知照性公文

第五节　知照性公文

一、公告

（一）公告的含义

公告是行政公文的主要文种之一。“公告”是国家行政机关和人大机关共同使用的一个告知性公文文种。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。在国家行政机关方面，公告是向国内外宣市重要事项或者法定事项时使用的一种公文；在人大机关方面，公告适用于发布法律、地方性法规及其他重要事项。

（二）公告的类型

公告按其内容性质的不同，分为以下四类：

1.重大事项性公告。即向国内外宣布重大事项、重要事件的公告。凡是用来宣布有关政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项的，都属此类公告，如全国人大常务委员会关于确认全国人大代表资格的公告。

2.法规性公告。是指用以发布方针政策、公布法律、法规而使用的公告。例如，2004年3月14日十届全国人大二次会议主席团用以公布《中华人民共和国宪法（修正案）》而使用的公告。依照有关法律和法规的规定，一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。如《国务院公务员暂行条例》中就规定，录用国家公务员要“发布招考公告”。

3.任免性公告。用以宣布人员职务任免事宜的公告。

（三）公告的特点

1.发文机关级别高

公告发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。一般基层机关、地方主管部门（如金融、工商、税务、物价、公安、司法、文教、卫生、房管等）及企事业单位不得使用“公告”来宣告事项，公民个人更无权使用“公告”任何单位都不允许把“公告”当广告或启事使用。

2.发布范围广泛

公告是向“国内外”发布重要事项和法定事项的公文，其传达范围可面向全国，乃至全世界。

3.写作题材重大

公告的内容庄重严肃，体现着国家权力部门的威严，既要能够将有关信息和政策公之于众，又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。因此，公告的事项都是在国际国内影响重大的事项，或者是依法必须向社会公布的法定事项。

4.发布形式特殊

公告可通过新闻媒体发布，具有新闻性特点。比如新华社受权宣布我国将进行向太平洋发射运载火箭试验的公告。

（四）公告的写作

1.标题有三种写法：发文机关＋主要内容＋文种；发文机关＋文种；主要内容＋文种。公告一般不用公文的常规发文字号，而是在标题下方正中标示“第×号”。

2.正文包括开头、主体、结语三部分。

（1）开头

开头主要用来写发布公告的缘由，或根据、目的、意义等。这是公文普遍采用的常规开头方式，多数公告都采用这样的开头。但也有不写公告缘由，开门见山进入公告事项。

（2）主体

主体部分写公告事项。因每篇公告的内容不同，主体的写法因文而异。可首尾贯通，内容较多时可分条列出。总的要求是条理清楚，准确简明，庄重典雅。

（3）结语

一般用“特此公告”固定用语作结。也可根据实际情况以自然段来表达执行要求，或者事毕文止，干净利落收束全文。

【例】

北京市人民政府关于2008年北京奥运会残奥会

开幕式闭幕式及彩排预演期间燃放烟花的公告

依据《北京市烟花爆竹安全管理规定》，市政府决定：2008年北京奥运会、残奥会开幕式、闭幕式及彩排预演期间，在本市五环路内部分地点燃放烟花。

特此公告

　北京市人民政府　

二○○八年八月一日

上例属于重大事项性公告。公告内容都很单纯，所以采用首尾贯通式结构。

二、通告

（一）通告的含义

通告是行政公文文种之一。通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。

（二）通告的特点

通告文种一般要求一定范围内的人群普遍知晓其事项，具有周知性特点。通告的内容，常用来颁布地方性的法规，法规一经颁布，特定范围内的部门、单位和民众都必须遵守、执行，共同维护社会公务管理秩序。

（三）通告的类型

根据通告内容及性质，可以大致区分为法规性通告和知照性通告两大类型。二者只是在内容、性质上有所侧重，没有绝对的界限，因为公布法规的通告不可能没有知照性，要求某一范围人群知晓、遵照的通告事项完全没有法规性的也不多见。

（四）文种辨析

通告和公告都具有晓谕性和公布性，发布范围都很广泛，可面向全社会。区别有三：

1.重要程度有别。公告是用来发布重要事项和法定事项的，涉及内容多是国家大事或省市级的行政大事，或者履行法律规定必须遵循的程序。通告用来发布在一定范围内需要遵守或周知的事项不及公告重大，因此，局部性事项和非法定的事项，不能采用公告的形式公布，适宜用通告。

2.发文机关权利有别。公告是高层行政机关及其职能部门才有权使用的一种高级别的文体，而通告则不局限于此，不仅基层行政机关可以制发，社会团体、企事业单位在自己的职权范围之内，也可以制发。

3.发布范围有别。公告是向国内外发布重要事项和法定事项采用的文种，它的发布范围比较大，遍示天下，一体周知。通告虽也是面向社会发布，但实际上是“在一定范围内公布”，限定在某一特定社区范围内，针对某一特定的人群而发布。

（五）通告的写作

1.标题。通告的标题主要有两种写法：发文机关+主要内容+文种；发文机关+文种。少数通告标题只有文种“通告”二字。

通告的发文字号不像一般公文那样只用常规方式，实践中有多种情况并存。政府发布的通告，要有正规的发文字号；某一行业管理部门发布的通告，则可采用“第×号”的方式，标示位置在标题之下正中。

2.正文。正文采用公文通用结构模式撰写，共分三大部分，可分别称为通告缘由、通告事项、通告结语。

（1）开头部分一般交代通告缘由，主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。

（2）主体部分交代通告事项，是通告的核心部分。内容复杂时可采用分条列项的写法；内容单一，可采用首尾贯通式写法。

（3）结语。结尾部分多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”收文。

【例】

上海市人民政府关于本市新建工业项目执行国家

排放标准水污染物特别排放限值的通告

沪府发〔2008〕52号

为了贯彻《中华人民共和国环境保护法》、《中华人民共和国海洋环境保护法》、《中华人民共和国水污染防治法》，保护和改善环境，促进经济社会全面协调可持续发展，根据本市水污染防治的需要，除青浦区按照环境保护部第28、30号公告要求执行国家排放标准水污染物特别排放限值外，自2009年2月1日起，本市新建、改建、扩建制浆造纸、杂环类农药、电镀、羽绒、合成革与人造革、发酵类制药、化学合成类制药、提取类制药、中药类制药、生物工程类制药、混装制剂类制药和制糖等12个工业行业项目（以环境影响评价文件批准日期为准），向环境水体直接排放的水污染物，执行已公布的国家排放标准水污染物特别排放限值（相关国家污染物排放标准详见附件）。

