学习任务8－2 薪资管理系统初始化
一、实训任务
1．建立工资账套。
2．完成薪资管理系统初始化设置。
3．进行工资项目及公式的设置。
二、任务目标
1．完成工资账套的建立，完成系统初始化设置。
2．根据企业工资核算要求设置工资项目及编辑项目公式。
3．理解和掌握电算化方式下工资核算业务流程。
三、准备工作
1．首次运行薪资管理系统，必须确保总账系统已进行初始化设置。
2．初步了解薪资管理系统的基本功能。
3．整理好工资核算所需信息及数据。
4．修改计算机时间为2011年1月31日。
5．引入“4－2总账系统初始设置”账套备份。
四、实训引例
（一）600账套薪资管理系统的参数
工资核算本位币为人民币，不核算计件工资，自动代扣个人所得税，进行扣零设置且扣零到元。工资类别分为“在岗人员”和“退休人员”，在岗人员分布在各个部门，而退休人员只属于人事部门。
（二）人员附加信息
增加人员附加信息“性别”和“学历”。
（三）工资项目
（四）银行账号信息
银行名称为“中国工商银行”。账号长度为11位，录入时自动带出的账号长度为8位。
（五）工资类别及其工资项目
在岗人员：所有工资项目。
退休人员：只有基本工资和住房公积金两个项目。
（六）在岗人员档案
（七）计算公式
缺勤扣款＝基本工资／22×缺勤天数
住房公积金＝（基本工资＋职务补贴＋福利补贴＋交通补贴＋奖金）×0．08
企业管理人员和销售人员的交通补贴均为200元，其他人员的交通补贴为60元。
五、学情关注
在薪资管理系统中，有两个概念比较容易混淆——“工资类别”、“人员类别”，学生往往会认为企业有多少类人员就应该设置多少个工资类别。教师在讲解该系统应用方案时应举例说明。较容易出现错误的是工资项目的公式设置，教师应尽可能举不同项目的例子，让学生理解公式为何要这样设，让学生多做练习。另外，要特别注意工资类别的状态，有的功能需要在关闭工资类别状态下操作，有的功能需要在打开工资类别状态下操作。
六、过程指导
（一）建立工资账套
建立工资账套是整个薪资管理系统正确运行的基础。若为初次使用薪资管理系统，系统将自动进入建账向导。建账向导分为四个步骤：参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。具体操作步骤如下：
1．以操作员01身份登录企业应用平台。
2．启动“建立工资套”向导。双击【业务工作】—【人力资源】—【薪资管理】菜单，弹出“建立工资套”界面。
3．参数设置。选择本账套所需处理的工资类别个数为“多个”，“币别”为“人民币”，不核算“计件工资”，如图8－3所示。单击“下一步”按钮，打开下一界面。
图8－3
4．扣税设置。选中“是否从工资中代扣个人所得税”复选框，如图8－4所示。单击“下一步”按钮，打开下一界面。
图8－4
5．扣零设置。选中“扣零”复选框，再选中“扣零至元”单选按钮，如图8－5所示。单击“下一步”按钮，打开下一界面。
6．确定人员编码信息。如图8－6所示，单击“完成”按钮。
7．保存工资套设置。弹出“未建立工资类别”信息提示框，单击“确定”按钮，打开“打开工资类别”界面，如图8－7所示。单击“取消”按钮，可退出。
图8－5
图8－6
图8－7
【友情提示】
选择代扣个人所得税后，系统将会自动生成工资项目“代扣税”，并自动进行代扣税金的计算。
选择扣零处理，系统在计算工资时将依据所选择的扣零类型将零头扣下，并在积累成整数时补上。扣零的计算公式由系统自动定义，无需设置。
建账完成后，部门建账参数可以在【设置】—【选项】中修改。
（二）设置人员附加信息
人员附加信息设置可增加人员信息，丰富人员档案的内容，便于对人员进行更加有效的管理，如增加设置人员的性别、学历、婚否等。
1．启动“人员附加信息设置”功能。双击【业务工作】—【人力资源】—【薪资管理】—【设置】—【人员附加信息设置】菜单，打开“人员附加信息设置”窗口。
