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任务二　复式记账法

单元引言:简单记录和单式记账法是一种不完整的、简单的记账方法，具有明显的局限性。要对企业千变万化的复杂的经济业务进行全面、系统、完整的反映，借以全面反映资金的来龙去脉，就必须采用复式记账方法。理解和掌握复式记账的基本原理，是学好会计专业，掌握会计核算方法的基础和关键。

任务描述:通过对单式记账到复式记账的具体记录过程的操作，分析复式记账法的演变，掌握复式记账的基本原理，初步认识会计科目与账户的基本含义，深刻理解复式记账法的特点。

任务分析:我们通过对一个大学生在一个学期的会计行为的分析，将其记录的一个学期的各种开支进行归类、汇总。归类的过程实际上就是初步认识会计科目的意义和作用的过程，同时，要搞清楚“管理上的要求”对会计科目的设置具有重要的意义，然后通过记录，初步了解复式记账的记录过程，而这种过程还是有缺陷的，要分析这种缺陷，找出解决缺陷的办法。同时，要深刻理解复式记账法的特点，为真正掌握会计核算的核心技能打下坚实的基础。

一、复式记账法的演变

在前面的分析中，我们已经发现“记录”和“流水账”存在一个共同的缺陷:每一个具体项目是零星的、分散的，并且某一方面的项目如学习费用、生活费用、服装费用、通信费用、娱乐费用、其他费用看不出来。为了解决这个问题，我们不仅要把“现金”的收支情况记录清楚，同时还必须把与此相联系的所有方面如生活费用、服装费用、学习费用、通信费用、娱乐费用、其他费用等全部记录清楚。

在记录之前，我们必须明确每一个项目应该包含哪些内容，以及怎样进行界定。不同的人，由于理解的不同或者是从其他方面考虑，在具体界定某一项目的内容时可能不一样。在这个学生的流水账中，我们只要划分得大致相同就可以了，没有必要苛求完全一致。但在单位记账中，必须划分清楚，并且严格执行，否则就无法进行汇总、比较、分析，不利于税收的征收，不利于行业管理、地区管理乃至国民经济管理!

我们这样认定:“学习费用”包括学费、书籍、资料费、复印费、补课费等;“生活费用”包括饭卡费、零食、交通费等;“服装费用”包括衣服、鞋、帽等费用;“娱乐费用”包括上网费、聚餐费等;“通信费用”包括电话费、邮寄费等;“其他费用”是指上面几项没有包括的其他支出的内容。

下面，我们根据前述“流水账”的记录，将大学生乙所涉及的所有项目重新进行记录。记录的结果如表2-2-1、表2-2-2、表2-2-3、表2-2-4、表2-2-5、表2-2-6所示(前面的流水账实际上就是一个有关“现金”的收支记录表，我们不再重复记录)。

表2-2-1　2010年第一学期“学习费用”记录表　单位:元

表2-2-2　2010年第一学期“生活费用”记录表　单位:元

表2-2-3　2010年第一学期“服装费用”记录表　单位:元

表2-2-4　2010年第一学期“娱乐费用”记录表　单位:元

表2-2-5　2010年第一学期“通信费用”记录表　单位:元

表2-2-6　2010年第一学期“其他费用”记录表　单位:元

通过上面的记录，我们不仅掌握了大学生乙用了多少钱，而且对这些钱用在哪些方面也非常清楚，并且我们还可以对有关记录进行核对，以验证上面记录的正确性。在上面的记录中，我们可以从两个方面来验证:第一，将表2-2-1、表2-2-2、表2-2-3、表2-2-4、表2-2-5、表2-2-6的增加记录进行相加，将相加的结果与表2-1-2的减少合计数核对，如果相符，说明记录没有错误;如果不相符，说明记录有错误，即8608+1733+717+160+180+240=11638。第二，将表2-1-2中的期初数与本期增加数相加减去表2-2-1、表2-2-2、表2-2-3、表2-2-4、表2-2-5、表2-2-6的增加记录合计数，得出的结果与表2-1-2的期末余额数进行核对，如果相符，说明记录没有错误;如果不相符，说明记录有错误，即6800+5050－11638=212。

二、初步认识会计科目与账户

从上面的分析中，我们已经开始接触一些会计专业术语了，为了满足初学者的需要，便于大家理解，符合初学者的认知规律，我们没有使用专业术语表述。比如:上述记录中我们使用的“现金”、“学习费用”、“生活费用”、“服装费用”、“通信费用”、“娱乐费用”、“其他费用”等，分析时我们使用的“项目”的概念，对此大家可能比较好理解，实际上，这就是我们会计上所说的“会计科目”。所谓“会计科目”就是进行分类核算和监督的具体项目。在我们具体的记录过程中，我们已经感觉到“会计科目”的重要性了，对于应该设置哪些会计科目，每一个会计科目具体包括哪些内容，我们必须搞准确，否则，就会出现“记录”的不一致!同时，大家也应该能够感觉到，只有在确定了会计科目并且明确其内涵后，我们才能进行具体的记录。