特此通告。

上海市人民政府

二○○八年十二月十一日

上例为法规性通告，内容单一，所以结构采用篇段合一，层次清晰，条理分明。

三、通知

（一）通知的含义

“通知”是党政机关常用的一种公文。在我们党和国家历次发布的公文处理法规中，一直将其列为主要公文种类之一。实践中也是党政机关使用频率最高、适用范围最广的下行文种之一。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。按照《中国共产党机关公文处理条例》的规定，通知适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

（二）通知的特点

在下行文中，通知的功能最为丰富，可用发布规章、批转和转发文件、任免干部、布置工作、传达指示、晓谕事项等。不过和其他一些功能相近的下行文种相比，通知的规格要低于命令、决议、决定、指示等文体。因此，通知用于发布的规章，多是基层的，或是局部性的；用于布置工作、传达指示时，文种的级别和行文的郑重程度都明显不如决定、指示。通知的发文机关限制小，几乎不受级别的限制，大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知。

（三）通知的类型

1.指示性通知。给下级机关发布指示、布置工作的通知即指示性通知，一般是以机关办公部门名义行文。凡是需对某一事项进行处理、对某问题作出指示，又不适合用命令、决定、指示行文时，均可用通知的形式进行办理。

2.发布性通知。通知可发布有关法规和规章，—般用于党政机关内部行文，具有发布性。现《国家行政机关公文处理办法》中，虽删除了通知原有的“发布规章”的用途，但实践中，用命令（令）发布行政法规和规章时，使用主体级别、权限和所涉及的内容范围局限性很大，因此，很多时候发布一些法规、规章时，如条例、规定、办法、细则、实施方案等，仍然使用“通知”文种颁发。

3.中转性通知。将某一下级机关报来的文件（主要是建议性报告或工作报告）转发给有关下级机关，叫做“批转”；将上级机关发下来的文件，或不相隶属机关发来的文件（主要是指示、意见、通知等）转发给下级机关，叫做“转发”。

4.晓谕性通知。这类通知一般只有告知性，没有指导性。其用途较广泛，机构、人事调整，启用、作废公章，机构名称变更，机关隶属关系变更，迁移办公地址，安排假期等，都可使用这种通知。

5.任免通知。用于任免人员的通知。根据职务的重要程度的不同，可分别采用不同的文种任免人员，最高可用任免令，其次可以用决定，再次用通知，最低用公布任免名单的方式。任免基层干部时通常用通知。

（四）通知的写作

由于通知的功能多，种类多，其写作模式及要领也不尽相同，分述如下：1.发布性通知

①标题：发文机关名称+被发布的法规或规章名称+文种。

②正文：一般要表明两层意思。一是明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。这类通知的正文通常十分简短。对一些重要的法规，还要强调其重要性及重大意义，全文由目的、根据、发布对象、发布决定、贯彻执行要求组成。这类通知是复合体公文，被发布的规章全文附在通知之后，但不作为附件处理，而是正件的组成部分。

③结尾：在多数情况下，是用来宣布法规及规章的时效，其写法有的是“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并写明原有相同的法规、规章同时废止等，或要求下级予以反馈执行情况。

2.指示性通知

①标题：发文机关+事由+文种

②正文：正文部分多是总分式结构，具体有两种表现。一是“总—分—总”的结构模式。开头部分总括全文中心，结尾要求及时反馈执行情况，主体部分由若干并列的内容组成。二是开头开宗明义，交代缘由、背景、根据，然后分条列项提出通知事项和要求。

（3）结尾：主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求，或自然收尾也可。

【例】

中共北京市委教育工作委员会北京市教育委员会

关于做好地震灾区中小学生来京借读和

高校招生录取有关工作的通知

京教工〔2008〕55号

各区县教委，各普通高等学校：

自5月12日四川省汶川发生大地震以来，在党中央、国务院的坚强领导下，抗震救灾工作正有力、有序、有效地展开。首都教育系统师生员工积极行动，采取多种方式支援抗震救灾工作，以饱满的政治热情和强烈的社会责任感投入其中，树立了良好的社会形象。

当前，抗震救灾已逐步转入全面安置和准备恢复重建的阶段，首都教育系统应充分发挥智力人才优势，为接收安置工作创建绿色通道，在灾后重建的教师支持，心理疏导以及家庭受灾严重学生帮扶方面发挥积极作用。为统筹安排首都教育系统支援地震灾区的工作，现将灾区中小学生来京借读和升学考试工作通知如下：

一、积极接收灾区来京借读中小学生

（一）凡来自灾区并在京有合法监护人的中小学生，持当地民政部门、教育部门开的相关证明，均可向来京居住地所属教育行政部门提出借读申请。

（二）区县教委在对灾区学生提供的申请等相关材料进行审核后，在其居住地所在学区片安排学生就近入学。如所在地区学校无空余学位，区县教委负责统一协调，相对就近给予解决。

（三）凡正式接收的灾区学生，在京学习期间给予办理借读手续，借读期限原则上以学生原籍所在学校正式复课时间为准。

（四）灾区学生在京借读期间，一律免收借读费和学杂费，并为其免费提供学习所需用品及相关教材。学校免费为学生安排体检，并作好卫生防疫等工作。

二、切实做好2008年高校招生录取相关工作

（一）认真落实教育部下达的招生计划。各普通高校要认真落实《教育部办公厅关于调整2008年四川省普通高校招生来源计划的紧急通知》（教学厅〔2008〕8号），细致做好非延考区和延考区的计划编制工作。

（二）切实做好2008年招生安排工作。各普通高校要统一宣传口径，有关招生计划、新生录取政策以及新生入学后待遇问题，应根据隶属关系，报主管部门批准向社会正式发布。

（三）做好新生入学“绿色通道”工作。各普通高校要提前安排包括绿色通道在内的新生入学，特别是地震灾区新生入学的绿色通道工作。确保新生特别是地震灾区新生不因家庭经济困难原因失学。

三、高度重视，统筹协调灾区教育支援工作

（一）各区县教委、普通高校要高度重视灾区学生安置和学校重建准备工作，继续以多种形式关心、关怀灾区学生，积极创造条件，努力为灾区孩子服务，妥善安置好他们在京期间的学习和生活。

（二）各区县教委要及时制定“接收安置方案”，并成立“接收安置灾区中小学生工作临时协调小组”，指定专人负责。建立健全与借读学生监护人有效沟通渠道，对在安置中出现的个别问题，加强请示、沟通和协调，务必妥善处理。

（三）各区县教委和普通高校要按照市委、市政府的统一部署，有计划地组织部分高校和中小学优秀教师开展对地震灾区中小学的义务支教。并根据当地实际需求，组织灾区部分中小学教师来京进修培训。