2．人员附加信息设置。单击“增加”按钮，在“栏目参照”栏的下拉列表中，选择“性别”。
3．重复步骤二，增加“学历”，如图8－8所示，单击“确定”。
图8－8
【友情提示】
已使用过的人员附加信息可以修改，但不能删除。
不能对人员的附加信息进行加工，如公式设置。
（三）工资项目设置
设置工资项目即定义工资项目的名称、类型、宽度，可根据需要自由设置工资项目，如基本工资、岗位工资、交通补贴等。
1．启动“工资项目设置”功能。双击【业务工作】—【人力资源】—【薪资管理】—【设置】—【工资项目设置】菜单，打开“工资项目设置”界面，如图8－9所示。
2．工资项目设置。单击“增加”按钮，在名称参照栏下拉列表中选择基本工资，类型为“数字”，小数位为“2”，增减项为“增项”。
3．重复步骤二，依次增加其他的工资项目。
4．保存工资项目设置。单击“确定”按钮，弹出“薪资管理”提示信息界面，单击“确定”按钮退出。
图8－9
【友情提示】
系统提供的工资项目固定，不能修改、删除。
系统在“名称参照”中提供可供选择的工资项目，也可增加一空行，直接输入工资项目。
现在设置的工资项目是所有工资类别需要使用的全部工资项目。
【注意事项】
若在系统中设置多类别工资管理，关闭工资类别后才能新增工资项目。项目名称必须唯一，工资项目一旦使用就不允许修改数据类型。
（四）设置银行档案
企业发放工资采用银行代发形式时，需要确定银行的名称及账号的长度。发放工资的银行可按需要设置多个。
1．启动“银行档案”定义功能。双击【基础设置】—【基础档案】—【收付结算】—【银行档案】菜单，打开“银行档案”界面，如图8－10所示。
2．设置银行档案。选择“中国工商银行”，设置银行信息，如图8－11所示。
3．保存银行档案设置。单击“保存”按钮，退出。
【友情提示】
如果银行档案的银行名称不满足要求（系统没有设置），可以增加或修改银行名称。
修改账号长度，必须按回车键确认。
（五）新建工资类别
工资类别是指一套工资账中根据不同情况而设置的工资数据管理类别。如本书设置为“在岗人员”和“退休人员”两种类别。
1．启动“新建工资类别”功能。双击【业务工作】—【人力资源】—【薪资管理】—【工资类别】—【新建工资类别】菜单，打开“新建工资类别”界面。
图8－10
图8－11
2．录入在岗人员工资类别名称。在“请输入工资类别名称”框中输入“在岗人员”，如图8－12所示，单击“下一步”按钮，进入下一界面。
3．选择部门。在“新建工资类别”的“请选择部门”界面，单击“选定全部部门”按钮，如图8－13所示。
4．保存设置。单击“完成”按钮，弹出“是否以2011－01－01为当前工资类别的启用日期？”对话框，单击“是”按钮，“在岗人员”工资类别定义完成。
5．关闭工资类别。双击【工资类别】—【关闭工资类别】菜单，关闭在岗人员工资类别。
图8－12
图8－13
6．重复第二步到第五步，定义“退休人员”工资类别，退出。
【友情提示】
必须在关闭工资类别的环境下新建工资类别。
新建工资类别后，会自动打开工资类别。
（六）打开工资类别
在基础设置中工资项目设置是指设置本单位各种工资类别所需要的全部工资项目。由于不同的工资类别，其工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，在此应对某个指定工资类别所需的工资项目进行设置，并为此工资类别的工资项目设置计算公式。所以应先打开某个工资类别，然后再进行工资项目设置。
1．启动“打开工资类别”功能。双击【业务工作】—【人力资源】—【薪资管理】—【工资类别】—【打开工资类别】菜单，进入“打开工资类别”界面。
2．选择“在岗人员”工资类别。选中“在岗人员”工资类别，如图8－14所示。
图8－14
3．单击“确定”按钮，退出界面。
（七）设置在岗人员档案
