confirm the order of Entry 178.

Read and improve it by incorporating what is discussed on language use in chapters 1 to 11.

Oct 26, 2010

Dear Sirs,

We are very glad to know from your letter dated Oct 25 that you have accepted our offer on Oct 14. Thank you for your order and your confidence in our products.

As requested, we take pleasure in confirming that we offer you 500 chlorine control instruments for swimming pool at the price of HK$270 per unit, and one unit per box, 10 boxes per carton.

We have covered the insurance for 110% of the invoice value against all risks and war risk. The time of shipment is on Jan, 2012 from the port to Singapore and the shipping mark shall be at our option. The term of payment is irrevocable, confirmed L/C payable by draft at sight. The L/C must arrive 30 days before the shipment. As usual, the L/C will be valid for 15 days after the final shipment and the deadline will come in China.

We do appreciate your cooperation.

Yours sincerely,