请各区县教委于6月5日（星期四）16∶00前，将本区县制定的“接收安置方案”、“协调小组名单”、目前接收安置灾区中小学生情况以及指定负责人和联系电话一并报市教委备案，以便统一协调部署相关工作。

（联系人：基础教育处纪岩、办公室朱海兰，联系电话：51994919、66075419，传真电话：66074807、66074167）

中共北京市委教育工作委员会

　　北京市教育委员会　　　

　　二○○八年六月二日　　

这份指示性通知，导言部分陈述接收安置灾区学生工作的背景和意义；主体部分分条款具体提出要求，条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行；结尾部分提出反馈要求。行文相互照应，缜密严谨。文中多处用到“要”字句，表意明确，语气坚定有力，令人不容置疑，利于确保通知内容的贯彻执行，要求明确具体，针对性和可操作性很强。

3.批转、转发性通知

（1）标题：批转（转发）文件的机关名称+主要内容+文种。在撰写转发性通知的标题时，如转发的文件是几个“通知”时，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”，既不引起歧义，也不妨碍主题词中对文种的标引。

（2）正文：正文主要由转发对象、转发决定、执行要求组成，有的十分简短，有的在批转对象和批转决定表述完毕之后，还对时代背景、现实状况、性质意义、原则要求、基本任务等进行了说明和论述。

【例】

兰州市人民政府办公厅转发甘肃省人民政府办公厅

关于研究解决兰渝铁路建设有关问题的会议纪要的通知

兰政办发〔2009〕258号

各县、区人民政府，市政府有关部门：

现将甘肃省人民政府办公厅《关于研究解决兰渝铁路建设有关问题的会议纪要》（甘政办纪〔2009〕63号）转发给你们，请各有关县区和部门结合实际，认真贯彻执行。

一、兰渝铁路及兰州枢纽工程是国家实施西部大开发、灾后重建和拉动内需的重点项目，该工程涉及我市的城关、安宁、西固区和榆中、皋兰县，目前已经全面开始征地拆迁和施工建设。各县区和相关部门要高度重视，树立大局意识，落实责任，主要领导亲自抓，及时研究解决工程征地拆迁及施工中的各类问题，认真研究分析并采取措施，确保工程建设的顺利进行和社会稳定。

二、涉及征地拆迁的县区要严格按照《中华人民共和国土地管理法》及相关法律法规，制定《征地补偿安置方案》，统一标准，统一口径，做好宣传，使征地补偿政策家喻户晓。

三、涉及拆迁量大的城关区、安宁区、榆中县要做好被拆迁企业和居民的安置工作，特别是被拆迁居民和村民的过渡安置问题，要以人为本，切实予以妥善解决。

四、市政府国资委要全力解决好被拆迁3家企业的搬迁问题，并做好企业职工的拆迁安置工作。

五、各县区、各部门要坚持以大局为重，提高办事效率，及时解决项目建设中出现的问题，营造良好的建设环境，切实维护社会稳定，保证重点工程的顺利进行。

附：甘肃省人民政府办公厅关于研究解决兰渝铁路建设有关问题的会议纪要

二○○九年十二月二十五日

上例转发性通知，开篇同一般的转发性文件一样，说明被转发意见的文件名称，表明态度，提出贯彻执行要求。接着又针对被转发的会议纪要，进一步对其意义和具体执行进行说明、阐释。

4.晓谕性通知

（1）标题：发文机关名称+主要内容+文种。

（2）正文：开头一般交代行文根据、目的；主体部分交代具体周知事项；结尾表达希望或提出要求。

（3）内容单一的，直接交代通知事项即可。

【例】

国务院办公厅关于2011年部分节假日安排的通知

国办发明电〔2010〕40号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

根据国务院《关于修改＜全国年节及纪念日放假办法＞的决定》，为便于各地区、各部门及早合理安排节假日旅游、交通运输、生产经营等有关工作，经国务院批准，现将2011年元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节和国庆节放假调休日期的具体安排通知如下。

一、元旦：1月1日至3日放假公休，共3天。

二、春节：2月2日（农历除夕）至8日放假调休，共7天。1月30日（星期日）、2月12日（星期六）上班。

三、清明节：4月3日至5日放假调休，共3天。4月2日（星期六）上班。

四、劳动节：4月30日至5月2日放假公休，共3天。

五、端午节：6月4日至6日放假公休，共3天。

六、中秋节：9月10日至12日放假公休，共3天。

七、国庆节：10月1日至7日放假调休，共7天。10月8日（星期六）、10月9日（星期日）上班。

节假日期间，各地区、各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众祥和平安度过节日假期。

　　国务院办公厅　　

二〇一〇年十二月九日

上例属晓谕性通知，内容较多。开头先交代行文根据和目的，主体分条交代具体周知事项，结尾提出要求。

5.任免性通知。正文只需写明任命何人担任什么职务，免去何人何职务即可，不必说明原因。

公务活动实践中尤其须注意，发布通知要讲求实效，切忌滥发通知。通知一般是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，目的在于指导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布的必要性和严肃性，不管有无必要，逢事必发“通知”，甚至一些本应用“启事”、“声明”之类的日常应用文也随意用“通知”行文，应当引以为戒。

四、通报

（一）通报的含义

通报是一种知照性公文。党和国家的两大公文法规中均将其列为主要文种之一，规定其适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，沟通重要情况。实践中，通报也是党政机关使用频率较高的一个文种。

（二）通报的特点

1.表达方法以叙为主。通报的突出特征是其表达手法以叙述为主，不像通知、决定等以论说明理，而是让事实说话，寓理于事，以事明理，一般都是通过对社会实践中发生的正反典型事实的陈述，起到示范、指导、教育和警戒作用。

2.发布形式灵活。可以单体行文，由发文机关直接表述，即“直述式通报”；也可以复体行文，“以文载文”，即将下级机关的报告、通报、典型材料、简报、经验介绍等作为附件，以“通报”为主件，由发文机关以“通报”名义加以批转，表述一些发文机关的评价性意见，即“转述式通报”。

3.题材具有典型性。通报的题材，不论是表彰性的、批评性的，还是通报情况的，都要求有典型意义。典型就是既有普遍性、代表性，又有个性和新鲜感的事实。只有普遍性没有个性的题材，不能给读者以深刻印象；只有个性没有普遍意义的题材，缺乏广泛的指导价值。通报的题材，要做到个性与共性的统一。

4.功能具有思想引导性。通报的内容，不论是肯定性的，还是否定性的，其主旨价值都不仅仅在于宣布对事件如何处理，而是借此树立学习榜样，或提供借鉴，使受文者能够总结经验、汲取教训，思想上受到启迪，得到教益。从这一社会意义上讲，通报文种肩负着特殊的使命，具有其他文种所不能替代的功用。