某一项目也就是会计科目确定好以后，在具体的记录过程中，应该怎样进行记录呢?首先，我们应该记录某一会计科目的增加数、减少数和结余数，这是最基本的，否则记账就没有意义了。其次，为了满足管理的需要，还要记录每一个项目发生的具体时间，每一个项目是做什么的，即业务内容的简要说明。最后，为了今后汇总、查找的需要，还要进行业务编号。根据上述三个方面的要求，我们进行格式设计。一般格式如表2-2-7所示。

表2-2-7　╳╳╳╳账户记录表　单位:元

然后，将“现金”、“学习费用”、“生活费用”等项目(强调一点，这里我们完全可以使用“会计科目”的概念了，以后均使用此概念)放在上面设计的表格中进行记录。这就是我们会计上所讲的“账户”了。所谓账户就是根据会计科目开设的，采用一定的结构形式，用来序时、分类、连续地记录经济业务，反映某一项目增减变动及其结果的一种载体;或者说是一种手段、一种工具都可以。

在前面对大学生乙的所有活动进行记录的过程中，我们根据需要分别设置了“现金”、“学习费用”、“生活费用”、“服装费用”、“通信费用”、“娱乐费用”、“其他费用”等账户，这些账户的设置满足了对一个大学生的各种活动进行核算和监督的需要，并且这些账户自成体系。

有些同学认为，这些账户设置还不科学，我的招待费用比较大，设置一个“招待费用”账户行不行?完全可以!这样，我们在进行记录的过程中，招待费用就不在“娱乐费用”中记录了，而是放在“招待费用”账户中进行记录。从这个角度讲，大家一定要记住:会计科目的设置首先要满足“管理”的需要，同时，也具有一定的灵活性。

从上面的记录我们可以看出，账户是根据会计科目来设置的，并按照会计科目命名，也就是说会计科目是账户的名称，两者完全一致，因而在实际工作中，会计科目与账户常作为同义语来理解，互相通用，不加区别。

三、复式记账法的特点

我们回忆一下对“流水账”所涉及的所有项目重新进行记录的过程(大家可能感觉很繁琐，但如果不这样做，有些信息就无法获取。在量大的情况下，临时获取信息不仅不可能，还可能出错，也无法验证)，这种记录过程不仅把“现金”的收支记录记载得清清楚楚，同时也把与现金收支有关的所有项目如“学习费用”、“生活费用”、“服装费用”、“通信费用”、“娱乐费用”、“其他费用”等也记载得清清楚楚，并且可以验证记录的正确性。这就是我们所讲的复式记账法。

通过前面的记录过程，我们只是对复式记账有了一个初步的认识，在实际工作中还有很多技术要领，留待以后学习。由于大学生需要记录的项目比较简单，加上又不需要原始凭证，给大家的感觉是:第一，只要业务发生了，就可以直接记入账户;第二，不需要记账的原始依据。大家想一想，在企业经济活动中，如果采取直接记入账户的做法行不行?为什么?

首先，我们在对所有项目进行记录的过程中，有一个“环节”大家可能忽略了，实际上我们做了，只是大家没有认真思考这个问题。例如，10月15日交自考本科学费这笔业务，一方面引起“现金”减少3250元，所以，我们在“现金”账户中进行了记录;另一方面引起“学习费用”增加3250元，所以，我们在“学习费用”账户中进行了记录。换句话说，经济业务发生后，我们首先要做的是对经济业务发生后引起了哪些项目即会计科目的增减变动进行确认，然后再记入有关账户，这个思考过程非常重要，只有确认记入哪个项目或者会计科目，才能记入相应的账户。

其次，这种直接记入账户的做法有两个前提:一是确保记入的项目即会计科目分析正确;二是记录过程中不会出现差错。只有这样，才能保证记录的正确性。在实际工作中，这两个前提是不能保证的，只有通过一定的技术方法才能解决这个问题。

再次，在经济业务量大的情况下，这种记账过程及工作量是无法想象的，也是行不通的。因此，我们只有将“确认”与“记账”这两个过程区分开来，单独进行，才能符合企业经济业务核算的要求。这就是我们以后要学习的会计分录的编制和记账凭证的填制。

最后，在企业经济活动中，我们只有依据真实的合法原始凭证才能确认经济业务的发生，否则，是不能作为记账的原始依据的。

所谓复式记账法，是指对每一项经济业务都必须以相等的金额在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记，借以全面反映其来龙去脉的一种记账方法。这种方法的特点是:

(1)必须设置完整的账户体系，以全面反映经济业务所引起的资金增减变化。

(2)必须对每一笔经济业务进行反映，不能有遗漏。

(3)对每一笔经济业务，都必须在两个或两个以上相互联系的账户中进行记录，借以反映资金运动的起点和终点以及来龙去脉等动态状况。

(4)可以对一定时期所发生的全部经济业务的会计记录进行全面的综合试算。这一特点是上述三个特点的必然结果。因为所有经济业务都在各个账户中进行了反映，而每一笔经济业务又能平衡，所以，一定时期的全部经济业务必然能进行全面的综合试算。