人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、编号、所在部门、人员类别等信息，此外，员工的增减变动都必须先在本功能中处理。
1．启动“人员档案”定义功能。双击【业务工作】—【人力资源】—【薪资管理】—【设置】—【人员档案】菜单，进入“人员档案”界面，如图8－15所示。
图8－15
2．单击“增加”按钮，进入“人员档案明细”界面。
3．人员基本信息设置。单击“基本信息”选项卡，再单击“人员姓名”栏参照按钮，选择“郎某”，在“银行名称”栏中选择“中国工商银行”，在银行账号栏录入“10011100101”，系统会自动带出其他相关信息，如图8－16所示。
4．人员附加信息设置。单击“附加信息”选项卡，在性别栏录入“男”，学历栏录入“大学”，如图8－17所示。
图8－16
图8－17
5．单击“确定”按钮，保存人员档案信息设置。
6．重复第二步至第五步，依次录入其他人员档案。录入完成后，单击“退出”按钮，退出“人员档案”界面。
【友情提示】
在人员档案界面，单击“批增”按钮，可以按人员类别批量增加人员档案，再进行修改。
如果账号长度不符合要求则不能保存。
在增加人员档案时，“停发工资”、“调出”和“核算计件工资”不可选，在修改状态下才能编辑。
在人员档案对话框中，可以单击“数据档案”按钮，录入薪资数据。如果个别人员档案需要修改，可在人员档案对话框中直接修改。如果一批人员的某个薪资项目同时需要修改，可以利用数据替换功能，将符合条件的薪资项目统一替换某个数据。
删除的人员档案信息不可恢复。
（八）设置在岗人员工资项目
这里只能选择工资账套设置中已设定好的工资项目。
1．启动“工资项目设置”功能。双击【业务工作】—【人力资源】—【设置】—【工资项目设置】菜单，打开“工资项目设置”的界面，如图8－18所示。
图8－18
2．增加工资项目。单击“增加”按钮，再单击“名称参照”栏的下三角按钮，选择“基本工资”。
3．重复步骤二，依次增加其他的工资项目。
4．单击“确定”按钮，保存“工资项目设置”，退出界面。
【友情提示】
需要在打开相应工资类别状态下设置项目。工资项目不能重复选择。
只有选择后的工资项目才能在公式中使用，没有选择的工资项目不允许在计算公式中出现。
不能删除已输入数据的工资项目和已设置计算公式的工资项目。
如果所需要的工资项目不存在，则要关闭本工资类别，然后新增工资项目，再打开此工资类别进行选择。
可以通过“上移”和“下移”改变工资项目显示顺序。
（九）设置“缺勤扣款”和“住房公积金”的计算公式
系统可定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。
例如，职位工资计算公式的设置：iff（人员类别＝“经理”，2000，iff（人员类别＝“部门主管”，1500，iff（人员类别＝“组长”，1000，500）））。该公式表示人员类别是经理的人员，则他的职位工资是2000元；人员类别是部门主管的人员，则他的职位工资是1500元；人员类别是组长的人员，则他的职位工资是1000元；其他各类人员的职位工资均为500元。
具体操作步骤如下：
1．启动“公式设置”功能。双击【业务工作】—【人力资源】—【设置】—【工资项目设置】—【公式设置】菜单，打开“公式设置”窗口。
2．增加缺勤扣款项目。单击“增加”按钮，在下拉框中选择“缺勤扣款”工资项目。
3．定义缺勤扣款公式。单击“缺勤扣款公式定义”区域，在下方的工资项目列表中单击“基本工资”，再单击“公式输入参照”中的“／”，在缺勤扣款公式定义区域中继续录入“22”，单击“公式输入参照”中的“＊”，再单击工资项目列表中的“缺勤天数”，如图8－19所示。
图8－19
4．单击“公式确认”按钮，完成公式设置。
5．重复第二步至第四步，设置“住房公积金”的计算公式，如图8－20所示。
6．单击“确定”按钮，保存“公式设置”，退出界面。