（三）通报的类型和写法

通报的标题大多采用发文机关＋主要内容＋文种的常规写法。主送机关一般都比较多，以体现“通”的特点。正文的写法因类而异，下面分别进行介绍。

1.表彰性通报

用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验的通报，就是表彰通报，这是从高层机关到基层单位都广泛运用的常用文种。

表彰性通报的规格要低于嘉奖令、表彰决定，但是，不管怎么说，以发公文的方式对个人或集体进行表彰，这本身就是一个很郑重、严肃的事情，所以也必须认真对待。

表彰性通报正文一般分为四个部分：

（1）介绍先进事迹。概括叙述先进人物或集体先进事实时，要交代清楚时间、地点、人物、基本事件过程。注意不能绘声绘色展开描绘，篇幅不可过长。

（2）评述先进事迹的性质和意义。在叙述事实基础上，辅以精练议论，予以评述。

（3）说明给予何种表彰决定。清晰、简要交代清楚哪个机构决定给予何种表彰和奖励。

（4）表示希望，发出号召。这是表彰通报必须要有的结尾部分。这一部分直接表达发文的目的，是全文的思想落脚点，要完整、得体，富有逻辑性。

【例】

甘肃省人民政府关于表彰

省地震灾害紧急救援队的通报

各市、自治州人民政府，省政府各部门，中央在甘有关单位：

2010年4月14日，青海省玉树藏族自治州玉树县发生7.1级强烈地震，给灾区人民生命财产和经济社会发展造成了巨大损失。地震发生后，我省地震灾害紧急救援队按照省委、省政府的指示精神，迅速赶赴灾区，投入到玉树抗震救灾第一线。救援队克服高原缺氧、低温寒冷、余震频繁、颠簸疲劳等困难，迎难而上，顽强奋战，竭尽全力抢救被困群众，及时救治受伤人员，协助安置受灾群众，迅速开展卫生防疫，为最大限度减轻灾害损失作出了突出贡献，得到了国务院领导、武警总部、抗震救灾前线指挥部的高度评价和灾区群众的广泛赞誉。他们发扬不怕困难、不怕牺牲、勇往直前的革命精神，用实际行动表达了省委、省政府和全省各族人民对灾区人民的深情厚谊，体现了“一方有难、八方支援”的中华民族传统美德，弘扬了大爱无疆的崇高精神，展示了众志成城、英勇顽强的优良作风，弘扬了中华民族团结一致、互助互爱的伟大精神。

为表彰先进，弘扬正气，经省政府研究，决定对在青海玉树7.1级地震抗震救灾斗争中作出突出贡献的省地震灾害紧急救援队予以通报表彰。希望省地震灾害紧急救援队继续发扬抗震救灾的伟大精神，强化训练，完善机制，不断增强保障能力，努力提高综合救援水平，在今后的抢险救援行动中再立新功，为保障经济社会又好又快发展作出新的更大的贡献。

　甘肃省人民政府　

二○一○年五月九日

2.批评性通报

批评性通报是针对某一错误事实或某一有代表性的错误倾向而发布的通报，有针砭、纠正、惩戒的作用。

批评性通报写作应包含以下内容要素：

（1）陈述错误事实或现象。如是针对个人的错误进行处理的通报，对错误事实的叙述，要写得简明扼要、完整清晰，还需写明犯错误人的基本情况，包括姓名、所在单位、职务等；如是对部门、单位的不良现象进行通报，这部分要占较大的篇幅；如是针对普遍存在的某一问题进行通报，应从不同地方、不同单位的同类事实中，选择一些有代表性的综合叙述。

（2）简要分析错误的性质或危害。处理单一错误事实的通报，要对错误的性质、危害进行分析，一般都写得比较简短。

（3）表明惩罚决定或提出治理措施。对个人单一错误事实进行处理，要交代处罚的根据和具体给予什么惩处。对普遍存在的错误现象或问题，在此应提出治理、纠正的措施。内容复杂时，可以分条列项交代。

（4）结尾部分提出希望要求。发文机关往往要对受文单位提出希望要求，以便受文单位能够高度重视、认清性质、吸取教训、采取措施防止错误现象的发生。

【例】

山西省人民政府办公厅

关于晋城市对城区苗匠联办煤矿“3·18”特大瓦斯

事故处理情况的通报

各市、县人民政府，省人民政府有关部门，各煤炭企业：

晋城市城区苗匠联办煤矿“3·18”事故发生后，国务院及省委、省人民政府高度重视。晋城市按照省委、省人民政府领导的指示，在迅速组织力量开展现场抢险救援、紧急部署全市各类煤矿开展停产整治专项行动、认真做好事故善后处理、积极配合省事故调查组开展工作的同时，依法从严从重从快处理了事故相关责任人和犯罪嫌疑人，并深刻汲取此次事故沉痛教训，在建立煤矿安全管理长效机制上做了大量工作。省长于幼军接到晋城市“3·18”特大瓦斯事故处理情况的报告后，立即做出批示：“重特大事故发生后，晋城市委、市人民政府在查明原因、责任的基础上，严肃处理有关区、乡领导干部和职能部门责任人的纪律责任，并责成公安部门迅速抓捕涉嫌责任人，公、检、法密切配合，迅速对有关人员作出审判，并通过公开批捕、公开处理、公开审判的方式，达到警示震慑作用，而且以此案为鉴，在全市加强教育、监管工作和作风整顿。希望今后对类似事件包括查处非法煤矿均学习借鉴晋城市的做法。”为落实于幼军省长重要批示精神，现将晋城市查处“3·18”特大瓦斯事故的有关处理情况通报如下：

一、晋城市对“3·18”特大瓦斯事故相关责任人和犯罪嫌疑人的处理情况

3月20日，晋城市接到报告后，迅速组织力量展开事故核查和现场救援，并责成公安部门立即侦破案件，及时控制犯罪嫌疑人。3月21日，晋城市委常委会议按照有关规定和干部管理权限，先行免去城区分管领导区委常委、常务副区长职务，对城区西上庄办事处党委书记、主任和城区安监局局长、分管副局长给予撤职处理。3月26日，事故所涉犯罪嫌疑人全部抓获归案。为依法从快、从重、从严、从实惩处瞒报责任者和相关责任人，真正起到震慑教育警示作用，晋城市确定了连续重拳打击不法分子和有关责任人的“三公开”执法执纪方案，即公开批捕、公开处理、公开宣判；在案件调查过程中，晋城市纪检、法院、检察院、监察机关提前介入、通力配合，深查瞒报事故责任人和犯罪嫌疑人。3月28日，晋城市召开全市公捕暨警示教育大会，公开逮捕了15名犯罪嫌疑人。4月9日，晋城市委、市人民政府召开全市干部纪律作风整顿动员暨煤矿事故公开处理大会，宣布了对“3·18”特大瓦斯事故和陵川秦家庄桥蒋村“2·22”私开坑口事故有关责任人的公开处理通报和“3·18”事故相关责任人的批捕决定。对两起事故负有直接责任的22名公职人员分别给予严厉的党纪、政纪处分。其中，城区西上庄办事处副主任陈会方等8人被开除党籍、开除公职（或解聘），陵川县秦家庄乡代乡长李田富等9人被撤职或免职，还有9人分别受到党内严重警告、行政降级、行政记过等处分；对未认真履行工作职责、工作严重失职渎职、致使苗匠联办煤矿越层开采、非法生产的西上庄办事处主任姬建龙等7名公职人员依法追究刑事责任。4月27日，晋城市中级人民法院召开公判大会，对“3·18”事故后批捕的22名犯罪嫌疑人进行了公开宣判，煤矿投资人王建军等15名被告人因非法买卖爆炸物、非法采矿、重大责任事故、不报谎报安全事故、帮助毁灭、伪造证据罪，分获无期或有期徒刑不等；其中王建军被判处无期徒刑，剥夺政治权利终身，矿长、法定代表人苗明庆、副矿长宋天炉分别被判处有期徒刑二十年，投资人潘完旦被判处有期徒刑十三年，其他11人视情节轻重分别被判处一年半至十一年有期徒刑。同时，对姬建龙等7名被告人玩忽职守、挪用公款一案也进行了公开宣判。

二、晋城市深刻吸取“3·18”特大瓦斯事故教训，积极建立完善煤矿管理长效机制

“3·18”特大瓦斯事故发生后，晋城市为有效防范和坚决杜绝类似事故发生，在对相关责任人做出处理的同时，努力建立完善安全管理的长效机制：

一是深入开展各类煤矿安全专项整治，严格把关搞好复产验收。为了切实抓好煤矿安全专项整治和复产验收工作，晋城市制订出台了《全市煤矿汲取苗匠联办煤矿“3·18”特大瓦斯事故教训集中开展专项整治和复产验收实施方案》，就整顿内容、复产验收、关闭矿井及加大责任追究等方面进一步明确了重点，划清了职责，制定了具体对策措施；并组织了4个督查组，分赴市直各煤炭企业和各县（市、区）开展督查工作。为加快资源整合进度，市、县两级有关部门加强沟通协调，积极简化办事程序，并深入到资源整合矿井逐矿摸底，督促指导企业加快证照办理进度；同时，他们坚持“打、管、疏、关”四管齐下，加强资源整合期间的各项安全监管。期间，晋城市四大班子领导多次深入煤矿督查指导安全生产工作，市委书记李雁红、市长夏振贵带领有关职能部门领导，多次不打招呼，深入到煤矿一线突击检查整顿工作。

二是设立“3·18”安全警示日。晋城市委、市人民政府把3月18日确定为全市安全警示日，要求各级各部门特别是各单位、各企业要在警示日前后广泛开展以“召开一次专题会议、进行一次隐患排查、开展一次主题活动”为内容的“三个一”警示活动，铭记“3·18”事故的深刻教训，牢固树立“安全事故猛于虎、安全事故大于山”的安全意识和责任意识，切实摆正安全生产与改革发展稳定的关系，以此推动全市安全生产工作不断迈上新台阶。

三是制定出台了《关于加强煤矿安全生产严肃责任追究的暂行规定》。晋城市依照国家及我省的有关法律法规，对煤矿企业及其所在行政村、乡（镇、办事处）、县（市、区）政府及有关部门（站、所）主要领导、分管领导、直接责任人和工作人员等相关责任人的具体责任和相应的责任追究做出明确规定，使安全事故责任人的认定和处理追究更加有章可循。

四是进一步完善了《晋城市乡镇煤矿驻矿安全监督员管理办法》。晋城市在原有制度的基础上，对乡镇煤矿驻矿安全监督员从年度考核、补聘录用、轮岗交流、日常管理、工资发放、发生事故责任追究等方面，制定出台了具体的补充意见；在各县（市、区）成立了乡镇煤矿驻矿安监员管理中心，负责辖区内驻矿管理员的日常管理，每月召开一次驻矿安监员例会，具体组织实施定片包矿、定时交流轮岗和年终末位淘汰等工作。

三、晋城市在全市深入开展干部纪律作风大整顿

晋城市认真落实省委4月6日作出的《关于加强作风建设狠抓工作落实的决定》，根据全市干部队伍的实际情况，结合“3·18”矿难事故的深刻教训，在全市党政机关开展了一次干部纪律作风整顿，并于4月9日召开动员大会，对城区、陵川两起煤矿事故中严重违法、失职渎职公务人员进行了处理，对整顿工作作出了安排部署，明确了整顿要解决的“四个重点问题”：一是围绕勤政敬业，着力解决工作不负责、遇事推诿扯皮的问题；二是围绕政令畅通，着力解决落实不下去、严格不起来的问题；三是围绕优化环境，着力解决不给好处不办事、给了好处乱办事的问题；四是围绕提升素质，着力解决思想不解放、工作不创新的问题。为了确保整顿取得实效，还专门成立了领导组督促指导整顿工作。同时，晋城市委作出了《加强和改进干部作风建设的十项规定》，即坚持抓好学习，切实转变作风；强化宗旨意识，倾力关注民生；坚决求真务实，力戒形式主义；深入调查研究，扎实解决问题；敢于动真碰硬，敢于直面矛盾；严格督促检查，确保政令畅通；提高机关效能，优化发展环境；大力精文简会，提高工作质量；规范领导活动，提倡节俭办事；带头廉洁自律，自觉接受监督。

晋城市城区苗匠联办煤矿“3·18”特大瓦斯事故教训极为深刻。晋城市在事故处理过程中，及时对相关责任人进行了公开处理，对犯罪嫌疑人进行了公开批捕、公开处理和公开审判，依法从严从重从快处理了事故相关责任人，在全市起到了警示教育作用，同时积极建立完善煤矿安全管理长效机制，在全市开展干部纪律作风大整顿，这些做法较好地推动了晋城市苗匠联办煤矿“3·18”特大瓦斯事故处理工作，促进了煤矿安全生产工作的深入开展。全省各地、各部门和各煤炭企业要认真学习、借鉴晋城市的做法，对煤矿事故相关责任人要严肃处理，决不手软，严厉打击犯罪嫌疑人；要健全完善煤矿安全生产的长效机制，落实责任、强化整治、严格监管、夯实基础，切实抓好煤矿安全生产工作，坚决遏制煤矿重特大事故，促进我省安全生产形势的进一步好转。