【友情提示】
在定义公式时，可以使用函数公式向导导入、函数参照输入、工资项目参照、部门参照和人员参照编辑输入该工资项目的计算公式。其中函数公式向导只支持系统提供的函数。
工资中没有的项目不允许在公式中出现。
【注意事项】
设置公式之前，一定要完成人员档案的定义工作，否则无法进入公式设置。
设置公式时，一定要先选中所要编辑的工资项目，再将光标放至公式定义区，否则定义的公式容易出现错误。
图8－20
在公式定义区编辑好公式之后，一定要点击“公式确认”，否则定义的公式将不被保存。
（十）设置“交通补贴”的计算公式
1．启动“公式设置”功能。双击【业务工作】—【人力资源】—【设置】—【工资项目设置】—【公式设置】菜单，打开“公式设置”窗口。
2．增加交通补贴项目。单击“增加”按钮，在下拉框中选择“交通补贴”工资项目，如图8－21所示。
图8－21
3．选择函数向导，进一步输入参数。单击“函数公式向导输入”按钮，打开“函数向导——步骤之1”对话框，选中“函数名”列表中的“iff”，如图8－22所示。
图8－22
4．设置参照界面。单击“下一步”按钮，打开“函数向导——步骤之2”对话框，点击“逻辑表达式”栏的参照按钮，打开“参照”对话框，在下拉列表中选择“人员类别”，再单击“管理人员”，如图8－23所示。
图8－23
5．单击“确定”按钮，返回“函数向导——步骤之2”对话框。
6．录入相关参数。在“算数表达式1”文本框中录入“200”，单击“完成”按钮，返回“公式设置”对话框。将光标放在“200”之后，继续单击“函数公式向导输入”按钮，按前面的操作选择“销售人员”，在“算数表达式1”中输入“200”，在“算术表达式2”中输入“60”，如图8－24所示。
7．完成公式设置。单击“完成”按钮，返回公式设置界面，如图8－25所示。
8．单击“公式确认”按钮，单击“确定”按钮，保存公式设置。
（十一）账套备份
将账套输出至“8－2薪资管理系统初始化”文件夹，压缩后保存到U盘。
七、疑难解答
1．公司现在有三种人员：管理人员、开发人员、采购销售人员，财务是否应该设置三个工资类别？
图8－24
图8－25
答：不一定。首先应该区分“人员类别”和“工资类别”两个概念。设置“人员类别”是便于按不同人员进行工资的汇总计算，而“工资类别”则是针对企业按不同工资项目来核算而设定的。也就是说，如果这三种人员的工资项目是一样的，那么就只用选择“单个”工资类别；如果这三种人员的工资项目不一样，就应该选择“多个”工资类别。
2．现在打开了工资类别，想新建一个工资类别，为什么操作不了？
答：若想新建工资类别，必须关闭当前打开的工资类别，才能进行新建工作。
3．已新建好工资账套，但现在发现有些参数在新建时被误选，应该如何修改呢？
答：可点击【设置】—【选项】菜单，再点击“编辑”按钮即可对各种参数进行修改。注意，只有主管人员才可修改工资参数。
4．在公式设置中，已按教材给出的相关公式输入完毕，点击“公式确认”，为什么总是出现“公式输入错误”？
答：用友系统输入公式时，除了汉字以外的其他字符默认在英文状态下输入，所以请注意其他字符的录入应切换至英文状态，或者采用公式向导输入，则不会出现上述问题。
5．为什么不能进入公式录入界面？
答：录入公式前，需要定义人员档案，如果人员档案为空，将无法进入公式录入界面。
◎思考与练习
1．简述首次使用薪资管理系统需要准备的资料及数据。
2．请说出病假扣款公式的含义：
iff（工龄＞＝8，病假天数＊日工资＊0．25，iff（工龄＜8 and工龄＞＝5，病假天数＊日工资＊0．4，病假天数＊日工资＊0．5））
3．请描述薪资管理系统的操作流程。
4．在关闭工资类别和打开工资类别时，定义工资项目有何不同？
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