各市、县人民政府，省直有关部门负责将此通报发至各煤炭企业。

二○○七年四月三十日

3.情况通报

用来传达重要精神、沟通重要情况的通报就是情况通报。上级机关为了让下级单位适时对一些重要事件或全局状况有所了解，经常发布情况通报。

情况通报正文一般包括三个部分：

（1）交代缘由与目的。情况通报的开头一般都是简要叙述基本事实，阐明发布通报的根据、目的、原因等。

（2）叙写基本情况与信息。这部分写作内容较多，篇幅较长，要注意梳理归类，合理安排结构。

（3）表明希望与要求。这部分是全文思想的归结之处。在概要叙述情况的基础上，简练明白对受文单位提出一些希望和切实可行的要求。

【例】

甘肃省人民政府办公厅关于我省

生源地信用助学贷款工作考核评估情况的通报

各市、自治州人民政府，省政府有关部门：

按照省政府的安排部署，2010年3月至6月，省教育厅、省财政厅、甘肃银监局及国家开发银行甘肃省分行组成督查组，对2009年以来全省各市州及县市区生源地信用助学贷款工作进行了考核评估。现将有关情况通报如下：

一、考核评估情况

（一）机构成立情况。截至2010年5月底，全省各市州及县市区均成立了生源地信用助学贷款工作领导小组，其中，9个市州及56个县市区成立了专门的学生资助管理中心，配备了专职的管理人员。

（二）相关制度及工作机制建立情况。为了规范生源地信用助学贷款管理工作，省教育厅、省财政厅、国家开发银行甘肃省分行先后制定出台了《甘肃省县级学生资助管理中心生源地信用助学贷款工作考核评估暂行办法》（甘教厅〔2009〕72号）、《甘肃省生源地信用助学贷款家庭经济困难学生认定工作暂行办法》（甘教厅〔2009〕74号）、《生源地信用助学贷款管理手册》等一系列配套规定。市州、县市区学生资助管理机构不断创新贷款工作管理机制，精心设计工作流程，实行“多点一站式”服务。榆中、会宁、陇西、瓜州等县学生资助管理中心机制健全、管理规范、工作卓有成效，提前还款的人数和金额不断增加。

（三）信用助学贷款发放情况。截至2010年5月底，我省申领信用助学贷款的学生已达到9.7万人，累计发放贷款8.69亿元，在全国开展生源地信用助学贷款工作的20个省区市中位居第4位。其中，2007年共向2.6万人发放助学贷款1.26亿元；2008年共向6.5万人发放助学贷款3.28亿元；2009年共向8.5万人发放贷款4.15亿元。预计2010年我省生源地信用助学贷款人数将达到13万人，新增贷款将达6.6亿元。

（四）考核评估结果。本次考核评估最终评选出优秀县区8个、良好县市区25个、合格县市区38个（含嘉峪关市）、不合格县市区16个（名单见附件1）。

二、存在的主要问题

（一）思想认识不到位。部分市州、县市区重视程度不够，没有把生源地信用助学贷款工作作为民生工程来抓，各项责任不落实，机构不健全，甚至影响到当地借款人还本付息的意愿和积极性，已成为制约生源地信用助学贷款可持续发展的主要因素。其中，兰州、金昌、陇南、甘南、临夏等市州生源地信用助学贷款工作领导小组形同虚设，从未召开过会议，没有研究部署过相关工作；金昌市和临夏州对所属县市区考核评估工作未进行复评。

（二）机构建设问题多。兰州、酒泉、金昌、陇南、临夏5个市州和城关区、七里河区等30个县市区（名单见附件2）未按照《国务院关于建立健全普通本科学校高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生政策体系的意见》（国发〔2007〕13号）和《甘肃省人民政府关于建立健全普通本科学校高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生政策体系的意见》（甘政发〔2007〕79号）的要求开展工作、成立机构，把学生资助工作简单地挂靠在教育部门相关内设机构，管理人员也多为兼职，且经常更换，严重影响工作的正常开展。

（三）资金管理不严格。中央财政每年下拨的生源地信用助学贷款以奖代补资金并未全部用于生源地助学贷款工作，真正用于贷款工作的资金比例很小，部分县市区教育局用于弥补局内办公经费不足，导致学生资助管理中心建设滞后。这些问题在甘南藏族自治州、陇南市、甘谷县、平川区较为严重。

（四）部分县市区欠息率较高。通过考核评估，全省生源地信用助学贷款欠息率已由2009年3月底的约48.5%下降到2010年5月底的9.7%。目前，仍有18个县市区欠息率在10%以上，主要分布在兰州、金昌、白银、临夏、甘南等市州。具体为：广河县、东乡县、碌曲县、文县均为100%，临潭县71.35%，永靖县65.58%，岷县62.39%，白银区54.45%，康乐县43.14%，皋兰县40.23%，安宁区35.11%，七里河区30.19%，甘谷县28.18%，城关区27.54%，景泰县17.78%，合作市14.4%，永昌县13.38%，金川区13%。

三、下一步工作措施

（一）将生源地信用助学贷款工作纳入省政府对市州政府的考核内容。随着生源地信用助学贷款工作的深入开展，贷后管理及风险防范的责任越来越重，必须引起各地政府的高度重视。省政府今后将把生源地信用助学贷款工作纳入对市州政府的考核内容，各地政府要把生源地信用助学贷款工作纳入教育目标管理。同时要求县级政府与所辖乡镇（街道）、乡镇（街道）与所辖村（居）委会层层签订生源地信用助学贷款诚信责任书，强化基层责任。

（二）加强学生资助管理机构建设。随着生源地信用助学贷款工作的持续开展，我省的贷款规模将由目前的近9亿元扩大到近25亿元。为认真落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》（中发〔2010〕12号）提出的各项资助政策，切实做好全省生源地信用助学贷款工作，各市州、县市区要进一步建立健全学生资助管理中心，统筹管理各类学校的学生资助工作，认真做好生源地信用助学贷款家庭经济困难学生认定和贷款管理、中等职业学校家庭经济困难学生认定和学费减免、国家助学金发放、高中学校家庭经济困难学生认定、国家福利彩票基金发放、高校毕业生应征入伍学费补偿国家助学贷款代偿、高校毕业生到西部贫困地区工作学费补偿国家助学贷款代偿等工作和社会团体、厂矿企业、个人助学捐资的接收及管理工作。

（三）强化考核评估结果的运用，严格落实奖惩措施。对本次考核优秀的8个县区通报表扬，并适当增加其2010年贷款指标；对考核不合格的16个县市区和考核合格但未成立专门机构及欠息率超过10%的县市区提出批评，并限其于2010年11月30日前，按照《甘肃省县级学生资助管理中心生源地信用助学贷款工作考核评估暂行办法》（甘教厅〔2009〕72号）规定的各项指标要求进行整改，整改情况由省政府督查室进行督查。同时，对于今后年度考核评估不合格和欠息率较高的县市区，省政府都将进行通报批评，并按照《甘肃省人民政府办公厅批转省教育厅关于创新和构建家庭经济困难学生资助机制实施意见的通知》（甘政办发〔2009〕236号）的要求，对相关责任人进行问责。

附件：1.全省县市区学生资助管理工作考核评估结果

2.未成立学生资助管理机构的市州及县市区名单

甘肃省人民政府办公厅

二○一○年十月十三日

五、会议纪要

（一）会议纪要的含义

会议纪要是行政机关和党内机关共用的一种适用于记载、传达会议情况和议定事项的独立公文文种。

（二）会议纪要的特点

作为一个独立的公文文种，会议纪要具有以下特点：

1.纪实性。会议纪要是会议成果的记录和整理，必须真实地反映会议的主要情况和议决事项，具有凭证作用和资料文献价值。

2.概括性。会议纪要是概要地反映会议的基本情况、主要精神和中心内容。对会议进行情况、决定事项、有关会议情况和研究成果有所综合、概括和强调。因此反映的问题比较集中，内容上概括性较强。

3.指导性。会议纪要须传达会议基本情况、会议精神，常使用“会议一致认为”“到会同志提出”、“与会同志同意”、“一些同志认为”反映会议上的一致意见、会议上已经明确的观点等，会议纪要所涉及的有关事项经批准后发出，将对与会单位和相关部门有一定的指导作用。

（三）会议纪要的类型

根据会议纪要的内容、性质和功能，将会议纪要分为：决策型会议纪要、交流型会议纪要和研讨型会议纪要。

1.决策型会议纪要。以形成决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，特点是指导性强，会议上确定的工作重点，工作步骤、方法和措施，与会单位须共同遵守或执行。与指示和安排工作的通知类似，只是发出指导性意见不是出自领导机关，而是由会议讨论议定的，有时还会对各方如何协调工作进行安排。由于最后议定的事项是与会单位的共识，这样的指导性公文落实起来比较顺利。

2.交流型会议纪要。是以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，主要特点以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置工作，对思想的引导作用胜于工作的指导性，一些理论思想交流会议形成的会议纪要，大多属于这种类型。这样的会议纪要，往往以“会议认为”来表达会议在原则问题上达成的共识，或者将会议先进经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。

3.研讨型会议纪要。这种会议纪要的特点是不以共识和议定事项为主要内容，而以各种不同的观点和争鸣情况为主。因此，这种会议纪要有可能并没有形成统一意见，不过能让更多的人了解会议情况，了解不同的观点及其争鸣过程，有助于活跃思想解放思想，营造百家争鸣的学术氛围。

（四）会议纪要的写作

1.标题：会议名称+文种。

2.成文日期一般加括号标写在标题下方正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也可出现在正文之后。

3.正文：分为前言、主体、结尾三部分。

（1）前言。主要陈述会议基本情况。包括会议名称、时间和会期、地点、主持人、主要出席人、主要发言人、报告人、会议主要议程、讨论的主要问题、会议规模、总体效果等。

（2）主体。不必面面俱到，而要抓住要点，抓住会议的中心议题和围绕议题所做的决定，准确纪实，去粗取精，抓住要害和重点，分类整理，概括归纳出最具说服力的典型观点和意见。主要交代会议的主要精神、会议议决的事项和因此与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方应承担和享受的责任、义务、权利。比如会议需要解决的问题和解决的方法，会议的原则，会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况、讨论的结果等，内容复杂可采用分条列项和小标题的方法予以阐述。

（3）结尾。根据需要强调意义、提出号召、要求，或提出执行一定事项的措施或方法。

【例】

兰州市人民政府市长办公会议纪要

〔2010〕57号

议题：研究我市为国家大飞机制造生产配套材料有关事宜

时间：2010年5月26日上午

地点：市政府418室

主持：姚国庆

参加人员：米琳　张兴君　李殿卿　梁卫东　于欣　胡瑛　王成林

为贯彻落实袁占亭市长在第7次常务会议上的议定事项，2010年5月26日上午，姚国庆副市长召集市工信委、市科技局的负责同志，就发挥我市资源优势，为国家大飞机制造生产配套材料，建立三大材料生产基地等有关事宜进行了专题研究。现将会议议定事项纪要如下：

一、会议指出，我国实施的总投资2000亿元的C919大客机项目，计划2014年底首飞，这是国家“四万亿”投资规划的重头戏，也是国家的重大项目，对于提升国内装备制造业水平和推进科技进步都具有十分重要的现实意义。我们要抓住国家制造大飞机这一重大机遇，充分发挥我市在铝合金、碳纤维和高分子材料等三大材料生产方面的资源优势，依托相关企业和科研院校，争取国家和有关方面的支持，积极为国家制造大飞机生产配套材料和零部件创造条件。

二、会议对为国家大飞机制造生产配套材料，建立三大材料生产基地有关前期工作进行了安排部署：

1.成立为大飞机生产配套材料调研组。由姚国庆副市长任组长，市政府办公厅副主任米琳、市工信委主任巨洪程、市科技局局长周锦彪任副组长，成员由市工信委副主任孙燕、市科技局副局长李殿卿以及有关部门负责人组成，调研组办公室设在市工信委，办公室主任由市工信委副主任孙燕担任，副主任由市科技局局长助理梁卫东担任。

2.尽快制定调研方案。由市工信委负责尽快制定为大飞机生产配套材料的调研方案，市工信委提供企业名单，市科技局提供专家名单，专家要有权威性，可从大专院校、企业和国内知名研究院所中聘请，据此方案开展调研，以摸清我市为大飞机生产所能提供的材料资源和科技资源。同时，尽快组织召开一次专家座谈会，确定会议主题，进一步理清工作思

3.调研组工作经费可向市财政专项申请。

三、会议要求，要在6月中旬组织召开有相关企业、科研院所、国内知名专家、学者等参加的座谈会，6月底以前完成为大飞机生产配套材料的调研并形成调研报告。

　　兰州市人民政府　　

二〇一〇年五月二十六日

这是一篇独立发布的决策型会议纪要，因此有发文字号和成文时间，根据会议议定事项分条列项写作，表达眉清目楚，主次分明。

六、函

（一）函的含义

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项的行政公文。

不相隶属机关指双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的机关组织，行文时无需考虑双方级别高低。

（二）函的特点

1.使用简便快捷

函的使用范围非常广泛，机关之间的日常公务联系，不便使用其他公文文种时，都可以用函行文。对发文机关的权限要求很宽松，各级党政机关、社会团体、企事业单位，凡需要均可发函。函写作时不需在原则、意义上进行过多的阐述，撰写务实，内容简约宜裁，形式精短，应用便利灵活，因而在商洽工作、联系有关事项时经常采用，有利于提高工作效率。正因此，国家提倡凡是能用函这一文种解决的事项，就不要用其他公文文种行文。

2.行文多向灵活

函用于不相隶属机关之间，商洽工作、询问答复问题，往往体现着平等沟通的特点。因此，行文主向是平行，也可用于上行或下行，不受行文方向限制，这种自由灵活性是其他公文所不具备的。

3.内容单一、明确

函作为沟通上下、联系左右的文种，所反映的内容一般为一事一函，内容单一、集中、明确。在交流信息、沟通联系，请求帮助、商洽工作、询问或答复事项时，受函单位便于处理，有助于提高工作效率。否则，内容庞杂模糊笼统，只会让人误解或往来查询，延时误事。

4.态度诚恳，用语得体

发函一般要求对方予以关照、支持，因此，写作时态度要诚恳，讲究平等协商，文明礼貌。函的语言大多是陈述性、说明性的，语言质朴自然，明白晓畅，语气恳切平和，不像法规性、指导性公文那样强硬。即使是上级机关向下级机关的发函，也不能居高临下，盛气凌人，应以平等商洽的口吻来写，以免产生负面反应。

（三）函的类型

1.按应用范围分，函可分为商洽函、答询函、请批函、告知函。

（1）商洽函。这类函在平行机关或不相隶属机关之间相互协商或联系工作时使用。较多用于商调人员、联系工作或处理有关业务性、事务性事项。其正文通常由商洽缘由（发函的原因）和商洽事项两个部分组成。商洽事项时视需要还可特别写明对受文者的要求与希望。

（2）答询函。答询函包括询问函和答复函。询问函用于向有关机关和部门询问不明确的问题；答复函用于对有关部门所询问的问题作出解释和回答。询问函不包括以商洽工作、请求主管部门批准为主而附带有要求回答的函。另外，下级机关答复上级机关的询问，如涉及的内容重大，应以‘报告”行文，不宜用“函”。这类函的正文一般包括询问缘由（目的）和询问内容两部分。

（3）请批函。用于向有关主管部门请求批推事项。请批函与请示函有所区别：向上级机关请求批准，用请示函；向不相隶属机关（包括同级机关）的有关主管部门请求批准，用请批函。

（4）告知函，亦称通报函，是将某一活动或事项告知对方的函，类似于知照性通知，由于没有隶属关系，用“通知”不妥，所以宜用“函”。另外，告知函不要求对方回复。

2.按行文方向分，函可分为发函和复函。

（1）发函，也称去函、问函，是本机关主动向对方去的函。

（2）复函，也叫回函，指回复对方的询问、对方来函所商洽的事项、对方请批函中所提出的请求或批推事项等的函。

复函与批复不同，批复是下行文，是对下级机关的请示表明态度；复函是平行文，只是对不相隶属机关的来函作出回复。

（四）函的写作

函的格式，一般包括标题、主送机关、正文和落款四部分。

1.标题。函的标题一般由发文单位+事由+文种三要素组成。复函标题还要写明来函单位要求答复什么问题的复函。作为法定公文的函，不同于便函，也要标注发文字号。另外，也可省略发文机关，由事由十文种组成。

2.主送机关。函不像便函可主送给个人，只能主送机关组织，且其主送机关一般只有一个，应写全称或规范化简称，顶格写。复函的主送单位即为来函机关。

3.正文。包括开头、主体、结语。

（1）开头。如是发函，开头简述发函的缘由和目的；如是复函，应以引述来函日期、函件名称或发文字号作起首语。

（2）主体。这是交代函事项的部分。如是发函，要写清楚商洽、询问或请示批准的主要事项；如是复函，要针对来函事项逐一郑重作答，答复时要求具体、明确，不能不置可否或答非所问。

（3）结语。要干净利落，或重申致函目的，或要求对方有所行动。发函告知对方的，多用“特此函告”、“专此函达”；去函要求对方回复的，可用“盼复”、“即请回复”、“请予支持，并盼复”、“请研究回复”、“以上意见，请予函复”、“希见复为盼”、“特此函达，请复”等，复函一般用“此复”、“专此函复”等，决不可像一般书信那样用“此致敬礼”之类的话。

4.落款。和其他法定公文一样，标注发文单位和日期，并加盖公章。

【例1】

农业部办公厅关于征求《“十二五”期间进一步

加强捕捞渔船管理控制海洋捕捞强度的通知》意见的函

农办渔函〔2010〕54号

沿海各省、自治区、直辖市渔业主管厅（局），各海区渔政局：

2003年，经国务院同意，我部制定了《关于2003-2010年海洋捕捞渔船控制制度实施意见》（以下简称《实施意见》），下发各地贯彻执行。为做好《实施意见》到期后海洋捕捞渔船控制工作，解决渔船管理和捕捞强度控制工作中存在的突出问题，去年以来，我部渔业局专门成立课题组就有关问题进行了深入研究，提出了“十二五”期间海洋捕捞渔船控制制度的思路、目标和措施建议。近期又召开专题研讨会，听取了各地渔业主管部门和专家的意见。在此基础上，我部起草了《关于“十二五”期间进一步加强捕捞渔船管理控制海洋捕捞强度的通知》（征求意见稿）。现印发给你们，请认真研究，于8月15日前将意见建议反馈我部渔业局。

联系人：（略）

　　　渔业局　　　

二〇一〇年八月四日

【例2】

国务院办公厅关于同意中央军委

外事办公室综合办公楼悬挂国徽的函

国办函〔2007〕6号

中央军委外事办公室：

你办《关于新建综合办公楼悬挂国徽事》来函收悉。经商有关部门并报有关领导同志同意，现函复如下：

同意你办在新建成的综合办公楼悬挂国徽。国徽直径为80厘米，请严格按照《中华人民共和国国徽法》的规定使用国徽，切实维护国徽尊严。

　国务院办公厅　　

二○○七年一月九日

例1属于商洽函，是向各平行机关或不相隶属机关征求意见并要求反馈的一项业务活动，函的正文由商洽缘由、目的和商洽事项及对受文者的要求与希望。例2属于答复函，开篇引文，正文简洁明快，针对来函询问事项明确表态，并进一步提出相关要求。